Оценка проекта: методы и рекомендации

Что такое оценка проекта?

Цель оценки — спрогнозировать ресурсы, время и затраты, необходимые для завершения проекта. При этом анализируют доступную информацию, такую как область проекта, исторические данные и отраслевые стандарты, и делают обоснованные предположения о потенциальных рисках и проблемах.

В результате получают реалистичную картину всех усилий и расходов по проекту. С помощью эффективных методов оценки менеджеры проектов устанавливают адекватные сроки, распределяют ресурсы и принимают обоснованные решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Почему важно оценить проект?

Оценка проекта — фактор, определяющий успех его реализации. На основе точных оценок менеджеры проектов принимают взвешенные решения о распределении ресурсов. Понимая предполагаемую рабочую нагрузку, можно своевременно назначать нужные задания подходящим сотрудникам, не допуская чрезмерного выделения или, наоборот, простоя ресурсов.

На основе реалистичной оценки составляют расписание проекта, которое получится соблюдать. Когда менеджеры знают, сколько времени займет тот или иной этап проекта, они могут установить разумные сроки и конечные точки. Такая прозрачность укрепляет доверие заинтересованных сторон и снижает риск нарушения расписания.

Без оценки проекта невозможно успешно управлять ожиданиями заинтересованных сторон. Заранее зная о реалистичных сроках и потребностях в ресурсах, они могут принимать обоснованные решения для корректировки процесса, чтобы не остаться разочарованными прогрессом проекта.

Методы оценки проекта

Методы оценки нужны для того, чтобы точно спрогнозировать время, затраты и ресурсы, необходимые для успешного завершения проекта. Об их разновидностях читайте далее.

Экспертная оценка

Экспертные оценки основаны на знаниях и опыте предметных специалистов. В качестве экспертов могут выступать участники команды, обладающие глубокими знаниями в нужной области, или квалифицированные сторонние консультанты. В ходе консультаций, бесед или опросов они помогают оценить такие параметры проекта, как продолжительность, стоимость и потребности в ресурсах. Благодаря этому команды могут выявлять потенциальные риски и проблемы, которые неочевидны при проведении анализа на основе голых данных.

Трехточечная оценка

В оценке по трем точкам учитывается неопределенность, присущая планированию проектов. Для каждого задания рассматривается три возможных сценария: оптимистичный (наилучший вариант), пессимистичный (наихудший вариант) и наиболее вероятный, — у каждого из которых своя продолжительность. Затем по этим трем оценкам высчитывается средневзвешенное значение, которое наиболее достоверно отражает потенциальные сроки проекта. При этом самый большой вес присваивается наиболее вероятному сценарию.

В оптимистичных и пессимистичных оценках учитываются возможные риски и идеальные результаты. Это позволяет менеджерам проектов принять во внимание тот факт, что при выполнении заданий события могут развиваться по-разному, и установить реалистичные сроки.

Оценка аналогов

Для оценки трудозатрат, необходимых для выполнения нового проекта, используются исторические данные проектов со схожими заданиями и ожидаемыми результатами. Анализируя прошлые данные, такие как сведения о затраченном времени или выделенных ресурсах, менеджеры рассчитывают базовую оценку для нового проекта.

Такой подход может пригодиться как для проектов с ограниченными историческими данными, так и для совершенно новых начинаний. Чтобы оценка была точнее, выявляйте и учитывайте различия между аналогичными и текущими проектами.

Параметрическая оценка

Статистические зависимости между историческими данными и переменными проекта используются для прогнозирования трудозатрат по проекту. Этот метод основан на готовых формулах или алгоритмах, включающих в себя исторические данные, такие как размер проекта (например, квадратура возводимого здания) или количество возможностей (в разрабатываемом ПО).

С помощью этого подхода оценивают такие параметры, как время, стоимость и ресурсы. Он основан на данных и полезен для проектов с четко определенными характеристиками и легкодоступной информацией.

Оценка по принципу «снизу вверх»

Проект разбивается на небольшие управляемые компоненты, называемые рабочими пакетами. Отдельно для каждого пакета оценивается необходимое время, ресурсы и затраты. Эти значения обобщаются для получения оценки всего проекта.

Этот метод с высокой степенью детализации хорошо подходит для проектов с четко определенной областью и заданиями. Однако в случае со сложными проектами он может отнимать чересчур много времени. Кроме того, он будет эффективен только при наличии их четкой и понятной разбивки.

Оценка по принципу «сверху вниз»

Это быстрый и эффективный способ оценить проект в общих чертах. На основе уже имеющихся знаний, отраслевых стандартов или мнений экспертов определяются сроки и бюджет проекта. Учитываются такие факторы, как размер проекта, исторические данные или даже аналогичные проекты из других отраслей.

Хотя первоначальные оценки уступают в детализации оценкам, полученным по принципу «снизу вверх», они служат полезной отправной точкой для планирования проекта. По мере работы над проектом вы сможете уточнить его область и потребности в ресурсах, скорректировав оценку «сверху вниз» с помощью оценки «снизу вверх» или мнений экспертов.

Факторы, влияющие на оценку проекта

На точность проектных оценок влияет несколько ключевых факторов. Четко определенная область проекта с понятными ожидаемыми результатами формируют основу достоверных оценок. Неопределенность требований к проекту может привести к преуменьшениям либо неконтролируемому расширению области проекта. Важную роль играет также доступность ресурсов. Понимание возможностей и навыков команды позволяет реалистично оценить рабочую нагрузку и продолжительность заданий.

