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项目范围管理如何为您节省大量时间

时间、资源、金钱等等

项目范围是完成项目所需的一切,包括任务、时间和资源。因此,项目范围管理是监督和监管所有这些事情的流程,这样您就可以在预算范围内按时完成项目。

复杂的工作流


您需要在杂货店快速停下来买鸡蛋。

在去买乳制品的路上,您想起来麦片吃完了,然后您拿了一盒麦片,好吧,两盒。然后您又看到了装满香薰蜡烛的货柜,可能也想去买一个。哦,然后您意识到自己需要一些纸巾。

这个时候,您很难将所有东西抱在怀里,用下巴顶住来保持平衡了,无论您如何尝试将他们抱在一起,最终都会撒的满地都是。

您非常不好意思地走到店门口推了一辆购物车,然后,当您把购买的几样东西扔到购物车里,回到放乳制品的地方去拿鸡蛋(您已经很长时间没想到鸡蛋了,对吗?)。

在您还没有意识到发生了什么之前,您在杂货店停留的五分钟就变成了长达一个小时的购物之旅。原本应该花费 5 美元,最终花了将近 100 美元。说实话?您最不需要的就是另一支蜡烛。

如果把它放在工作项目的情况下,这就是所谓的“范围蔓延”——这证明了为什么定义和管理项目范围值得提前列出。

是的,有些人不会被纸巾或香薰蜡烛吸引,因为它们不在最初的购物清单中。通过项目范围管理,您也可以成为其中之一。

为什么项目范围管理很重要?

很可能,您是一个会因意外的大型购物旅行或项目超出最初要求而感到内疚的人。根据项目管理协会 (PMI) 的数据,高达 52% 的项目经历了可怕的范围蔓延。

您没有无限数量的团队成员、时间和金钱。而且,如果您的项目需求继续扩大,您的资源将会被困住。

有效的项目范围管理可以帮助您尽可能严格地遵守最初的计划,更有效地管理资源,从而带来以下好处。

1. 切合实际的时间线

PwC 对超过 10,600 个项目进行的一项研究发现,只有 2.5% 的公司 100% 成功完成了项目。剩下的要么超出了最初预算,要么超过了截止时间(或两者兼而有之!)。

管理项目范围可以防止您和团队超过原来的结束日期。当您确切地知道完成一个项目需要什么时,您可以更轻松地设定一个确实可以完成的实际截止时间。

再想想我们的杂货店之旅。如果您知道自己有一长串东西要购买(而不仅仅是鸡蛋),那么您会留出更多的时间并推上购物车,而不是认为自己进出不会超过五分钟。现在,您必须调整一天的剩余时间,以弥补失去的时光。

2. 准确的预算

如果一个项目的需求和交付成果不断变化和演变,很难理解该项目将花费多少钱。

定义范围可以帮助您先设定合理的预算,而在团队取得进展时监控范围将有助于您坚持预算。

3. 高效的项目

我们都遇到过这种情况,您正在处理一个不会结束的项目,因为团队或客户不断要求新功能、调整或添加。范围不断扩大,项目不断拖延。

来者不拒可能感觉很好,但是项目团队往往会一直同意请求,却没有意识到他们与最初的计划已经相差甚远。

定义和管理项目范围使您的团队能够根据最初的要求高效地交付项目,而不是让他们继续扩大范围。

简而言之,您的范围(以及您制定的项目范围声明)是项目的试金石。项目经理和团队可以回过头来用它来指导与项目相关的决策。

定义项目范围的步骤

您无法展望未来,这使得定义项目的范围显得具有挑战性。您应该如何从第一天起就知道自己的项目将涉及的一切?

我们来看几个可以用来制定基本项目范围声明的步骤。

想象一下,您是一家营销机构的一员,您和团队想要制定一份模板化的问卷来接纳所有新客户。以下是您定义范围的方法:

1. 定义项目的目标

每个项目都有一个目标——这就是您一开始就这样做的原因。

不要以为您的结局是团队中每个人的常识。定义您的目标(即这个项目将实现什么?)提供了重要的背景信息。

就我们的示例项目而言,目标将是:制定一份新客户问卷,以简化新客户的接纳,并确保我们从一开始就拥有所有必要的客户信息。

一开始就指向目标可以使将来的步骤变得更加容易,因为您可以密切关注项目的主要目标,并在做出决策时牢记这一点。

2. 定义项目的交付成果

现在是时候确定项目的输出了。您在创造什么有形的东西?这种情况下,在线问卷将在您的新客户签订合同后自动发送给他们,还有一个登录页面以获取更多信息。

确定您的交付成果将有助于您了解范围蔓延何时开始潜行。

如果您和团队开始谈论拥有一个在线门户网站让客户可以提交文件材料会有多棒,您可以提醒自己,在线门户网站不是这个项目中包含的交付成果。您最好在这个项目结束后单独解决这个问题,这样才会有更多的资源和大脑空间专门用来做正确的事。

