Пошаговое руководство по успешному управлению проектами

Что такое управление проектами и почему это важно?

Управление проектами — это действия по согласованию процессов, инструментов, участников команды и навыков с целью выпускать проекты, которые отвечают поставленной цели и требованиям.

Успешные проекты не падают с неба. В практике большинства организаций коэффициент проваленных проектов составляет примерно 70 %. Под провалом понимается несоответствие проекта изначальным целям.

Управление проектами повышает процент успеха. Оно позволяет команде целенаправленно прикладывать совместные усилия для достижения ясных целей, помогает повысить прозрачность и наглядность, оптимизировать коммуникацию и очертить область проекта. Благодаря этому команда имеет больше шансов завершить проект.

Довольно полезная штука, правда? Неудивительно, что по исследованию PwC 97 % организаций считают управление проектами очень важным фактором высоких результатов в бизнесе.

Плюсы: преимущества управления проектами

Почему управление проектами стоит вложенных сил и времени? Потому что у этого стратегического и систематического подхода есть ряд преимуществ.

1. Никакой путаницы

Если начать работу над проектом без предварительного обсуждения и планирования, вас быстро постигнет неудача. Сотрудники будут сомневаться в своих ролях и обязанностях, то и дело будут возникать недоразумения касательно сроков, и никто не будет знать точной цели проекта.

Эта ситуация знакома многим и, возможно, вам. В исследовании компании Geneca только 55 % опрошенных ответили, что четко понимают бизнес-цели своего проекта.

Это приводит к неудовлетворенности и пустой трате ресурсов. Многим из нас приходилось пересматривать или переделывать работу после того, как поступала дополнительная информация или мы лучше понимали проблему.

К счастью, управление проектами позволяет четко сформулировать цели и использовать отлаженные системы для работы. Все сотрудники остаются в курсе происходящего и действуют сплоченно и сообща, не переделывая свою работу снова и снова.

2. Управление областью проекта и бюджетом

Перерасход средств, выделенных на проект, встречается пугающе часто. Только в сфере ИТ компания McKinsey обнаружила среднее превышение бюджета на 45 % для крупных ИТ-проектов. Перерасход времени для таких проектов составил 7 %.

Ну и ну. Такие сложности могут до предела истощить ваши бюджет и ресурсы. К счастью, эффективное управление проектами помогает достичь большей гибкости.

На первых этапах процесса управления проектом (инициация и планирование) требуется определить реалистичный бюджет, сроки и область проекта, прежде чем выполнять задания проекта. Так вы составляете план, максимально приближенный к действительности.

Трудности: проблемы управления проектами

Почему управление проектами стоит вложенных сил и времени? Потому что у этого стратегического и систематического подхода есть ряд преимуществ.

1. Больше затрат времени

Вашей команде не терпится сразу взяться за проект. Более того, она привыкла поступать именно так. Но управление проектом требует дополнительных шагов, а значит, и времени.

Процесс управления проектом предусматривает целый ряд этапов (которые мы скоро рассмотрим), и пара из них предшествует непосредственной работе.

Команды, которые всегда решали проблемы по мере поступления, могут не сразу привыкнуть к такому подходу.

2. Более четкие ожидания

При эффективном управлении проектом вы четко определите цели, сроки, роли и не только.

Это сделает сотрудников более ответственными, что в общем-то хорошо (ведь 94 % сотрудников считают, что их коллеги часто избегают своих обязанностей).

Однако иногда ожидания могут сковывать и ограничивать. Творческие команды привыкли к большей свободе, и им может быть особенно трудно вписаться в рамки.

Каскадная модель управления проектами

Если говорить о традиционном, поэтапном управлении проектами, то это — каскадная модель. По этой методике работа над проектом разбивается на этапы. Когда заканчивается один, начинается другой. Этапы не пересекаются во времени.

Этот метод стоит применять для длительных проектов с однозначными сроками и строгим порядком выполнения.

Обычно применяется в строительстве. Для постройки дома необходима четкая последовательность действий. Например, нельзя возвести крышу, пока не залит фундамент.

