Projektzeitpläne für verbessertes Projektmanagement

Was ist ein Zeitplan für das Projektmanagement?

Ein Zeitplan für das Projektmanagement ist eine zeitliche Vorgabe für dein gesamtes Projekt, also vom Anfang bis zur Fertigstellung. Er unterteilt dein gesamtes Projekt in kleinere Aufgaben und Meilensteine, denen jeweils eine Frist zugewiesen wird.

Mit dem Zeitplan können du und dein Team nicht nur erkennen, wann einzelne Aufgaben fällig sind, sondern auch, wann das gesamte Projekt geliefert wird.

1. Gewähre allen einen allgemeinen Überblick über das Projekt.

Du weißt, wie leicht man sich während der intensiven Arbeit an einem Projekt in Details verlieren kann. Mit deinem Zeitplan erhält dein Team eine allgemeine Übersicht, anhand derer es die einzelnen Schritte und Termine leichter erkennen kann. Der Plan liefert Kontext zu einzelnen Abschnitten und zeigt, wie sich alle Teile zusammenfügen.

Du kannst damit zudem schon vor dem Projektstart potenzielle Hindernisse oder Anforderungen proaktiv identifizieren.

2. Verwalte deine Ressourcen effektiver.

Dein Projekt erfordert Ressourcen wie Ausrüstung, Budget und die Arbeitszeit von Teammitgliedern. Wenn dir diese Ressourcen immer dann zur Verfügung stünden, wenn du sie brauchst, dann wäre jedes Projekt ein Traum. Aber du wickelst dein Projekt ja nicht völlig unabhängig von anderen ab.

In der Umfrage des PMI von 2018 gaben 21 % der Befragten an, dass begrenzte oder überstrapazierte Ressourcen der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten seien.

Wenn du weißt, wann bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen, kannst du deine Projektressourcen effektiver zuweisen und verwalten. Wenn dir außerdem klar ist, dass der Grafikdesigner deines Unternehmens sich erst am Ende des Monats an der Neugestaltung deiner Website beteiligen kann, kannst du das entsprechend einplanen.

3. Mache extrem komplexe Projekte besser verwaltbar.

Wie isst man ein Flugzeug? Häppchenweise.

Projektzeitpläne vermitteln das Gefühl, dass Riesenprojekte besser machbar sind. Um deinen Zeitplan zusammenzustellen, musst du dein Projekt auf umsetzbare Schritte herunterbrechen. Dadurch erhalten du und dein Team eine Roadmap, mit der ihr einen Schritt nach dem anderen erledigen und diesen Aufgabenberg Stück für Stück abtragen könnt, ohne euch zu sehr zu überfordern.

Brauchst du Hilfe? Mit unserer To-do-Listen-Vorlage kannst du all diese Aufgaben aufschreiben und sicherstellen, dass du dir nicht zu viel auf einmal vornimmst.

4. Halte Projekte auf Kurs.

Einer der größten Vorteile eines Projektzeitplans ist der, dass er dir dabei hilft, auf Kurs zu bleiben. Die Aufschlüsselung von Aufgaben macht es einfacher, größere Lücken oder Inkonsistenzen zu erkennen und den Fortschritt zu überwachen. Wenn die Frist für eine einzelne Aufgabe verpasst wird, weißt du, dass der Zeitplan für dein gesamtes Projekt gefährdet ist.

Dein Zeitplan erhöht auch die Verantwortlichkeit deines Teams, weil jeder Einblick darin hat, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist (und wann diese fällig ist).

Dieses Maß an Eigenverantwortung ist wichtig. Das erkennt man an den 91 % der Mitarbeiter, deren Ansicht nach Verantwortlichkeit besonders wichtig ist und am Arbeitsplatz häufiger übernommen werden sollte.

So erstellst du einen Zeitplan für das Projektmanagement

Ein Projektzeitplan unterstützt nicht nur eine Mentalität des "Gemeinsam schaffen wir das", die deinem Team dabei hilft, organisiert zu bleiben. Er ist auch ein Muss, wenn du Projekte ohne großes Haareraufen abschließen möchtest.

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, es muss aber noch eine wichtige Frage geklärt werden: Wie erstellt man einen Projektzeitplan? Befolge diese Schritte, um einen Projektzeitplan aufzustellen, der deinem Team dabei hilft, Höchstleistungen zu vollbringen.

1. Mache dich mit dem Projektumfang vertraut.

Stelle dir einmal Folgendes vor: Wir bitten dich, ein Sandwich mit Erdnussbutter und Marmelade zu machen. Wie lange würde das wohl dauern? Maximal fünf Minuten?

