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Das moderne Social Intranet ist keine vorübergehende Erscheinung

Als Comeback kann man es nicht bezeichnen.

Figuren geben Echtzeit-Feedback

Wenn du ein erfahrener Benutzer des Intranet bist, wirst du es vielleicht für ein Relikt aus alten Zeiten halten. Das Wort wird dich wie die Wörter "erste Sahne" oder "bombig" gedanklich in eine Zeit zurückversetzen, als der Einwahlton des Modems noch üblich war. Wenn du "Intranet" hörst, denkst du dir wahrscheinlich: "Wie bitte, das sagen die Leute immer noch?"

Als digitales Zielformat ist das Intranet als ein Knotenpunkt konzipiert, an dem Mitarbeiter kreative Ideen austauschen, Rat von Kollegen einholen und über Projekte und gemeinsame Interessen Beziehungen knüpfen können. Die ursprüngliche Version war zwar gut gemeint, wurde jedoch wegen fehlenden Engagements, veralteter Informationen und anderer Hindernisse ausgebremst und von den Mitarbeitern nicht angenommen.

Es ist nicht so, dass das Intranet jemals verschwunden war. Aber der Begriff ist etwas angestaubt.

Während die Welt mit einer Datenflut zu kämpfen hat, passt sich das Intranet an und wird zu einer moderneren, sozialen Umgebung, in der sich Mitarbeiter auch tatsächlich aufhalten möchten. Um deine eigene florierende, kollaborative Arbeitsplatz-Community zu schaffen, solltest du aus den Fehlern der Vergangenheit lernen und alle Vorteile eines Social Intranet der neuesten Generation nutzen.

Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen

Ein Social Intranet ist nicht nur eine digitale Ablage für die Aufbewahrung von Informationen, die aus Papierakten und privaten Online-Laufwerken zusammengesammelt wurden. Unternehmen können damit eine Kultur der Offenheit fördern, da es Transparenz zwischen den Mitarbeitern schafft und Benutzer zum Austausch von Ideen ermutigt. Intranets können die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern, die auf den ersten Blick rein gar nichts miteinander zu tun haben, und so team- und abteilungsübergreifende Beziehungen entstehen lassen.

Im Social Intranet gilt das Motto: einer für alle und alle für einen. Vom technisch versierten CEO bis zum neuen Praktikanten können Benutzer alle nötigen Inhalte teilen und freigeben, die sie zur Erledigung von Aufgaben oder zur Erreichung ihrer Ziele benötigen.

Kommt ein Team in einen offenen, kollaborativen Arbeitsbereich …

Figuren, die als Team kommunizieren

Ein Social Intranet bringt nicht nur Mitarbeiter und Inhalte zusammen, es verbindet auch Menschen miteinander.

Macht gute Stimmung: Auch in stark von Zusammenarbeit geprägten Unternehmen gibt es wahrscheinlich Mitarbeiter, die sich ausgegrenzt fühlen. In einem modernen Social Intranet bewegen sich alle auf Augenhöhe. Wenn es richtig eingerichtet ist (und alle unabhängig von ihrer beruflichen Rolle oder Position in der Unternehmenshierarchie Zugang zu Gesprächen und Dokumenten haben), kann dein Intranet Mitarbeitern helfen, sich guten Gewissens über andere Projekte zu äußern und selbst Feedback einzuholen. Wenn Mitarbeiter über einen Bereich verfügen, in dem sie sich vertrauensvoll austauschen können, werden sie sich stärker mit ihren Kollegen, dem Team und dem Unternehmen verbunden fühlen.

Reißt isolierte Umgebungen ein: Ein Social Intranet ermöglicht es deinen Mitarbeitern, Verknüpfungen zwischen ihrer eigenen Arbeit und den wichtigsten Prioritäten anderer Teams oder Büros herzustellen. Wie sich herausstellt, ist Michael vom Content Marketing weit über sein SEO-Ziel hinausgeschossen, was ihn zu einem großartigen Mentor für dein Projekt machen würde. Das hättest du von euren gelegentlichen zufälligen Begegnungen auf dem Flur wahrscheinlich nicht gewusst.

Baut Brücken: Da Remote-Arbeit sich vom neuesten Trend zur idealen Arbeitsweise weiterentwickelt, ist es wichtiger denn je, dass sich Mitarbeiter innerhalb derselben Unternehmenskultur bewegen. Durch das Social Intranet werden virtuelle Verbindungen geknüpft, über die Mitarbeiter über alle Zeitzonen hinweg miteinander sprechen und Ideen austauschen können.

