Изучение задач проекта в управлении проектами

Что такое цели проекта?

Цели проекта — это конкретные измеримые результаты, которых должен достичь проект за определенный период времени. Они проясняют назначение проекта и служат для команды ориентиром на пути к его успешному завершению. Формулирование целей проекта имеет в управлении проектами большое значение, поскольку они существенно влияют на принятие решений и планирование ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Важные составляющие целей проекта — измеримые критерии и ключевые показатели эффективности (KPI). Такие факторы, как соблюдение рамок бюджета, стандарты качества и своевременное завершение, служат ориентирами для оценки общего успеха проекта.

Project objectives vs. project goals

While project managers often use these terms interchangeably, project goals and objectives serve different purposes in project planning. Project goals detail the desired project outcome and relate closely to business objectives. Project goals set the project direction and inspire team members.

Project objectives are concise and laser-focused. In a project, the outcomes clearly define the objectives. They tell you exactly what the project is supposed to deliver. The following examples clarify this distinction:

• Project objective:  Introduce five new channels for customers to submit and view feedback within the product interface over the next two months.

• Project goal: Improve the mechanism for passing customer feedback to the engineering team to allow them to address issues promptly.

Project objectives vs. project scope

Project scope and objectives are distinct yet interconnected elements of project management. Project scope defines the work necessary for completion, including tasks and deliverables. It defines the boundaries and extent of the project.

Project objectives focus on the specific results the project aims to achieve. They’re the benchmarks for success and direct project efforts within the scope. The following examples clarify this distinction:

• Project objective: Develop a user-friendly mobile app with certain key features to launch by the end of the year.

• Project scope: The project encompasses app development, testing, and the launch but excludes post-launch marketing and maintenance activities.

Project objectives vs. project milestones

While objectives and milestones are crucial to project management, they serve different roles. In a project, objectives define the primary outcomes to achieve. They guide the direction and purpose of the project. 

On the other hand, milestones are important markers along the project's journey, indicating when critical phases are complete. With these milestones, you can keep the project on track without necessarily knowing how much work it takes to reach them. 

The following examples clarify this distinction:

• Project objective: Secure 20,000 RSVPs for our virtual event by June 23.

• Project milestone: Launch the web page for promoting the upcoming virtual event on June 8.

Типы целей проекта

Существуют различные категории целей проекта в зависимости от их направленности и назначения. К распространенным типам целей проекта относятся следующие.

• Цели, основанные на сроках, помогают установить сроки выполнения контрольных точек проекта.
• Цели в области производительности направлены на достижение конкретных результатов или стандартов качества.
• Цели в области качества определяют желаемый уровень качества результатов проекта.
• Бизнес-цели позволяют согласовать проект с принципами компании, чтобы повысить вероятность успеха.
• Финансовые цели определяют бюджетные ограничения и финансовые задачи проекта.
• Цели в области соответствия нормативным требованиям обеспечивают соответствие проекта законам, нормативным актам и отраслевым стандартам.

Преимущества четко определенных целей проекта

Цели проекта служат основой для тщательного планирования, успешного выполнения проектов и их согласования с целями компании. Когда участники команды не имеют четкого представления о том, как их работа соотносится с проектом и целями компании, мотивация и вовлеченность снижаются. Четкие цели проекта позволяют участникам команды постоянно оценивать свою работу и при необходимости вносить коррективы, что способствует общему успеху проекта.

Целенаправленность и сосредоточенность

Цели служат ясным ориентиром для определения области проекта и помогают команде понять, чего требуется достичь. Они служат дорожной картой, позволяющей направить усилия на выполнение конкретных задач.

Измеримые результаты

Цели часто включают измеримые критерии и ключевые показатели эффективности. Это позволяет количественно оценить, достигает ли проект желаемых результатов.

Информирование заинтересованных сторон

Четко определенные цели помогают согласовать ожидания и усилия различных заинтересованных сторон, участвующих в проекте, чтобы все стремились к одной общей цели. Это имеет решающее значение для общего успеха проекта и удовлетворения всех заинтересованных сторон.

Эффективное принятие решений

Цели служат основой для принятия обоснованных решений на протяжении всего жизненного цикла проекта. Четко понимая цели проекта, менеджеры проектов и участники команд могут принимать обоснованные решения, соответствующие общим целям и приоритетам.

Как определить четкие цели проекта

Определение четких целей проекта — важный шаг в процессе управления проектом. Это должно происходить на этапе планирования проекта при участии ключевых заинтересованных сторон, чтобы цели проекта отражали мнение команды.

Часто за основу для постановки эффективных целей проекта берут систему SMART, которая задает критерии четких и выполнимых целей.

