Close

Шаблон протокола собрания

Автор: ATLASSIAN

Определяйте повестку совещания, делайте заметки и делитесь пунктами плана действий с командой

Использование шаблона
Шаблон протокола собрания

Выходя с совещания, любой из нас хоть раз думал: «Столько времени потрачено впустую». Обычно такое происходит, потому что совещание не имеет четкой цели или повестки, а также в случае, если присутствовать на нем вам было необязательно. Чтобы вы и другие участники могли лучше подготовиться к совещаниям, мы составили шаблон, собравший воедино все элементы, от которых зависит успех совещания: участников, задачи, повестку и составляющие плана действий. Шаблон поможет подготовиться к встрече, не отклоняться от темы, фиксировать важные замечания и принятые решения, а также сформировать план действий.

Сведения об использовании шаблона

Шаг 1. Сначала убедитесь, что совещание действительно необходимо

Никто не захочет полчаса, а то и больше, сидеть на совещании, если его суть можно кратко изложить в электронном письме. Используйте шаблон протокола собрания, чтобы заранее определить, есть ли необходимость в проведении совещания. Прежде чем планировать, спросите себя: какова цель встречи, есть ли повестка, смогут ли присутствовать нужные люди. 

Шаг 2. Выполните предварительную подготовку к совещанию

Прежде чем отправлять приглашения участникам, подготовьте повестку совещания, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для успешного результата. Укажите дату, участников и задачи совещания, в таблице перечислите темы для обсуждения и ответственных лиц. Приведите любые другие ссылки на информацию, которая может потребоваться участникам до или во время совещания. Если участникам следует предварительно ознакомиться с договорами, инструкциями и прочими документами, объем которых превышает четверть страницы, уведомите их об этом.

Шаг 3. Разошлите протокол собрания, чтобы потом сэкономить время

Те, кто отмечены на странице протокола собрания, получат уведомления в приложении Confluence и (или) по электронной почте, и смогут ознакомиться с вашими записями. Избавьте их от утомительного поиска, добавив страницу протокола в приглашение на совещание. Если в этом безумном мире вы верите только сухим данным, можете просмотреть аналитику по странице, где будут указаны все просмотревшие ее пользователи. Если кто-то из коллег еще не сделал этого (а обязательно должен), можно отправить ему дружеское напоминание.

Шаг 4. Определите время обсуждения каждого вопроса и назначьте ответственного за ведение протокола

Если вы не намерены делать это сами, назначьте ответственного, который будет в ходе совещания записывать обсуждаемые темы, намеченные действия и принятые решения. Как инициатор встречи, вы должны следить за ходом и временем обсуждения и без стеснения пресекать любые темы, не соответствующие повестке. После рассмотрения всех насущных вопросов проанализируйте основные выводы, определите дальнейшие шаги и согласуйте сроки выполнения запланированных действий.

Шаг 4. Определите время обсуждения каждого вопроса и назначьте ответственного за ведение протокола

Шаг 5. Организуйте все так, как удобно

Создайте страницу с помощью шаблона протокола собрания и позвольте Confluence позаботиться об остальном. Confluence автоматически ведет каталог всех протоколов на боковой панели для быстрого доступа к ним. Можно запустить родительскую страницу в дереве страниц и путем перетаскивания добавить страницы соответствующих собраний в любом удобном порядке. Не забудьте уведомить участников встречи о существовании такой страницы, чтобы они могли использовать ее в дальнейшем.


Atlassian — это компания, разрабатывающая корпоративное программное обеспечение для разработчиков ПО, руководителей проектов и управления контентом.

  • Brainstorming template

    Mural

    Мозговой штурм

    Планируйте, проводите и документируйте удаленные сеансы мозгового штурма для поиска очередной отличной идеи.

  • Capacity planning template

    ATLASSIAN

    Планирование производительности

    Постройте расчеты и определите приоритеты на основе фактов.

  • Decision template

    ATLASSIAN

    Принятие решений

    Этот шаблон позволит вам эффективно направлять команду в процессе принятия групповых решений на основе имеющейся информации.