Объем работ: стратегии создания и управления

Atlassian Автор: Atlassian
Просмотр тем

Тогда как управление проектами похоже на замысловатый танец сроков, ресурсов и целей, объем работ (SoW) — это хореография, порождающая гармонию движения всех участников. Он помогает свести к минимуму риски и эффективно работать сообща, а также способствует тому, чтобы все заинтересованные стороны пришли к согласию относительно целей проекта и ожиданий от него.

В этой статье мы ответим на вопрос «Что такое объем работ?» и расскажем о том, как составить его шаг за шагом (подсказка: воспользуйтесь шаблоном плана проекта). Мы также объясним, каким образом объем работ помогает свести к минимуму риски и улучшить коммуникацию.

Понимание объема работ

При планировании проекта посредством объема работ устанавливают, какие задания являются частью проекта, а какие — нет, тем самым задавая правильное направление работы всем его участникам. Объем работ вносит ясность при разработке плана проекта, помогая формировать ожидания и устанавливать границы, чтобы достичь согласованности между заинтересованными сторонами проекта.

Основные компоненты объема работ

В объеме работ описывают общие цели проекта, его результаты и сроки сдачи этих результатов ответственными участниками.

С помощью следующих основных компонентов объема работ раскрывают подробные сведения и характеристики, без которых невозможен успех проекта. В них описывают общие цели, конкретные задачи, результаты, роли, обязанности и сроки, определяющие выполнение проекта.

Цели и результаты проекта

Это конкретные цели и осязаемые результаты, которых ожидается достичь по итогу работы над проектом. Они четко определяют смысл и направление проектной деятельности. Чтобы все участники команды понимали цели и ожидаемые результаты проекта, их нужно точно сформулировать. Шаблон объема работ упрощает эту задачу.

Предположим, проект представляет собой переработку дизайна веб-сайта. Цель состоит в том, чтобы повысить удобство для пользователей. Результаты могут включать переработанный макет и структуру веб-сайта, обновленный контент и улучшенную навигацию.

Включения и исключения

Чтобы предотвратить расширение области проекта, укажите, что включает в себя проект, то есть ожидания в отношении заданий, обязанностей и необходимых ресурсов. Затем укажите, что не входит в проект. Такая ясность исключает неопределенность и позволяет вести работу по проекту в соответствии с графиком.

В наш гипотетический проект можно включить адаптацию для мобильных устройств, создание контента и тестирование для контроля качества. Исключениями могут быть регулярные обновления контента или регистрация домена.

Границы и ограничения проекта

В объеме работ следует установить ограничения, в том числе связанные с бюджетом, ресурсами и правилами корпоративного стиля.

Например, заложим на переработку дизайна веб-сайта бюджет в 30 000 долл. США. Команда, состоящая из руководителя проекта, веб-дизайнера, разработчика ПО и автора контента, должна будет использовать определенные цветовые схемы и сообщения.

Допущения проекта

Проекты часто основаны на определенных допущениях о рабочей среде, ресурсах или условиях. Сформулируйте эти допущения, чтобы управлять ожиданиями и уменьшить риски, связанные с непредвиденными изменениями.

При переработке дизайна веб-сайта допущения обычно касаются:

  • доступности серверной инфраструктуры и услуг хостинга;
  • совместимости с системой управления контентом;
  • доступности данных и активов для миграции.

Хронология и контрольные точки

Составьте хронологию проекта, указав основные контрольные точки и сроки, чтобы проект не отставал от графика и соответствовал заявленным целям и ожидаемым результатам. Контрольные точки — это индикаторы прогресса, по которым команда может отследить ход выполнения проекта.

Вот пример хронологии с контрольными точками для переработки дизайна веб-сайта.

  • Недели 1–4: запуск проекта, дизайн и разработка макета веб-сайта.
  • Недели 5–8: создание и разработка контента.
  • Недели 9–12: тестирование, отладка и запуск веб-сайта.