• Цели должны быть конкретными и четко определять необходимый результат.
• Они должны быть измеримыми и задавать критерии для количественной оценки прогресса.
• Цели должны быть достижимыми, чтобы гарантировать возможность и реалистичность их выполнения в условиях ограничений проекта, включая время, ресурсы и навыки.
• Они должны быть актуальными и соответствовать общим целям проекта и миссии компании.
• Цели должны быть ограниченными по времени и иметь определенный период или срок исполнения.

Эта система делает постановку целей понятнее, тем самым обеспечивая основу для эффективного планирования, мониторинга и оценки на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Примеры эффективных целей проекта

Эффективные цели в управлении проектами должны соответствовать приведенным выше критериям SMART. Можно привести следующие примеры целей проекта.

Пример A

Конкретная: повысить удовлетворенность клиентов на 20 % в следующем квартале.

Измеримая: отследить ключевые показатели удовлетворенности клиентов за предыдущие кварталы и сравнить их с ключевыми показателями эффективности текущего квартала.

Достижимая: сосредоточиться на конкретных аспектах процессов обслуживания и поддержки клиентов.

Актуальная: повысить уровень удовлетворенности клиентов в соответствии с общей целью обеспечения превосходного обслуживания клиентов.

Ограниченная по времени: провести оценку этой цели в конце квартала.

Пример B

Конкретная: завершить проект по переработке дизайна сайта к концу финансового года.

Измеримая: достичь контрольных точек и завершить все работы до установленного срока.

Достижимая: добавить элементы и функции в рамках возможностей команды по переработке дизайна.

Актуальная: повысить эффективность сайта в соответствии с ориентацией компании на современный и удобный интерфейс.

Ограниченная по времени: установить четкий срок завершения проекта к концу финансового года.

Инструменты для определения целей проекта

Для эффективного определения целей проекта пригодятся некоторые инструменты и методики. Команды могут провести SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз) для выявления внутренних и внешних факторов, которые могут оказывать влияние на проект. Инструменты для составления ассоциативных карт помогают проводить визуальный мозговой штурм для генерации и систематизации идей, а взаимодействие с заинтересованными сторонами дает возможность собрать мнения о целях проекта.

Чтобы упростить выполнение этих задач, команды могут использовать онлайн-платформы для совместной работы, такие как инструменты управления проектами Confluence, которые позволяют вести совместную работу команды в режиме реального времени и формируют среду для определения и переопределения целей проекта.

Определение целей проекта с помощью Confluence

Confluence — это общее рабочее пространство, которое позволяет командам создавать, систематизировать, находить информацию и обмениваться ею. Внутри этого продукта информация организована в виде разделов, содержащих страницы, доски, видеосообщения и базы данных. Confluence обеспечивает доступ к информации, которая помогает командам совершенствоваться, взаимодействовать и упрощать работу, способствующую достижению целей.

Благодаря таким функциям, как доски для визуализации работы, возможности редактирования и комментирования в режиме реального времени, уведомления и шаблон SMART-целей, Confluence служит единым достоверным источником информации вашей компании для совместной работы по определению и реализации целей проектов.

В Confluence предусмотрены типы контента для всех этапов процесса управления проектами. Например, на этапе разработки идей, пока цели еще не определены, могут очень пригодиться доски. А сформулированные цели можно опубликовать на странице Confluence вместе с обзорным видеороликом (через Loom), чтобы все участники команды действовали заодно.

Попробуйте Confluence

Цели проекта: часто задаваемые вопросы

В чем разница между целями, назначением и областью проекта?

Цели проекта — это конкретные и измеримые положения, определяющие деятельность по проекту и оценку успеха. Назначение проекта — более широкое понятие, выражающее общую концепцию проекта. Область проекта определяет границы проекта: что в него включено, а что исключено.

Почему цели проекта важны для управления проектами?

Цели проекта играют решающую роль в определении направления, ориентации и критериев успеха проекта. Они направляют процесс принятия решений, способствуют разумному планированию и позволяют повысить общую эффективность и результативность реализации проектов.

Какие трудности обычно возникают при определении целей проекта?

Определение целей проекта — важный этап управления проектом, но он может вызывать сложности из-за различных факторов. Недостаточная активность заинтересованных сторон может привести к постановке неполных целей. Этого можно избежать, привлекая заинтересованные стороны к участию в собраниях команды на ранних этапах проекта. Размытые ожидания могут привести к недопониманию и расхождениям. Частая коммуникация, четкие ожидаемые результаты и система SMART помогут решить эту проблему.

Нереалистичные целевые показатели проекта могут привести к разочарованию, снижению мотивации и провалу проекта. Регулярная переоценка целевых показателей проекта, вовлечение заинтересованных сторон в процесс постановки целей и открытое информирование об ограничениях и ожиданиях могут решить проблемы, связанные с нереалистичными целевыми показателями.