Сокращение количества собраний с помощью Confluence
Просмотр тем
Большинство собраний — это пустая трата времени. Наконец-то мы об этом сказали! Этот факт не удивит тех, кто сидел (витал в облаках, занимался своими делами или даже спал) на очевидно бесполезном собрании.
Сколько у вас прошло сегодня собраний, которые на самом деле были просто обновлениями статуса или регулярными встречами без определенной повестки? Согласно исследованиям, 67 % сотрудников считают, что проводят на собраниях слишком много времени и это отвлекает от работы. Все это обходится дорого: американские компании тратят на бесполезные собрания 399 млрд $. Но если мы знаем, что собрания часто оказываются пустой тратой времени (и денег), зачем мы продолжаем их проводить?
Если вы не знаете, как сократить количество собраний, не беспокойтесь! Мы обратились к сообществу Atlassian за рекомендациями, решениями и проверенными на практике советами по сокращению количества собраний.
СОВЕТЫ ПО ЗАМЕНЕ СОБРАНИЙ СОВМЕСТНОЙ РАБОТОЙ В АСИНХРОННОМ РЕЖИМЕ С ПОМОЩЬЮ CONFLUENCE
- Используйте коллекцию шаблонов для управления проектами, чтобы держать команду в курсе событий и согласовывать действия участников при совместной работе над проектом.
- Используйте макрос «Отчет о заданиях» для добавления, назначения и просмотра заданий.
- Используйте макрос «Отчет о решениях» для отслеживания решений, принятых командой.
- Используйте макросы для добавления на страницы Confluence информации о разработке, включая диаграммы и дорожные карты Jira.
- «Хочу дать добрый совет тем, кто использует Jira и Confluence для отслеживания работы и накопления знаний: чтобы уменьшить количество собраний, найдите время и создайте информативные обзорные страницы Confluence с использованием эффективных макросов и дашбоардов Jira. Создав для своих коллег такой центр, вы сэкономите много времени. Они будут уверенно браться за назначенную работу, зная, что ресурсы, на которые они ссылаются, включают самые полезные и актуальные сведения!» — говорит Эндрю Кендрис, лидер сообщества Atlassian.
СОВЕТЫ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ОБЩЕНИЯ
- Воспользуйтесь сборником Atlassian Team Playbook для взаимодействия с заинтересованными лицами и создайте план общения внутри команды, где будет определена периодичность, аудитория и каналы передачи различной информации.
- Используйте инструменты для сотрудничества и управления работой, последовав примеру Карен Льюис (участник сообщества Atlassian). Ее команда обычно проводила сеансы обновления дорожной карты один раз за спринт, чтобы проинформировать участников о прогрессе. Теперь они могут получить необходимые сведения, воспользовавшись ссылкой на дорожную карту Jira.
- Настройте для команды интеграцию любимых инструментов общения с Confluence, чтобы просматривать и обновлять страницы Confluence, на которых ведут обсуждение участники.
- Отвечайте на комментарии и пользуйтесь предварительным просмотром ссылок Confluence в Slack с помощью приложения Confluence for Slack.
- Ведите протокол собрания Microsoft Teams и публикуйте его прямо в Confluence с помощью приложения Microsoft Teams for Confluence.
- Забудьте о скучных планерках — ставьте цели с помощью Confluence, как это делает участник сообщества Atlassian Джонатан Нолен. Его команда применяет Confluence для публикации развернутой информации, такой как разработка идей, обновление инструкций и политик коммуникации, а цели — для краткого еженедельного информирования.
СОВЕТЫ ПО СОВМЕСТНОЙ РАБОТЕ НАД ПРОТОКОЛОМ СОБРАНИЯ В CONFLUENCE
СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛОВ СОБРАНИЙ
- Упорядочивайте страницы, вложения и разделы с помощью ключевых слов, например по типу собрания.
- Используйте макрос «Дерево страниц» для отображения связанных страниц, например всех протоколов собраний в проекте.
- Используйте макрос «Содержание», чтобы кратко описать представленную информацию и создать ссылки на заголовки страниц. Это поможет читателям быстро найти нужные сведения.
- Используйте макрос «Якорь» для создания ссылок на отдельные части страницы Confluence (а не только на заголовки).
СОВЕТЫ ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ СОБРАНИЙ
- Выделите на собрание половину того времени, которое оно обычно занимает (например, 30 минут вместо одного часа).
- Для проведения актуальных и хорошо организованных собраний создавайте повестки и делитесь ими, чтобы участники не отклонялись от темы.
- Измените настройки календаря, чтобы по умолчанию сократить продолжительность собрания на пять или десять минут.
СОВЕТЫ ПО ОЦЕНКЕ НЕОБХОДИМОСТИ СОБРАНИЯ
- Дэйв Ляо, лидер сообщества Atlassian, советует: «Если кто-то попытается запланировать встречу с вами, попросите его заполнить короткую форму запроса на проведение собрания. Инициатор запроса должен в 1–2 предложениях описать свою потребность и указать, чего он ждет от встречи с вами. Будет лучше всего, если вы сможете решить запрос в асинхронном режиме».
-
Форма или шаблон содержат сведения о цели и задачах собрания, о том, какие материалы участники должны подготовить заранее, а также ссылки на необходимую справочную информацию. Если инициаторы запроса не смогут заполнить форму, не включайте собрание в календарь.
-
СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ДЛЯ ПОГРУЖЕНИЯ В РАБОТУ
- Взвесьте разные варианты и выберите день недели, который будет свободен от собраний. Существуют данные в пользу понедельников без собраний, однако некоторые рекомендуют делать перерыв в середине недели или выделять время по пятницам для подведения итогов и подготовки к следующей неделе.
- Не ограничивайте себя одним днем в неделю: регулярно выделяйте в календаре интервалы для погружения в работу, чтобы ваши коллеги не планировали на это время собраний. Будет лучше всего, если они начнут вырабатывать у себя ту же привычку.
СОВЕТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ДЛЯ НЕФОРМАЛЬНОГО ОБЩЕНИЯ УЧАСТНИКОВ КОМАНД
- Используйте страницу из книги Atlassian с описанием лучших виртуальных мероприятий по сплочению команды или проверенных ритуалов для укрепления связей между участниками.
- Используйте виртуальные эквиваленты неформального общения в офисе, например, беседы за чашкой кофе.
- Команда Джимми Седдона, лидера сообщества Atlassian, практикует «открытое 30-минутное общение [участников команды] в Zoom перед началом рабочего дня».
Выделяйте время на неформальное общение вне рамок собраний