如何通过 5 个简单步骤定义和创建项目范围

定义项目范围是项目管理取得成功的基石。它可为实现目标所需的任务、时间线和资源划定清晰边界，以便团队保持协同，并确保项目按计划、按时、按预算推进。

本是去商店只买鸡蛋，却推了满满一车东西回家，这就好比让项目范围不受控制地扩张—成本和任务会迅速累积。鸡蛋总是放在杂货店最里面，而范围蔓延是各类项目中的常见陷阱，这背后都有其原因。

但是，如果您从一开始便清晰列明项目范围，就能避免这些代价高昂的偏离问题，并确保团队专注于最重要的工作。

本文将明确界定项目范围、说明如何撰写范围说明书，并介绍保证项目可交付成果顺利推进的必要步骤。

什么是项目范围？

项目范围通过规定项目所含内容、排除事项以及团队交付最终成果的方式来定义项目的界限。它可用作路线图，概述可交付成果、主要里程碑和限制因素，以确保每个人自始至终保持目标一致。

项目范围说明书可将所有这些内容归纳为一份清晰、可共享的文档。通过此方式，您可将“范围”这一宏观概念转化为团队可实际参考、遵循和用来制定项目决策的内容。

为什么项目范围很重要？

很可能，您是一个会因意外的大型购物旅行或项目超出最初要求而感到内疚的人。根据项目管理协会 (PMI) 的数据，高达 52％ 的项目经历了可怕的范围蔓延。

您的团队成员、时间和资金都是有限的。如果项目需求不断扩大，资源就会变得捉襟见肘。

有效的项目范围管理能让您贴近原始计划，并优化资源管理，从而带来以下优势：

切合实际的时间线

PwC 的一项研究发现，仅有 2.5% 的企业能百分百成功完成项目，其余企业都会超出初始预算、延误截止时间，或两者兼有。

管理项目范围可防止您和团队超过原定结束日期。当您确切地知道完成一个项目所需的全部工作时，制定切实可行的截止时间就会容易得多。

准确的预算

如果项目需求和可交付成果不断变化和演变，就很难估算项目成本。

定义范围有助于从一开始就制定合理预算，而在团队推进项目的过程中监控范围，则能帮您守住预算。

更高效的项目

我们都遇到过以下情况：您处理的一个项目迟迟无法结束，因为团队或客户不断提出新功能、调整或新增需求，导致项目一拖再拖。

答应这些要求看似轻松，但项目团队往往会不断同意这些请求，却没有意识到已偏离最初计划多远。

定义并管理项目范围，能让团队按照原始需求高效交付项目。简单来说，您的范围以及您撰写的项目范围说明书就是项目的试金石，可避免事情失控。

定义和撰写项目范围的 5 个步骤

由于无法预知未来，定义项目范围确实就成是一项不小的挑战。您又如何在项目启动的第一天就知晓所有工作内容？

下文将讲解可用于制定基本项目范围说明书的几个步骤。

1. 确定最终项目目标

每个项目都有一个目标—这正是您最初开展项目的原因。

另一项 PMI 研究发现，37% 的项目失败是因为目标和里程碑定义不清。不要想当然地认为您的最终目标是您团队中每个人的共识。

定义目标（即项目将要达成什么成果）能提供重要的背景信息。

就我们的示例项目而言，其目标为：制定一份新的客户调查问卷，以简化新客户的承接流程，并确保从一开始就获取所有必要的客户信息。

在一开始就明确指出您的目标，会让后续的步骤更加容易，因为您可以始终关注项目的主要目标，并围绕它来做决策。

2. 定义项目可交付成果

您要实现的有形成果是什么？在该案例中，该成果便是会自动发送给刚签约客户的在线调查问卷，以及一个附带更多信息的登陆页面。

在项目初期明确可交付成果，能帮您及时发现范围蔓延的苗头。

因此，如果团队提议新增一个客户文件提交在线门户，您要清楚这并不属于本项目的可交付成果。而是最好等到本项目完成、资源可用后再单独处理。

3. 明确所有项目任务与活动

在此步骤中，您会将可交付成果拆解为不同的任务与活动。您需要采取哪些步骤来实现此可交付成果？这被称为工作分解结构。

要制定新客户问卷，您需要：

• 确定并起草调查问卷文案

• 将问卷输入在线表格

• 创建登录页面，客户可以在其中访问和了解问卷

• 设置自动发送问卷的电子邮件

您把项目拆分成的具体可执行步骤越多，就越容易识别出临时请求或那些未包含在原始计划中的任务。此方法能让一个庞大复杂的项目变得好管理得多。

4. 明确项目排除项

弄清楚您不会做什么，和明确您会做什么同样重要。尽管这听起来有些违反直觉，但您仍需列出本项目中不会完成的任务和可交付成果。

在问卷项目中，您会明确表示您没有解决以下问题：

• 在线门户网站，客户可以在此提交资源和文件

• 多步入职电子邮件序列

• 针对每种类型的客户量身定制的问卷

您可能听过“最好的进攻就是最好的防守”，而这一步正是基于此道理。这就好像您为自己认为可能出现并导致您偏离目标的范围外事项竖起了一块“警示标志”。

5. 了解并详细说明项目约束条件

您无法脱离实际完成这个项目，您需要应对现实世界中的项目约束条件（预算、时间线和资源）。您将在此步骤中定义这些内容。

以下是您的客户问卷的一些约束条件：

• 它需在 2026 年 11 月 25 日前上线

• 项目总预算不能超过 5,300 美元

• Web 开发团队要等到 10 月底才能创建登录页面

您需要尽可能贴合实际，因此务必要让您的团队成员参与此流程，而他们会就您需要处理的其他限制提供意见。

项目范围说明书示例

您已整理好所有笔记，现在便可将这些内容整合为一份您和团队随时都能参考的项目范围说明书。务必将它存放在安全且所有人都能访问的地方（Jira 一类的协作式项目管理平台就很适合存放此类文档）。

大部分的辛勤工作已经过去，现在您只需要整理信息即可。在项目范围声明的顶部，您将包括一些基本要素，比如项目的：

• 名字

• 描述

• 截止时间

• 经理

示例项目的项目范围说明书的可能最终形态如下所示：

3 个项目范围模板可助您快速入门

想让这变得更简单吗？有多款免费模板可帮助您把控项目范围，而我们最推荐的三款如下：

1. Jira 项目报告模板

创建清晰、一致的项目报告。Jira 项目报告模板可帮助您跟踪进度、设置时间线并确保利益相关者保持一致。输入您特有的项目信息，并根据需要自定义此模板。

2. Jira 项目时间线模板

将依赖关系、资源和风险等重要项目细节整合到一个简化的可视化流程中，从而改善项目管理。Jira 项目时间线模板会在清晰的时间顺序框架内对任务进行梳理与排序，并涵盖从最初构思到最终交付的整个过程。

3. Jira 顶层规划模板

管理大型跨职能工作，例如项目集或举措。Jira 顶层规划模板为您提供了可将所有内容在一个页面中可视化呈现的计划，而团队可轻松跟踪和汇报跨多个项目的工作，并清楚了解自身工作如何助力达成宏大目标。

通过项目范围声明确保自己始终关注目标

想要有效定义和管理项目范围，便应务必做到精准。清晰列出包含与不包含的内容，以免产生混乱。

确保让团队参与其中，并通过协作确保范围贴合实际、全面完整。

优先确定目标，借鉴过往项目先明确可交付成果，再制定时间线与预算，同时参考以往成果明确最佳实践。在您的 Jira 中维护范围说明书，以便团队随时查阅哪些工作未超出范围内、哪些已超出范围。