3. 定义项目的任务和活动

您知道自己在创造什么以及为什么。我们来谈谈您是如何实现这一目标的。

在此步骤中,您将交付成果分解为不同的任务和活动。您需要采取哪些步骤来制作该交付成果?这称为工作分解结构

要制定新客户问卷,您需要:

  • 决定并起草问卷副本
  • 将问卷输入在线表格
  • 创建登录页面,客户可以在其中访问和了解问卷
  • 设置自动发送问卷的电子邮件

您越能将项目拆分为具体、可操作的步骤,识别不在原始计划中的临时请求和任务的时间就越简单。

另外,通过这种方法,能够更轻松地管理庞大、复杂的项目。

4. 定义项目的排除项

在管理范围方面,了解自己不会做什么与了解自己做什么同样重要。试想一下:如果您在购物清单上写过“别买香薰蜡烛!”,那您被装满香薰的货架所吸引的可能性要小得多。因为您知道遇到香薰蜡烛该怎么做。

尽管看起来有违直觉,但请概述一下您在本项目中无法完成的任务和交付成果。在问卷项目中,您会明确表示您没有解决以下问题:

  • 在线门户网站,客户可以在此提交资源和文件
  • 多步入职电子邮件序列
  • 针对每种类型的客户量身定制的问卷

您可能听说过最好的防守就是进攻,而这正是这一步的目的。这就好像您在针对自己认为可能出现并导致您偏离目标的范围外事情张贴警告牌。

5. 定义项目的约束条件

您无法脱离实际完成这个项目,您需要应对现实世界中的项目约束条件(预算、时间线和资源)。您将在此步骤中定义这些内容。

以下是您的客户问卷的一些约束条件:

  • 它需要在 2020 年 11 月 25 日之前上线
  • 项目总预算不能超过 5,300 美元
  • Web 开发团队要等到 10 月底才能创建登录页面

您需要尽可能实事求是,所以一定要让您的团队成员参与这个流程,他们会就您需要处理的其他限制提供意见。

项目范围声明和示例

您已经写好了笔记,准备把所有这些都写成一份项目范围声明,供自己和团队参考。确保将其保存在安全且所有人都可以访问的地方(像 Confluence 这样的协作知识共享工作区非常适合)。

大部分的辛勤工作已经过去,现在您只需要整理信息即可。在项目范围声明的顶部,您将包括一些基本要素,比如项目的:

  • 名称
  • 描述
  • 截止时间
  • 经理

以下是我们示例项目的项目范围声明最终可能的样子:

项目范围声明

项目名称:

新客户问卷

描述:

签订合同后,自动向所有新客户发送问卷

截止时间:

2020 年 11 月 25 日

经理:

Isabel

目标:

制定一份新客户问卷,以简化新客户的接纳,并确保我们从一开始就拥有所有必要的客户信息

交付成果:

自动发送给新客户的在线问卷

任务: (范围内项目)

  • 决定并起草问卷副本
  • 将问卷输入在线表格
  • 创建登录页面,客户可以在其中访问和了解问卷
  • 设置自动发送问卷的电子邮件

范围外项目:

  • 在线门户网站,客户可以在此提交资源和文件
  • 多步入职电子邮件序列
  • 针对每种类型的客户量身定制的问卷

约束条件:

  • 它需要在 2020 年 11 月 25 日之前上线
  • 项目总预算不能超过 5,300 美元
  • Web 开发团队要等到 10 月底才能创建登录页面

想让这变得更简单吗?我们的项目计划模板包含专门介绍项目范围的完整部分,以及其他有用的部分(例如里程碑和参考资料),可帮助您的项目顺利进行。

通过项目范围声明确保自己始终关注目标

无论是去杂货店旅行还是工作中的任务,您都经历过项目如何膨胀到超出您最初的预期。定义项目范围将使您和团队处于控制之中。

最后,我们再简要介绍一些定义和管理范围的快速提示:

  • 尽可能具体:含糊不清会使得理解范围内和范围外的内容变得更加困难。
  • 与团队交谈:您不必独自行动。让您的团队参与将使您的项目范围扎根于现实,并提供其他视角来发现任何漏洞或无法预见的障碍。使用我们的能力规划模板来控制团队成员的可用性,避免工作量过大。
  • 反向推导:人们往往会考虑截止时间或预算,然后定义适合的范围。最成功的项目首先定义其目标和交付成果,然后以此为基础制定时间线和预算。
  • 从以前的项目中学习:历史是最好的老师,您可以从过去的项目问题和成功中学到很多东西。确保对所有项目进行回顾,以收集最多的见解。

使用这些提示和上述步骤作为指导,您将专注于需要做的事情,并更高效地交付成功的项目。别担心,下次您可以随便拿麦片和纸巾。

为了避免范围蔓延,您的整个团队需要能够重新了解所包含的内容(和不包含的内容)。将您的项目范围声明保留在 Confluence 中,这样每个人都可以轻松参考。

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