Close

Успешный старт проекта

Полное руководство по осуществлению запуска проекта

Просмотр тем

Что такое старт проекта? Это первое, вводное, совещание с проектной командой и, по возможности, с клиентом. На этом совещании определяют общие цели и целевое назначение проекта.

Запускать проект без проведения вводного совещания — это все равно что отправляться в путешествие, не имея конкретного плана. Возможно, что в пути вам встретится что-нибудь интересное, но, скорее всего, вы закончите свой отпуск в компании утомленных попутчиков и с полупустым фотоальбомом. Успешное вводное совещание задает курс на эффективную и бесперебойную совместную работу по проекту.

Зачем нужно вводное совещание?

Поскольку это первое совещание между участниками команды проекта и, возможно, клиентом или куратором, оно оптимально подойдет для определения ожиданий и укрепления духа команды. Обычно старт проекта проводят, после того как завершено техническое задание или карта проекта и все стороны готовы к работе.

Вводное совещание — это возможность сориентировать команду на предстоящую работу, определить способы взаимодействия, поставить общие цели и запланировать рабочие встречи. На нем можно обсудить, например, способы коммуникации, периодичность проведения собраний, график проекта, а также факторы, которые могут замедлить работу над проектом (и способы их избежать).

Рисунок: совещание

Планирование вводного совещания

Как говорится, не подготовившись, готовьтесь к провалу. Нет ничего хуже, чем прийти на встречу с кем-то, кто не нашел времени к ней подготовиться. Чтобы не оказаться в таком неловком положении, тщательно планируйте вводное совещание

Подготовка

Вводное совещание не должно превратиться в «информационную сводку». Если вам необходимо предварительно предоставить справочную информацию, сделайте это в общем документе, таком как страница Confluence. В вводных совещаниях должны активно участвовать команда, заинтересованные стороны, а также все, чья деятельность каким-то образом зависит от проекта.

Составьте повестку совещания, чтобы оно прошло организованно и с пользой. Набросайте список вопросов, которые хотите задать участникам команды. (А еще лучше — заранее отправьте им эти вопросы, чтобы у них была возможность подумать над ответами.) Подготовьте ответы на вопросы, которые могут возникнуть у команды.

Организация совещания

Подход к составлению повестки совещания будет зависеть от проекта. Однако ее ключевые пункты должны раскрывать вопросы кто, что, где, когда, почему/зачем и как:

  • Представление участников
  • Каковы предпосылки проекта?
  • Зачем нужен этот проект?
  • Каков объем работ по проекту?
  • Какой план действий?
  • Кто и что делает?
  • Как будет организована совместная работа?
  • Каковы критерии успеха?

Не забудьте также рассказать повестку вводного совещания команде и выяснить, есть ли какие-либо вопросы, которые необходимо обсудить заранее.

В чем разница между вводным совещанием с командой и вводным совещанием с клиентами?

Предположим, вы планируете старт внутреннего проекта, например по внедрению новой системы управления документооборотом или созданию нового компонента для разработки, или же это может быть внешний проект для клиента. В обоих случаях вводное совещание преследует одинаковую основную цель: задать правила, стиль и концепцию проекта в целом и с проектной командой определить общие цели, задания и график.

При работе с клиентом вводное совещание будет посвящено знакомству с командой, задействованной на проекте, обсуждению с клиентом этапов проекта и согласованию эффективных способов совместной работы для успешной реализации проекта. Для команды данное совещание — это возможность глубже изучить контекст проекта, продемонстрировать понимание проекта и желание над ним работать, а также заложить основу для конструктивных рабочих взаимоотношений с клиентом.

Какие темы рассматриваются на вводном совещании?

Итак, вы все предварительно спланировали и готовы начать замечательное вводное совещание со своей командой. Вы все отлично организовали! Все проекты разные, однако попытайтесь раскрыть в рамках совещания следующие темы:

Представление участников

Начните беседу. Не думайте, что все друг друга знают. Предложите каждому участнику совещания представиться, рассказать о своей роли в проекте и о том, чем он будет заниматься. Будет здорово, если вы сможете придумать веселый и быстрый способ разогреть аудиторию.