Was wir dir am Anfang jedoch nicht gesagt haben, ist, dass wir dafür selbstgebackenes Brot haben möchten. Und es muss eine ganz bestimmte Marmelade vom Wochenmarkt sein, der nur am Sonntagmorgen geöffnet hat. Wir wollen außerdem, dass die Kruste entfernt und das Sandwich in eine Sternform geschnitten wird. Plötzlich geht die Herstellung dieses Sandwich nicht mehr ganz so schnell wie gedacht, oder?

Dieses Beispiel zeigt, warum es so wichtig ist, den Projektumfang zu kennen. Denn er erfasst alles, was für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich ist (einschließlich Aufgaben, Zeitaufwand und Ressourcen).

Wenn du von Anfang an darüber Bescheid weißt, was benötigt wird, kannst du nicht nur einen realistischeren Zeitplan erstellen, sondern auch proaktiv den sogenannten Scope Creep abwehren, bei dem die Anforderungen deines Projekts plötzlich über den ursprünglich vereinbarten Rahmen hinausgehen würden. Beachtliche 52 % der Projekte sind von Scope Creep betroffen. Dieses Phänomen ist also gar nicht so selten.

Um deinen Projektumfang zu ermitteln, musst du Folgendes wissen:

• Ziele: Was willst du mit deinem Projekt erreichen?
• Liefergegenstände: Wie soll das Ergebnis deines Projekts aussehen?
• Aufgaben und Aktivitäten: Welche Schritte musst du unternehmen, um diese Liefergegenstände herzustellen?
• Ausnahmen: Welche Aufgaben werden im Rahmen dieses Projekts nicht erledigt?
• Einschränkungen: Welche Einschränkungen gelten für dich?

Dann fasst du diese Punkte in einem Pflichtenheft zusammen, auf das du und dein Team im Projektverlauf zurückgreifen können. Mit dessen Hilfe kannst du dich auf die Kernelemente deines Projekts konzentrieren und alle weiteren Anfragen mit einem "diesmal nicht" abwehren.

2. Identifiziere deine Projektaufgaben.

In deinem Zeitplan geht es nicht darum, ein Enddatum für dein gesamtes Projekt festzulegen, sondern darin planst du Meilensteine für Aufgaben, die während des Projekts erledigt werden müssen.

Rein technisch kannst du diesen als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnen, der dein großes Projekt in einzelne Liefergegenstände aufteilt. Das macht es deutlich einfacher vorherzusagen, welche Aufgaben für die einzelnen Liefergegenstände erforderlich sind.

Kommen wir auf unser Sandwich mit Erdnussbutter und Marmelade zurück: Der endgültige "Liefergegenstand" ist ein klebriges Sandwich in Sternform, ohne Kruste, mit Erdnussbutter und Marmelade. Lecker! Um dieses zuzubereiten, musst du aber noch ein paar andere "Liefergegenstände" besorgen bzw. erledigen (denke daran, dass wir kein Brot aus dem Laden haben möchten):

• Selbstgemachtes Brot
• Spezielle Marmelade vom Wochenmarkt
• Erdnussbutter

Nachdem wir die einzelnen Liefergegenstände geklärt haben, wird es einfacher, die damit verbundenen Aufgaben zu erkennen:

Liefergegenstand 1: Brot

• Brotrezept auswählen
• Zutaten zum Brotbacken kaufen
• Brot backen
• Brot eine Stunde abkühlen lassen
• Brot in Scheiben schneiden

Liefergegenstand 2: Marmelade

• Öffnungszeit und Standort des Wochenmarkts ermitteln
• Zum Wochenmarkt fahren
• Marmelade kaufen
• Nach Hause fahren

Liefergegenstand 3: Erdnussbutter

• Zum Supermarkt gehen
• Erdnussbutter kaufen
• Nach Hause fahren

Liefergegenstand 4: Fertiges Sandwich

• Messer und andere Utensilien bereitlegen
• Erdnussbutter auf eine Scheibe Brot streichen
• Marmelade auf die andere Brothälfte schmieren
• Die zwei Brothälften zusammenlegen
• Kruste abschneiden
• Sandwich in Sternform schneiden
• Sandwich zum Servieren auf einen Teller legen

So betrachtet, sehen all diese Schritte nicht mehr so einfach aus, oder?

