Руководство по разработке схемы проекта в рамках управления проектами

Что такое схема проекта?

Создание схемы проекта — это процесс планирования целей, структуры, заданий и ожидаемых результатов проекта, а также определения критериев готовности работы. Руководители проектов занимаются этим до этапа реализации, чтобы у команд появилось единое представление о целях проекта.

Разработка альтернативных схем позволяет заинтересованным сторонам принять решение о наилучшем плане выполнения. Хорошо продуманная схема проекта помогает заручиться поддержкой заинтересованных сторон. Важно как можно раньше получить их одобрение, чтобы избежать таких препятствий в работе, как требования о внесении изменений на поздних этапах процесса.

Схема проекта на практике

Схему проекта создают на раннем этапе управления проектом (всего выделяют пять этапов). Это концептуальный шаблон, на основе которого впоследствии составляют подробный план проекта.

Схема проекта содержит обзор проекта, наглядно представленный с помощью диаграмм Ганта и блок-схем. Она описывает план, хронологию и дорожную карту проекта, выступая ориентиром для команды и заинтересованных сторон. Шаблон плана проекта содержит основные элементы схемы проекта.

Почему важна схема проекта?

Схема проекта определяет жизнеспособность и успех проекта, а также помогает обосновать его ценность заинтересованным сторонам. В частности, вы можете представить им свои планы и сформировать у них ожидания от проекта в целом.
Вот некоторые другие преимущества, которые дает схема проекта.

• Успешное выполнение проекта. Без предварительной оценки потенциальной области и ресурсов проекта вы будете планировать проект вслепую.
• Сведение рисков к минимуму. В схеме проекта будут учтены возможные препятствия, а значит, вы сможете заранее найти способы их обойти.
• Максимально эффективное использование ресурсов. Разработав схему проекта, вы будете знать, какие ресурсы доступны и как их лучше использовать.

На этапе создания схемы проекта определяют необходимые ресурсы и продумывают их эффективное использование.

Этапы создания схемы проекта

Agile-командам важно пройти все семь этапов разработки схемы проекта, чтобы упростить для себя управление проектом по гибкой методологии Agile и спланировать его реализацию.

Этапы создания эффективной схемы проекта описаны ниже.

Определите цели

Цели проекта должны быть четкими, достижимыми и посильными для участников команды.

Эти цели должны соответствовать назначению проекта и задачам компании. Как руководитель проекта, вы должны выяснить, добавляют ли они ценность выпускаемым продуктам и помогают ли компании приносить пользу клиентам.

Система SMART (основанная на принципах конкретности, измеримости, достижимости, уместности и временных рамок) является проверенным методом постановки целей. Ваша команда может воспользоваться шаблоном в Confluence, чтобы сформулировать конкретные и измеримые цели.

Определите конечные результаты

Опишите требуемые конечные результаты проекта и сопоставьте их с целями проекта. Эти результаты должны решать проблемы пользователей, связанные, к примеру, с функциями продукта или удобством его использования. То есть они должны приводить к улучшению продукта. Так, например, конечным результатом может стать оптимизация процесса продаж.

Важно понимать разницу между конечными и ожидаемыми результатами или результатами работы. Конечные результаты определяют то, как клиенты будут использовать ожидаемые результаты, и их ценность для клиентов и компании.

Описанные конечные результаты проекта служат мерилом успеха и критериями готовности работы. Определив эти результаты, вы сможете лучше оценить их влияние.

Выявите риски

Вопросы управления рисками являются важной частью схемы проекта. Ваша задача как руководителя проекта — предвосхищать проблемы. Выявите потенциальные препятствия, например ограниченные возможности разработки, и определите их влияние на проект.

Риски включают нехватку ресурсов, большие расходы или расширение области проекта. Например, признав расширение области проекта потенциальным риском, вы можете снизить этот риск. Для этого определите четкие параметры проекта, ожидаемые результаты и придерживайтесь плана по их достижению.

Создайте стратегию проекта

Стратегия является основой плана проекта и обеспечивает достижение командой поставленных целей при соблюдении проектных ограничений. Вы должны создать стратегию одновременно с обзором проекта, чтобы выполнение проекта было точным.