Техническое задание, объем работ по проекту, график и результаты проекта

Из всех обсуждаемых на вводном совещании тем это одна из наиважнейших. Ее обсуждение позволяет окончательно утвердить составляющие компоненты проекта и убедиться, что все понимают, о чем идет речь.

В техническом задании, которое вы отправили клиенту, указано, какие работы вы выполните и к какому сроку.

Документ, определяющий объем работ по проекту, содержит подробное описание результатов проекта и работ, которые требуется выполнить для их достижения.

График реализации проекта — это общий обзор того, что предполагается выполнить, с указанием сроков. Его можно составить настолько подробно, насколько это необходимо для проекта.

Результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике.

Отслеживание прогресса/контрольных точек и сообщение о них

Во время вводного совещания определите основной принцип информирования заинтересованных сторон и клиентов о достигнутом прогрессе. Можно составить отчет о статусе, чтобы показать, как в рамках проекта отслеживаются бюджетные расходы, задания, контрольные точки и график реализации. Данный отчет предоставляется всем заинтересованным сторонам, а также всем тем, чья деятельность так или иначе зависит от проекта, чтобы они могли узнать о прогрессе (или задержках). По проектам для клиентов важно согласовать с последними уровень детализации данных в предоставляемых им отчетах о статусе, чтобы упростить процедуру выставления счетов и оплаты.

Инструменты и методы

Определите набор инструментов для совместной работы, которые планируете использовать на протяжении проекта, и решите вместе с командой, как будете пользоваться ими для связи. Как вы будете обмениваться отчетами о статусе и другими документами? Согласование этих вопросов на раннем этапе поможет оптимизировать коммуникацию в рамках проекта. Полезно также проверить наличие у команды или клиента доступа ко всем инструментам, которые решено использовать для обмена информацией о проекте. Некоторые из инструментов, которые можно использовать на проекте, перечислены далее.

  • Система управления работой для отслеживания незавершенных элементов, например Jira, Basecamp или Asana.
  • Система общей документации, чтобы у каждого (включая клиента) был доступ к важным проектным документам и данным. Например, можно использовать документы Microsoft Office в Интернете, Google Документы или систему со встроенной иерархией и средствами организации, такую как Confluence.
  • Инструмент коммуникации (например, электронная почта или Slack), который позволяет команде быть на связи для решения любых возникающих вопросов или потребностей.

Для работы с клиентами могут потребоваться другие инструменты. Доступ к ним необходимо получить до начала работы. Продумайте ресурсы для разработки, такие как логотипы, шрифты, руководства по стилю, шаблоны, базы данных, данные для входа (в систему управления контентом, в социальные сети, в средства аналитики и т. д.), организуйте доступ к внутренней сети клиента и уточните данные для выставления счетов.

Управление рисками и проблемами

Обсудите с командой (и клиентом) порядок совместного поиска и решения проблем. Даже при идеальном планировании иногда случаются неожиданности. Грамотное управление рисками в рамках внутренних и внешних проектов означает, что вы со своей командой будете постоянно определять, анализировать, приоритизировать и снижать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта в срок и в рамках установленного бюджета. Это может предусматривать ведение участниками команды учета своих оплачиваемых часов и отслеживание ожидаемых обновлений программного обеспечения и изменений технических инструментов, используемых в рамках проекта.

Рекомендуется также в ходе вводного совещания с клиентами поинтересоваться, как они относятся к разного рода изменениям, например когда дело касается создания пространства для маневра в бюджете.

Документируйте старт проекта

Желаете поскорее вывести свой проект на старт, но не знаете, с чего начать? Шаблон плана проекта в Confluence подскажет правильное направление. Попробуйте бесплатный шаблон плана проекта, который поможет определить предстоящий проект, управлять им, отслеживать его и при этом держать в курсе все заинтересованные стороны.

Вам также может понравиться

Шаблон карты проекта

Воспользуйтесь этим шаблоном, чтобы определить проблему, предложить решение и подготовиться к выполнению.

Воспользуйтесь инструментами
Логотип Confluence

Confluence — это пространство для эффективной командной работы, где можно обсуждать любые концепции, планы и цели, документировать и хранить результаты.

продолжение темы
Timeline