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使用模板更快地完成正确的工作

模板可以帮助团队克服拖延症,设定期望,并为实现目标铺平道路

来自不同团队的人物

但是,即使工作有趣或愉快(尤其是如果不是),最重要的交付成果也是最难处理的。当您努力取得进展时,将无作为归咎于缺乏意愿或动力是无济于事的。大量的障碍可能会阻碍您的进步。罪魁祸首可能包括心理问题,例如焦虑、完美主义、对失败的恐惧、决策疲劳骗子综合症。但是,可能是未定义的目标让您陷入困境,或者可能有一百万个其他任务和干扰因素正在分散您的注意力。难怪美国精神病学协会的一项研究发现拖延症会长期影响 15% 至 20% 的成年人。

在工作中,我们还经常与另一个生产力杀手搏斗:期望不明确。不明确会让您不确定如何向前迈进,如果您确实采取行动,可能会浪费时间和精力,因为输出可能不是想要或需要的。这种情况给员工带来了极大的压力,以至于 Gallup 的一项研究认为,更明确的雇主期望可能会使公司人员流动率降低多达 22%

Gallup 的一项研究认为,更明确的雇主期望可以使员工流失率降低多达 22%。

模板:在启动过程中大放异彩

很高兴您能理解为什么很难入门,但工作还有待完成。您怎么给自己和团队最好的成功机会?一句话:模板。

模板创建了一个框架,该框架可以将主要流程分解为可操作的片段。它们是行动蓝图,也是项目所有信息的中央存储库。但最重要的是,它们为您提供了交付成果的概述。模板可以帮助您阐明目标、设定切合实际的期望并分配责任。它们协助进行进度跟踪和资源管理,因此即使在异步模式下,您的团队也可以更智能地工作。

您可以在 Confluence 模板中嵌入几乎所有内容,以便将所有工作集中在一个地方,例如视觉效果、路线图等。这使得与可能使用其他工具或方法的其他团队无缝协作成为可能。

我们有这方面的模板

Confluence 已经有 100 多个可自定义的模板,从会议记录回顾等经典模板开始,扩展到大量标准需求。从人力资源dev/IT,为特定团队的基本产出设计了模板,以满足从初创企业到全球企业集团的组织需求。

除此之外,我们一直在开发新模板,因此经常查看以了解新发布的内容。例如,在 2021 年 12 月,我们添加了上面显示的模板以及另外三十六个模板!请记住,我们与一些杰出的公司合作,从 Figma 到 MURAL,在共同创建的模板中传递他们的最佳实践,这些模板可以提高生产力和解决问题的能力。例如,如果您想学习如何创建有关产品试验的单一数据源,查阅 Optimizely 的实验计划和结果。需要填补空缺职位?通过 Indeed 的职位描述招聘流程模板了解 Indeed 的流程。

如果您找不到符合您精确规格的模板,没问题。创建自己的模板很容易,可以一次又一次地使用它来简化从项目协作、头脑风暴到利益相关者管理以及项目进度跟踪各个方面的流程。而且,如果另一个团队有您喜欢的页面,您只需复制该页面即可作为模板。只需转到该页面,点击右上角的操作菜单 (•••),然后点击“复制”。就这么简单。

以下是一些我们最喜欢的模板,可帮助您使各种项目步入正轨:

用于项目规划的模板

要处理大型项目,请使用路线图或规划模板来确定每个步骤,然后设定时间以及由谁来执行每个部分。项目计划产品发布等选项是一体化页面,用于明确角色、分配职责、规划里程碑和设定截止时间。

您还可以深入了解项目规划和协作的特定方面。能力规划可帮助您真实了解每个团队成员的带宽,从而可以高效地管理工作负载,而目标、信号、衡量标准则通过提醒所有人注意共同目标来刺激项目协作。

头脑风暴模板

提出新的想法是商业的命脉。为了帮助激发创意并捕捉所有出色成果,请尝试头脑风暴颠覆性的头脑风暴模板。以下是如何使用它们的建议:

  • 准备好模板并提前寄出。链接到资源并要求您的团队在会议之前对其进行审查,以便在大家齐心协力时最大限度地利用创作时间。
  • 会议期间,使用模板来定义目标和期望,并深入研究不同的框架,以帮助您提出好主意。通过嵌入 Jira、Trello 和第三方可视化模板来记录和分享创意。
  • 稍后,任何无法到场的人都可以将自己的想法添加到模板中。您可以邀请来自不同团队的审阅者、管理者和更多合作者。

如果您需要针对特定任务或部门的头脑风暴模板,那您很幸运!例如,IT 项目海报可以帮助技术团队找到最具影响力的解决方案,而不仅仅是最明显的解决方案。发现问题后,用户集思广益,探讨可能的解决方法,挑战他们的假设,并验证他们的想法,直到找到最佳解决方案。

用于执行工作的模板

如果歧义和未知因素导致项目瘫痪,那么模板可以成为您的救星。模板不必费力地找出交付成果的各个部分,而是为您提供大纲,您只需填写即可。(好吧,这是最难的部分。但是,如果您不为需要什么而苦苦挣扎,那就容易得多。)

当您在发布时保持中立,可以尝试使用营销活动模板来制定杀手级计划。决定您的目标,集思广益实现目标的方法,设定截止时间,分配预算,并为团队成员分配任务。然后,每个人都可以看到已经完成了什么,还有什么需要完成。

模板也可以为团队沟通带来福音,而团队沟通是有效项目规划和执行的关键要素。当您急于实现目标时,让大量直接下属和跨职能团队与 OKR 保持一致并了解情况。通过个性化的 90 天计划,让关键资源随时可用,让里程碑显而易见,助力新员工走向成功。这就是让新手快速上手的方法,以提高团队的生产力。

模板为前进铺平了道路

有太多的选择、没有明确目标的运作以及难以管理团队的注意力,都可能为各种压力和自我怀疑打开大门,这些压力和自我怀疑会阻碍良好的工作。模板可以抑制这些阻碍,让您的团队保持专注并步入正轨。使用这些框架作为项目的路线图和存储库,您可以一次又一次地重温记录,以了解自己在做什么、何时做以及为什么,也许最重要的是,谁对每个部分负责。

因此,无论您是领导多个部门之间的项目协作,还是主持关于新产品创意的头脑风暴会议,模板都可以让您启动并运行…并帮助您越过终点。

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