Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

赖以生存的文档标准

遵循最佳实践,掌控文档秩序

无论从事何种工作,您的团队都需要条理清晰、内容新鲜的内部文档,来帮助所有成员随时了解最新情况、提高工作效率并进行清晰沟通。要让文档富有成效,最佳方法是建立文档标准。这些规则可指导您在您的团队或组织内创建和分发文档。

有了文档标准,团队中的所有人都可建立共识,知道如何开发文档、如何分发创建的文档,以及(最重要的)去哪里寻找自己需要的文档。

带放大镜和工作单的打开的文件夹

在制定团队文档标准时,您可能需要回答许多问题:某种类型的文档应该使用什么格式?文档要存放到哪里?本指南将帮助您提前回答这些问题。

文档类型和模板

需要遵循什么样的标准取决于您要创建的文档类型。下文列出了几种常见类型,以及可供您用于确立标准的模板建议。

项目文档

当参与项目的每个人都有共识时,任何项目都能更顺利地推进。参与项目的所有团队成员需要一个能随时参考的单一数据源。若无记录在案的项目计划,团队成员可能无法了解大局,并最终浪费时间。

要加快和标准化项目文档,您可以使用 Confluence 提供的这一模板。它可确保您始终如一地捕获各个项目的关键信息。

操作说明文档

团队成员是否不得不将时间浪费在不断向他人解释如何做事上?或者,您是否曾经感到手忙脚乱,而原因只是了解如何完成某项关键任务或流程的人不在办公室内?

这些情况反映了操作说明文档的重要性。基本上,团队成员反复做的任何事都需要记录成文,从而方便团队中的每个人完成该任务或流程。

建立标准后,操作说明文档会更加有效,创建它们更是得心应手。同样,这也是模板的用武之地。例如,Confluence 的操作说明文章模板为您提供了流程文档的公式。

技术和软件文档

软件和其他技术产品的文档可以阐明产品的工作原理、使用方法、创建方式和组装过程。

软件团队在讨论产品要求、发布说明或设计规范时可能会提到文档。技术团队可能使用文档来详细说明代码、API 以及软件开发流程。

技术文档往往篇幅很长、内容详尽且频繁更新,因此拥有合适的工具特别重要,这可确保准确性并节省时间。例如,您可以使用 Confluence 中的现有模板,也可自行创建模板。Confluence 还提供了一些宏以便您轻松更新或重复使用文本。

您需掌握的关键文档技能

不论要创建哪种类型的文档,您都要掌握一些关键技能,确保自己的工作符合文档标准并对用户有所帮助。

  • 条理性。知道要记录哪些信息是一回事,而以易于遵循的方式呈现它们则是另一回事。除了按逻辑顺序整理信息之外,使用章节标题和项目符号列表等元素来指引文档用户也很重要。
  • 清晰度。条理清楚、易于理解的文档需要选择恰当的细致程度。信息太少会令人困惑,但信息太多也一样。提高文档清晰度的其他方法包括注意语法、避免使用行话,以及选用具体而非笼统的用词(如“通常”)。
  • 一致性。注意保持一致。对于任何将要使用您文档的人来说,这都是最有帮助的事项之一。例如,如果您的操作说明文档的编写方式与组织中其他操作说明文档相同,用户就能更轻松地遵循这一文档。

如何分发文档

建立标准不仅可以帮助您创建更好的文档,也有助您更高效地分发文档。

文档若要发挥作用,必须可供整个团队访问。您不希望团队成员将重要信息保存在各自的硬盘上,也不想他们依赖于隐匿在某个随机文件柜中的单一纸质副本。这样会导致混乱和效率低下。

例如,团队成员使用不同版本的文档,可能导致沟通不畅,或不慎给彼此带来额外工作量。又如,远程办公的人员可能需要访问某篇文档,而它仅以纸质副本存放于办公室内。

若要避免此类问题,您可以通过标准化方式来存储和分发文档。最好是拥有一个集中式存储库:即,每个人都知道可以查找最新信息的单一位置。不过,除将所有内容存放于一处外,您还必须让大家能在那里轻松找到他们所需的信息。

对 Atlassian 来说,这一集中式存储库就是 Confluence。它拥有强大的搜索、结构化页面树和页面归档等诸多功能,可确保您轻松找到所需的最新内容。

在 Confluence 中,每个团队或项目都有一个用来整理相关文档的空间。他们可以创建页面层次结构,让所有信息井井有条地呈现在页面树中。员工可以关注他们关心的空间或子页面,以便在内容更改时获得更新消息。若要分发特定空间或页面,您可以使用共享按钮,或在页面上发表评论并标记其他团队成员。Confluence 中所有开放的页面都可供其他员工搜索。此外,还能使用筛选器按创建者、发布日期或空间来缩小搜索范围。

正如各个文档需要一致的更新内容一样,用来归档和整理文档的系统也需要一致的更新。因此,请不要忘记在此方面建立自己的标准。您多久需要复审和整理一次文件归档?行动起来,在日历上预留相应的时间。

为团队设定文档标准

您已对文档标准有了整体概念,现在便可开始针对团队所需文档类型制定或修改相应的准则。投入时间设定这些标准有助您更快地创建文档,也能让文档对团队更具实用性。

您可能还喜欢

主要项目文件模板

确保所有人共享同一真实信息来源

Confluence 模板

从产品需求到营销计划,一切皆可在 Confluence 中创建

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Strategic planning