Сокращение количества собраний с помощью Confluence
Большинство собраний — это пустая трата времени. Наконец-то мы об этом сказали! Этот факт не удивит тех, кто сидел (витал в облаках, занимался своими делами или даже спал) на очевидно бесполезном собрании.
Сколько у вас прошло сегодня собраний, которые на самом деле были просто обновлениями статуса или регулярными встречами без определенной повестки? Согласно исследованиям, 67 % сотрудников считают, что проводят на собраниях слишком много времени и это отвлекает от работы. Все это обходится дорого: американские компании тратят на бесполезные собрания 399 млрд $. Но если мы знаем, что собрания часто оказываются пустой тратой времени (и денег), зачем мы продолжаем их проводить?
Если вы не знаете, как сократить количество собраний, не беспокойтесь! Мы обратились к сообществу Atlassian за рекомендациями, решениями и проверенными на практике советами по сокращению количества собраний.
Выберите совместную работу в асинхронном режиме с помощью Confluence
СОВЕТЫ ПО ЗАМЕНЕ СОБРАНИЙ СОВМЕСТНОЙ РАБОТОЙ В АСИНХРОННОМ РЕЖИМЕ С ПОМОЩЬЮ CONFLUENCE
- Используйте коллекцию шаблонов для управления проектами, чтобы держать команду в курсе событий и согласовывать действия участников при совместной работе над проектом.
- Используйте макрос «Отчет о заданиях» для добавления, назначения и просмотра заданий.
- Используйте макрос «Отчет о решениях» для отслеживания решений, принятых командой.
- Используйте макросы для добавления на страницы Confluence информации о разработке, включая диаграммы и дорожные карты Jira.
- «Хочу дать добрый совет тем, кто использует Jira и Confluence для отслеживания работы и накопления знаний: чтобы уменьшить количество собраний, найдите время и создайте информативные обзорные страницы Confluence с использованием эффективных макросов и дашбоардов Jira. Создав для своих коллег такой центр, вы сэкономите много времени. Они будут уверенно браться за назначенную работу, зная, что ресурсы, на которые они ссылаются, включают самые полезные и актуальные сведения!» — говорит Эндрю Кендрис, лидер сообщества Atlassian.
Выберите инструмент общения
«Укажите предпочтительный [способ связи] с вами и подтвердите, что будете рады общаться таким образом, особенно если этот вопрос или разговор избавят вас от [участия в собрании]», — говорит Ник Бро, лидер сообщества Atlassian.
Создав единый достоверный источник информации для команды, можно повысить прозрачность работы, сэкономить время и даже предотвратить собрания благодаря надлежащему информированию всех участников. Подобным образом можно устранить путаницу и добиться большей согласованности действий, установив стандарты общения. С коллегами можно связаться бесчисленным множеством способов, поэтому важно показать, где именно должно проходить общение.
СОВЕТЫ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ОБЩЕНИЯ
- Воспользуйтесь сборником Atlassian Team Playbook для взаимодействия с заинтересованными лицами и создайте план общения внутри команды, где будет определена периодичность, аудитория и каналы передачи различной информации.
- Используйте инструменты для сотрудничества и управления работой, последовав примеру Карен Льюис (участник сообщества Atlassian). Ее команда обычно проводила сеансы обновления дорожной карты один раз за спринт, чтобы проинформировать участников о прогрессе. Теперь они могут получить необходимые сведения, воспользовавшись ссылкой на дорожную карту Jira.
- Настройте для команды интеграцию любимых инструментов общения с Confluence, чтобы просматривать и обновлять страницы Confluence, на которых ведут обсуждение участники.
- Отвечайте на комментарии и пользуйтесь предварительным просмотром ссылок Confluence в Slack с помощью приложения Confluence for Slack.
- Ведите протокол собрания Microsoft Teams и публикуйте его прямо в Confluence с помощью приложения Microsoft Teams for Confluence.
- Забудьте о скучных планерках — используйте Atlas и Confluence, как это делает участник сообщества Atlassian Джонатан Нолен. Его команда применяет Confluence для публикации развернутой информации, такой как разработка идей, обновление инструкций и политик коммуникации, а Atlas для краткого еженедельного информирования.
Шаблон протокола еженедельного собрания поможет придерживаться курса
«Мы стараемся проводить собрания только для того, чтобы уладить дела: справиться с задачей, получить помощь в устранении проблемы, принять решение и т. д. [Если] перед собранием у нас нет повестки, встреча обычно отменяется», — говорит Брант Шредер, лидер сообщества Atlassian.
