Полное руководство по управлению проектами

Ключевые участники проектной команды

Каждый проект должен начинаться с определения ролей и обязанностей. Четкое понимание своих ролей в начале проекта настраивает команду на успех и помогает уложиться в сроки. В проекте бывают следующие роли.

• Менеджер проекта. Контролирует работу над проектом в целом и отвечает за его успех.
• Куратор проекта. Руководитель высшего звена, который поддерживает проект и тесно взаимодействует с менеджером проекта.
• Участник команды. Непосредственно выполняет задания проекта.
• Поставщик. Поставляет необходимые товары и услуги.
• Заинтересованная сторона. Лицо, заинтересованное в проекте. Выделяют две группы таких лиц.
  • Основная заинтересованная сторона. Выполняет непосредственную работу и активно участвует в проекте.
  • Неосновная заинтересованная сторона. Может иногда посещать собрания и вносить небольшой вклад в работу над проектом, не принимая ключевых решений.
• Невлиятельная заинтересованная сторона. Обладает информацией о проекте, но не участвует в работе и не имеет большого влияния на проект.
• Клиент. Лицо, которому адресован результат проекта (кроме проектов для внутренних нужд).

На что обращать внимание при оценке программного обеспечения для управления проектами

Выбор подходящего программного обеспечения для управления проектами может оказаться непростой задачей. Чтобы ваша команда получила максимальную отдачу от инструмента управления проектами, рекомендуется найти решение со следующими возможностями.

• Календарь с общим доступом для отслеживания контрольных точек и сроков проекта
• Совместный доступ к файлам и документам для удобства совместной работы
• Создание списков заданий и назначение заданий участникам команды
• Отслеживание выполнения проекта и создание отчетов
• Упрощение и оптимизация коммуникации между участниками команды и заинтересованными сторонами
• Оценка продолжительности и бюджета проекта
• Возможность комментирования заданий и предоставления отзывов участниками команды
• Создание автоматических напоминаний и уведомлений
• Настройка шаблонов проектов для оптимизации их создания
• Управление ресурсами и рабочей нагрузкой
• Отслеживание проблем и рисков
• Управление запросами на изменение
• Создание подробных отчетов
• Мониторинг производительности по проекту

Зачем использовать Confluence для управления проектами

Confluence выделяется на фоне конкурентов как коллективный центр знаний, который расширяет возможности управления проектами с помощью тысяч шаблонов, сценариев и интеграций, обеспечивающих максимальную гибкость и масштабируемость.

С Confluence вы получаете инструменты для управления знаниями, задачами и проектами, а также возможности для командной работы. Встройте доску Trello для управления проектами по системе Kanban, как компания Sprout Social. Или интегрируйте Confluence с Jira Work Management, чтобы использовать agile-подход к управлению проектами, как компания Castlight Health. В Jira очень просто планировать, отслеживать проекты и управлять ими. А Confluence повысит прозрачность и позволит централизованно хранить связанные с проектом обсуждения и ресурсы.

Масштабируйте по мере роста команды и компании

Решение Confluence разработано для активации управления проектами в технических и бизнес-командах, а также малом бизнесе, удаленных командах и компаниях уровня корпораций. Масштабируйте с помощью неограниченного количества экземпляров, чтобы обеспечить организационную независимость, разделить данные из соображений безопасности или настроить среду. Кроме того, Confluence обеспечивает безопасность, соответствие требованиям, производительность и надежность, необходимые для поддержки предприятий, в том числе SLA с гарантированным уровнем доступности, хранение данных на территории США, ЕС, Австралии или Германии, а также сертификаты GDPR, SOC2 и т. д.

Что происходит, когда участники команды уходят из вашей компании? Уходит ли их работа вместе с ними? Confluence защищает проектную работу от потерь, даже если сотрудники покидают компанию. Вы можете создавать права доступа, настраивать элементы управления и назначать роли администраторов.

