Шаблон протокола еженедельного собрания

Автор: ATLASSIAN

Гарантируйте продуктивность, эффективность и наличие записей регулярных совместных собраний

Использование шаблона
Шаблон протокола текущего собрания

В вашем календаре достаточно много повторяющихся собраний: еженедельное собрание команды, ежемесячное собрание с участием всего коллектива или регулярные собрания по обсуждению проекта. Используйте этот шаблон протокола регулярного собрания, чтобы эти собрания проходили правильно, продуктивно и согласно заданию. С помощью шаблона регулярного собрания вы сможете задать повестку дня и отслеживать заметки, решения и список задач от собрания к собранию.

Как использовать шаблон «повестки еженедельных совещаний»

Шаг 1. Обрисуйте картину

Не проводите собрание только ради того, чтобы регулярно собираться вместе. Один из способов поддерживать вовлеченность людей на регулярных собраниях заключается в четком обозначении цели. Благодаря этому участники понимают, что это собрание не просто занимает время в их календаре, но и имеет четкую цель. В начале каждого собрания (независимо от того, сколько раз вы проводили его до этого), уделите немного времени, чтобы дать общее описание и представить цели, ключевых участников и процессы этого собрания. Запишите эту информацию в шаблоне в разделе Общее описание собрания, чтобы все видели этот контекст при просмотре протокола.

Шаг 2. Отслеживайте списки открытых задач

Вам кажется, что вы выходите после каждого собрания с длинным списком задач? Это нормально. На самом деле, это хорошо, потому что это означает, что вы добились определенного успеха во время этих заседаний. Чтобы отобразить список всех открытых задач со всех собраний, используйте соответствующий макрос в разделе Список открытых задач этого шаблона. Просто введите «/отчет по задачам», и макрос соберет список всех невыполненных задач независимо от того, на каком собрании, вчерашнем или прошедшем два месяца назад, они были поставлены. Не забывайте как можно чаще отмечать галочкой выполненные задачи, чтобы все были в курсе того, что еще нужно сделать.

Шаг 3. Кратко запишите повестку дня

Хотите узнать секрет проведения продуктивного собрания? Мы скажем вам два слова: повестка дня. Прежде чем собирать всех вместе, вы должны иметь четкое представление о том, что необходимо обсудить и какие решения принять. Вы также должны заранее спросить у участников, нет ли у них вопросов, которые они хотели бы рассмотреть. Используйте в шаблоне раздел «Протокол собрания», чтобы записать дату собрания, отметить участников, а затем перечислить вопросы повестки дня. Это поможет вам расставить приоритеты в темах разговора и не сбиться с пути на собрании.

Шаг 3. Кратко запишите повестку дня

Шаг 4. Делайте подробные заметки

Как бы вам ни хотелось думать, что ваша память совершенна, вы все равно можете легко забыть, что происходило на каждом регулярном собрании. К каким решениям вы пришли? Какие задачи были поставлены? В последнем столбце раздела Протокол собрания отведено место для подробного описания хода собрания. Вы можете ввести команду «/список задач», чтобы добавить и назначить задачи, и команду «/решение», чтобы записать решение, принятое на этом собрании. Не нужно ломать голову, пытаясь вспомнить подробности произошедшего.


Atlassian — это компания, разрабатывающая корпоративное программное обеспечение для разработчиков ПО, руководителей проектов и управления контентом.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Мозговой штурм

    Планируйте, проводите и документируйте удаленные сеансы мозгового штурма для поиска очередной отличной идеи.

  • Capacity planning template

    ATLASSIAN

    Планирование производительности

    Постройте расчеты и определите приоритеты на основе фактов.

  • Decision template

    ATLASSIAN

    Принятие решений

    Этот шаблон позволит вам эффективно направлять команду в процессе принятия групповых решений на основе имеющейся информации.