Пошаговое руководство по успешному управлению проектами
Завершайте больше проектов (испытывая меньше напряжения)
Что такое управление проектами? Это согласование процессов, инструментов, участников команды и навыков с целью выпускать проекты, которые соответствуют поставленной цели и даже превосходят ваши ожидания.
Вы с командой готовитесь взяться за масштабный проект. Ваша работа похожа на выстраивание длинного ряда костяшек домино — здорово, когда они эффектно укладываются по цепочке, и обидно, если что-то пойдет не так всего лишь из-за одного элемента.
Такие проекты — всегда смелое и увлекательное начинание. Вам может не терпеться взяться за дело. Может быть, вы скрестите пальцы на удачу, чтобы все сложилось само собой? Или потрете волшебную лампу, чтобы попросить помощи у джинна?
Сообщите нам, если вдруг эта магия сработает! И все же в реальности лучшим рецептом успеха в работе над крупным и немного пугающим проектом — умение эффективно им управлять.
Рекомендации по управлению проектами
Даже если вы придерживаетесь всех описанных выше этапов, на этом дело не заканчивается. Есть еще несколько рекомендаций, которые помогут сделать работу над проектом максимально беспроблемной.
Собрание по запуску проекта
На собрании по запуску проекта вы поставите цели, подробно опишете сроки и введете всех в курс дела.
Неважно, что команда уже сейчас готова ринуться в бой. Не пропускайте эту встречу. Вы заблаговременно устраните любую путаницу и сплотите команду вокруг общей цели.
Учет зависимостей в заданиях и ресурсах
Помните о цепочке домино и похожих на нее проектах? Это сравнение особенно актуально для крупных междолжностных проектов. Например, Дарья не может создать графические материалы, пока не получит контент от Дениса (зависимость заданий). Или Константин не может воспользоваться ПО, пока общую лицензию не освободит Дмитрий (зависимость ресурсов).
Задания проекта не существуют в изоляции, они могут зависеть друг от друга. Об этом важно помнить. Исследование PMI «Пульс профессии» 2018 г. показало, что провал проекта в 26 % случаев обусловлен зависимостями ресурсов, а 12 % приходятся на зависимости заданий.
Когда все задания и ресурсы взаимосвязаны, нужно понять, как их правильно организовать. Иначе цепочка домино может застрять.
Определение критического пути
Определение критического пути позволит предотвратить отставание от графика. Термин может вызывать ассоциации с фильмом-блокбастером, но на самом деле означает лишь самую длинную последовательность действий по выполнению проекта, зависимых друг от друга. Если вы столкнетесь с препятствием на пути или возникнет задержка, конечные сроки проекта окажутся под угрозой.
Критический путь позволяет найти в графике места для маневра и моменты, когда нужно во что бы то ни стало придерживаться заданных сроков.
Реалистичный график
Вы когда-нибудь слышали об ошибках планирования? Это явление обычно возникает из-за грубой недооценки времени, необходимого на выполнение заданий, и может вызвать серьезные упущения в графике.
Для проверки опирайтесь на графики предыдущих проектов. Если есть возможность, используйте ПО для учета рабочего времени, чтобы определить, сколько времени обычно занимает то или иное задание. Кроме того, попросите сотрудников проверить свои графики.
Использование ПО для управления проектами
Если участники команды разбирают бесконечные электронные переписки, чтобы найти нужную информацию, затягивание сроков неизбежно.
Вот почему удобно хранить документацию в ПО для управления проектами (например, в Jira), а также организовывать работу над проектом в ПО для управления знаниями (например, в Confluence). Этапы и задания проекта станут более наглядными, коммуникация будет вестись централизованно, а команда получит единый достоверный источник информации.
Четкие роли и обязанности
По данным компании Gallup, лишь около половины сотрудников точно знают, чего от них ждут на работе.
Чтобы отдача от команды была максимальной, ее участники должны делать именно то, для чего их пригласили в проект. Они должны понимать, каковы их роли и ожидаемый вклад.
Четкое распределение обязанностей настроит команду на достижение цели и внушит чувство личной ответственности. Кроме того, никто не будет наступать друг другу на пятки, а вы сможете сыграть на сильных сторонах каждого из сотрудников.
Процесс совместной работы
Единоличное управление проектом может привести к перенапряжению, поэтому лучше привлекать других участников команды. Кроме того, свежий взгляд на план проекта даст возможность оценить реалистичность графика и обнаружить упущенные из виду зависимости. Верьте в профессионализм своей команды и доверяйте их мнению, ведь именно их вы пригласили в проект.
Не занимайтесь планированием в одиночестве. Подключайте команду, чтобы вместе найти самые разумные решения и почувствовать причастность к общему делу.
Управление проектами: роли и обязанности
В проекте бывают следующие роли.
- Менеджер проекта. Контролирует работу над проектом в целом и отвечает за его успех.
- Куратор проекта. Руководитель высшего звена, который поддерживает проект и тесно взаимодействует с менеджером проекта.
- Участник команды. Непосредственно выполняет задания проекта.
- Поставщик. Поставляет необходимые товары и услуги.
- Заинтересованная сторона. Лицо, заинтересованное в проекте. Выделяют две группы таких лиц.
- Основная заинтересованная сторона. Выполняет непосредственную работу и активно участвует в проекте.
- Неосновная заинтересованная сторона. Может иногда посещать собрания и вносить небольшой вклад в работу над проектом, не принимая ключевых решений.
- Невлиятельная заинтересованная сторона. Обладает информацией о проекте, но не участвует в работе и не имеет большого влияния на проект.
- Клиент. Лицо, которому адресован результат проекта (кроме проектов для внутренних нужд).
Польза ПО для управления проектами
Технологии, как всегда, на вашей стороне. Исследование показало, что 77 % самых эффективных проектов управляются с помощью такого ПО. Несмотря на впечатляющую цифру, уровень внедрения ПО для управления проектами пока остается низким (его используют всего 22 % организаций).
В чем польза ПО для управления проектами? Оно помогает наладить работу благодаря следующим возможностям.
- Больше наглядности. Преодолев разрозненность, команды смогут получить целостное представление о проекте, в то же время не упуская из виду свои рабочие обязанности, индивидуальные сроки и не только.
- Оптимизированная коммуникация. Сэкономьте время на поиске информации. ПО для управления проектами позволяет централизованно хранить все ресурсы, обсуждение и переписку, касающиеся проекта.
- Меньше ошибок и неэффективной работы. Единый достоверный источник информации снижает вероятность недоразумений в проектной команде, а следовательно, и ошибок.
- Обновления в режиме реального времени. ПО предоставляет удобный доступ к самой актуальной информации о проекте и ходе работы над ним для всех сотрудников.
Why use Confluence for project management
Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.
Consolidate tools and centralize work
With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources.
Scale with team and company growth
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
Secure and protect work and knowledge
What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.
Analyze and optimize performance
You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.
Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.
Key benefits of project management
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
5. Boost efficiency
Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster.
With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.
Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project.
Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.
6. Track progress
You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.
Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.
Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.