Следующий важный фактор — сложность проекта. Очень сложные проекты с многочисленными зависимостями или новыми технологиями могут потребовать дополнительного времени на планирование и выполнение, что повлияет на первоначальные оценки. Внешние зависимости, такие как зависимость от сторонних поставщиков или внешних подтверждений, могут стать причиной неопределенностей и задержек, которые необходимо учитывать в процессе оценки.

Комплексная оценка рисков крайне важна. Выявление и оценка потенциальных рисков позволяют выбирать упреждающие стратегии для снижения риска и корректировать первоначальные оценки, что повышает вероятность успеха проекта.

Рекомендации по эффективной оценке проектов

Следующие рекомендации помогут усовершенствовать навыки оценки проектов.

Четко определяйте область проекта. Область проекта является основой точных оценок. Неоднозначные требования или изменения, внесенные в последнюю минуту, могут существенно повлиять на хронологию проекта и распределение ресурсов.

Привлекайте заинтересованные стороны. Крайне важно вовлекать в процесс оценки заинтересованные стороны. Их видение целей проекта, потребностей пользователей и потенциальных препятствий может способствовать этому процессу.

Используйте различные методики. Использование нескольких методик позволяет получить более полное представление о потенциальных параметрах проекта. Сочетание оценки по принципу «снизу вверх» для подробных заданий и экспертной оценки для непредвиденных трудностей позволяет руководителям проектов разработать более надежный прогноз.

Документируйте все. Каталогизация всех предположений, сделанных в процессе оценки, крайне важна. Эти предположения могут стать отправными точками в ходе реализации проекта и позволят при необходимости внести коррективы.

Будьте гибкими и регулярно проверяйте планы. Оценки не являются окончательными. Регулярно обновляйте их с учетом реального прогресса и возникающих проблем. Это обеспечит прозрачность и поможет соблюдать хронологию проекта и распределять ресурсы.

Оценка сложности в Agile для оценки проекта

Благодаря доступному в Jira инструменту оценки сложности agile-команды могут воспользоваться гибким подходом к оценке проектов. В отличие от традиционных оценок на основе времени оценка сложности учитывает относительные усилия, необходимые для завершения пользовательской истории. Этот метод учитывает неопределенность, присущую agile-проектам, и выдвигает на первое место относительную сложность, а не фиксированную продолжительность.

Компания Atlassian определяет оценку сложности как единицу измерения, используемую для оценки общего объема трудозатрат необходимых для полного внедрения элемента бэклога продукта. Во время сеансов планирования команды совместно назначают оценку сложности для каждой пользовательской истории, учитывая сложность, размер и риск.

Вот так с помощью оценки сложности в Jira можно улучшить оценку проекта в рабочем процессе Agile.

• Концентрация на усилиях, а не на времени. Отделение оценок от времени позволяет более гибко адаптироваться к изменениям и расширению области проекта, которые часто случаются в agile-проектах.
• Использование командной оценки. Сеансы оценки сложности способствуют сотрудничеству участников команды и достижению ими общего понимания, формированию чувства сопричастности и заинтересованности в проекте.

• Повышение наглядности. Отслеживая количество баллов оценки сложности в каждом спринте, команды получают ценную информацию о скорости своей работы (средний объем работы, выполненной за спринт). Эти данные помогают при планировании и оценке будущих проектов.

Jira легко интегрируется с оценкой сложности. Такие инструменты, как доски планирования, наглядно представляют пользовательские истории и назначенные им оценки сложности. Диаграммы Burndown в Jira отображают прогресс на протяжении всего спринта, позволяя командам отслеживать оставшуюся работу и выявлять потенциальные препятствия.

Благодаря оценке сложности в Jira agile-команды могут лучше понимать область проекта и необходимые усилия, что приводит к более предсказуемым результатам.

Точная оценка проекта с помощью Jira

Jira упрощает оценку проекта, повышает точность и увеличивает шансы на успех проекта. Вот как могут помочь некоторые из основных функций Jira.

• Детальное отслеживание заданий: разбивайте проект на управляемые задания, оценивайте продолжительность каждого из них и отслеживайте ход выполнения в реальном времени. Это повысит точность проектных оценок.
• Управление ресурсами: визуализируйте рабочую нагрузку команд и спектр профессиональных навыков. Понимание доступности ресурсов позволяет делать оценки, учитывающие возможности команды. Это также помогает избежать избыточного выделения ресурсов и разработать более реалистичную хронологию проекта.
• Функции отчетности: используйте инструменты отчетности Jira для получения аналитики на основе исторических данных. Анализируйте продолжительность завершенных проектов, распределение ресурсов и информацию о затратах, чтобы обосновать перспективные оценки и повысить общую точность прогнозирования в рамках проекта.

• Видимость в реальном времени: отслеживайте ход проекта и заранее выявляйте потенциальные препятствия. Дашбоарды Jira информируют команды в режиме реального времени и при необходимости предлагают скорректировать первоначальные оценки. Такой упреждающий подход обеспечивает своевременное выполнение проекта и позволяет избежать отклонений от запланированной хронологии.

Получите Jira бесплатно уже сегодня