Нельзя управлять тем, что невозможно измерить. В сочетании с Jira Work Management вы можете отслеживать прогресс и активность, а также создавать отчеты, помогающие оптимизировать рабочие и другие процессы проекта.

Управление проектами — двигатель производительности команды. Однако не все решения для управления проектами одинаково удобны. Узнайте, почему более 85 000 компаний используют Confluence.

Для достижения целей необходимо взаимодействовать с другими людьми, но большинству эффективное сотрудничество дается непросто. Совместная работа осложняется различными стилями общения, разными подходами к организации и многими другими факторами.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет командам видеть, над чем работают коллеги, каковы сроки выполнения задач, как индивидуальные задания вписываются в общий процесс работы над проектом, и многое другое. Отсюда вытекает его главное преимущество — более удобная и эффективная совместная работа над проектами.

Команда не поспевает за общением по электронной почте, в чате и комментариях. Информация теряется в разрозненных потоках.

Это лишняя трата времени, что плохо сказывается на проектах. Когда участникам команды необходимо черпать информацию из разрозненных источников, сроки срываются, задания теряются и нарастает путаница.

При использовании ПО для управления проектами все данные по проекту, от сроков и обновлений статуса до отзывов и вопросов, хранятся в одном общедоступном месте. Это позволяет упорядочить взаимодействие, чтобы каждый участник команды мог делиться знаниями и эффективно управлять их распространением.

Чтобы проекты достигали успеха, участники команды должны знать, за какие задания отвечают и к какому сроку их необходимо выполнить.

Проблема в основном связана с неясной зоной ответственности и нечеткими указаниями от менеджеров, но работа в многочисленных приложениях и инструментах только усложняет ситуацию.

Если задание требуется выполнить в одном приложении, а сотрудник большую часть времени проводит в другом, то он просто пропустит важное уведомление. Управление проектами с использованием одного программного обеспечения решает эту проблему, а также позволяет разбить выполнение больших и трудоемких проектов на отдельные шаги и этапы.

Вы сможете собирать задания в одном месте, назначать их компетентным участникам команды с определенным сроком выполнения, а они будут получать об этом уведомления.

Программное обеспечение для управления проектами становится главным источником информации, связанной с проектом. Документы, ресурсы, обновления, сроки, протоколы собраний и все остальные данные хранятся в одном месте. (Вот, например, удобный шаблон протокола собрания.) Это гарантирует, что вся необходимая информация доступна, структурирована и ее легко найти. Участники команды могут обнаружить необходимые сведения в кратчайшие сроки.

Сложите эти преимущества — и получите главное из них: команды могут выполнять свою работу быстрее. Намного быстрее.

С программным обеспечением для управления проектами участники команды могут без труда взаимодействовать друг с другом. Они знают, чего от них ждут и что делать дальше. Они могут легко найти нужную им информацию.

Совместная работа, как хорошо смазанный механизм, значительно сокращает потери времени. Доступный в Jira Work Management шаблон для управления проектами с проверенными рабочими процессами помогает командам быстрее приступить к работе, а не начинать каждый новый проект с чистого листа.

Выполнение работы не затягивается, потому что команде предоставлены ресурсы, необходимые для достижения быстрого и качественного результата.

Завершение проекта — не самоцель. Главное — реализовать проект, соответствующий поставленным задачам, бюджету и срокам.

Эти важные детали легко упустить из виду, когда вы загружены текущей работой над проектом, что и является основной проблемой. Если вы не будете внимательно следить за ограничениями и ожиданиями, то будете вынуждены менять график, перерасходовать бюджет и тратить усилия впустую из-за того, что участникам команды придется переделывать работу, чтобы вернуть проект в нужное русло.

ПО для управления проектами организует работу так, что вам будет проще отслеживать расходы и сроки. Кроме того, вы сможете создавать отчеты для мониторинга прогресса. Это позволит быстро обнаружить проблему, если вы что-то упустили.

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.