Разработать отличную стратегию поможет изучение аналогичных проектов. Постарайтесь извлечь из них ценные уроки. Выявите распространенные ошибки и составьте план того, как их избежать. Определив несколько возможных стратегий, рассмотрите плюсы и минусы каждой из них и сделайте оптимальный выбор с учетом этих соображений. Этот процесс является частью непрерывного совершенствования.

Определите бюджет

На этом этапе составьте бюджет, исходя из информации, собранной на предыдущих этапах. Бюджет проекта будет зависеть от требуемых проектных ресурсов. Для его формирования будет весьма полезен бесплатный шаблон бюджета в Jira Software.

Составив бюджет, вы снизите вероятность роста расходов и неправильного распределения ресурсов. Заинтересованные стороны ценят руководителей проектов, которые не выходят за рамки бюджета.

Подготовите план действий в чрезвычайных ситуациях

Важно создать план действий в чрезвычайных ситуациях с учетом всех выявленных рисков. Например, вам может потребоваться сообщить клиентам об изменении, особенно если оно существенно модифицирует основную функцию продукта. Такое изменение может привести к потере пользователей, если не уведомить их должным образом. Учтите этот риск и включите в план адаптацию пользователей и обучение работе с клиентами, чтобы сообщать клиентам о любых изменениях.

Отслеживайте ожидаемые результаты

Хорошо продуманная схема проекта включает подробную информацию об ожидаемых результатах. Важно контролировать и отслеживать прогресс в их достижении во время работы над проектом, чтобы команда не отклонялась от намеченных целей, укладывалась в бюджет и соблюдала сроки.

Jira Software помогает руководителям проектов следить за получением ожидаемых результатов (и прогрессом проекта) с помощью диаграмм Ганта и досок Kanban.

Как создать отличную схему проекта

Для создания эффективного дизайна коммерческого продукта необходимо выполнить ряд важных условий.

• Наладьте эффективную коммуникацию. Коммуникация и прозрачность очень важны для успеха проекта. Jira Work Management включает расширенные дорожные карты, способствующие улучшению коммуникации. Они позволяют командам вести совместную работу и визуализировать доски, проекты и фильтры для получения аналитики, которую можно добавить в схему проекта. Используйте Confluence для создания документации по проекту и организации командной работы.
• Привлекайте заинтересованные стороны. Скорейшее вовлечение заинтересованных сторон гарантирует, что проект будет соответствовать их ожиданиям.
• Адаптируйтесь к изменениям. Оперативно реагируйте на изменения, пересматривая план действий в чрезвычайных ситуациях и быстро решая проблемы по мере их возникновения. Jira Software позволяет выполнять план, заблаговременно выявляя возможные препятствия. Jira Software интегрируется с Confluence для удобного управления проектами.

Станьте мастером составления схем проектов с помощью Jira Work Management

Теперь, когда вы получили общее представление о том, как составить схему проекта, можете использовать этот процесс для своего следующего начинания. Эффективная схема проекта лежит в основе любого успешного проекта и гарантирует его своевременную реализацию в рамках бюджета.

Jira Work Management поможет вам создать эффективную схему проекта, а участникам вашей команды — понять цели проекта и поделиться ими с коллегами. Используйте Confluence и Jira Software, чтобы отслеживать проект и составлять документацию.

Как определить область проекта?

Область проекта определяет все аспекты проекта, включая сроки и ожидаемые результаты. Она описывает границы проекта и помогает довести до сведения ключевых заинтересованных сторон его точный характер.

Область проекта становится документом, который помогает участникам команды понять, в чем состоят конечные результаты проекта.

В чем разница между областью и целями проекта?

Область проекта — это общий конечный результат проекта. Так, например, вы опишете все задания и ожидаемые результаты конкретного проекта. Цели проекта определяют, что получится на выходе по завершении проекта и чего хочет достичь команда. К примеру, целью может быть ожидаемый результат, повышающий производительность продукта.

Как схема проекта способствует общему успеху проекта?

Хорошо продуманный план проекта позволяет повысить эффективность работы, свести к минимуму риски и успешно завершить проект. Схема проекта наглядно представляет все его детали, что дает команде возможность уверенно и эффективно выполнять проект.