如何召开协作会议并避免无效对话

在会议中，注意力会在 15-20 分钟后减弱。在开始打哈欠结束会议，让 15-30 分钟的会议成为常态。

开始练习快速谈话技巧之前，先停下来、协作、倾听。通话之前，您可以与团队合作，使会议时间更短、更有成效。Confluence Pages 等协作工具允许您异步讨论会议的要点。提前工作让人们有机会分享想法、评论彼此的贡献，并按照自己的节奏编辑议程项目，而不是在实时通话中去了解和操作。然后，到了开会的时候，每个人的想法都会更有条理，这意味着离题更少，会议时间更短。

更高效的通话不仅有利于提高工作效率，而且还有利于增加您的盈利。根据 HBR 的会议费用计算器，与五位个人收入六万美元的人进行一次长达一小时的会议，公司需花费 210 美元。我们的研究表明，人们平均每月花费 31 个小时参加无效的会议。按六万美元的薪水计算，相当于每人每月 1,302 美元，全部用于毫无意义的通话。

为“下个大创意”进行头脑风暴而召开的会议是无效的，因为参与者会害怕因为提出一个“愚蠢”的想法而遭到拒绝。另外，实时头脑风暴通常会导致离题，因此实际上并没有取得多大成就。在协作会议之前进行的异步协作使参与者能够提前发展和整理自己的想法，使他们感到更有能力进行实时共享。

HBR 报告说，超过 65％ 的会议“是为了‘信息共享’、‘小组意见’或‘小组讨论’而举行的”，这是一种奇特的方式，可以说大多数会议可能就是电子邮件。但是，尽管小组讨论会确实很少能很好地利用每个人的时间，但电子邮件也不是最好的解决方案。

简而言之，电子邮件无法扩展以促进有效的团队头脑风暴。话题很快就会演变成迷宫般的附件和回复，让参与者尝试破译最新、最相关的信息，例如需要做什么（以及由谁做）。议程不是高效协作会议的启动板，反而会分裂您的团队，甚至在会议开始之前就使会议脱轨。

团队协作工具可以通过促进异步头脑风暴来改善团队的头脑风暴流程，让员工有时间坐下来看头脑风暴简报，更具创造性地思考。

这种间歇性沟通的长时间头脑风暴流程有时被称为突发沟通。它涉及“快速沟通，中间有更长的沉默时间”。想想当您有很长时间来工作、思考和考虑挑战时，您的头脑会有多清醒，而不是像打地鼠游戏一样没完没了地解决问题。前者听起来不是更有生产力、压力更小吗？

确保您的团队有足够的时间进行头脑风暴（两天或更长时间），尤其是在跨时区工作时。然后，您可以使用头脑风暴笔记作为会议议程的切入点。

73% 的人在会议期间会做其他工作。清晰的议程不仅能使会议步入正轨，还能让参与者知道会议的目的及其在会议中的作用，从而提高参与度。但是，只有每个人都可以访问议程，议程才会生效——协作会议需要协作工具。利用 Confluence 的协作编辑模式，使议程成为实时文档，人们可以在会议之前、会议期间和会后一起工作。

每个议程都应包括：

• 会议的目标
• 简洁的会议主题
• 会议时长
• 相关背景信息和背景资源

如果您正在努力包括这些信息，那么您还没准备好召开一次富有成效的会议。返回您的协作文档，与您的团队聊聊为什么需要举行这次会议以及您希望实现的目标。您也许可以直接在文档中仔细研究，完全不必开会。如果不行，您和团队成员可以开会整理集体想法。无论哪种方式，在实时会面之前进行更具战略性的思考，都可以节省大量时间并减少挫败感。

即使是最富有成效的协作会议，如果对会议期间制定的决策和任务缺乏问责或后续行动，也会失败。

务必保留会议的最后五分钟用于制定行动计划。请记住，您的议程是一份实时文档，因此请返回查看会议记录以了解后续步骤。使用会议记录模板的操作项目部分，直接同步为与会者分配责任。

无需仔细阅读电子邮件、笔记和文档来找出谁应该在什么时间负责什么工作，这一切都集中在一个中心位置，每个人都可以访问。

美国企业每年在不必要的会议上花费 370 亿美元。别再把钱浪费在没有成效的电话上，开始更有意识地考虑如何以及为什么与团队会面。尽早经常协作，这样您的日历就不会再像俄罗斯方块游戏那样糟糕了。虽然您可能无法完全取消会议，但您可以通过减少会议次数来提高会议的效率和针对性，从而腾出更多时间。

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