Проведение плодотворных собраний и отказ от бесполезных звонков
Когда ваш календарь напоминает игру в «Тетрис», времени всегда не хватает. В такие моменты хочется, чтобы по крайней мере собрания проходили с пользой. К сожалению, наше исследование показывает, что 50 % собраний считаются пустой тратой времени.
Нельзя сказать, что собрания приносят вред, однако у большинства из них слишком размытые цели. Чтобы сделать собрание плодотворным, его нужно подготовить совместными усилиями. Плодотворные собрания — это интерактивные обсуждения с участием нескольких человек, которые работают над общей целью в реальном времени. Разговор начинается еще до того, как команда соберется вместе, поэтому участники присоединяются к собранию с выраженными идеями и целями. Такая подготовка ведет к более осмысленному обсуждению.
Вот как ваша команда может применить инструменты и стратегии для совместной работы, чтобы избежать непродуктивных собраний и повысить эффективность сотрудничества.
Сделайте короткие плодотворные собрания нормой
На собраниях концентрация внимания начинает слабеть через 15–20 минут. Пресеките зевоту на корню, сделав нормой 15–30-минутные собрания.
При этом вам не обязательно превращать свою речь в скороговорки — нужно лишь объединить усилия и прислушиваться к остальным участникам. Собрания станут короче и продуктивнее, если вы поработаете с командой, прежде чем созваниваться. Инструменты для совместной работы, например страницы Confluence, позволяют обсуждать основные вопросы собрания асинхронно. Заблаговременная работа даст людям возможность делиться идеями, комментировать вклад коллег и редактировать пункты повестки собрания в своем темпе, вместо того чтобы второпях делать это уже во время звонка. Когда начнется собрание, мысли участников будут лучше организованы, что позволит направить беседу в нужное русло и сократить продолжительность встречи.
Эффективные звонки не только способствуют продуктивной работе, но и положительно влияют на прибыль компании. Согласно калькулятору стоимости собрания HBR одна часовая встреча с участием пятерых сотрудников, каждый из которых зарабатывает 60 000 $, обходится компании в 210 $. Наше исследование показывает, что люди в среднем тратят 31 час в месяц на непродуктивные собрания. При заработной плате в 60 000 $ выходит 1302 $ в месяц на человека — и все на ненужные звонки.
Проводите мозговой штурм асинхронно при подготовке к плодотворному собранию
Собрания, которые представляют собой мозговой штурм амбициозной концепции, оказываются неэффективными. Это происходит по той причине, что людей сдерживает опасение получить отказ, если они предложат «глупую» идею. Кроме того, участники мозгового штурма в реальном времени часто отклоняются от темы и в итоге не добиваются ощутимых результатов. Асинхронная совместная работа перед плодотворным собранием позволит участникам заранее проработать и систематизировать свои идеи, поэтому они будут увереннее делиться ими в ходе встречи.
По данным HBR, более 65 % собраний «проводят для обмена информацией, опроса мнений или группового обсуждения», то есть, говоря иными словами, большинство встреч можно заменить электронным письмом. Собрания для группового обсуждения вряд ли можно назвать полезными, но стоит заметить, что электронная почта — тоже не лучшее решение.
В общем и целом, электронная почта плохо масштабируется, если вам нужно провести эффективный мозговой штурм. Цепочки писем быстро превращаются в непроходимые дебри из вложений и ответов, где участники пытаются разгадать, какая информация сейчас наиболее актуальна, например какой сотрудник должен выполнить ту или иную задачу. Вместо того чтобы подготавливать почву для плодотворного собрания, повестка разделяет команду и уводит обсуждение с верного курса еще до его начала.
Инструмент для совместной работы команд может посодействовать процессу мозгового штурма, упростив его асинхронное проведение. Так участники смогут внимательно изучить описание встречи и более творчески подойти к размышлениям.
Такой процесс длительного мозгового штурма с периодическим обменом мыслями иногда называют общением всплесками. Оно заключается в «интервалах стремительного общения с долгими периодами затишья между ними». Представьте, насколько яснее может работать ваша голова, когда вы вольны в течение продолжительного отрезка времени обдумать и оценить задачи, вместо того чтобы постоянно разбираться с ворохом проблем по мере их возникновения. Первый подход явно кажется более продуктивным и менее напряженным, не правда ли?
Убедитесь, что у вашей команды есть запас времени (пара дней или больше) на мозговой штурм, особенно если вы работаете в разных часовых поясах. Это позволит учесть сделанные заметки при составлении повестки собрания.
Создавайте четкие повестки собрания и делитесь ими с участниками
Семьдесят три процента людей занимаются другими делами в ходе собраний. Четкая повестка не только помогает направить обсуждение в нужное русло, но и повышает заинтересованность участников, поскольку они понимают цель собрания и свою роль. Однако повестка собрания приносит пользу только в том случае, если у каждого участника есть к ней доступ, а значит, здесь требуются инструменты для совместной работы. Используйте режим совместного редактирования в Confluence, чтобы превратить повестку в «живой» документ, над которым можно совместно работать во время собрания, а также до и после него.
В повестке собрания нужно указать:
- цель собрания;
- четкую тему для обсуждения;
- продолжительность собрания;
- важные предварительные сведения и ресурсы для контекста.
Если у вас недостает некоторых из этих пунктов, продуктивного собрания не выйдет. Вернитесь к документу для совместной работы и обсудите с командой, почему нужно провести это собрание и чего вы надеетесь достичь. Возможно, у вас получится проработать все задачи прямо в документе и полностью устранить необходимость в собрании. А если нет, вы с командой хотя бы сможете собраться с мыслями. Так или иначе, вы сэкономите немало времени и избежите разочарования, если посмотрите на вещи рационально, прежде чем проводить собрание.
Выделите время на планирование по списку задач
Даже самое плодотворное собрание окончится ничем, если для зародившихся в его ходе решений и заданий не назначены ответственные лица или дальнейшие действия.
Всегда оставляйте последние пять минут собрания, чтобы у вас была возможность составить план действий. Помните: ваша повестка — «живой» документ, поэтому вернитесь к протоколу собрания, чтобы понять, что делать дальше. Используйте раздел списка задач в шаблоне протокола собрания, чтобы назначить ответственных лиц среди участников на этой же странице.
Вам не придется копаться в электронных письмах, заметках и документах, чтобы выяснить, какой сотрудник должен выполнить ту или иную задачу к определенному сроку — все сведения записаны в централизованном месте и доступны каждому.
Покончите с бессмысленными собраниями
Американские компании тратят 37 млрд $ в год на ненужные собрания. Перестаньте терять деньги на непродуктивных звонках и начните сознательно думать о том, как и почему вы встречаетесь с командой. Если вести совместную работу чаще и на более ранних этапах, ваш календарь перестанет быть похожим на неудачную игру в «Тетрис». Вы вряд ли полностью откажетесь от собраний, однако вы сможете сделать их более эффективными и осмысленными, а также освободите дополнительное время, проводя их реже.
Благодаря Confluence вы сможете легко управлять всеми аспектами плодотворных собраний — от мозгового штурма до выполнения заданий. Начните работу с нашим бесплатным планом.
