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CodeLime spart durch weniger Meetings 40 Stunden pro Monat ein

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Wie wäre es, wenn du durch die Reduzierung von Meetings den Gegenwert einer ganze Arbeitswoche pro Monat einsparen könntest, ohne das Arbeitsergebnis zu beeinträchtigen? Genau das hat CodeLime mit Confluence erreicht.

CodeLime bezeichnet sich selbst als Partner für alle Entwicklungsanforderungen seiner Kunden. Walesa Demetrius, Chief Technology Officer bei CodeLime, lebt in Frankreich und leitet ein Team aus Entwicklern in Haiti. Vor der Implementierung von Confluence verwalteten Demetrius und ihr Team Kundenprojekte mit einer Mischung aus Trello, Word-Dokumenten und Meetings. Es war, gelinde gesagt, schwierig und zeitaufwendig, eine Reihe von Kunden und Entwicklern über mehrere Zeitzonen hinweg unter einen Hut zu bringen. Demetrius sagt, es hätte sich wie ein Jackpot-Gewinn angefühlt, als sie Confluence entdeckte.

"Vor Confluence umfasste unser Prozess für neue Kunden abhängig von der Größe des Projekts und der Komplexität zwei oder vielleicht drei Kundengespräche und viele interne Meetings", berichtet Demetrius. Jetzt setzt CodeLime auf Confluence-Funktionen wie Echtzeitbearbeitung und Aufgabenzuweisung sowie Integrationen mit wichtigen Tools wie Trello und Jira, um sowohl intern als auch mit Kunden zusammenzuarbeiten.

CodeLime spart durch die Zusammenarbeit in Confluence 40 Meeting-Stunden ein

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Vor der Umstellung auf Confluence war der Prozess von CodeLime stark von regelmäßigen internen Meetings und Kundengesprächen abhängig. Jetzt spart das Team jeden Monat rund 40 Stunden ein, indem es Meetings durch kollaborative Dokumente und Aufgaben in Confluence ersetzt.

Durch die Reduzierung von Meetings und die verstärkte asynchrone Zusammenarbeit kann CodeLime effizienter arbeiten. Confluence ermöglicht dem Team Zusammenarbeit ohne Besprechungen, sodass Projekte schneller abgewickelt werden können, ohne dass die Qualität leidet. Vor der Implementierung von Confluence dauerte es zwei bis drei Tage, um zehn oder mehr Personen für ein Meeting zu mobilisieren. Bei jeder neuen Aufgabe, Kundenanfrage oder Frage war eine Besprechung erforderlich. Jetzt können Kunden Änderungen direkt auf Confluence-Seiten anfordern. Davon ausgehend weist CodeLime mithilfe von Confluence-Aufgaben Entwicklern Aufgaben unter Verwendung von Jira-Karten zu. Jede Aufgabe löst eine Benachrichtigung aus, damit die Entwickler alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um ohne Meeting direkt mit der Arbeit anzufangen.

"Diese asynchrone Arbeitsweise ist wirklich großartig, weil wir genau dann an Aufgaben arbeiten können, wenn wir Zeit oder Lust dazu haben", erklärt Demetrius. "Alle können ihren Arbeitstag so organisieren, wie es ihnen zusagt."

Weniger Meetings = mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten

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"Wenn ein Meeting ansteht, habe ich den Termin den ganzen Tag lang im Kopf. So geht es vielen Menschen", berichtet Demetrius. "Ich muss das Meeting vorbereiten … Oh, noch zwei Stunden … Ich muss jetzt damit fertig werden, weil das Meeting gleich anfängt!" Demetrius erklärt, dass Confluence ein entspannteres Arbeitsumfeld schafft, in dem sie und ihr Team sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Wenn Mitarbeiter über längere Zeit ungestört arbeiten können, gelangen sie in den sogenannten Flow. Sie fühlen sich dann am besten und leisten optimale Arbeit. Ihre ganze Aufmerksamkeit liegt bei der aktuellen Aufgabe. Wird dieser Flow unterbrochen, dauert es im Schnitt 23 Minuten, bis die Mitarbeiter zu ihrer Aufgabe zurückkehren – wenn überhaupt.

Demetrius sagt, dies sei besonders wichtig für Entwickler, da sie viel Zeit am Stück benötigen, um sich ohne Ablenkungen auf ein Projekt zu konzentrieren und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. "Wenn man ständig von Aufgabe zu Aufgabe springt, bleibt keine Zeit für konzentriertes Arbeiten", erklärt Demetrius. "Es bleibt auch keine Zeit für korrektes Arbeiten."

Weitere Vorteile eines weitgehend Meeting-freien Arbeitsalltags

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Eine ganze Arbeitswoche pro Monat zurückzugewinnen ist sehr wertvoll, doch laut CodeLime gibt es neben den Zeit- und Kosteneinsparungen weitere Vorteile.

Geringerer Zeitaufwand und höhere Produktivität bei notwendigen Meetings

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"Weniger Meetings" bezieht sich nicht nur auf die Anzahl der Meetings, sondern auch auf ihre Dauer, wenn sie tatsächlich notwendig sind.