Vielleicht würdest du jetzt gern all das auf ein Blatt Papier schreiben, um keinen Schritt zu vergessen. Dagegen spricht überhaupt nichts, du solltest aber dafür sorgen, dass dein gesamtes Team auf diese Informationen zugreifen kann.

Verwende einen kollaborativen Arbeitsbereich für den Wissensaustausch wie Confluence, um Notizen, Verantwortlichkeiten und Details aufzubewahren. Trage anschließend Aufgaben in ein Projektmanagementtool wie Jira oder Trello ein, damit dein gesamtes Team die Aufgaben verschieben und zu seiner Zufriedenheit abhaken kann.

3. Füge zu jeder Aufgabe Zeitschätzungen hinzu.

Du hast deine Liefergegenstände und die damit verbundenen Aufgaben notiert. Das ist aber immer noch kein Zeitplan, weil wir noch nicht annähernd über den Zeitaspekt gesprochen haben.

Das wirst du in diesem Schritt tun: Herausfinden, wie lange du für jede Aufgabe brauchen wirst. Sieh dir jede Aufgabe an, die du unter jedem Liefergegenstand beschrieben hast, und gib eine Einschätzung ab, wie lange die Ausführung dauern wird.

Binde dein Projektteam in diesen Prozess ein, weil es einen realistischeren Überblick darüber hat, wie lange die zugewiesenen Aufgaben normalerweise dauern. Ein Planungsfehlschluss ist schnell passiert (das bedeutet, dass wir dazu tendieren, den Zeitaufwand für eine Aufgabe zu unterschätzen), dein Team kann dir aber die dringend benötigte Rückmeldung liefern, ob deine Annahme korrekt ist.

4. Ordne deine Aufgaben der Reihe nach.

Wenn du deine Projektaufgaben und Zeitschätzungen festgelegt hast, solltest du sie in eine logische Reihenfolge bringen, der du und dein Team folgen können.

Bei der Aufstellung einer Ereigniskette musst du auf einige Dinge achten:

• Abhängigkeiten von Aufgaben und Ressourcen: Dies sind Ressourcen (wie ein Teammitglied oder eine Software), die nicht gleichzeitig verwendet werden können; oder Aufgaben, die nicht erledigt werden können, bevor andere Aufgaben abgeschlossen wurden. Zum Beispiel kannst du die Erdnussbutter nicht aufstreichen, bevor du das Brot gebacken und geschnitten hast.
• Gleichzeitige Aufgaben: Das sind Schritte, die gleichzeitig durchgeführt werden können, und wer diese erkennt, kann viel Zeit sparen. Du könntest zum Beispiel schnell zum Wochenmarkt gehen, während das Brot abkühlt.

Wenn du diese Dinge im Auge behältst, kannst du einen realistischen und effizienten Zeitplan aufstellen.

5. Führe Fristen auf.

Denke daran, dass Zeitschätzungen allein noch keinen Zeitplan ergeben. Dafür musst du feste Fristen zuweisen. Die Aussage "Das sollte drei Stunden dauern" ist völlig anders als "Diese Aufgabe wird am Dienstag abgeschlossen sein".

Glücklicherweise helfen dir Zeitschätzungen dabei, realistischere Termine für deine Projektaufgaben festzulegen.

Um auf Nummer sicher zu gehen, solltest du dir etwas Puffer lassen, damit der Projektzeitrahmen nicht zu knapp bemessen wird. Überraschungen sind unvermeidlich und du wirst froh sein, wenn du bei deinem Zeitplan etwas Spielraum hast.

Kenne die Ziellinie deines Projekts

Apropos Überraschungen: Wir wissen, dass gern mal Sand ins Getriebe gerät – man kann eben nicht für alle Eventualitäten planen. Es lohnt sich aber jederzeit, seinen Projektzeitplan noch einmal zu überarbeiten.

Wenn man aber komplett auf einen Projektzeitplan verzichtet, werden Teammitglieder Schwierigkeiten haben, ihre eigenen Aufgaben abzuarbeiten. Sie wissen nicht, was sie als Nächstes tun sollen, und deine Projekte werden zu einem wiederkehrenden Albtraum.

Dein Zeitplan muss nicht in Stein gemeißelt sein und es ist auch gut, wenn dieser bei Bedarf flexibel angepasst werden kann. Selbst wenn du dich nicht haargenau an deinen Plan hältst, wird dessen frühzeitige Vorbereitung trotzdem verhindern, dass es zu Missverständnissen kommt. Außerdem wird er die Eigenverantwortung erhöhen und deine Projekte schneller voranbringen.