使用知识共享提高业务和士气的 3 种方法

新工作、团队或项目的第一天就是一连串微小的细节。每个回答的问题都会又带来另外三个问题，而其他人似乎什么都知道。资深员工也无法幸免。您可能在一家公司工作多年，但每一次重大变化候，您仍然会感觉自己像陌生人一样生活在陌生的地方。

当一个组织习惯将其信息隐藏起来，隐藏在共享硬盘、书面文档或人脑中时，无论您是新手还是资深员工，这种不知情都是不可避免的。充满隔离障碍的文化会减缓项目速度，迫使员工频繁而令人沮丧地寻找知识，并消耗专家的时间，因为他们必须一遍又一遍地回答相同的问题。

由于无法存储和访问所需信息，员工最终只能在不知情的情况下四处摸索。在美国管理协会的一项调查中，有 36％ 的员工表示，他们“几乎不知道”公司发生了什么。55% 的受访者表示，他们只有“一段时间”知道发生了什么。

正如负责技术客户管理的 Atlassian 团队负责人 Kim Wall 所说：“你可能会发现旧数据或旧知识不再有用，”她解释说，“你可能根本找不到想要的答案。即使他们就在那里，你也可能找不到。”

从本质上讲，在公司各处封锁知识库会浪费大量时间，而且（再强调一次）时间就是金钱。

与大多数最根深蒂固的习惯一样，在封闭的文化中工作的人可能很难泄露自己保守最深的秘密。当心这些可能使知识共享陷入困境的行为，并主动模拟您想要看到的氛围。

既然您已经真正了解了公司的开放状况，那就可以了解您想要获取的不同类型的知识了。通过将这些见解分成不同的部分，您将更好地了解如何获取它们。（我们也会告诉您如何开始。）

隐性知识。被告知炉子很热是一回事，把手放在火炉上然后去了急诊完全是另一回事。有些事情您只需要通过实践弄清楚——那是隐性知识。想想我们在日常工作中赚了多少钱。对于企业来说，这是最有价值的信息，也是最难确定的。对于自己不知道的事情，除非您需要知道，否则您无从而知。

捕捉：利用员工脑海中所有推动业务的东西很难，也不是一门完美的科学，但是还有希望。您可以招聘一名访谈人员，他可以向资深员工提出有深度的问题，记录他们的答案，并将答案存储在知识共享系统的最佳实践中心。

那会包含很多信息，以下是这可能的结果。Vernon 是您的顶级支持代表之一，多年来一直在为您的客户解决问题。无论客户来电的原因多么糟糕，他总能获得五星评级。他是怎么做到的？

让访谈人员坐在 Vernon 身边，了解谈话要点或故障排除指南之外还有什么。Vernon 为取悦来电者做了哪些特别的事情？给他一些场景，看看他会想出什么。收集他的答案，在您的知识共享系统、社交内联网或内部维基中广泛分享，鼓励所有人使用这些答案，这样我们就不会丢失答案。（奖励：Vernon 会感到不可思议，将来可能会更积极地分享自己的方法和/或鼓励其他人也这样做。）

这是我们在 Atlassian 收集隐性知识的一种方式。Wall 解释说：“我们有一些我们喜欢称之为对话指南的东西。我们将与那些非常熟悉这些东西的人对话，写下他们问客户的每件事、每句话和所有概念。然后，我们尝试将其规范为其他人可以使用的东西，这样他们就可以获得基本的知识水平，而无需花费 15 年去熟悉这些。”

显性知识。也被称为“编码知识”，这种信息已从大脑转移到书面或音频形式，现在可供大众访问和使用。这些东西可能已经准备好了，比如员工手册，我们是否在新年的第二天工作，以及如何让那台打印机不再卡住。

捕获：在以某种有据可查的形式保存这些重要资产方面做得很好。现在，请确保它们是可找到的并且是最新的，这样它们才能带来长期价值。如果活动团队在您的文件中找到了旧徽标，那么您真的不能责怪他们订购了 500 件带旧徽标的公司 T 恤。

跳过共享硬盘（这可能是文档黑洞），采用一种可以轻松快速地更新和共享知识的解决方案。Confluence 等工具可以提供帮助，Confluence 是一个用于创建、共享、评论和存档所有内容的开放平台。

隐性知识。这些是不成文的办公室操作方法，源于日常的流程和例行程序。这些小贴士可助您顺利、高效地完成工作，并且恰到好处地符合公司文化。Wall 说：“它取决于你经营业务的方式，每个人都知道。”

这是当文化更喜欢使用 Trello 看板时，在 Google Slides 中创建项目计划的区别。它向新手展示了如何提高工作职能，让他们无需再问一些问题，比如 5 点之后能不能给老板发送 Slack 消息，或者是否有人介意您在视频电话会议期间关掉摄像头。

捕捉：这篇文章很难，因为许多“我们怎么做”的详细信息都源于活生生的公司文化，以及将每封电子邮件、项目和演示文稿融入其中。您的使命和愿景陈述可以作为高层次的指导方针，指导每个人在日常互动中应该把什么放在首位。您还需要获取和分享让人们兴奋不已的具体工作方式。

做到这一点的一种方法是调查您的员工，问“你希望第一天就知道我们团队的工作方式吗？”并收集反馈。然后将答案整合到最佳实践文档中，以便您可以将其广泛分享给新员工和在职员工。

知识共享不是一劳永逸的，它需要嵌入到公司的架构中，这样宝贵的信息就不会消失、陷入孤岛，也不会在资深人员离开时消失。

您可能会认为自己已经做好了永远保留业务驱动知识的准备，但面对现实吧，看看您的组织是不是鼓励员工藏私。仔细研究一下我们已经讨论过的实践，但同样重要的是，看看如何模拟您想要看到的变化。

以下是一些作业：想过如何改善公司的知识共享实践吗？立即与团队分享它们（还有这篇文章，为什么不呢？）并开始对话。立即行动吧！