Total Quality Management (TQM) – was es ist und wie es funktioniert

Was ist Total Quality Management?

Total Quality Management ist ein unternehmensweiter Ansatz zur Verbesserung und Aufrechterhaltung der Qualität im gesamten Geschäftsbetrieb. Im Gegensatz zur traditionellen Qualitätskontrolle, bei der Endprodukte geprüft werden, sind bei TQM alle für die Qualität mitverantwortlich – vom CEO bis hin zu den Produktionsteams.

Die Ursprünge von TQM reichen fast 100 Jahre zurück, als Forschungsteams von Western Electric am Werksstandort Hawthorne zu der Erkenntnis kamen, dass die Einbeziehung der Belegschaft in die Entscheidungsfindung die Produktivität dramatisch verbesserte. Die Bewegung gewann in den 1950er-Jahren an Dynamik, als die Qualitätsexperten Edwards Deming und Joseph Juran statistische Kontrollmethoden und Qualitätsmanagementtechniken nach Japan brachten.

Was als fertigungsorientierte Methode begann, hat sich seitdem zu einem umfassenden Managementansatz entwickelt, der in allen Branchen angewendet wird. Vom Gesundheitswesen bis zur Softwareentwicklung nutzen Unternehmen weltweit die TQM-Grundsätze, um die Qualität zu verbessern, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Kundenorientierung

Alles beginnt und endet mit den Kunden. Beim TQM sollen Unternehmen nicht mehr einfach nur Annahmen über die Bedürfnisse ihrer Kunden treffen, sondern herausfinden, was die Kunden tatsächlich wollen und brauchen. Kundenbedürfnisse zu verstehen bedeutet, Kundenfeedback, Verhaltensmuster und Veränderungen bei den Kundenerwartungen zu analysieren.

Unternehmen mit hervorragendem Total Quality Management überwachen kontinuierlich die Kundenzufriedenheit, antizipieren zukünftige Bedürfnisse und passen ihre Prozesse so an, dass sie überragenden Mehrwert bieten können. Dieser konzentrierte Kundenfokus führt dann zu mehr Loyalität und langfristigem Geschäftserfolg.

Engagement der Unternehmensführung

Qualitätsinitiativen können nur erfolgreich sein, wenn die Unternehmensführung hinter ihnen steht. Sie muss das richtige Umfeld für Qualitätsverbesserungen schaffen, indem sie sich im gesamten Unternehmen aktiv für die TQM-Grundsätze einsetzt.

Das bedeutet mehr, als nur über Qualität zu sprechen: Es erfordert sichtbares Handeln durch die Zuteilung von Ressourcen, die direkte Teilnahme an Qualitätsinitiativen und die konsequente Bekräftigung von Qualitätsstandards. Wenn das Führungsteam sein Engagement für Qualität durch Worte und Taten unter Beweis stellt, löst das eine positive Kettenreaktion im ganzen Unternehmen aus.

Einbeziehung der Belegschaft

Qualität ist nicht nur die Aufgabe des Managements – sie liegt in der Verantwortung aller. TQM ist dann erfolgreich, wenn sich auf allen Ebenen alle dazu befähigt fühlen, bei ihrer täglichen Arbeit Verantwortung für die Qualität zu übernehmen. Unternehmen sollten klare Kanäle für ihre Teams einrichten, damit alle Ideen einbringen, an Verbesserungsinitiativen teilnehmen und Qualitätsentscheidungen in ihrem Fachbereich treffen können.

Dieser kollaborative Ansatz verbessert die Qualität der Ergebnisse und steigert das Engagement und die Arbeitszufriedenheit der gesamten Belegschaft.

Prozessorientierter Ansatz

Ein Ergebnis kann nur von hoher Qualität sein, wenn es auch die Prozesse sind. Ein prozessorientierter Ansatz bedeutet, über die Ebene einzelner Aufgaben hinauszugehen und die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu analysieren und zu verstehen. TQM konzentriert sich auf die Optimierung eben dieser Prozesse, um sowohl die Qualität als auch die Effizienz zu verbessern.

Wenn Unternehmen wissen, wie ihre unterschiedlichen Prozesse ineinandergreifen und sich gegenseitig beeinflussen, können sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, die sie bei der isolierten Betrachtung einzelner Aufgaben möglicherweise übersehen würden.

Kontinuierliche Verbesserung

Das Streben nach Qualität hört nie auf. TQM schafft eine Kultur, in der Verbesserung nicht als Ziel, sondern als kontinuierliche Aufgabe verstanden wird. Das bedeutet, ständig Feedback einzuholen, mit innovativen Ansätzen zu experimentieren und Prozesse auf der Grundlage konkreter Ergebnisse weiterzuentwickeln. Unternehmen sollten neue Ideen fördern, aus Erfolgen und Misserfolgen lernen und die Ansprüche an ihre Qualitätsstandards fortlaufend steigern.