Шаблон протокола еженедельного собрания позволяет легко составлять повестки, просматривать протоколы прошлых собраний, определять список задач и отслеживать результаты. С таким шаблоном у команд есть пространство для совместной работы в асинхронном режиме, поэтому собрания проходят коротко и по делу.
СОВЕТЫ ПО СОВМЕСТНОЙ РАБОТЕ НАД ПРОТОКОЛОМ СОБРАНИЯ В CONFLUENCE
Упорядочивайте протоколы собраний для удобства работы
«У нас есть страницы протоколов для разных типов собраний (например, встреча по статусу клиентов, совещание о внутреннем развитии), которые организованы в хронологическом порядке с помощью заголовков», — говорит Джаред Олсон, участник сообщества Atlassian.
Протоколы собраний полезны только в том случае, если к ним можно быстро обратиться для справки. Создайте систему для организации протоколов по цели, типу собрания или другим ключевым признакам, чтобы участники команды могли быстро и легко их найти.
СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛОВ СОБРАНИЙ
- Упорядочивайте страницы, вложения и разделы с помощью ключевых слов, например по типу собрания.
- Используйте макрос «Дерево страниц» для отображения связанных страниц, например всех протоколов собраний в проекте.
- Используйте макрос «Содержание», чтобы кратко описать представленную информацию и создать ссылки на заголовки страниц. Это поможет читателям быстро найти нужные сведения.
- Используйте макрос «Якорь» для создания ссылок на отдельные части страницы Confluence (а не только на заголовки).
Ограничьте продолжительность собраний
СОВЕТЫ ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ СОБРАНИЙ
- Выделите на собрание половину того времени, которое оно обычно занимает (например, 30 минут вместо одного часа).
- Для проведения актуальных и хорошо организованных собраний создавайте повестки и делитесь ими, чтобы участники не отклонялись от темы.
- Измените настройки календаря, чтобы по умолчанию сократить продолжительность собрания на пять или десять минут.
Соглашайтесь только на необходимые собрания
«Пока вы находитесь на встрече со мной, вы не можете выполнять работу, необходимую для продвижения проекта», — говорит Эндрю Кендрис, лидер сообщества Atlassian.
Этот подход может показаться простым, но если бы все действительно применяли его, то не тратили бы 31 час в месяц на непродуктивные собрания. Поэтому мы предлагаем вам усовершенствовать распорядок дня, чтобы не планировать собраний.
Для этого потребуется инфраструктура. Создайте систему, в которой инициатору запроса и приглашенным лицам потребуется определить необходимость собрания, прежде чем включить его в календарь. Форма запроса с приглашением или шаблон помогут всем сторонам критически оценить, можно ли получить тот же результат при совместной работе в асинхронном режиме. При этом участники будут чаще отклонять приглашения на собрание в пользу асинхронной совместной работы.
СОВЕТЫ ПО ОЦЕНКЕ НЕОБХОДИМОСТИ СОБРАНИЯ
- Дэйв Ляо, лидер сообщества Atlassian, советует: «Если кто-то попытается запланировать встречу с вами, попросите его заполнить короткую форму запроса на проведение собрания. Инициатор запроса должен в 1–2 предложениях описать свою потребность и указать, чего он ждет от встречи с вами. Будет лучше всего, если вы сможете решить запрос в асинхронном режиме».
-
Форма или шаблон содержат сведения о цели и задачах собрания, о том, какие материалы участники должны подготовить заранее, а также ссылки на необходимую справочную информацию. Если инициаторы запроса не смогут заполнить форму, не включайте собрание в календарь.
-
Назначьте день без собраний
СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ДЛЯ ПОГРУЖЕНИЯ В РАБОТУ
- Взвесьте разные варианты и выберите день недели, который будет свободен от собраний. Существуют данные в пользу понедельников без собраний, однако некоторые рекомендуют делать перерыв в середине недели или выделять время по пятницам для подведения итогов и подготовки к следующей неделе.
- Не ограничивайте себя одним днем в неделю: регулярно выделяйте в календаре интервалы для погружения в работу, чтобы ваши коллеги не планировали на это время собраний. Будет лучше всего, если они начнут вырабатывать у себя ту же привычку.
СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ДЛЯ НЕФОРМАЛЬНОГО ОБЩЕНИЯ УЧАСТНИКОВ КОМАНД
- Используйте страницу из книги Atlassian с описанием лучших виртуальных мероприятий по сплочению команды или проверенных ритуалов для укрепления связей между участниками.
- Используйте виртуальные эквиваленты неформального общения в офисе, например, беседы за чашкой кофе.
- Команда Джимми Седдона, лидера сообщества Atlassian, практикует «открытое 30-минутное общение [участников команды] в Zoom перед началом рабочего дня».
Выделяйте время на неформальное общение вне рамок собраний