В вашем календаре достаточно много повторяющихся собраний: еженедельное собрание команды, ежемесячное собрание с участием всего коллектива или регулярные собрания по обсуждению проекта. Используйте этот шаблон протокола регулярного собрания, чтобы эти собрания проходили правильно, продуктивно и согласно заданию. С помощью шаблона регулярного собрания вы сможете задать повестку дня и отслеживать заметки, решения и список задач от собрания к собранию.
Как использовать шаблон «повестки еженедельных совещаний»
Шаг 1. Обрисуйте картину
Не стоит проводить собрание ради собрания. Один из способов поддерживать вовлеченность людей на регулярных встречах заключается в четком обозначении цели. Благодаря этому участники понимают, что это собрание занимает время в их календаре не просто так, а с определенной целью. В начале каждого собрания (независимо от того, сколько раз вы проводили его до этого) уделите немного времени, чтобы дать общее описание и представить цели, ключевых участников и порядок проведения. Запишите эту информацию в шаблоне в разделе Общее описание собрания, чтобы все видели контекст при просмотре протокола.
Шаг 2. Отслеживайте списки открытых задач
Вам кажется, что после каждого собрания ваш список задач только удлиняется? Это нормально и даже хорошо: значит, во время этих заседаний вы добились определенного успеха. Чтобы отобразить список всех открытых задач со всех собраний, используйте соответствующий макрос в разделе Список открытых задач этого шаблона. Просто введите «/отчет по задачам», и макрос соберет список всех невыполненных задач независимо от того, на каком собрании, вчерашнем или прошедшем два месяца назад, они были поставлены. Не забывайте как можно чаще отмечать галочкой выполненные задачи, чтобы все были в курсе того, что еще нужно сделать.
Шаг 3. Кратко запишите повестку дня
Хотите узнать секрет проведения продуктивного собрания? Мы скажем вам два слова: повестка дня. Прежде чем собирать всех вместе, вы должны иметь четкое представление о том, что необходимо обсудить и какие решения принять. Вы также должны заранее спросить у участников, нет ли у них вопросов, которые они хотели бы рассмотреть. Используйте в шаблоне раздел «Протокол собрания», чтобы записать дату собрания, отметить участников, а затем перечислить вопросы повестки дня. Это поможет вам расставить приоритеты в темах разговора и не сбиться с пути на собрании.
Шаг 4. Делайте подробные заметки
Приятно думать, что память безупречна, но все равно легко забыть, что происходило на очередном регулярном собрании. К каким решениям вы пришли? Какие задачи были поставлены? В последнем столбце раздела Протокол собрания отведено место для подробного описания хода собрания. Введите команду «/список задач», чтобы добавить и назначить задачи, и команду «/решение», чтобы записать решение, принятое на этом собрании. Не нужно ломать голову, пытаясь вспомнить подробности произошедшего.
Atlassian — это компания, разрабатывающая корпоративное программное обеспечение для разработчиков ПО, руководителей проектов и управления контентом.
