Изучение задач проекта в управлении проектами

Что такое цели проекта?

Цели проекта — это конкретные измеримые результаты, которых должен достичь проект за определенный период времени. Они проясняют назначение проекта и служат для команды ориентиром на пути к его успешному завершению. Формулирование целей проекта имеет в управлении проектами большое значение, поскольку они существенно влияют на принятие решений и планирование ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Важные составляющие целей проекта — измеримые критерии и ключевые показатели эффективности (KPI). Такие факторы, как соблюдение рамок бюджета, стандарты качества и своевременное завершение, служат ориентирами для оценки общего успеха проекта.

Задачи и цели проекта

Хотя менеджеры проектов часто используют эти термины как синонимы, цели и задачи проекта играют разные роли при планировании проектов. Цели подробно описывают желаемый результат проекта и тесно связаны с бизнес-задачами. Они определяют направление проекта и вдохновляют участников команды.

Задачи проекта лаконичны и максимально конкретны. Конечные результаты проекта четко определяют его задачи. Именно они однозначно указывают, каким должен быть итог проекта. Следующие примеры поясняют это различие.

• Задача проекта: в течение следующих двух месяцев добавить в интерфейс продукта пять новых каналов для отправки и просмотра клиентских отзывов.

• Цель проекта: улучшить механизм передачи клиентских отзывов команде разработчиков, чтобы оперативно решать проблемы.

Задачи и область проекта

Область и задачи проекта — это отдельные, но взаимосвязанные элементы управления проектами. Область проекта определяет, какую работу необходимо выполнить для его завершения, включая задания и ожидаемые результаты. Она задает границы и масштаб проекта.

Задачи проекта описывают конкретные результаты, на достижение которых направлен проект. Они являются критериями успеха и позволяют сосредоточивать усилия строго в области проекта. Следующие примеры поясняют это различие.

• Цель проекта: разработать и запустить к концу года удобное мобильное приложение с определенными основными функциями.

• Область проекта: проект включает разработку, тестирование и запуск приложения. Проект не предусматривает проведения маркетинговых мероприятий и предоставления технической поддержки после запуска приложения.

Цели и контрольные точки проекта

Цели и контрольные точки — это важные элементы управления проектами, однако их роли отличаются. Цели описывают основные результаты, которых необходимо достичь по итогу проекта. Они определяют направление развития и назначение проекта.

В свою очередь, контрольные точки — это вехи реализации проекта, отмечающие завершение критически важных этапов. По контрольным точкам можно следить за соблюдением графика проекта, при этом необязательно знать, какой объем работ нужно выполнить для достижения каждой из них.

Следующие примеры поясняют это различие.

• Цель проекта: к 23 июня получить 20 000 ответов на приглашение принять участие в нашем виртуальном мероприятии.

• Контрольная точка проекта: 8 июня запустить веб-страницу для продвижения предстоящего виртуального мероприятия.

Типы целей проекта

Существуют различные категории целей проекта в зависимости от их направленности и назначения. К распространенным типам целей проекта относятся следующие.

• Цели, основанные на сроках, помогают установить сроки выполнения контрольных точек проекта.
• Цели в области производительности направлены на достижение конкретных результатов или стандартов качества.
• Цели в области качества определяют желаемый уровень качества результатов проекта.
• Бизнес-цели позволяют согласовать проект с принципами компании, чтобы повысить вероятность успеха.
• Финансовые цели определяют бюджетные ограничения и финансовые задачи проекта.
• Цели в области соответствия нормативным требованиям обеспечивают соответствие проекта законам, нормативным актам и отраслевым стандартам.

Преимущества четко определенных целей проекта

Цели проекта служат основой для тщательного планирования, успешного выполнения проектов и их согласования с целями компании. Когда участники команды не имеют четкого представления о том, как их работа соотносится с проектом и целями компании, мотивация и вовлеченность снижаются. Четкие цели проекта позволяют участникам команды постоянно оценивать свою работу и при необходимости вносить коррективы, что способствует общему успеху проекта.

Целенаправленность и сосредоточенность

Цели служат ясным ориентиром для определения области проекта и помогают команде понять, чего требуется достичь. Они служат дорожной картой, позволяющей направить усилия на выполнение конкретных задач.

Измеримые результаты

Цели часто включают измеримые критерии и ключевые показатели эффективности. Это позволяет количественно оценить, достигает ли проект желаемых результатов.

Информирование заинтересованных сторон

Четко определенные цели помогают согласовать ожидания и усилия различных заинтересованных сторон, участвующих в проекте, чтобы все стремились к одной общей цели. Это имеет решающее значение для общего успеха проекта и удовлетворения всех заинтересованных сторон.

Эффективное принятие решений

Цели служат основой для принятия обоснованных решений на протяжении всего жизненного цикла проекта. Четко понимая цели проекта, менеджеры проектов и участники команд могут принимать обоснованные решения, соответствующие общим целям и приоритетам.

Как определить четкие цели проекта

Определение четких целей проекта — важный шаг в процессе управления проектом. Это должно происходить на этапе планирования проекта при участии ключевых заинтересованных сторон, чтобы цели проекта отражали мнение команды.

