Шесть способов сотрудничать эффективнее
Оставайтесь на одной волне и вместе добивайтесь большего
Представьте в своей руке связку воздушных шаров. Каждый из них представляет собой участника команды. Если вы разожмете кулак, ветер ожиданий и сроков унесет их в разные стороны или загонит на крону безнадежно высокого дерева.
Напротив, если вы свяжете шары вместе и будете крепко держать, даже ураган так просто не вырвет их из ваших рук. Нельзя контролировать ветер, но вы можете помочь команде идти в одной связке при любой погоде.
Управление проектами и совместная работа над ними: похожие, но не идентичные понятия
Не кажется ли вам, что «совместная работа над проектом» и «управление проектом» — это как будто одно и то же? Хотя между этими двумя понятиями есть точки пересечения, между ними есть и значительные различия.
Управление проектом — это то, что делают команды для создания рабочих процессов и достижения целей проекта, держа в уме все ограничения по ресурсам или времени. Это можно сравнить с тем, как сначала решают, как переместить воздушные шары из точки «А» в точку «Б», а затем следуют проложенному маршруту.
В совместной работе над проектом важно, как люди сотрудничают для выполнения работы. Вы должны крепко привязать воздушные шары, чтобы ветер не вырвал их у вас из рук. Совместная работа над проектом — это в первую очередь про «нас», людей, которые в ней участвуют.
Когда команды работают синхронно и во имя всеобщего блага, их эффективность возрастает. Ниже перечислено несколько удивительных преимуществ, которые может дать совместная работа.
Лицом к лицу
Теперь если вы чего-то (или кого-то) не видите, это не значит, что этого нет. Сейчас большая часть работы ведется в Интернете, и как никогда необходимо эффективное взаимодействие. Командам, для которых совместная работа стала второй натурой, лучше дается общение, когда участники находятся в разных часовых поясах, и им проще оставаться в курсе всех изменений, которые рано или поздно проникнут в любой проект.
Право голоса для всех
Тем, кто не любит быть в центре внимания, работа в группе покажется хорошей подстраховкой и шансом для роста над собой. Участники по-настоящему сплоченных команд получают большие возможности для обмена знаниями и мнениями.
Эффективность команды
Команды с высоким уровнем коммуникации остаются в курсе динамики проекта и на связи с основными действующими лицами, а также вовремя просят поддержки.
Шесть признаков низкого уровня совместной работы
Наверняка в вашей компании есть команды увлеченных профессионалов, которые выполняют каждый проект на отлично. Есть и другие, которым стоит поучиться у первых единству. Ниже вы ознакомитесь с явными признаками того, что команде не хватает сплоченности.
Стены повсюду
Некоторым командам сложнее сплотиться на рабочем месте, когда часть участников работает удаленно, на разных этажах или в разных зданиях, особенно когда совместная работа у них не в крови.
К тому же неприятности доставляет разрозненность, которая возникает и без всяких физических препятствий. Изолированные группы сотрудников редко общаются или взаимодействуют с другими подразделениями организациями, и у них часто таится информация, которая могла бы принести пользу другим командам. Преодоление разрозненности — это важный шаг на пути к созданию по-настоящему коллективной среды.
Чтобы решить эту проблему, некоторые компании сделали выбор в пользу совершенно открытых рабочих сред (в разных случаях это по-разному повлияло на совместную работу и производительность), однако нет ничего лучше, чем внедрить идею совместной работы в культуру компании. Вот как это делают в компании Atlassian.
Только я, никаких «мы»
Есть разница между тем, чтобы уйти с головой в работу и ставить ее превыше всего, и тем, чтобы направить усилия на успех всей команды. В каждой команде нужны ответственные исполнители, но из группы солистов не получится хора: настоящей совместной работы не будет.
Конкурирующие цели
Когда задано слишком много сроков, это укрепляет философию «солистов». Разумеется, ведь если цель конкретного человека отделена от общей цели команды (а тем более если она ей противоречит), важная работа выпадает из поля зрения. Без ясных общих целей работа над любым проектом быстро зайдет не туда. Это верный признак того, что команда не настроена на успешную совместную работу над проектом.
Борьба за лидерство
Вы когда-нибудь пытались заказать пиццу, чтобы пообедать всей командой? Если да, случалось ли вам остаться без обеда, потому что вы так и не выбрали соус, который устроит всех? Досадная ситуация. Когда слишком много человек хотят принимать решения, начинается хаос. Обсуждения повторяются по кругу, а команда топчется на месте, пока кто-нибудь не разрубит гордиев узел, приняв скоропалительное и, как потом может выясниться, неверное решение.