Как составить объем работ

Привлеките ключевые заинтересованные стороны к определению объема работ. Помните, что взаимодействие — это клей, скрепляющий все воедино. Взаимодействие привносит в работу ясность и прозрачность, позволяет согласовать ее с бизнес-целями и помогает прийти к единодушию заинтересованным сторонам.

Ниже приведены инструкции по созданию эффективного объема работ.

  1. Соберите информацию. Спросите мнения различных участников команды и заинтересованных сторон — от клиентов до руководителей проекта — об основных составляющих, требованиях и целях проекта.
    Совет от опытного пользователя. Создайте страницу Confluence с помощью предварительно настроенного шаблона для сбора требований клиентов. Клиенты заполнят форму, а Confluence автоматически упорядочит информацию для проектной команды. Команды также могут создать собственные шаблоны, подходящие для их стиля совместной работы. Кроме того, страницы Confluence можно интегрировать с Jira Software и Jira Work Management, что упрощает управление документами и позволяет команде работать сообща на протяжении всего процесса.
  2. Определите цели и результаты. Обеспечьте согласованность между участниками команды и заинтересованными сторонами.
    Совет от опытного пользователя. Определите цели проекта, разбив их на пользовательские истории и задания в Jira Software. При таком подходе к управлению проектом по гибкой методологии Agile пользовательские истории могут соответствовать общим целям проекта, а задания — его конкретным результатам. Назначьте эти задачи нужным участникам команды и визуализируйте прогресс на досках Jira.
  3. Укажите, что включено, а что нет. Так вы не допустите недоразумений и расширения области проекта в ходе работы.
    Совет от опытного пользователя. Создайте задания в Jira Work Management или Jira Software, чтобы отслеживать изменения и обновления объема работ по проекту. Регистрируйте в виде заданий Jira запросы на функции, не входящие в объем работ.
  4. Установите границы и ограничения. Все заинтересованные стороны должны быть в курсе ограничений бюджета и ресурсов, а также других внешних факторов.
    Совет от опытного пользователя. Создайте специальную страницу или раздел Confluence с описанием бюджета и ресурсов проекта.
  5. Сформулируйте допущения. Обсудите, как допущения могут повлиять на объем работ по проекту. Достигнув ясности, вы избежите потенциальных проблем в будущем.
    Совет от опытного пользователя. Привяжите страницы Confluence с допущениями к соответствующим задачам Jira.
  6. Создайте хронологию. Общая хронология помогает вести работу над проектом по графику.
    Совет от опытного пользователя. Создайте задачи для контрольных точек и отдельных заданий проекта в Jira Software или Jira Work Management. Назначьте владельцев, укажите даты выполнения и зависимости. Используйте в проектах инструмент для работы с дорожными картами, например Jira Software, в котором есть функции создания диаграмм Ганта.

Преимущества четко определенного объема работ

Четко определенный объем работ является краеугольным камнем проекта и дает в том числе следующие преимущества.

  • Сведение к минимуму рисков благодаря понятной документации. Проектная команда может заблаговременно устранять препятствия, снижая вероятность возникновения непредвиденных проблем, которые могут сорвать работу над проектом.
  • Улучшенная коммуникация между участниками команды и заинтересованными сторонами. Подробно изложенный объем работ является центральным источником всей информации, связанной с проектом.
  • Эффективная совместная работа участников проектной команды. Команда может согласовывать усилия, работать слаженно и делиться своим опытом и знаниями, ясно понимая, что и зачем она делает.
  • Эффективное распределение ресурсов. Руководители проектов могут назначать конкретные задания подходящим участникам команды, распределять ресурсы бюджета и без труда управлять сроками.
  • Четкие границы, не допускающие расширения области проекта. Предотвращайте несанкционированные изменения или дополнения, чтобы вести работу над проектом в соответствии с графиком и бюджетом.

Примеры объема работ

Вот пример объема работ для гипотетического проекта по переработке дизайна веб-сайта из этой статьи.