Datengestützte Entscheidungsfindung

Bei effektivem Qualitätsmanagement geht es nicht um Bauchgefühl, sondern um datengestützte Entscheidungsfindung. TQM setzt stark auf statistische Prozesskontrolle, Ursachenanalyse und andere Analysetools, um die Leistung auszuwerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Durch das Erheben und Analysieren von Qualitätsmetriken können Unternehmen Trends erkennen, potenzielle Probleme vorhersagen und entscheiden, worauf sie sich bei ihren Verbesserungsmaßnahmen konzentrieren sollten.

Integriertes System

Qualität lässt sich nicht in Silos erreichen. TQM erfordert einen einheitlichen Ansatz, bei dem sämtliche Unternehmensfunktionen und -prozesse auf die Qualitätsgrundsätze ausgerichtet werden. Das bedeutet, gemeinsame Qualitätsstandards zu schaffen, Verbesserungsmaßnahmen abteilungsübergreifend zu koordinieren und klare Kommunikationskanäle im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Wenn alle zusammen auf gemeinsame Qualitätsziele hinarbeiten, ist die Wirkung weitaus größer als bei isolierten Verbesserungsinitiativen.

Gute Lieferantenbeziehungen

Starke, kooperative Partnerschaften mit Lieferanten sind unerlässlich, um eine gleichbleibende Qualität in der gesamten Lieferkette aufrechtzuerhalten. Unternehmen sollten eng mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, klare Qualitätserwartungen formulieren, Feedback austauschen und Qualitätsprobleme gemeinsam lösen. Solche Partnerschaften tragen dazu bei, dass Qualitätsstandards eingehalten werden – von den Rohstoffen bis hin zu den endgültigen Produkten oder Services.

Vorteile einer TQM-Implementierung

Richtig umgesetzt bietet TQM erhebliche Vorteile:

• Höhere Kundenzufriedenheit und Treue
• Weniger Abfall und geringere Betriebskosten
• Bessere Effizienz des Projektmanagements
• Verbesserte teamübergreifende Projektzusammenarbeit
• Verbesserte Definition und Kontrolle des Projektumfangs
• Höheres Engagement und Zufriedenheit der Mitarbeiter
• Stärkere Wettbewerbsposition
• Bessere Projektplanung und -ausführung
• Höhere Produkt-/Servicequalität

Zusammen schaffen diese Verbesserungen einen starken Wettbewerbsvorteil. Organisationen, die TQM erfolgreich implementieren, haben oft einen Vorsprung vor der Konkurrenz, die immer noch mit Qualitätsinkonsistenzen und ineffizienten Prozessen zu kämpfen hat. Die Kombination aus niedrigeren Kosten, höherer Qualität und größerer Kundenzufriedenheit ermöglicht es Unternehmen, größere Marktanteile zu gewinnen und gleichzeitig höhere Gewinnmargen als ihre Konkurrenten aufrechtzuerhalten.

Die Implementierung von TQM

Das Aufteilen von TQM in überschaubare Schritte kann den Prozess erleichtern, und Projektmanagement-Tools wie Jira können die Implementierung einfacher gestalten. Folgendes musst du wissen, um TQM in deinem Unternehmen zu implementieren:

Mitarbeiter ausbilden

Entwickle ein umfassendes Schulungsprogramm, das die Prinzipien und Techniken von Total Quality Managment abdeckt. Konzentriere dich auf den Aufbau praktischer Fähigkeiten, die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit anwenden können. Schaffe Gelegenheiten für praktisches Lernen und kollaboratives Problemlösen.

Vor- und Nachteile von TQM

Bevor du TQM-Praktiken einführst, solltest du die Vor- und Nachteile verstehen. Während die Vorteile für die meisten Organisationen die Herausforderungen oft überwiegen, hilft dir das Wissen um beide Seiten, dich auf eine einfache Implementierung vorzubereiten.

Die Vorteile von TQM:

• Verbesserte Produkt- und Servicequalität: Organisationen erleben weniger Produktionsfehler und Defekte. Die Qualität wird konsistent und vorhersehbar und ist kein Zufallstreffer mehr.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Wenn sich die Qualität verbessert, merken das die Kunden. Weniger Probleme mit Produkten und Dienstleistungen führt zu mehr Loyalität und Folgegeschäften.
• Geringere Kosten durch Effizienz: Weniger Fehler bedeuten weniger Nacharbeit und Verschwendung. Organisationen verzeichnen in der Regel erhebliche Zeit- und Materialeinsparungen, sobald TQM eingeführt wird.
• Besseres Mitarbeiterengagement: Mitarbeiter, die am Qualitätsprozess beteiligt sind, fühlen sich gestärkt und sind engagierter bei ihrer Arbeit.
• Verbesserter Ruf: Es spricht sich herum, wenn gleichbleibend hohe Qualität geliefert wird. Organisationen werden oft zur ersten Wahl in ihrem jeweiligen Markt.

