Как создать диаграмму рабочего процесса

Основные моменты

• Диаграмма рабочего процесса наглядно отображает последовательность задач и решений, проясняя этапы и зависимости.

• Такие диаграммы помогают выявлять узкие места, оптимизировать процессы и быстрее вводить новых участников команды в курс работы.

• Регулярно пересматривайте и обновляйте диаграммы рабочих процессов, чтобы отражать изменения и поддерживать непрерывное улучшение.

• Создавайте диаграммы рабочих процессов и делитесь ими, чтобы синхронизировать команды, оптимизировать операции и добиться высоких результатов проектов.

Диаграммы рабочих процессов, или блок-схемы, — это наглядная инфографика, описывающая последовательность этапов или заданий в рамках процесса. Они служат дорожными картами для выполнения работы.

Диаграммы рабочих процессов содержат стандартные фигуры и символы, представляющие каждый этап процесса или каждое принимаемое решение. Самое главное, что на диаграмме показано, как каждый этап переходит в следующий, включая все пути ветвления и различные варианты. Это полезный инструмент для планирования проектов и совершенствования рабочих процессов.

В этом руководстве подробно рассматриваются диаграммы рабочих процессов, в том числе их создание, случаи, когда их стоит использовать, и не только.

Что такое диаграмма рабочего процесса?

Диаграмма рабочего процесса (или блок-схема) — это наглядное представление процесса. Она описывает последовательность этапов от начала и до завершения, при этом может быть несколько ответвлений от каждой точки принятия решения. Диаграммы рабочих процессов обычно состоят из различных фигур, соединителей и символов, позволяющих отличить задания от решений и проиллюстрировать рабочий процесс.  

Такие блок-схемы помогают командам понять, как их работа вписывается в общий процесс компании и как она влияет на конечный продукт. Это важнейшие инструменты адаптации новых участников команды, с помощью которых можно превратить незнакомые процессы в удобную для восприятия инфографику.

Когда использовать диаграмму рабочего процесса

Диаграммы рабочих процессов полезны, когда нужно визуализировать многоэтапный процесс или объяснить его заинтересованным сторонам, но есть множество других ситуаций, в которых стоит воспользоваться этим инструментом. 

Блок-схемы отлично подходят для оптимизации процессов. Наглядно представив процесс, можно заметить этапы, на которых передача ответственности за решения или задания создает риск возникновения задержек. Эти области стоит улучшить и оптимизировать. 

Блок-схемы эффективны при адаптации и обучении. Новых участников команды можно ознакомить с рабочим процессом, предложив его диаграмму в качестве учебного пособия. Такая блок-схема поможет быстро ввести всех в курс дела. Подобное документирование процессов очень важно для работы, в частности потому, что они постоянно меняются.

Диаграммы рабочих процессов незаменимы в управлении проектами. Управление сложными проектами никогда не бывает линейным, и на диаграмме можно визуализировать различные этапы и зависимости между заданиями. Это наглядное средство применяется в управлении проектами по методологии Agile и способствует улучшению стратегического планирования, поскольку помогает всем участникам действовать исходя из единого понимания процесса, разложенного на этапы.

Преимущества использования диаграммы рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса является ценным инструментом в том числе по следующим причинам. 

• Ясность. Блок-схемы облегчают понимание и соблюдение процесса. Когда вся информация изложена на одной странице, заинтересованным сторонам проще прийти к согласию относительно этапов процесса и хронологии проекта. А представив блок-схему участникам команды, вы быстрее обучите их внутренним процессам и сможете держать всех в курсе методов работы в компании.

• Узкие места. Блок-схемы позволяют без труда выявить недостатки процесса. Вы сразу заметите, в каких точках принятия решений узкие места способны привести к задержкам. А обнаружив этот риск, сможете оптимизировать процесс и устранить недостатки. 

• Совместная работа. Диаграммы рабочих процессов — отличный способ повысить эффективность совместной работы, хотя на первый взгляд это неочевидно. Ориентируясь на блок-схему процесса, участники команды могут помочь в устранении узких мест. Кроме того, на диаграмме рабочего процесса показано, кто отвечает за конкретные решения, а значит, всем будет ясно, к кому обращаться за помощью.

Как создать диаграмму рабочего процесса?

Итак, у диаграмм рабочих процессов множество преимуществ. Как же создать шаблон диаграммы, который будет приносить пользу? В этом разделе приведены основные шаги создания эффективной блок-схемы — от определения процесса до использования подходящих символов для каждого этапа.

Определите процесс

Диаграмма посвящена конкретному рабочему процессу, и его нужно четко определить, прежде чем переносить на блок-схему. Установите цели, для которых создаете диаграмму. Определите объем работ (что станет частью наглядного представления, а что нет), а также основные компоненты изображения. Не пожалейте времени на этот шаг, чтобы изображение не вышло запутанным или перегруженным деталями.

Перечислите этапы

На блок-схеме описывается процесс, а значит, нужно определить и указать все его этапы. Многоэтапные процессы следует разбить на отдельные задания, которые можно выполнять последовательно. Таким образом вы доходчиво и вместе с тем точно отразите процесс на диаграмме.

Соберите информацию

Какие сведения нужны для каждого этапа? Соберите и сохраните данные, необходимые для диаграммы рабочего процесса. Это информация, которая может потребоваться участнику команды для выполнения этапа и к которой могут относиться, например, требования к входным данным, сведения об ответственных лицах и даже зависимости между заданиями. Хотя не каждая крупица сведений попадет на окончательную блок-схему, вся собранная информация послужит источником контекста для каждого этапа.