Die Confluence-Funktionen für Zusammenarbeit verkürzen Diskussionen und optimieren die Entscheidungsfindung schon im Vorfeld der Besprechung. CodeLime und seine Kunden können im Rahmen der asynchronen Zusammenarbeit Kommentare hinzufügen, sich austauschen, Aufgaben zuweisen und wichtige Entscheidungen treffen. Durch die Verlagerung der Zusammenarbeit auf Confluence wird der Zeitaufwand für Gespräche in Echtzeit erheblich reduziert. Wenn doch einmal ein Meeting stattfindet, dauert es nicht mehr 30 bis 60 Minuten, sondern nur noch 5 bis 10.

Demetrius ergänzt, dass das Projektmanagement in Confluence auch die Effizienz von Kundenterminen erhöht. Jedes Kundengespräch konzentriert sich auf ein bestimmtes Thema und alle notwendigen Hintergrundinformationen werden zuvor im Confluence-Bereich und auf den zugehörigen Seiten geteilt. Durch diese asynchrone Zusammenarbeit haben alle schon vor dem Termin ein klares Ziel vor Augen. Die Gespräche werden nicht mehr durch unerwartete Kundenwünsche vom Kurs abgebracht.

Mehr Möglichkeiten für autonomes Arbeiten

Globus

"Wenn ich von Meeting zu Meeting hetze, bin ich darauf angewiesen, dass andere mir die Informationen liefern, die ich brauche", so Demetrius. "Habe ich dagegen länger Zeit für konzentriertes Arbeiten, kann ich eine Liste der benötigten Informationen erstellen und mir diese dann selbst zusammensuchen. Ich sitze nicht herum und warte auf andere."

Mithilfe von Confluence können die Mitglieder des CodeLime-Teams Probleme eigenständiger lösen, indem sie selbst nach Informationen suchen und mit Kollegen zusammenarbeiten, um Entscheidungen zu treffen. "Früher kamen die Entwickler mit jedem Problem zu mir, als würde ich mich einfach mit allem auskennen", erinnert sich Demetrius. Jetzt sucht das CodeLime-Team in Confluence nach Ressourcen, Aufgabenzuweisungen, Ankündigungen und anderen wichtigen Informationen.

Diese gestärkte Autonomie der Teammitglieder ist besonders angesichts der geografischen Verteilung des CodeLime-Teams vorteilhaft. Demetrius und viele der in Europa ansässigen Kunden von CodeLime sind den Entwicklern in Haiti zeitlich fast einen vollen Arbeitstag voraus. Dank Confluence können alle unabhängig voneinander zu ihren bevorzugten Zeiten arbeiten. Nach Feierabend können sich die Mitarbeiter darauf verlassen, dass ihre Teamkollegen in anderen Zeitzonen Zugriff auf die relevanten Informationen haben und den Status der einzelnen Projekte kennen.

Mehr Zeit für Einzelgespräche

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Demetrius weist darauf hin, dass mehr Zeit für konzentrierte Einzelgespräche bleibt, wenn weniger Gruppen-Meetings stattfinden.

Die Teammitglieder von CodeLime fühlen sich jetzt in der Lage, Probleme durch Einzelgespräche zu lösen und Entscheidungen ohne Aufsicht zu treffen. So hat Demetrius mehr Zeit, sich mit den Entwicklern einzeln in Verbindung zu setzen. "In einem Gruppen-Meeting fällt es vielen schwer, sich optimal zu präsentieren", erklärt sie. "Meiner Erfahrung nach schaffen Einzelgespräche mehr Vertrauen."

Wie Demetrius berichtet, haben die Einzelgespräche mit Entwicklern bewirkt, dass mehr Teammitglieder ihre Ideen äußern und selbstbewusst über ihre Arbeit sprechen. Die Reduzierung der Gruppen-Meetings hat den Mitarbeitern also Gelegenheit gegeben, ihr Potenzial stärker zu entfalten und aktiv zum Funktionieren des Teams beizutragen. Demetrius erläutert, dass Teammitglieder, die sich in großen Gruppen-Meetings nie äußern, jetzt eher dazu bereit sind, ihre Meinung mitzuteilen. "In Einzelgesprächen können sie sich nicht zurückziehen, daher findet mehr Austausch statt. Unsere Gespräche sind ergiebiger", berichtet sie. Bei CodeLime bedeuten weniger Team-Meetings, dass mehr Meinungen gehört werden.

Bist du bereit, mit Confluence auf viele Meetings zu verzichten?

Das Team von CodeLime hat Zeit zurückgewonnen und ein entspannteres, effizienteres Arbeitsumfeld geschaffen. Es arbeitet jetzt effektiver zusammen, liefert Arbeitsergebnisse schneller an Kunden und hat mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten.

Weniger Meetings bewirken über den reinen Zeitgewinn hinaus viel Positives. Du kannst deinen Arbeitstag besser selbst gestalten und hast Gelegenheit, in den "Flow" zu kommen. So investierst du deine Energie sinnvoller und leistest bessere Arbeit.

Was könntest du erreichen, wenn dein Team weniger Meetings abhalten würde? Verschwende keine Zeit mehr – sichere dir Confluence noch heute.

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