Графики проекта для улучшенного управления

Что такое график управления проектом?

График управления проектом — это полное расписание проекта, от начала до завершения. В нем весь проект разбивается на мелкие задания, выделяются контрольные точки и назначается срок выполнения для каждого этапа.

Такой график позволяет вам и вашей команде не только видеть, когда требуется завершить отдельные части, но и понимать, когда будет выполнен весь проект.

1. Предоставьте поверхностный обзор проекта всем участникам

Всем известно, что когда усердно работаешь над проектом, легко закопаться в деталях. График проекта позволяет команде получить широкое представление о проекте, чтобы можно было посмотреть на него в другом масштабе и понять, какие еще этапы должны быть выполнены и когда. Это обеспечивает контекст для отдельных частей проекта и помогает видеть, как все они сочетаются друг с другом.

Кроме того, вы можете заранее — до начала проекта — определить все потенциальные препятствия или требования.

2. Эффективнее управляйте ресурсами

Для выполнения проекта нужны ресурсы, такие как оборудование, бюджет и рабочее время участников команды. Конечно, в мечтах можно представлять, что все нужное для проекта будет доступно именно тогда, когда потребуется, но ваш план выполняется не в вакууме.

В опросе PMI за 2018 год 21 % опрошенных называли в качестве основной причины неудачи проектов ограниченные ресурсы или чрезмерную нагрузку на них.

Знание того, когда выполняются конкретные задания, помогает более эффективно распределять ресурсы проекта и управлять ими. И если вы знаете, что графический дизайнер компании занят до конца месяца и не может участвовать в переработке дизайна сайта, вы будете планировать работу соответствующим образом.

3. Превратите громоздкие проекты в более управляемые

Как съесть слона? По кусочку!

Сроки проекта превращают колоссальные проекты в более выполнимые. Чтобы создать свой график, вам придется разбить проект на обозримые шаги. Это предоставит команде дорожную карту, по которой можно идти шаг за шагом и в результате «съесть слона», не перегружаясь.

Нужна помощь? Наш шаблон для списка дел поможет записать все нужные задания и убедиться, что ваша тарелка не окажется перегруженной.

4. Не давайте проектам сбиться с курса

Одним из главных преимуществ графика проекта является то, что он помогает вам не сбиваться с пути. Когда весь объем разбит на части, проще обнаруживать пробелы или несоответствия, а также следить за прогрессом. Если срок пропущен для одной из частей, вы понимаете, что весь проект рискует отстать от графика.

График проекта также повышает в команде ответственность за результат, поскольку теперь каждый видит, кто за что отвечает (и когда это должно быть готово).

Такой уровень причастности очень важен, особенно если учесть, что 91 % сотрудников называют ответственность одной из самых важных вещей, которых им недостает на рабочем месте.

Как создать график управления проектом

График проекта является обязательным условием для его завершения без лишнего стресса, поскольку помогает решить целый ряд задач, от укрепления в команде настроя «вместе мы обязательно с этим справимся» до поддержания организованной работы на каждом этапе.

Преимущества могут быть очевидными, но без ответа остается важный вопрос: а как же создать такой график? Следуйте указанным далее шагам, и вы получите черновой вариант графика проекта, который поможет вашей команде выполнить работу наилучшим образом.

1. Определите область проекта

Представьте, что вас попросили сделать сэндвич с арахисовым маслом и джемом. Как думаете, сколько времени это займет? Не больше пяти минут?

Но вам не сказали в самом начале, что сэндвич должен быть на домашнем хлебе. И джем тоже требуется особенный, с конкретного фермерского рынка, который открыт только по утрам в воскресенье. А еще нужно обязательно срезать корочку и оформить сэндвич в форме звезды. Неожиданно получается, что приготовление этого сэндвича будет не таким уж быстрым, да?

Вот почему очень важно оценить область проекта. Тогда вы охватите все, что требуется для его выполнения (включая отдельные задания, время и ресурсы).

Определение того, что нужно сделать, с самого начала не только позволяет вам сформировать более реалистичный график проекта, но и предотвращает неконтролируемое расширение области проекта, когда его требования выходят за рамки тех, что были согласованы первоначально. Это типичное бедствие: область так или иначе расползается у 52 % проектов (кошмарная цифра).

Чтобы определить область действия, установите для проекта следующие моменты.

• Цели. Что должно быть достигнуто в вашем проекте?
• Результаты. Что нужно получить на выходе по завершении проекта?
• Задания и действия. Какие шаги нужно предпринять, чтобы получить эти результаты?
• Исключения. Что вы не будете делать в рамках этого проекта?
• Ограничения. С какими ограничениями вам придется столкнуться?

Затем вы объедините все это в документ для определения области проекта, на который вы и ваша команда сможете ссылаться в процессе дальнейшей работы. С этим документом под рукой можно сосредоточиться на основных задачах проекта и сказать «в другой раз» всем прочим.

2. Определите задания в рамках проекта

График проекта — это не определение даты его окончания. Вам нужно установить контрольные точки, то есть даты выполнения отдельных заданий в рамках проекта.

Если вам близок технический подход, считайте это схемой разбивки работ, которая делит ваш большой проект на несколько конечных этапов. В результате намного проще определить, какие задачи требуется выполнить на каждом из таких этапов.