Образец проекта: переработка дизайна веб-сайта для корпорации XYZ

Цели и результаты проекта

  • Цель: переработать дизайн веб-сайта корпорации XYZ, чтобы повысить удобство для пользователей.
  • Ожидаемые результаты:
    • переработка макета и структуры веб-сайта;
    • обновление контента, включая текст и изображения;
    • интеграция с удобной системой управления контентом (CMS);
    • внедрение адаптивного дизайна для совместимости с мобильными устройствами;
    • улучшение навигации по веб-сайту и пользовательского интерфейса.

Включено

  • Переработка дизайна и разработка веб-сайта
  • Создание контента и выполнение его миграции
  • Интеграция с CMS
  • Адаптация для мобильных устройств
  • Поисковая оптимизация
  • Контроль качества и тестирование

Исключено

  • Любые дополнительные функции, не указанные в данном техническом задании
  • Регулярное обновление контента после запуска
  • Хостинг и регистрация доменов (выполняется клиентом отдельно)

Границы и ограничения проекта

Бюджет: 50 000 долл. США

  • Хронология: 12 недель от начала проекта до запуска веб-сайта.
  • Ресурсы: руководитель проекта, веб-дизайнер, разработчик ПО и автор контента.
  • Веб-сайт должен соответствовать имеющимся правилам корпоративного стиля клиента.

Допущения проекта

  • Клиент предоставит весь необходимый контент и изображения.
  • Клиент не будет вносить никаких серьезных изменений в объем работ по проекту после его подтверждения.
  • Перед запуском клиент проведет приемочное пользовательское тестирование (UAT).

Хронология и контрольные точки

  • Недели 1–4: запуск проекта, дизайн и разработка макета.
  • Недели 5–8: создание и разработка контента.
  • Недели 9–12: тестирование, отладка и запуск веб-сайта.

Вот еще один пример для команды, отвечающей за проект по разработке ПО. На следующий объем работ можно ориентироваться при выполнении проекта по усовершенствованию программного обеспечения, чтобы все заинтересованные стороны имели четкое представление о целях и границах проекта, а также ожиданиях от него.

Образец проекта: усовершенствование программного обеспечения для работы с клиентами (CRM)

Обзор проекта. Проект направлен на усовершенствование и расширение функций существующего программного обеспечения CRM для повышения эффективности работы с клиентами, оптимизации процессов и улучшения продуктивности. Проект включает как улучшения пользовательского интерфейса на стороне клиента, так и усовершенствование функций на стороне сервера.

Цели и результаты проекта

  • Разработка удобного дашбоарда с функциями визуализации данных для повышения активности пользователей.
  • Внедрение функций автоматического уведомления по электронной почте для последующего взаимодействия с клиентами.
  • Создание мобильной версии приложения CRM для команд по продажам на местах.
  • Интеграция с внешними источниками данных для получения обновлений в реальном времени.
  • Улучшение контроля доступа пользователей и функций безопасности.

Включено

  • Дизайн и разработка пользовательского интерфейса и функций
  • Тестирование и контроль качества
  • Документация по новым функциям и возможностям
  • Обучение пользователей и поддержка во время развертывания

Исключено

  • Поставка или обновление оборудования
  • Значительные изменения инфраструктуры

Границы и ограничения проекта

  • Необходимо завершить проект в рамках выделенного бюджета и отведенного срока.
  • Проект должен быть совместим с существующей ИТ-инфраструктурой.
  • Команда проекта должна работать с текущей структурой базы данных CRM.

Допущения проекта

  • Действующая лицензия на программное обеспечение CRM предусматривает эти улучшения.
  • В наличии необходимые серверные ресурсы для расширения программного обеспечения.
  • Доступны необходимые для интеграции пользовательские данные.

