Выполняйте задачи быстрее с помощью шаблонов
Шаблоны помогают командам победить прокрастинацию и сформировать ожидания, а также облегчают путь к цели
Просмотр тем
Так или иначе, самые важные результаты даются труднее всего, даже если работать над ними интересно и приятно (а если нет, то и подавно). Когда вы с трудом продвигаетесь к цели, бесполезно винить себя в бездействии или нехватке воли и мотивации. Вам может мешать множество блокеров. Среди них могут быть психологические факторы, такие как тревога, перфекционизм, страх провала, усталость от принятия решений и синдром самозванца. Но проблема замедления прогресса также может крыться в размытых целях и массе параллельных заданий и отвлекающих факторов, которые перетягивают на себя все внимание. Неудивительно, что Американская психиатрическая ассоциация в ходе исследования обнаружила, что прокрастинацией хронически страдают 15–20 % взрослых людей.
На работе мы часто сталкиваемся с еще одним губителем продуктивности — размытыми ожиданиями. Неопределенность не дает вам уверенно двигаться вперед, ведь вы понимаете, что ваша работа может оказаться никому не нужной или нежелательной, в результате чего время и усилия будут потрачены впустую. Это обстоятельство вызывает так много стресса у сотрудников, что исследователи Gallup пришли к выводу о том, что четко сформулированные ожидания работодателей могут уменьшить текучесть кадров в компании на целых 22 %.
Исследователи Gallup пришли к выводу о том, что четко сформулированные ожидания работодателей могут уменьшить текучесть кадров на целых 22 %.
Шаблон найдется для любой задачи
В Confluence есть более 100 настраиваемых шаблонов, от таких классических документов, как протоколы собраний и ретроспективы, до других шаблонов, отвечающих разнообразным стандартам. Предусмотрены шаблоны для основных операций профильных команд, от отдела кадров до команд разработки и ИТ, которые подойдут как стартапам, так и международным корпорациям.
Кроме того, мы непрерывно разрабатываем новые шаблоны, поэтому почаще проверяйте список, чтобы не пропустить новинки. Так, в декабре 2021 года мы добавили шаблоны, которые приведены выше, а также еще три десятка других. Помните о том, что у нас есть замечательные партнеры, например Figma и MURAL. Мы отражаем их рекомендации в совместно разрабатываемых шаблонах, которые помогут вам повысить продуктивность и улучшить процесс принятия решений. Чтобы узнать о том, как создать единый достоверный источник информации для пробных периодов продукта, вы можете ознакомиться с шаблоном планирования эксперимента и получения результатов от Optimizely. А если вам нужно пополнить штат, воспользуйтесь соответствующими шаблонами от компании Indeed, чтобы составить описание вакансии и наладить процедуру найма.
Не стоит беспокоиться, если вам не удалось найти шаблоны со всеми нужными характеристиками. Вы можете легко создать свои собственные и применять их сколько угодно раз для оптимизации всевозможных процессов, от совместной работы над проектом и мозгового штурма до взаимодействия с заинтересованными лицами и всего, что связано с отслеживанием хода работы над проектом. А если вам понравится страница другой команды, просто скопируйте ее, чтобы сделать эту страницу своим шаблоном. Достаточно перейти на страницу, открыть меню действий (•••) в правом верхнем углу и нажать Copy (Копировать). Проще простого.
Вот несколько наших любимых шаблонов, которые помогут вам успешно завершить любой проект.
Шаблоны для планирования проектов
Чтобы выполнить крупный проект, определите каждый этап работы с помощью шаблона дорожной карты или планирования, после чего установите сроки и назначьте исполнителей для каждого задания. Воспользуйтесь такими универсальными страницами, как «план проекта» или «запуск продукта», чтобы четко распределить роли и обязанности, а также обозначить контрольные точки и сроки.
Кроме того, можно глубже проработать отдельные аспекты, связанные с планированием проекта и ведением над ним совместной работы. Так, благодаря планированию производительности вы получите реальное представление о работоспособности каждого участника команды и сможете рационально управлять нагрузкой, а шаблон «На пути к результату» поможет нарастить темп совместной работы над проектом, направив усилия каждого участника в нужное русло.
Шаблоны для мозгового штурма
Свежие идеи — источник жизненной силы для бизнеса. Чтобы обеспечить поток творческих предложений и сохранить все блестящие находки, попробуйте шаблоны для классического мозгового штурма и варианта с disrupt-подходом. Ниже приведены советы по работе с ними.
- Подготовьте и отправьте шаблон заранее. Укажите ссылки на ресурсы и попросите команду ознакомиться с ними до собрания, чтобы все время встречи можно было уделить творческой работе.
- Шаблоны помогут вам определить цели и ожидания, а также применить различные модели и подходы для поиска полезных идей во время встречи. Фиксируйте предложения и затем делитесь ими, встроив на страницу визуальные шаблоны от Jira, Trello или сторонних разработчиков.
- Если кому-то из сотрудников не удалось поприсутствовать на встрече, он сможет добавить свои соображения в шаблон. Можно пригласить рецензентов, менеджеров и прочих участников из других команд.
Если шаблон мозгового штурма нужен для конкретного задания или конкретному отделу, вам повезло! Например, такой шаблон для технических команд, как карта ИТ-проекта, поможет найти самое эффективное решение (а не то, которые первым бросается в глаза). Определив проблему, пользователи смогут предложить потенциальные решения, критически рассмотреть свои предположения и проверить идеи, чтобы в итоге найти оптимальный выход из ситуации.
Шаблоны для выполнения работы
Когда неопределенность и неизвестные переменные парализуют работу над проектом, шаблоны могут стать настоящим спасением. Чтобы не блуждать в потемках, просто заполните сведения об ожидаемом конечном результате по схеме, предложенной в шаблоне. (Это будет непросто, но вы заметно облегчите себе работу, задав направление движения.)
Если работа застопорилась и вы не можете сдвинуться с места на этапе запуска, попробуйте составить суперэффективный план с помощью шаблона маркетинговой кампании. Выберите цели, проведите мозговой штурм по способам их достижения, определите сроки, выделите бюджет и, наконец, назначьте задания участникам команды. Так все смогут отследить вычеркнутые задания и предстоящую работу.
Шаблоны также отлично помогают наладить общение в команде, которое необходимо для эффективного планирования и выполнения проектов. Координируйте работу многочисленных прямых подчиненных и участников многофункциональных команд, а также держите их в курсе дел при достижении целей и ключевых результатов с помощью одноименного шаблона. Мотивируйте новых сотрудников на успешную работу, составляя индивидуальные 90-дневные планы, в которых перечислены ключевые ресурсы и контрольные точки. Они помогут новичкам быстро освоиться и влиться в продуктивную командную работу.