Ist deinem Intranet dasselbe Schicksal widerfahren wie dem Walkman®?

Frage doch mal ein internes Kommunikationsteam, die Leiterin der Personalabteilung oder den Intranetexperten nach ihrer größten Herausforderung. Wir würden unser Haus darauf verwetten, dass die Antwort "Einbindung" lauten wird. Wenn es um Intranets von Unternehmen geht, greift Apathie schlimmer um sich als Popup-Anzeigen und lässt sich mindestens ebenso schwer wieder loswerden.

Um Mitarbeiter von einem Intranet zu überzeugen, das sie gerne nutzen werden, müssen wir zuerst darauf eingehen, was sie davon abschreckt.

Von oben herab: Chefs, die an der Unternehmensspitze stehen, bekommen oft nicht mit, wenn Feedback von Mitarbeitern eingeholt wird oder ein niederrangiger Mitarbeiter eine fantastische Idee hat. Intranets ermöglichen Gespräche über alle Unternehmensebenen hinweg von unten nach oben, sodass sich selbst die unerfahrensten Mitarbeiter wohl fühlen können, wenn sie ihre Meinung äußern. Eine einladende Umgebung lässt Raum für Diskussionen und bindet höherrangige Mitarbeiter in den direkten Austausch von Feedback ein.

Keine schnelle Möglichkeit zu antworten: Angesichts der Geschwindigkeit, mit der sich Technologie weiterentwickelt, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Kleinkinder ihre eigenen Smartphones erhalten. Wir kommunizieren ganz unkompliziert mit unseren Freunden und unserer Familie über Emojis, GIFs und Likes, um Ideen anzuerkennen und unsere Meinung schnell kundzutun. Mitarbeiter, die nur begrenzte Optionen zum Reagieren haben, werden seltener mit ihren Kollegen interagieren oder etwas zu Projekten beitragen.

Zu technisch: Intranets der alten Garde wurden ursprünglich für IT-Teams entwickelt. Das Posten von Inhalten erfolgte in mehreren mühsamen Schritten und das Antworten mit einem Bild war nahezu unmöglich. Sobald Inhalte verfügbar waren, musste man lästige Genehmigungen einholen. Wenn sich Mitarbeiter ein Bein ausreißen müssen, nur um ins Intranet zu kommen, werden sie eher bei den Gesprächen im Flur bleiben.

Veraltete Inhalte: Wenn dein Intranet zu einem Auffangbecken wird, wie Forrester das nennt, ähnelt es einer Endlos-Schriftrolle. Benutzer werden sich nicht den Kopf zerbrechen, um nach wertvollen Informationen wie Branding-Leitfäden oder Unternehmensrichtlinien zu suchen, nur um dann festzustellen, dass die benötigten Inhalte so aktuell sind wie das letzte gesendete Fax.

Langsame oder nutzlose Suchmaschine: Mit modernen Suchmaschinen ist es heute möglich, blitzschnell relevante Antworten auf jede Frage zu erhalten – manchmal sogar schneller, als die Frage eingetippt werden kann. Eine Suchfunktion, die zu langsam ist und/oder nutzlose Informationen ausgibt, kann da nicht mithalten. Benutzer wollen korrekte Informationen so schnell wie ihre Amazon Prime-Pakete erhalten – also möglichst gestern.

Nicht mobilgerätetauglich: Als Intranets vor 20 Jahren zum ersten Mal auf der Bildfläche erschienen, lasen Leute immer noch die reguläre Zeitung. Mittlerweile legen wir aber unsere Smartphones kaum noch aus der Hand. Benutzer werden sich demnach nicht mit einem Intranet befassen, das ihnen das Posten, Teilen und Lesen von Inhalten auf dem Smartphone oder Tablet erschwert.

Dürftige Analysen: Wenn du und dein Team die wichtigsten Triebfedern hinter dem Ersatz oder der Einführung eines Social Intranet seid, müsst ihr auch wissen, wann, wie und warum Mitarbeiter dieses nutzen. Anstatt einen Schuss ins Blaue abzugeben, solltest du verlässliche Analysen hinzuziehen. Wenn du die Einzelheiten kennst, kannst du benutzerfreundliche Änderungen vornehmen, auffälligere Inhalte erstellen, wichtige und relevante Inhalte auf dem neuesten Stand halten und wenig beachtete Inhalte einfach entfernen.