Часто ли это происходит в вашей организации? Подумайте над тем, чтобы создать и задокументировать процедуры принятия решений и тем самым помочь участникам команды действовать более согласованно.
Дублирование работы
Вложив несколько часов труда в проект, досадно осознавать, что кто-то уже выполнил вашу работу. Такое раздвоение — тревожный сигнал. Это означает, что совместная работа в команде далеко не на высоте. Сотрудники понапрасну тратят время, ресурсы и ценные навыки, дублируя друг друга. В этом случае просто необходимо наладить координацию работы.
Куда дальше?
Даже имея перед собой ясные цели, некоторые команды могут не знать, как их достичь. В крупных организациях, где команды настолько большие, что в их составе выделяют команды поменьше, цели корпоративного уровня могут быть предельно ясны, в то время как контрольные точки и способы достижения целей — иметь лишь смутные очертания. Если некоторые команды кружат на месте, вместо того чтобы идти вперед, возможно, им требуется помощь в координации.
Вводное руководство по совместной работе над проектами
Вернемся к нашим воздушным шарикам. Кажется, что объединить шары в одну связку несложно, но на самом деле существует способ, который гарантирует, что они не разлетятся. То же самое относится и к совместной работе. В некоторых командах считается, что уведомление команды по продажам о запуске нового дизайна бренда — это уже совместная работа, хотя на самом деле это всего лишь разговор (причем односторонний). Следующие приемы помогут вам наладить настоящие партнерские отношения в своей команде.
Максимальный акцент на целях
Озвучивайте цели снова и снова. Когда участники команды устанут слышать о них, значит, вы все сделали правильно. Если направление изменится, четко обозначьте новые цели и почаще напоминайте о них.
Мозговой штурм
Запрос на новые идеи и обратную связь
На каждом этапе работы над проектом (в ходе мозгового штурма, планирования и на собраниях) спрашивайте мнение команды и собирайте обратную связь. Предоставляйте слово «солистам» и участникам команды, которые привыкли отмалчиваться. Скорее всего, они охотнее поделятся знаниями, если их не будут перебивать более решительные коллеги.
Поговорим?
Разумеется, логичная и четкая коммуникация играет важнейшую роль в совместной работе над проектом (и служит ее основой). Однако мы используем слишком много разрозненных инструментов для связи друг с другом: электронная почта, чат, мессенджеры, комментарии в документах и т. д. Способ связи с командой так же важен, как и сама коммуникация. Сколько раз работа над проектом останавливалась, потому что, к примеру, никто не знал, что подтверждение находится в длинной переписке в Slack? На старте проекта или, что лучше, при формировании команды, согласуйте способы и частоту обмена новостями и комментариями.
Распределение заданий
Решите, кому что нужно добавить в свой список задач. Зафиксируйте свои решения и список задач документально. Можете назвать этот документ планом проекта. Обратившись к нему, каждый сможет понять свою роль в большом плане. К тому же вы сможете избежать неурядицы, когда, например, задание оказывается беспризорным или когда два человека выполняют одну и ту же работу.
Взаимопомощь
Работая на полную мощность, сплоченная команда может выдать столько идей, что лучшие окажутся погребенными в куче стикеров. Вести протокол собрания никогда не повредит. А еще лучше — использовать современный, доступный через Интернет инструмент для совместной работы с возможностью поиска. С помощью всего лишь одного средства вы сможете фиксировать итоги собрания, делиться ими с другими людьми и запрашивать отзывы.
Ваш ход
Чем сплоченнее люди работают над проектом, тем лучше результат — как для участников команды, так и для организации в целом.
С появлением технических инструментов все стало гораздо проще. Распределенные команды могут проводить сеансы мозгового штурма, даже когда их участники находятся в разных концах света, при помощи таких технологий, как конференц-связь и виртуальные доски. Приложения для отслеживания задач и проектов помогают командам определять приоритеты, руководителям — составлять планы на будущее, а аналитикам из отдела кадров — собирать, отфильтровывать и анализировать ценные данные.
С помощью виртуальных баз знаний и рабочих пространств для совместной работы самые разные команды могут находить информацию, отправлять материалы на хранение и вести работу над проектом. Добавьте в закладки это руководство по совместной работе, чтобы с максимальной пользой использовать эти инструменты и избежать путаницы.