Der optimale Prozess zur Entscheidungsfindung – ein umfassender Leitfaden für Erfolg im Team

Die Bedeutung einer effektiven Entscheidungsfindung

Ob es um Projekte oder um die Planung geht: Effektive Entscheidungen zu treffen erfordert Übung und bildet die Grundlage für euren Erfolg. Während bei kleinen, schnellen Entscheidungen eine gewisse Flexibilität gegeben sein mag, sind Entscheidungen mit großen Auswirkungen schwieriger rückgängig zu machen. Daher ist es wichtig, das Abwägen von Optionen, Risiken und Chancen immer wieder zu trainieren und zu optimieren.

Unabhängig davon, welche Techniken du wählst und wie du deinen Führungsstil einfließen lässt, ist es auch wichtig, die Zustimmung deines gesamten Teams zu gewinnen und sicherzustellen, dass du klare Prozesse eingerichtet hast, die du in Zukunft effizient replizieren kannst.

Die vier Arten der Entscheidungsfindung

Wenn du dich fragst, wo du mit deinem Entscheidungsprozess anfangen sollst, ist es hilfreich, die vier Arten der Entscheidungsfindung zu kennen und dich auf diejenige zu konzentrieren, die sich am natürlichsten anfühlt und zur aktuellen Situation passt. Die vier Typen sind:

1. Autokratische Entscheidungsfindung: Die Führungsperson übernimmt die Kontrolle und trifft die Entscheidungen. Diskussionen sind nur ein kleiner Bestandteil des Entscheidungsprozesses oder werden gar nicht geführt.
2. Entscheidungsfindung per Konsens: Die Führungsperson hält sich im Hintergrund und lässt das Team zu einem Gruppenkonsens gelangen, dem alle zustimmen müssen. Die Gruppe entscheidet einstimmig auf der Grundlage ihres eigenen Inputs und Fachwissens.
3. Demokratische Entscheidungsfindung: Die Führungsperson trifft nicht selbst die Entscheidung, sondern lässt die Gruppe abstimmen. Die Entscheidung richtet sich nach dem Mehrheitsvotum. Die Gruppenmitglieder müssen sich nicht unbedingt einig sein, stimmen jedoch zu, sich an die Entscheidung zu halten.
4. Konsultative Entscheidungsfindung: Die Führungsperson nimmt Ratschläge und Meinungen der Gruppe an und nutzt diese, um eine endgültige Entscheidung zu treffen. Die Gruppe bringt sich durch Ratschläge und Empfehlungen ein.

Manchmal liegt die Wahl deines Entscheidungsprozesses auf der Hand. Über das Marketingbudget für das Jahr beispielsweise wirst du eher autokratisch entscheiden. Wenn es jedoch um Entscheidungen geht, die sich täglich oder langfristig auf die Arbeit des Teams auswirken, solltest du mehr Input von den Teammitgliedern einholen.

Die Planung einer Veranstaltung für einen Kunden mit einer engen Deadline und einem knappen Budget kann zum Beispiel Einblicke von deiner Gruppe erfordern, die du selbst vielleicht nicht hast. In diesem Fall empfiehlt sich eine Entscheidung per Konsens oder ein konsultativer Ansatz, damit die Gruppenexpertise in die endgültige Entscheidung einfließen kann und alle sich mit der Arbeit anfreunden können, die sie zum Umsetzen der Entscheidung leisten müssen.

Vielleicht möchte dein Team sich auf einen bestimmten Wochentag einigen, an dem grundsätzlich keine Meetings stattfinden. Dein Team kann diskutieren und zusammenarbeiten, um gemeinsam zu einer demokratischen Entscheidung zu gelangen und sich in Zukunft daran zu halten.

Techniken, Stile und Ansätze für die Entscheidungsfindung

Ein klarer Entscheidungsstil bildet keinen Widerspruch zu einer fundierten Entscheidungsfindung. Wir haben zwar alle ein gewisses Maß an persönlicher und beruflicher Intuition, der wir vertrauen können, aber effektive Entscheidungen werden durch Analysen, Recherchen und Fakten gestützt. Eine PwC-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass datengesteuerte Unternehmen dreimal häufiger Verbesserungen bei der Entscheidungsfindung erzielen als Unternehmen, bei denen Daten eine geringere Rolle spielen.

