The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• What is the specific issue to address?
• When did or will the problem arise?
• Wo tritt das Problem auf und wie betrifft es das Unternehmen?
• Warum muss sich das Unternehmen darum kümmern?
• Wie kam es dazu oder wie wird das Team das Problem lösen?

• Wie viel wird die Problemlösung kosten (Geld und andere Ressourcen)?

Eine weitere gängige Methode zur Formulierung präziser Problemstellungen ist das Fischgrätendiagramm. Teams verwenden dieses visuelle Hilfsmittel, um die Problemursachen zu ermitteln. Das Diagramm ähnelt einem Fischskelett. Der Kopf stellt das Problem dar und jede der Gräten eine mögliche Ursache. Die Ursachen fallen in der Regel in eine von fünf Kategorien:

• Arbeitskräfte: Bezieht sich auf Personalfragen wie Erfahrung oder Ausbildung.
• Maschinen: Bezieht sich auf Geräte oder Maschinen.
• Methoden: Betrifft Probleme bei Verfahren und Prozessen.
• Material: Komponenten, Rohstoffe oder Vorräte.

• Messung: Bezieht sich auf Beurteilungen, Inspektionen oder Messungen, einschließlich der Ausrichtung auf relevante Ziele und wichtige Ergebnisse (OKRs).

D3: Interimsmaßnahmen zur Eindämmung umsetzen

Sobald das Team ein Problem erkannt hat, muss es wirksame zeitlich befristete Maßnahmen treffen, um die Auswirkungen schnell und sicher zu isolieren und zu begrenzen, während eine längerfristige Lösung erarbeitet wird. Diese vorläufigen Lösungen nennt man Interimsmaßnahmen zur Eindämmung (Interim Containment Actions, ICAs).

Zur Entwicklung effektiver ICAs, identifiziert das Problem, bewertet die Risiken und erwägt gemeinsam die Möglichkeiten zu dessen Eindämmung. Dazu gehören Isolierung, Minderung, Korrektur und Prävention. Überprüfe die Durchführbarkeit und wahrscheinliche Wirksamkeit jeder Option und setze dann die ICAs um, die machbar sind und Aussicht auf Erfolg haben. Überwache die Leistung und passe sie bei Bedarf an.

D4: Die Grundursachen ermitteln

Diese Disziplin des 8D-Prozesses ist entscheidend, um zu verhindern, dass sich Probleme wiederholen. Hier ist es wichtig, zwischen Ursachen und Symptomen zu unterscheiden und den Fokus auf die wahren Gründe zu verschieben. Oft genug werden Symptome als Ursachen benannt.

Bei einer beliebten Technik zur Ursachenanalyse, bekannt als "Five-Whys", wird wiederholt nach dem "Warum?" gefragt. Indem du diese Frage fünfmal wiederholst, gehst du der tatsächlichen Ursache auf den Grund.

Eine weitere beliebte Technik ist die Fehlerbaumanalyse. Sie ähnelt dem Fischgrätendiagramm, verwendet aber stattdessen eine Baumstruktur. Die Wurzel des Baumes steht für das Problem, während die Zweige die Ursachen darstellen.

D5: Permanente Korrekturmaßnahmen entwickeln

Nachdem du die Grundursache identifiziert und die ICAs bestimmt hast, kümmere dich als nächstes um permanente Korrekturmaßnahmen (Permanent Corrective Actions, PCAs). Betrachte die Wirksamkeit der von deinem Team entwickelten ICAs und nutze die gewonnenen Erkenntnisse zur Entwicklung der PCAs. Sorge für eine sorgfältige, umfassende Validierung und Prüfung. Der Ausfall einer PCA kann wichtige Geschäftsabläufe stören oder sogar zum Stillstand bringen. Vermeide den Einsatz von PCAs, bevor du nicht gründliche Tests durchgeführt hast, um ihre Wirksamkeit zu überprüfen.

D6: PCAs implementieren

Erstelle einen Umsetzungsplan, nachdem du eine PCA entwickelt, getestet und ihre Sicherheit und Wirksamkeit sichergestellt hast. Kommuniziere klar und häufig mit den Stakeholdern über die erwarteten und möglichen Auswirkungen auf ihre Arbeit. Überwache jede PCA während des Live-Betriebs genau. Überprüfe die Leistung deiner PCAs durch regelmäßige Tests und nach jedem größeren Vorfall.

