Как создать междолжностную команду

Что такое междолжностная команда?

В нашем представлении команда — это, как правило, группа людей со схожей работой, например команда по маркетингу, ИТ-отдел, подразделение продаж. Однако в состав междолжностной команды входят сотрудники с различными компетенциями или из разных отделов вашей организации.

Участники междолжностной команды могут обладать разным уровнем квалификации. Кроме того, команда может иметь особые полномочия в принятии решений. Например, команда может представлять план проекта непосредственно генеральному директору, минуя обычный процесс утверждения.

О междолжностных командах сегодня говорят много, но это явление не новое. Они успешно используются в производственных отраслях — от страхования до автомобилестроения и высоких технологий.

Каковы проблемы междолжностных команд?

При всем вышесказанном, вы можете удивиться, но около 75 % междолжностных команд неэффективны. Так в чем же причина?

Иногда на междолжностную команду возлагают нечеткую или плохо сформулированную миссию. Команда может не располагать ключевыми параметрами (или не может быстро с ними определиться), такими как сроки достижения цели и доступный бюджет. Не имея четкой цели и пути ее достижения, команда топчется на месте.

Другая основная причина, по которой междолжностные команды сходят с дистанции, — наличие у их участников конкурирующих приоритетов или обязательств. Они в первую очередь заботятся о собственных интересах или интересах своего отдела, а не о достижении командной цели.

Это не единственная проблема с персоналом, которая может препятствовать работе междолжностной команды. Когда в состав команды входят участники разного уровня, расстановка сил может быть непростой.

И еще один очевидный факт: работа в междолжностных командах — это дополнительная нагрузка на участников, которые также входят в состав команды своего отдела. Она вызывает стресс, перенапряжение и разочарование, особенно если некоторые не справляются с работой в команде.

Однако даже продуктивно и профессионально работающая команда может в итоге оказаться неэффективной, если у нее нет полномочий действовать. Тогда работа зависает в ожидании утверждений или решений руководителей организации.

Кто должен входить в состав междолжностной команды?

Если вы знаете цели команды, то можете определить, кто должен входить в ее состав. Вот некоторые критерии, которые нужно учесть:

• Какие опыт и знания потребуются? Кто в организации обладает ими?
• Помимо профессиональных компетенций, участники команды должны обладать личными качествами, благодаря которым они станут ценными помощниками в команде. Есть ли у них опыт совместной работы в междолжностной команде? Умеют ли они работать самостоятельно, давать рекомендации или принимать решения?
• Не забывайте про политические аспекты. Если команда сосредоточена на запуске проекта или принятии решения, кто является заинтересованными сторонами? В команде должны быть представители каждой группы заинтересованных сторон.

Выбор руководителя

У междолжностной команды необязательно должен быть руководитель, но с ним команда будет работать значительно лучше. Каким же должен быть этот человек?

Руководитель междолжностной команды должен уметь проводить обсуждения, делегировать обязанности другим участникам команды и привлекать их к ответственности. Руководитель должен уметь это, несмотря на то, что некоторые участники команды выше его по положению в корпоративной иерархии. Иными словами, он должен уметь давать распоряжения людям, даже не имея официальных полномочий давать им такие распоряжения. Он должен использовать свои влияние и убеждения, чтобы направлять других.

Определение основных правил работы междолжностной команды

После назначения руководителя одной из первых его обязанностей будет вместе с остальными участниками определить основные правила их работы. Это действительно полезно делать на этапе формирования команды, однако всегда можно сделать и в действующей команде.

Во-первых, необходимо предельно ясно определить, чего ожидают от каждого участника. Каждый должен вносить свой вклад, но при этом никто не должен чувствовать себя перегруженным.

Помимо четкого понимания ожидаемого вклада, участники команды должны иметь ясное представление о том, как они должны себя вести. Участники команды не должны бояться высказываться и выражать несогласие. Задача междолжностных команд заключается в том, чтобы, объединяя разных людей, находить лучшие решения. Однако вы не сможете достичь этих решений, не умея эффективно преодолевать разногласия.

И последнее: каждый участник должен четко представлять, как ваша команда будет принимать решения. Все ли будут участвовать в принятии решений? В каких случаях руководитель команды может действовать в одностороннем порядке?

Еще одним важным шагом на пути к созданию успешной междолжностной команды является выбор правильных средств коммуникации. Вы, вероятно, не сможете видеться друг с другом каждый день, поэтому будете активно их использовать. Если же участники находятся в разных местах, то средства коммуникации станут основным инструментом организации совместной работы. Подойдите творчески к их выбору. Например, вместо обмена бесконечными электронными письмами команде может быть удобнее использовать общий блог.

Помимо каналов связи, могут потребоваться другие инструменты и ресурсы. Рассмотрите такие вопросы:

• У каждого ли в команде есть необходимое для работы оборудование и программное обеспечение?
• Потребуется ли вам физическое или виртуальное пространство для хранения рабочих ресурсов и материалов? Сможет ли каждый участник команды получить доступ к данному пространству?
• Где при необходимости будут проводиться очные совещания команды?

Совещания междолжностных команд

Держите междолжностную команду под контролем

Неважно, помогаете ли вы создать новую междолжностную команду или оптимизируете существующую, — надеемся, что данная статья внесет больше ясности и даст вам дополнительный стимул. Вот несколько рекомендаций, которые помогут в работе:

• Регулярно отслеживайте прогресс команды. Именно тут и пригодятся четко определенные цели. Удается ли достичь установленных контрольных точек? Чтобы разобраться в этом вопросе, попробуйте провести оценку работоспособности команды с помощью соответствующих шаблонов Confluence.
• Обеспечивайте гибкость. Если не удается достичь контрольных точек, что следует делать иначе? Возможно, вам придется приспосабливаться и к другим изменениям планов. Например, генеральный директор сдвинет срок или некоторые участники команды неожиданно попадут под сокращение.
• Помните, вам не обязательно справляться в одиночку. В Confluence вы найдете ресурсы, которые помогут справиться с проблемами междолжностных команд, начиная от постановки целей и заканчивая проведением совещаний и принятием решений.