Часто за основу для постановки эффективных целей проекта берут систему SMART, которая задает критерии четких и выполнимых целей.

• Цели должны быть конкретными и четко определять необходимый результат.
• Они должны быть измеримыми и задавать критерии для количественной оценки прогресса.
• Цели должны быть достижимыми, чтобы гарантировать возможность и реалистичность их выполнения в условиях ограничений проекта, включая время, ресурсы и навыки.
• Они должны быть актуальными и соответствовать общим целям проекта и миссии компании.
• Цели должны быть ограниченными по времени и иметь определенный период или срок исполнения.

Эта система делает постановку целей понятнее, тем самым обеспечивая основу для эффективного планирования, мониторинга и оценки на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Примеры эффективных целей проекта

Эффективные цели в управлении проектами должны соответствовать приведенным выше критериям SMART. Можно привести следующие примеры целей проекта.

Пример A

Конкретная: повысить удовлетворенность клиентов на 20 % в следующем квартале.

Измеримая: отследить ключевые показатели удовлетворенности клиентов за предыдущие кварталы и сравнить их с ключевыми показателями эффективности текущего квартала.

Достижимая: сосредоточиться на конкретных аспектах процессов обслуживания и поддержки клиентов.

Актуальная: повысить уровень удовлетворенности клиентов в соответствии с общей целью обеспечения превосходного обслуживания клиентов.

Ограниченная по времени: провести оценку этой цели в конце квартала.

Пример B

Конкретная: завершить проект по переработке дизайна сайта к концу финансового года.

Измеримая: достичь контрольных точек и завершить все работы до установленного срока.

Достижимая: добавить элементы и функции в рамках возможностей команды по переработке дизайна.

Актуальная: повысить эффективность сайта в соответствии с ориентацией компании на современный и удобный интерфейс.

Ограниченная по времени: установить четкий срок завершения проекта к концу финансового года.

Инструменты для определения целей проекта

Для эффективного определения целей проекта пригодятся некоторые инструменты и методики. Команды могут провести SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз) для выявления внутренних и внешних факторов, которые могут оказывать влияние на проект. Инструменты для составления ассоциативных карт помогают проводить визуальный мозговой штурм для генерации и систематизации идей, а взаимодействие с заинтересованными сторонами дает возможность собрать мнения о целях проекта.

Чтобы упростить выполнение этих задач, команды могут использовать онлайн-платформы для совместной работы, такие как инструменты управления проектами Confluence, которые позволяют вести совместную работу команды в режиме реального времени и формируют среду для определения и переопределения целей проекта.

Определение целей проекта с помощью Confluence

Confluence — это общее рабочее пространство, которое позволяет командам создавать, систематизировать, находить информацию и обмениваться ею. Внутри этого продукта информация организована в виде разделов, содержащих страницы, доски, видеосообщения и базы данных. Confluence обеспечивает доступ к информации, которая помогает командам совершенствоваться, взаимодействовать и упрощать работу, способствующую достижению целей.

Благодаря таким функциям, как доски для визуализации работы, возможности редактирования и комментирования в режиме реального времени, уведомления и шаблон SMART-целей, Confluence служит единым достоверным источником информации вашей компании для совместной работы по определению и реализации целей проектов.

В Confluence предусмотрены типы контента для всех этапов процесса управления проектами. Например, на этапе разработки идей, пока цели еще не определены, могут очень пригодиться доски. А сформулированные цели можно опубликовать на странице Confluence вместе с обзорным видеороликом (через Loom), чтобы все участники команды действовали заодно.

Попробуйте Confluence

Цели проекта: часто задаваемые вопросы

В чем разница между целями, назначением и областью проекта?

Цели проекта — это конкретные и измеримые положения, определяющие деятельность по проекту и оценку успеха. Назначение проекта — более широкое понятие, выражающее общую концепцию проекта. Область проекта определяет границы проекта: что в него включено, а что исключено.

Почему цели проекта важны для управления проектами?

Цели проекта играют решающую роль в определении направления, ориентации и критериев успеха проекта. Они направляют процесс принятия решений, способствуют разумному планированию и позволяют повысить общую эффективность и результативность реализации проектов.

Какие трудности обычно возникают при определении целей проекта?

Определение целей проекта — важный этап управления проектом, но он может вызывать сложности из-за различных факторов. Недостаточная активность заинтересованных сторон может привести к постановке неполных целей. Этого можно избежать, привлекая заинтересованные стороны к участию в собраниях команды на ранних этапах проекта. Размытые ожидания могут привести к недопониманию и расхождениям. Частая коммуникация, четкие ожидаемые результаты и система SMART помогут решить эту проблему.

Нереалистичные целевые показатели проекта могут привести к разочарованию, снижению мотивации и провалу проекта. Регулярная переоценка целевых показателей проекта, вовлечение заинтересованных сторон в процесс постановки целей и открытое информирование об ограничениях и ожиданиях могут решить проблемы, связанные с нереалистичными целевыми показателями.