Управление проектами по гибкой методологии Agile

Подход к управлению проектами по методике Agile итеративный и более гибкий, чем каскадный. Проект делится на части, которые отрабатываются за короткие приемы (спринты). После каждого спринта команда снова оценивает текущую работу и вносит любые необходимые коррективы, чтобы не отклоняться от цели.

Этот метод стоит применять для нечетко определенных проектов, которые требуют гибкости.

Обычно применяется в разработке ПО. Эта методика впервые стала использоваться в этой сфере и позволила разработчикам создавать высококачественное ПО благодаря регулярному тестированию и корректировке.

Бережливое управление проектами

Если вы слышали о принципах бережливого производства, то знайте, что на них основано и бережливое управление проектами. Цель этой методики — увеличить выпуск и ценность продукта с минимумом потерь. Чтобы использовать методику, нарисуйте схему потока создания ценности, который представляет собой действия по выполнению проекта. Затем тщательно исследуйте поток, чтобы найти и устранить действия, которые не добавляют ценности. Так вы упростите и оптимизируете процесс работы над проектом, сделав его максимально эффективным.

Этот метод стоит применять для проектов, которые требуют быстрой поставки результатов.

Обычно применяется в материальном производстве. При производстве материальных товаров важно допускать как можно меньше непроизводительных потерь, чтобы сократить расходы и увеличить прибыль. Вот почему этот подход так популярен в производстве, особенно в автомобильной промышленности.

Этапы управления проектами

Представьте, что запускаете проект с нуля. Управление проектом начинается не с отметок напротив выполненных задач в контрольном списке. Для начала нужно заложить фундамент.

Исходя из этих соображений, Институт управления проектами (PMI) выделил пять четких этапов управления проектами.

Этап 1. Инициация

Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создать стратегию по выполнению проекта, нужно рассмотреть проект в широком контексте. На этом этапе необходимо ответить на такие вопросы, как перечисленные ниже.

• Каков бизнес-сценарий проекта?
• Осуществим ли проект?
• Стоит ли за него браться?

Проще говоря, на этом этапе вы решите, стоит ли начинать проект, прежде чем вкладывать в него ресурсы.

Этап 2. Планирование

Если вы решите двигаться дальше, то перейдете к этапу планирования. Здесь начинается самое интересное: вы разработаете подробный план проекта, которому будете следовать вместе со всей командой. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.

• Какова цель проекта?
• Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
• Какова область проекта?
• Каков бюджет?
• Каковы риски?
• Кто из команды будет задействован?
• Какие задачи будут стоять?
• Какие контрольные точки нужно пройти?

На этом этапе вы убедитесь, что ожидания всех участников команды в отношении проекта совпадают, прежде чем начать работу. Если вам покажется, что вы увязли в деталях, то это не так. Тщательная проработка стоит усилий и позволяет достичь большей согласованности.

Этап 3. Выполнение

Возьмите кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! Закатайте рукава и, руководствуясь планом проекта, приступайте к заданиям. На этом этапе вы будете делать следующее.

• Распределять ресурсы.
• Контролировать выполнение заданий исполнителями.
• Проводить планерки.
• Настраивать системы отслеживания.

На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.

Этап 4. Мониторинг

Одно наличие плана не гарантирует, что все сложится само собой. План может быть похож на личный бюджет, который бесполезен, если не следить внимательно за денежными тратами.

Поэтому необходимо контролировать ход работы над проектом, чтобы оставаться на верном пути. Необходимо сравнивать KPI проекта с целевыми значениями, определенными на этапе планирования.

Что делать, если вам кажется, что работа над проектом зашла не в то русло или произошло расширение области проекта? Проведите переоценку. Вы можете пересмотреть свои действия либо сам план проекта. Этим и хорош мониторинг — проведением регулярных контрольных оценок.

Этап 5. Завершение

На этом этапе вы доработаете любые шероховатости. Нужно сделать следующее.