Die Vorteile mögen überzeugend sein, aber du solltest auch erkennen, dass die Implementierung von TQM nicht immer reibungslos verläuft. Organisationen stehen auf dem Weg dorthin oft vor mehreren Hürden, wie zum Beispiel:

• Erheblicher Zeit- und Ressourcenaufwand: TQM erfordert erhebliche Vorabinvestitionen in Schulungen, Tools und Prozesse. Organisationen müssen auf die damit verbundenen finanziellen und zeitlichen Verpflichtungen vorbereitet sein.
• Schwierigkeiten beim kulturellen Wandel: Die Umstellung von der traditionellen Qualitätskontrolle auf TQM erfordert eine grundlegende Änderung der Denk- und Arbeitsweise der Mitarbeiter. Einige können sich diesen Änderungen unter Umständen widersetzen, was den Übergang zu einer Herausforderung macht.
• Verzögerte Ergebnisse: TQM ist eine langfristige Strategie, keine schnelle Lösung. Organisationen sehen in der Regel erst sechs bis zwölf Monate nach Beginn der Implementierung deutliche Verbesserungen.
• Notwendigkeit eines konsequenten Engagements: Erfolg erfordert unerschütterliche Unterstützung durch die Führung und stetige Anstrengungen aller Beteiligten. Viele Organisationen haben Probleme, wenn die Begeisterung nach dem anfänglichen Anstoß nachlässt.

Beispiel für TQM

Um besser zu verstehen, wie Total Quality Management in der Praxis aussieht, schauen wir uns an, wie ein Softwareentwicklungsunternehmen es einsetzen könnte:

Vor der Implementierung von TQM hatte das Unternehmen mit den üblichen Herausforderungen der Softwareentwicklung zu kämpfen: verzögerte Veröffentlichungen, inkonsistente Codequalität und wachsende Kundenbeschwerden über Bugs. Deshalb wurde die Implementierung von TQM in den gesamten Entwicklungsprozesses beschlossen, vom anfänglichen Design bis zum Kundensupport.

So könnten die TQM-Prinzipien in die Tat umgesetzt werden:

• Funktionsübergreifende Qualitätszirkel erstellen: Das Unternehmen könnte Teams bilden, zu denen Entwickler, Tester, Kundenbetreuer und Produktmanager gehören. Diese Teams würden sich wöchentlich treffen, um Qualitätsprobleme zu identifizieren und Lösungen vorzuschlagen.
• Regelmäßige Code-Reviews implementieren: Man könnte ein System der Prüfung durch Kollegen einrichten, bei dem mindestens zwei andere Entwickler alle Codeänderungen vor der Bereitstellung überprüfen. So kann man potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und Best Practices im gesamten Team verbreiten.
• Projektfristen mit Tools verwalten: Mit Zeitmanagementtools und Software zur Projektverfolgung lassen sich Fristen und Ressourcen zu überwachen. Das hilft Teams dabei, qualitativ hochwertige Arbeit termingerecht abzuliefern.
• Kundenfeedback verfolgen: Man könnte ein umfassendes Feedbacksystem implementieren, um alle Kundenberichte, Funktionswünsche und Beschwerden zu sammeln und zu kategorisieren. Diese Daten fließen direkt in Entwicklungsprioritäten und Qualitätsverbesserungen ein.
• Fehlermuster mit Datenanalysen identifizieren: Man könnte ein System entwickeln, um Fehlerberichte zu analysieren und allgemeine Muster zu identifizieren, sodass die Ursachen und nicht nur Symptome behoben werden können. Dieser Ansatz kann verhindern, dass sich ähnliche Probleme wiederholen.

Nach der Implementierung dieser TQM-Praktiken könnte das Softwareentwicklungsunternehmen die Ergebnisse messen und eine Verringerung der von Kunden gemeldeten Fehler, schnellere Entwicklungszyklen, verbesserte Kundenzufriedenheitswerte und geringere Entwicklungskosten feststellen.

Das Beste daran ist, dass diese Verbesserungen nicht nur vorübergehende Erfolge sind. Das Unternehmen kann diese Gewinne aufrechterhalten und darauf aufbauen, indem es seine Total Quality Management-Praktiken verfeinert.

Optimiere das Total Quality Management mit Jira

Der Einstieg in TQM muss nicht kompliziert sein. Jira bietet alle notwendigen Tools an einem Ort, was es einfach macht, qualitativ hochwertige Projekte zu verfolgen und dein Team auf dem Laufenden zu halten. Du kannst Workflows einrichten, die zur Arbeit deines Teams passen, und jeder kann leicht sehen, was als Nächstes getan werden muss.

Der beste Teil? Die Funktionen von Jira passen auf natürliche Weise zum Qualitätsmanagement. Du kannst Kanban-Boards verwenden, um Workflow-Probleme zu erkennen, bevor sie dich verlangsamen, deinen Fortschritt mit Jira-Einblicke überprüfen und deine Arbeit auf einer Jira-Zeitleiste planen.

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