Если вернуться к примеру с приготовлением сэндвича, окончательный результат — это готовое нежное угощение с арахисовым маслом и джемом без корочки и в форме звезды. Но чтобы сделать такой сэндвич, нужно получить несколько других результатов (ведь помните, что было сказано: купленный в магазине хлеб для этого не годится). Вот что потребуется:

• буханка домашнего хлеба;
• специальный джем с фермерского рынка;
• арахисовое масло.

Теперь, когда у нас есть представление о каждом из наших промежуточных результатов, проще увидеть задания, связанные с каждым из них.

Результат 1: хлеб

• Выберите рецепт хлеба
• Купите ингредиенты для выпечки хлеба
• Испеките хлеб
• Оставьте хлеб на час, чтобы он остыл
• Нарежьте хлеб

Результат 2: джем

• Найдите время и место работы фермерского рынка
• Поезжайте на фермерский рынок
• Купите джем
• Вернитесь домой

Результат 3: арахисовое масло

• Сходите в продуктовый магазин
• Купите арахисовое масло
• Вернитесь домой

Результат 4: готовый сэндвич

• Подготовьте нож и другие принадлежности
• Намажьте арахисовое масло на один кусочек хлеба
• Намажьте джем на другой кусочек хлеба
• Сложите два куска хлеба вместе
• Удалите корку
• Вырежьте сэндвич в форме звезды
• Положите сэндвич на тарелку для сервировки

А теперь посмотрите на эти шаги: все не так-то просто, правда?

Может даже возникнуть соблазн набросать все это на листке бумаги, чтобы сохранять уверенность, что вы ничего не пропустите. И для начала в таком подходе нет ничего плохого — просто нужно, чтобы эта информация стала доступной для всей вашей команды.

Чтобы сохранить свои заметки, распределение ответственности и подробности, используйте общедоступное рабочее пространство для обмена знаниями, например Confluence. После этого добавьте задачи в инструмент управления проектом, например Jira или Trello, чтобы вся команда могла радоваться перемещению задач по этапам и их завершению.

3. Оценка времени выполнения каждого задания

Вы записали свои результаты и связанные с ними задания, но это все еще не график, потому что мы еще нигде не касались вопроса времени.

Именно этим придется заняться на данном этапе: выяснить, сколько времени займет у вас каждое задание. Посмотрите на каждое из действий, которые вы описали под каждым из результатов, и выскажите как можно более точное предположение о времени, которое потребуется для его выполнения.

Привлеките к этому процессу свою проектную команду, поскольку у них есть более реалистичное представление о том, сколько времени обычно занимают назначенные им части работы. Кроме того, очень просто стать жертвой ошибки при планировании (суть ее в том, что мы склонны недооценивать время выполнения той или иной работы), и важная роль вашей команды — проверить полученные сроки.

4. Установите последовательность заданий

Когда сформулированы проектные задания и проведена оценка времени их выполнения, самое время установить очередность выполнения, чтобы в работе вашей команды была логическая последовательность.

Когда вы создаете последовательность событий, важно помнить о нескольких моментах.

• Зависимости задач и ресурсов. Речь о ресурсах (например, участниках команды или элементах программного обеспечения), которые не могут быть использованы одновременно, или о заданиях, которые не могут быть выполнены до тех пор, пока не будут завершены предшествующие этапы. Например, вы не сможете намазать арахисовое масло, пока вы не испекли и не нарезали хлеб.
• Параллельные задания. Это шаги, которые могут выполняться одновременно, и их выявление помогает экономить время. Возможно, у вас получится съездить на фермерский рынок, пока остывает хлеб.

Умение отслеживать подобные вещи означает, что вы можете составить реалистичный и эффективный график проекта.

5. Запишите сроки выполнения

Помните, что сама по себе оценка времени еще не формирует график. Требуется назначить жесткие сроки. Фраза «это займет примерно три часа» сильно отличается от слов «это задание будет выполнено ко вторнику».

К счастью, выполненная оценка времени поможет вам установить более реалистичные сроки для проектных заданий.

В целях безопасности оставляйте небольшой запас по времени, чтобы не подвергать ваш проект излишним рискам. Сюрпризы в процессе неизбежны, и вам будет проще, если в графике предусмотрено некоторое пространство для маневров.

Определите, когда ваш проект дойдет до финиша

Говоря о сюрпризах, мы прекрасно понимаем, что обстоятельства в любой момент могут повернуться против ваших проектных планов, и предусмотреть абсолютно все невозможно. Тем не менее, выстраивание четкого графика проекта заслуживает ваших усилий.

Отсутствие графика проекта в целом означает, что участники команды с трудом распределяют свою рабочую нагрузку, никто не знает, что делать дальше, и любые ваши проекты превращаются в зацикленный кошмар.

Ваш график не обязательно должен оставаться незыблемым — запас гибкости никогда не помешает, и при необходимости можно вносить изменения. Но даже если вы не придерживаетесь своего плана в точности, формирование этой основы на начальном этапе проекта все равно устраняет путаницу, повышает ответственность и помогает проектам двигаться вперед.