• Провести ретроспективу для оценки проекта.
• Подготовить итоговый отчет по проекту.
• Собрать и сохранить необходимую документацию по проекту в надежном месте (в качестве пространства для совместной работы над документами отлично подойдет Confluence).

С помощью этих действий вы подведете официальную черту под проектом, а кроме того, обеспечите простой доступ к результатам и наработкам на случай такой необходимости в будущем.

Рекомендации по управлению проектами

Даже если вы придерживаетесь всех описанных выше этапов, на этом дело не заканчивается. Есть еще несколько рекомендаций, которые помогут сделать работу над проектом максимально беспроблемной.

Собрание по запуску проекта

На собрании по запуску проекта вы поставите цели, подробно опишете сроки и введете всех в курс дела.

Неважно, что команда уже сейчас готова ринуться в бой. Не пропускайте эту встречу. Вы заблаговременно устраните любую путаницу и сплотите команду вокруг общей цели.

Учет зависимостей в заданиях и ресурсах

Помните о цепочке домино и похожих на нее проектах? Это сравнение особенно актуально для крупных междолжностных проектов. Например, Дарья не может создать графические материалы, пока не получит контент от Дениса (зависимость заданий). Или Константин не может воспользоваться ПО, пока общую лицензию не освободит Дмитрий (зависимость ресурсов).

Задания проекта не существуют в изоляции, они могут зависеть друг от друга. Об этом важно помнить. Исследование PMI «Пульс профессии» 2018 г. показало, что провал проекта в 26 % случаев обусловлен зависимостями ресурсов, а 12 % приходятся на зависимости заданий.

Когда все задания и ресурсы взаимосвязаны, нужно понять, как их правильно организовать. Иначе цепочка домино может застрять.

Определение критического пути

Определение критического пути позволит предотвратить отставание от графика. Термин может вызывать ассоциации с фильмом-блокбастером, но на самом деле означает лишь самую длинную последовательность действий по выполнению проекта, зависимых друг от друга. Если вы столкнетесь с препятствием на пути или возникнет задержка, конечные сроки проекта окажутся под угрозой.

Критический путь позволяет найти в графике места для маневра и моменты, когда нужно во что бы то ни стало придерживаться заданных сроков.

Реалистичный график

Вы когда-нибудь слышали об ошибках планирования? Это явление обычно возникает из-за грубой недооценки времени, необходимого на выполнение заданий, и может вызвать серьезные упущения в графике.

Для проверки опирайтесь на графики предыдущих проектов. Если есть возможность, используйте ПО для учета рабочего времени, чтобы определить, сколько времени обычно занимает то или иное задание. Кроме того, попросите сотрудников проверить свои графики.

Использование ПО для управления проектами

Если участники команды разбирают бесконечные электронные переписки, чтобы найти нужную информацию, затягивание сроков неизбежно.

Вот почему удобно хранить документацию в ПО для управления проектами (например, в Jira), а также организовывать работу над проектом в ПО для управления знаниями (например, в Confluence). Этапы и задания проекта станут более наглядными, коммуникация будет вестись централизованно, а команда получит единый достоверный источник информации.

Четкие роли и обязанности

По данным компании Gallup, лишь около половины сотрудников точно знают, чего от них ждут на работе.

Чтобы отдача от команды была максимальной, ее участники должны делать именно то, для чего их пригласили в проект. Они должны понимать, каковы их роли и ожидаемый вклад.

Четкое распределение обязанностей настроит команду на достижение цели и внушит чувство личной ответственности. Кроме того, никто не будет наступать друг другу на пятки, а вы сможете сыграть на сильных сторонах каждого из сотрудников.

Процесс совместной работы

Единоличное управление проектом может привести к перенапряжению, поэтому лучше привлекать других участников команды. Кроме того, свежий взгляд на план проекта даст возможность оценить реалистичность графика и обнаружить упущенные из виду зависимости. Верьте в профессионализм своей команды и доверяйте их мнению, ведь именно их вы пригласили в проект.

Не занимайтесь планированием в одиночестве. Подключайте команду, чтобы вместе найти самые разумные решения и почувствовать причастность к общему делу.