D7: Präventivmaßnahmen entwickeln

Integriere PCAs vollständig in die Richtlinien, Verfahren und Prozesse deines Unternehmens, um maximalen Schutz zu gewährleisten. Dazu solltest du dich vor, während und nach jedem wichtigen Schritt mit allen Stakeholdern und Entscheidungsträgern austauschen. Überwache und aktualisiere alle damit verbundenen Verfahren und Trainings, wenn Veränderungen im Umfeld oder relevante Bedingungen dies rechtfertigen. So wird sichergestellt, dass die Korrekturmaßnahmen wirksam bleiben.

D8: Dem Team gratulieren

Probleme zu lösen und ihr erneutes Auftreten zu verhindern, erfordert von jedem Teammitglied erhebliche, dauerhafte Anstrengungen. Du solltest deine Mitarbeitenden dabei unterstützen, motivieren und Erfolge entsprechend feiern. Nutze alle dir verfügbaren Hilfsmittel und Ressourcen, um neu gewonnenes Wissen und Erkenntnisse zu erfassen, zu dokumentieren und zugänglich zu machen. Vergiss nicht, in den Berichten, die du deinem Team, den Stakeholdern und den involvierten Entscheidungsträgern vorlegst, Leistungen angemessen zu würdigen.

Im 8D-Prozess verwendete Strategien

Der Schlüssel zum Erfolg beim 8D-Prozess ist der Einsatz von Tools und Techniken, die eure Arbeit unterstützen und beschleunigen. Informiere dich über Tools und Techniken für die Datenerfassung und -analyse, die Zusammenarbeit, die Dokumentation, das Qualitätsmanagement und andere Funktionen, die deine Kollegen bereits nutzen. Indem du sie in deinen 8D-Prozess integrierst, kannst du den Schulungsaufwand reduzieren und schneller Erfolge erzielen.

Die Nutzung etablierter Tools, Techniken und Fachkenntnisse ist eine von mehreren Best Practices für den Erfolg von 8D-Prozessen. Weitere sind der Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams, die Ausstattung desselben mit allen erforderlichen Tools, die Förderung und Ermöglichung einer klaren, kontinuierlichen Kommunikation und die Formulierung klarer Problemstellungen.

Konzentriere dich auf die Ursachenanalyse und den Aufbau, die Überwachung und das Testen aller Korrekturmaßnahmen vor, während und nach ihrer Implementierung. Regelmäßige Stand-ups oder andere Zusammenkünfte werden ebenfalls empfohlen, vor allem, wenn dein Unternehmen Sparring unter deinen Teammitgliedern fördert und erfasst.

Um deinen 8D-Prozess weiter zu optimieren, verwende Confluence als zentrale Anlaufstelle für Zusammenarbeit, Dokumentation und Kommunikation. Die nahtlose Integration mit anderen Tools steigert die Teamproduktivität, sorgt für Transparenz und hält alle Beteiligten in jeder Prozessphase auf dem gleichen Stand.

Vorteile des 8D-Problemlösungsprozesses

Der 8D-Prozess bietet Teams, die versuchen, wiederkehrende Probleme zu lösen, mehrere Vorteile. Durch die Fokussierung auf die Ursachen können Teams die zugrunde liegenden Probleme angehen, nicht nur die Symptome. Präventivmaßnahmen verhindern, dass Probleme erneut auftreten. Der Fokus auf Teamarbeit und Zusammenarbeit verbessert den Zusammenhalt, sorgt für neue Perspektiven und lässt alle Teammitglieder ihre individuellen Fähigkeiten einbringen.

Unternehmen nutzen den 8D-Prozess, um Produktionsmängel und -fehler zu reduzieren, die Produkt- und Servicequalität zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Der Prozess kann auch dabei helfen, ein Unternehmen effizienter und agiler zu machen, indem er die Zusammenarbeit und Fähigkeit zur Problemlösung verbessert.