Информированность и страх пропустить что-то важное: как не допустить перегрузки уведомлениями
Узнайте, как настроить оповещения таким образом, чтобы вы (и ваша команда) экономили время, оставались в курсе событий и продуктивно работали день за днем.
Просмотр тем
Сегодня нет ничего проще, чем связаться с кем-либо. Достаточно взять мобильный телефон, чтобы в тот же миг получить почти безграничные возможности для обмена «лайками», комментариями и сообщениями с друзьями, семьей и коллегами. И чем чаще мы работаем дистанционно (в удаленной или гибридной среде, в распределенной команде, в дороге или из дома с больным ребенком, а также из кафе, куда отправились за кофе для коллег), тем активнее ищем способы всегда оставаться на связи. Такой подход позволяет эффективно справляться с работой и наталкивает нас на блестящие идеи.
Для обмена знаниями между многофункциональными командами критически важно наладить общение, однако это не всегда получается сделать рационально и эффективно. Из-за сложившейся в современном мире ситуации с управлением коммуникацией сигналы и значки уведомлений нередко контролируют наше поведение, перетягивая внимание на бесконечные оповещения. Остается лишь дивиться тому, сколько времени мы потеряли за день.
Деловая среда развивается: возникают новые методы работы, оригинальные роли и обязанности, а вместе с тем непрерывно меняются и способы обмена информацией. Постоянно растет количество и разнообразие платформ для личного и делового общения. В такой ситуации остается позволить инструментам управлять нами либо взять бразды правления в свои руки (угадайте, что из этого лучше).
В такой ситуации остается позволить инструментам управлять нами либо взять бразды правления в свои руки (угадайте, что из этого лучше).
Устройства повсюду с нами, и нам все сложнее определять границы для себя и других в отношении отправки уведомлений. С одной стороны, мы боимся упустить что-либо действительно важное. С другой — непрерывный поток сообщений рассеивает наше внимание, отвлекая от первоочередной работы.
Так где находится грань между информированностью и информационным мусором?
Возьмите уведомления под контроль
Для того чтобы вы могли сосредоточиться, вам придется побороть свой страх пропустить что-то важное. Задумайтесь: как часто действительно необходимо прочитать уведомление сразу? Если вы не первое реагирующее лицо в цепочке, то наверняка сможете его отложить.
Вот несколько способов, которые позволят управлять уведомлениями с помощью Confluence и реже отрываться от работы.
Совет № 1. Выберите платформу для срочных оповещений
Представьте, что вы работаете над проектом в большой команде и получаете оповещение всякий раз, когда один из участников вносит изменение на страницу. В какой-то момент вы поймете, что это мешает вам работать, и начнете игнорировать все оповещения. Так вы наверняка пропустите важное сообщение и после этого возьмете за правило читать все входящие уведомления, лишь бы ситуация не повторилась.
Чтобы решить проблему, нужно прежде всего создать план общения внутри команды. Договоритесь, что будете уведомлять друг друга о неотложных вещах через отдельную платформу. Личные сообщения Slack, SMS на телефон — подойдет любой способ коммуникации. Главное — используйте его для отправки только срочных уведомлений. Что касается входящих сообщений во всех остальных платформах, то вы будете проверять их в удобное для себя время. Это будет вашим осознанным решением. Вы сможете быстро завершить работу, потому что сохраните концентрацию внимания и захотите побыстрее освободиться, чтобы проверить уведомления (положительное подкрепление снова в действии!).
Совет по работе с Confluence: попробуйте использовать упоминания (@) для срочных уведомлений и общения с конкретными пользователями. При каждом упоминании (@) уведомление получают только те пользователи, которых вы упомянули, а не все, кто отслеживает страницу. Это отличный способ привлечь внимание, особенно с учетом того, что упоминания встроены в контекст страницы. Так ваш адресат сразу войдет в курс дела и сможет незамедлительно ответить.
Совет № 2. Установите границы
Согласовав способ связи по срочным вопросам, вы и ваши коллеги сможете расслабиться и сосредоточиться на работе, ведь действительно нужные оповещения не пройдут мимо вас, а все остальные спокойно подождут. Однако все будет идти хорошо ровно до тех пор, пока один из участников не воспользуется платформой для срочных уведомлений не по назначению. Вот почему вам нужно определить понятие «срочный».
Возможно, вам не удастся достичь консенсуса, но главное здесь — установить четкие границы, чтобы вы могли апеллировать к ним в дальнейшем. А если вам неизвестны правила отправки уведомлений в другой команде, всегда можно об этом спросить.
Будет еще лучше, если ваша команда составит руководства пользователя, чтобы устранить неопределенность.
Совет по работе с Confluence: с помощью Confluence можно отключить большую часть уведомлений и все равно оставаться в курсе дел. Все комментарии ваших коллег останутся на странице, и вы сможете их прочитать, когда будет время. Кроме того, если вы используете Jira, на странице и в вашей ленте также появятся обновления заявок.
Совет № 3. Отрегулируйте настройки в соответствии с потребностями
Количество входящих уведомлений для сотрудников на некоторых должностях может все равно оставаться слишком большим даже после принятия двух предыдущих мер. Так, руководитель крупной команды или менеджер проекта должен вникать во все, что происходит в течение дня. В такой ситуации вас выручат настройки. На любой платформе, где вас засыпают оповещениями, можно найти и настроить нужные фильтры, пакетную обработку и другие параметры, чтобы сигналы уведомлений реже вас беспокоили. Узнайте, как выделить оповещения от руководителя и отметить «горящие» проекты как важные. Уделив несколько минут изучению настроек самых нужных платформ для общения, вы сэкономите часы, которые раньше тратили на переключение контекста и попытки сосредоточиться.
Совет по работе с Confluence: в этом решении есть несколько способов настроить уведомления. Лично мы предпочитаем следующие.
- Выберите Publish without notifying watchers (Опубликовать без уведомления наблюдателей), если нужно внести на страницу много изменений и при этом не засыпать коллег ненужными оповещениями.
- Выберите only show unread (показывать только непрочитанные), чтобы без труда отфильтровать важные уведомления из общего потока.
- Можно также объединять уведомления в пакеты. Важные уведомления, например сгенерированные для упоминаний (@) или новых страниц, по-прежнему будут незамедлительно приходить вам по электронной почте, но при этом вы также будете получать одно электронное письмо раз в 10 минут, в котором будут перечислены все внесенные за этот период изменения.
- Чтобы уведомлений стало еще меньше, можно подписаться на ежедневный дайджест в виде электронного письма, в котором будут сведения обо всех важных событиях дня.
- Кроме того, можно направить все уведомления Confluence в отдельный канал Slack, а также фильтровать их, чтобы команда получала только самые важные новости.
