Эффективный процесс принятия решений: исчерпывающее руководство для успешной команды
Вспомните самые успешные команды, с которыми вам приходилось иметь дело. Что у них общего? Вполне вероятно, что они хорошо работали вместе, руководствуясь общим видением и пониманием. Возможно, казалось, что они принимают правильные решения без особых усилий. Эффективное принятие решений оказывает определяющее влияние на успешность команды и проекта. Однако для этого требуются подготовка, уверенность в себе и правильные инструменты.
В Atlassian в качестве инструмента управления знаниями для поддержки любых процессов принятия решений — от мозгового штурма до документирования окончательных решений — используется Confluence.
Важность эффективного принятия решений
Для принятия эффективных решений (как при работе над проектами, так и при планировании) требуется постоянная практика. Именно так закладывается основа успеха. Небольшие и быстрые решения обычно можно переиграть, а вот решения, имеющие большое влияние, не отличаются подобной гибкостью. Именно поэтому умение взвешивать варианты, риски и возможности необходимо тренировать и совершенствовать.
Независимо от выбираемых методов и стиля руководства, важно заручиться поддержкой всей команды и разработать четкие процессы, которые можно будет эффективно использовать в дальнейшем.
Четыре типа принятия решений
При определении начальной точки процесса принятия решений полезно опираться на наиболее подходящий из четырех типов принятия решений с учетом конкретной ситуации. Выделяют следующие четыре типа принятия решений.
- Авторитарный: лидер контролирует процесс и принимает решения. Принимаемые решения не обсуждаются или обсуждаются незначительно.
- Консенсус: лидер остается безучастным и позволяет команде прийти к групповому консенсусу, с которым будут согласны все участники. Группа принимает решения единогласно на основе своего мнения и опыта.
- Демократический: лидер отстраняется и позволяет группе выбрать решение путем голосования. Не все участники группы будут согласны, но они готовы подчиниться принятому решению.
- Консультативный: лидер собирает советы и мнения участников группы и использует их для принятия окончательного решения. Лидер может прислушаться к советам и предложениям группы.
Выбор процесса принятия решений может быть очевиден — например, авторитарное решение уместно при определении годового бюджета на маркетинг. Однако при принятии решений, влияющих на повседневную или долгосрочную работу команды, лучше, чтобы участники внесли более весомый вклад.
Например, при планировании мероприятия для клиента с жесткими сроками и бюджетом от вашей группы может потребоваться информация, которой вам недостает. В этом случае стоит прийти к консенсусу или проконсультироваться, чтобы учесть опыт группы в окончательном решении и обеспечить комфортное выполнение обязательной работы для всех участников.
Возможно, команда захочет выбрать определенный день недели, который будет свободным от собраний. В этом случае участники могут провести обсуждение, совместно принять демократическое решение и соблюдать его в будущем.
Техники, стили и подходы к принятию решений
Знание своего стиля принятия решений не помешает вам принимать обоснованные решения. Хотя у всех нас есть личная и профессиональная интуиция, которой можно доверять, эффективное принятие решений строится на анализе, исследованиях и фактах. Опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией PwC, показал, что организации, принимающие решения на основе данных, видят улучшения от этих решений в три раза чаще, чем те, кто меньше опирается на данные.
Существует бесчисленное множество моделей принятия решений, и выбор подходящего варианта зависит от состава вашей команды и стиля руководства. Многие команды предпочитают SWOT-анализ, в котором описываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы решения для точной оценки его рисков и преимуществ.

Используйте шаблон Atlassian для SWOT-анализа в Confluence
Этапы процесса принятия решений
Первое, что необходимо сделать при принятии решения, — определить, какую проблему нужно решить команде. Создайте страницу в Confluence, где можно визуализировать проблему и узнать, кто отвечает за ее решение. Четкое изложение проблемы поможет каждому понять, какое решение необходимо принять и почему. Каковы последствия этой проблемы? Какие цели подтвердят, что решение было успешным?
Затем подробно разберитесь с проблемой. Соберите информацию о ее причинах и препятствиях к ее решению. Могут пригодиться маркетинговые исследования, данные компании, личная информация и актуальные новости. Составьте таблицу с описанием рисков и преимуществ потенциальных решений, чтобы заранее подготовить команду.
Попросите команду ознакомиться с этим планом и сразу предоставить обратную связь, чтобы выявить все пробелы или препятствия до начала проработки проблемы. Участники также могут внести свой вклад в ваше исследование и предоставить дополнительную информацию, которую вы не учли.
Оцените варианты, которые предлагает ваша команда, и используйте систему принятия решений. Возможно, вам потребуется провести групповую работу или дополнительную оценку — здесь-то и пригодится система. Или вы обнаружите, что первоначально выбранная вами система, например SWOT-анализ, недостаточно хороша для принятия нужного вам решения. Поощряйте участников команды предлагать подходящие системы, обеспечивающие прозрачность принятия решений и позволяющие четко определить рабочую нагрузку.
Затем используйте инструменты управления проектами, такие как Trello или Jira Work Management, чтобы внедрить, проверить и контролировать принятое решение. Продолжайте документировать прогресс в Confluence, чтобы обратиться к своим записям в будущем и воспроизвести или улучшить достигнутые результаты.
Популярные алгоритмы принятия решений
DACI. В рамках этого алгоритма вы вместе с командой будете принимать решения и определять роли по процессу, включая драйвера, утверждающее лицо, помощников и информируемых лиц. Используйте имеющиеся данные и знания, чтобы обосновать то или иное решение.
Вычленение проблемы. Вместе с командой сформулируйте проблему и предложите решение (оно должно быть кратким и понятным, а также отражать мнение всех участников). Это поможет лучше понять проблему и дать ей более точное определение, а также согласовать подход команды к работе над ней. Затем вы можете собрать группу избранных заинтересованных сторон, чтобы принять правильное решение.
Расстановка приоритетов. Иногда правильное решение подразумевает компромисс. Чем вы готовы пожертвовать? Прежде чем приступить к проекту, вместе с командой определите ограничения, блокеры и приоритеты, чтобы подготовить решения до возникновения препятствий.
OKR. Принимайте решения с учетом конкретной цели. OKR рассчитаны на непрерывный рост и могут служить ориентиром, который поможет не сбиться с курса при принятии отдельных решений по проекту.
Принятие решений в Confluence
Независимо от того, какую модель вы выберете, команда сможет совместно создать и задокументировать алгоритм принятия решений в Confluence. У нас есть шаблоны для DACI, форма анализа SWOT, шаблон дизайнерских решений, таблица для голосования и многое другое.

В шаблоне можно распределить обязанности между ролями, такими как владелец, автор и утверждающее лицо, а также отметить этих участников непосредственно на странице. Участники команды могут добавлять комментарии, делиться ссылками и распространять файлы в рамках таблицы вариантов, помогая коллективу находить ценные ресурсы и принимать более обоснованные решения. Закрепите эту страницу Confluence в Atlas в качестве справочного документа, чтобы в дальнейшем информировать всех, кто принимает участие в инициативе.
Затем сохраните документацию по процессу в виде записи и делитесь ею с участниками команды и заинтересованными сторонами, чтобы они могли понять, почему приняты те или иные решения, и поддержать вас в том, как они выполняются. Чем подробнее будет документ, тем проще будет повторить этот успешный процесс в будущем.