Выявите недостатки

После того как вы перечислили все этапы и собрали необходимую информацию, нужно критически оценить процесс. Какие в нем есть недостатки? На каком этапе возникают задержки или узкие места? Определите эти проблемы заранее, чтобы выполнить оптимизацию до создания рабочего процесса.

Создайте рабочий процесс

Пришло время перейти непосредственно к созданию изображения для диаграммы рабочего процесса. С помощью инструмента визуализации наглядно представьте рабочий процесс, который ранее определили. Выберите подходящие символы и соединители, чтобы отразить последовательность заданий на каждом этапе и эффективно запечатлеть весь процесс на диаграмме.

Платформа Jira идеально подходит для создания диаграмм рабочих процессов. Возможности управления проектами этого инструмента помогают командам определять работу, планировать проекты и в режиме реального времени отслеживать прогресс в отношении важных дат и ожидаемых результатов. С помощью рабочих процессов Jira можно описать этапы, которые проходит команда, от создания до завершения проекта. 

Поделитесь с командой

Следующий шаг после создания диаграммы рабочего процесса — поделиться ею с командой, которая использует этот процесс. Используйте диаграмму для сбора отзывов о том, насколько точно она отражает процесс, или в качестве инструмента для мозговых штурмов по улучшению рабочего процесса.

Пересматривайте и уточняйте

Наконец, определите процедуру регулярного пересмотра диаграммы, чтобы в ней всегда учитывались любые изменения или улучшения рабочего процесса. Точно так же, как команда по продукту постоянно улучшает продукт путем непрерывного совершенствования, вам нужно оптимизировать процесс, обновляя и улучшая блок-схему по мере изменения этапов. Так диаграмма всегда будет оставаться достоверным источником информации для команды.

Используйте Jira для создания схем и диаграмм рабочих процессов

Помните, что определять процесс и работать вместе с командой над его оптимизацией — это то, чем нужно заниматься постоянно. Большинству знакома доска Jira, на которой показано, как работа переходит из статуса «К выполнению» в статус «Готово». Похожим образом редактор рабочих процессов Jira позволяет создавать, визуализировать и редактировать рабочие процессы в виде диаграммы. Однако здесь можно создавать более сложные рабочие процессы, чем те, которые можно встретить на доске. Со временем процессы изменяются, и часть работы заключается в документировании того, как они выглядят в данный момент.

Команды часто настраивают столбцы на доске таким образом, чтобы они соответствовали этапам рабочего процесса. В простых рабочих процессах статусы задач в каждом столбце также совпадают с соответствующими этапами рабочего процесса. В других случаях столбцы на доске могут представлять лишь отдельную часть сложного рабочего процесса. Тогда команды привязывают к каждому столбцу несколько статусов. 

Jira — это платформа, где любая команда может создавать шаблоны диаграмм рабочего процесса и управлять проектами. Множество встроенных шаблонов позволяет превратить Jira в инструмент управления работой, идеально соответствующий потребностям вашей команды. 

Получить Jira бесплатно

Диаграммы рабочих процессов: часто задаваемые вопросы

Какие бывают диаграммы рабочих процессов?

Примеров диаграмм рабочих процессов очень много. Каждый тип служит определенной цели. 

• Алгоритм процесса: классическая блок-схема. Она отражает этапы процесса и обычно представляет собой последовательность фигур. Она четко показывает ключевые этапы процесса и их порядок.

• Блок-схема Swimlane: один из самых популярных типов диаграммы рабочего процесса. Процесс разбивается на отдельные «дорожки» (swimlanes) — по одной для каждой команды или сотрудника, выполняющего процесс. Дорожки четко показывают, где происходит передача работы, особенно в рабочих процессах Agile, и могут высветить потенциальные узкие места.

• Блок-схема принятия решений: этот тип рабочего процесса показывает точки принятия решений и иллюстрирует различные пути, вытекающие из этих решений. По этой диаграмме удобно отслеживать логику принятия решений и анализировать возможные результаты.

• Поток данных: эта блок-схема показывает перемещение данных по процессу, в частности входные и выходные данные и их преобразования. Она полезна для определения возможных участков потери данных и сохранения целостности данных.   

Из каких основных элементов состоит диаграмма рабочего процесса?

Блок-схема (особенно та, что иллюстрирует рабочие процессы) состоит из фигур и линий с определенными значениями. Вот некоторые из основных элементов блок-схемы.

• Овалы — начальная и конечная точки любого процесса.

• Прямоугольники — это отдельные действия или задания.

• Ромбы — точки принятия решений, в которых ответы «да» и «нет» создают ветвление на диаграмме.

• Стрелки показывают последовательность выполнения каждого этапа.

• Параллелограммы обозначают места ввода или вывода данных.  

Зная, что означают эти символы и фигуры, вы сможете составить точную схему своего рабочего процесса и понять блок-схемы других команд. Имейте в виду, что при необходимости можно переопределить значения фигур для своих нужд.

Как диаграммы рабочих процессов помогают оптимизировать работу?

Диаграмма рабочего процесса представляет собой наглядную двухмерную иллюстрацию реального процесса. По ней можно увидеть возможные узкие места, например участки, где ограниченные ресурсы не дают выполнить какие-либо действия или где решения принимаются только одной заинтересованной стороной, затягивая весь процесс. Составляя наглядную диаграмму рабочего процесса вместе с командой, вы видите множество возможностей его постоянного улучшения.