Шаблон протокола собрания

Прежде чем отправлять приглашения участникам, подготовьте повестку совещания, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для успешного результата. Укажите дату, участников и задачи совещания, в таблице перечислите темы для обсуждения и ответственных лиц. Приведите любые другие ссылки на информацию, которая может потребоваться участникам до или во время совещания. Если участникам следует предварительно ознакомиться с договорами, инструкциями и прочими документами, объем которых превышает четверть страницы, уведомите их об этом.

Те, кто отмечены на странице протокола собрания, получат уведомления в приложении Confluence и (или) по электронной почте, и смогут ознакомиться с вашими записями. Избавьте их от утомительного поиска, добавив страницу протокола в приглашение на совещание. Если в этом безумном мире вы верите только сухим данным, можете просмотреть аналитику по странице, где будут указаны все просмотревшие ее пользователи. Если кто-то из коллег еще не сделал этого (а обязательно должен), можно отправить ему дружеское напоминание.

Если вы не намерены делать это сами, назначьте ответственного, который будет в ходе совещания записывать обсуждаемые темы, намеченные действия и принятые решения. Как инициатор встречи, вы должны следить за ходом и временем обсуждения и без стеснения пресекать любые темы, не соответствующие повестке. После рассмотрения всех насущных вопросов проанализируйте основные выводы, определите дальнейшие шаги и согласуйте сроки выполнения запланированных действий.

Создайте страницу с помощью шаблона протокола собрания и позвольте Confluence позаботиться об остальном. Confluence автоматически ведет каталог всех протоколов на боковой панели для быстрого доступа к ним. Можно запустить родительскую страницу в дереве страниц и путем перетаскивания добавить страницы соответствующих собраний в любом удобном порядке. Не забудьте уведомить участников встречи о существовании такой страницы, чтобы они могли использовать ее в дальнейшем.