Es gibt unzählige Entscheidungsfindungsmodelle, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Die passende Technik hängt von der Zusammensetzung deines Teams und deinem Führungsstil ab. Viele Teams bevorzugen eine SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen). Diese werden in Bezug auf die Entscheidung ermittelt, um Vorteile und Risiken genau abschätzen zu können.

Wichtige Schritte im Entscheidungsfindungsprozess

Der erste wichtige Schritt beim Treffen einer Entscheidung besteht darin, das von deinem Team zu lösende Problem zu identifizieren. Erstelle eine Confluence-Seite, auf der du das Problem und die für die Lösung zuständigen Personen visualisieren kannst. Eine klare Problembeschreibung sorgt dafür, dass alle wissen, welche Entscheidung getroffen werden muss und welcher Grund dahintersteht. Welche Auswirkungen hat das Problem? Anhand welcher Ziele vergewissert ihr euch, dass die gefundene Lösung ein Erfolg ist?

Anschließend gilt es, Details zum Problem zusammenzutragen. Sammle Informationen und Daten, die zeigen, was das Problem verursacht hat oder eine Lösung verhindert. Dabei kann es sich um Marktforschung, Unternehmensdaten, persönliche Einblicke und Trendnachrichten handeln. Erstelle eine Tabelle, in der die Risiken und Vorteile potenzieller Lösungen aufgeführt sind, um dein Team frühzeitig vorzubereiten.

Bitte dein Team, diese Auflistung zu überprüfen und rechtzeitig Feedback zu geben, damit alle potenziellen Lücken oder Hindernisse identifiziert werden können, bevor du das Problem konkretisierst. Vielleicht kann das Team auch zu deiner Recherche beitragen und dir weitere Einblicke geben, die du nicht in Betracht gezogen hast.

Evaluiere die Optionen deines Teams, und nutze ein Framework, um eine Entscheidung zu treffen. Möglicherweise benötigst du einen Gruppenbeitrag oder eine weitere Evaluierung – und hier kommt dein Framework ins Spiel. Vielleicht stellst du fest, dass das ursprünglich von dir vorgeschlagene Framework (beispielsweise eine SWOT-Analyse) für die erforderliche Lösung nicht gründlich genug ist. Ermutige dein Team, das passende Framework vorzuschlagen, das zu mehr Transparenz bei der Entscheidung beiträgt und auch die Aufgaben des Teams deutlich macht.

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, solltest du Projektmanagement-Tools wie Trello oder Jira Work Management einsetzen, um diese Entscheidung zu implementieren, zu testen und zu überwachen. Dokumentiere weiterhin deine Fortschritte in Confluence, sodass du in Zukunft darauf zurückgreifen kannst, um deine Leistung zu replizieren oder zu iterieren.

Beliebte Frameworks zur Entscheidungsfindung

DACI: Nutze dieses Framework, um in einem Team gemeinsame Entscheidungen zu treffen und dabei Rollen innerhalb des Prozesses zu identifizieren, z. B. Einflussnehmer, Genehmiger, Mitwirkende und informierte Personen. Entscheidungen sollten auf Daten und Hintergrundwissen gestützt werden.

Problemeingrenzung: Arbeite mit deinem Team zusammen, um Problemstellungen zu bestimmen, die eine kurze, verständliche und kollaborative Problemlösung skizzieren. Dadurch kannst du dich darauf konzentrieren, das Problem zu verstehen und zu definieren, während du die Herangehensweise für dein Team koordinierst. Anschließend kannst du eine ausgewählte Gruppe von Stakeholdern zusammenstellen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Kompromisse: Die richtige Entscheidung zu treffen bedeutet manchmal, Kompromisse einzugehen. Welche Abstriche zugunsten der richtigen Entscheidung bist du gewillt zu machen? Identifiziere zusammen mit deinem Team Einschränkungen, Blocker und Prioritäten, bevor du das Projekt startest, um auf Entscheidungen bezüglich möglicher Hindernisse vorbereitet zu sein.

OKRs: Triff deine Entscheidungen mit einem Ziel vor Augen. OKRs sind für kontinuierliches Wachstum konzipiert und können zur Orientierung genutzt werden, wenn du während eines Projekts individuelle Entscheidungen treffen musst.

Entscheidungsfindung in Confluence

Unabhängig davon, für welches Modell du dich entscheidest, kann dein Team das gewünschte Framework für die Entscheidungsfindung in Confluence gemeinsam erstellen und dokumentieren. Wir haben unter anderem Vorlagen für DACI und SWOT-Analysen, eine Vorlage für Designentscheidungen und eine Abstimmungstabelle.