Pflege und Förderung eines erfolgreichen Social Intranet

Nachrichten auf einem weißen iPhone

Damit dein Intranet ein Erfolg wird, sollte die von dir gewählte Software mit diesen Funktionen und Tools ausgestattet sein.

Ersteller von Inhalten auf allen Unternehmensebenen: Großartige Ideen können jedem Kopf, egal auf welcher Unternehmensebene, entspringen oder sich aus einem glücklichen Zufall ergeben. (Wir würden immer noch Eis aus Schälchen essen, wenn diese auf einem Stand an der Weltausstellung nicht ausgegangen wären und man nicht mit Waffeln improvisiert hätte!) Einfache Autorentools wie vorgefertigte Vorlagen ermöglichen es Benutzern aus jedem Team, Beiträge zu verfassen, und helfen Unternehmen, den Trickle-Down-Effekt in deinem Intranet zu vermeiden.

Die Autoren hinter den Posts kennenlernen: Es ist schwierig, Brücken zu bauen, wenn du von Kollegen nur den Namen und ihr Profilbild kennst. Mitarbeiter möchten wissen, was ihre Kollegen machen, wo sie ins Unternehmensbild passen und woran sie arbeiten. Ein Social Intranet sollte Bereiche für Profile haben, damit Mitarbeiter auf einen Blick erkennen können, wer was macht und wo.

Mobilgerätetauglich: Hand hoch, wenn du diesen Artikel auf deinem Handy liest. Dank einfacher Anmeldung unterwegs und garantierter Sicherheit ist das ideale Social Intranet ein Netzwerk, das in deine Hosentasche passt – auch in die von Frauenhosen.

Gutaussehende Inhalte: Der Satz "Urteile nicht nach dem Äußeren" hat bald ausgedient. Mitarbeiter beschäftigen sich eher mit Inhalten, die auffällige Grafiken wie Bilder, Videos und GIFs enthalten. Außerdem sollte der Inhalt auf einem Mobiltelefon oder Tablet genauso ästhetisch ansprechend sein wie auf dem Desktop.

Freigabefunktionen wie in sozialen Medien: Wenn sich Inhalte in sozialen Netzwerken in Windeseile verbreiten, ist das mit dem Gewinn der Online-Lotterie vergleichbar. Um ebensolche Freigabefunktionen in deinem Intranet zu erreichen, müssen sich Inhalte leicht teilen lassen. Wenn Benutzer Likes vergeben, Beiträge kommentieren, Kollegen folgen und per @mention andere Mitarbeiter ebenso leicht kontaktieren können wie Memes an ihre Freunde versenden, wird das Intranet zum Dreh- und Angelpunkt für mehr Inhalte, die es wert sind, geteilt zu werden.

Einfacher Zugang: Die Nummer der IT kannst du vergessen. Mit Social Intranets kannst du den Zugriff und die Berechtigungen von Abteilungen und Benutzern selbst absichern, während deine Mitarbeiter ungehindert Inhalte erstellen, bearbeiten und anzeigen. Dank dieser Flexibilität hat die IT mehr Zeit, sich auf die Bereitstellung und Anpassung des Intranets zu konzentrieren, und kann gleichzeitig auf endlose Meetings und Berge von Arbeitsaufträgen verzichten.

Brandneue Inhalte: Wenn so viele Leute Beiträge verfassen und zusammenarbeiten, werden deine Inhalte immer brandaktuell sein, sodass keine Langeweile aufkommt. Nutze unbedingt ein einfaches System, das Anpassungen erlaubt und Benachrichtigungen sendet, damit du veraltete Inhalte ausmustern kannst.

Akkurate Analysen: Je mehr du weißt, desto besser. Suche nach Analyseergebnissen, die dich erkennen lassen, wonach Benutzer suchen und welche Inhalte sie am häufigsten lesen und kommentieren. Laut Forrester sollten Unternehmen "die Suche in den Mittelpunkt stellen", indem sie mithilfe von Analysen im Detail herausfinden, wie und wann Benutzer Suchvorgänge durchführen. Du musst auch wissen, wann diese Suchen keine Ergebnisse bzw. zu viele Ergebnisse liefern, die keinen Nutzen bringen.

Social Intranets schaffen Chancengleichheit

Waage mit Gegenständen

Teams sind nur so stark wie die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern. Du kannst deine Mitarbeiter unterstützen, indem du eine Umgebung schaffst, in der sich Beziehungen und Zusammenarbeit natürlich entwickeln können. Lies mehr darüber, wie du dein Unternehmen mit der Confluence-Intranetsoftware erfolgreich transformieren kannst.

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