Хронология и контрольные точки

  • Запуск проекта: 1 января
  • Завершение дизайна пользовательского интерфейса: 28 февраля
  • Завершение разработки мобильного приложения: 14 апреля
  • Интеграционное тестирование: 12 июня
  • Завершение и развертывание проекта: 7 июля

Управляйте объемом работ с помощью Jira Software

Четко определенный объем работ необходим для успешного управления проектами. Он минимизирует риски, улучшает коммуникацию и способствует эффективному распределению ресурсов. Jira Software, Jira Work Management и Confluence помогают еще больше оптимизировать процесс управления проектами благодаря широким возможностям отслеживания заданий, ведения совместной работы и составления отчетности.

  • Отслеживание заданий. Jira Software позволяет руководителям проектов создавать, назначать и отслеживать задания, связанные с объемом работ. Участники команды могут без труда обновлять статус своих заданий, благодаря чему можно следить за прогрессом проекта в режиме реального времени. Отслеживание заданий сводит к минимуму вероятность срыва сроков и помогает придерживаться графика проекта.
  • Совместная работа. Совместная работа лежит в основе этих инструментов. Jira Work Management и Jira Software позволяют участникам команды и заинтересованным сторонам общаться, делиться новостями и обсуждать вопросы, касающиеся проектов, на централизованной платформе. В Confluence также предоставляется среда для совместной работы, позволяющая создавать документацию по проекту и делиться ею.
  • Функции отчетности. Отчетность имеет решающее значение для отслеживания состояния и эффективности проекта. В Jira Software и Jira Work Management есть встроенные возможности составления отчетности, с помощью которых руководители проектов могут создавать различные отчеты, включая отчеты о прогрессе, диаграммы Burndown и сводки по спринтам. Эти отчеты содержат ценную информацию о том, насколько проект соответствует оговоренному объему работ, и помогают выявить потенциальные проблемы или области, нуждающиеся в улучшении. Confluence позволяет создавать исчерпывающую документацию по проекту, к которой команды имеют доступ и которой могут делиться при составлении отчетов.

Объем работ: часто задаваемые вопросы

Как бороться с расширением области проекта?

Расширение области проекта происходит в результате добавления неподтвержденных изменений, дополнений или функций в ходе реализации проекта. Эти изменения приводят к задержкам сроков выполнения и увеличению расходов. Для борьбы с расширением области проекта можно принять следующие меры.

  1. Четко определите ожидания от проекта при согласовании объема работ.
  2. Внедрите процесс управления изменениями.
  3. Поддерживайте открытую коммуникацию с заинтересованными сторонами.
  4. Документируйте все изменения и подтверждения.

Каковы риски отсутствия четкого объема работ?

С отсутствием четко определенного объема работ связаны следующие распространенные риски.

  • Расширение области проекта. Без точно сформулированного объема работ нет четкой отправной точки для оценки влияния изменений на сроки и бюджет.
  • Путаница среди участников команды. Без четкого определения того, кто отвечает за какое задание, участники команды могут одновременно выполнять одни и те же задачи, тратить время на ненужную работу или не сдавать важные результаты своевременно. Это может нарушить рабочий процесс, затруднить совместную работу и вызвать недовольство участников команды.
  • Задержки завершения проекта. Когда появляются новые требования или ожидания, это расширяет границы проекта. Такое расширение часто приводит к задержкам из-за невозможности вписать дополнительные работы в первоначально установленные сроки.

Какие существуют сложности с управлением объемом работ?

Управление объемом работ на протяжении жизненного цикла проекта сопряжено с рядом сложностей.

  1. Согласование целей проекта с заинтересованными сторонами: разные точки зрения и ожидания могут усложнить процесс.
  2. Сбор полных требований с тщательным вниманием к деталям: отсутствие или неясность информации могут привести к неправильному пониманию и ошибкам.
  3. Управление ограниченными ресурсами: руководитель проекта должен проявлять гибкость и при необходимости перераспределять ресурсы.

Надежный процесс управления изменениями помогает контролировать изменение объема работ благодаря открытой коммуникации. Этот процесс помогает предотвратить недоразумения и способствует взаимодействию между участниками команды и заинтересованными сторонами.

продолжение темы
Инструменты Scrum