Processo de solução de problemas em 8D: um guia passo a passo

O processo global de solução de problemas em 8D apresenta uma estrutura de tomada de decisão sistemática e consistente que ajuda as equipes a identificar, corrigir e evitar problemas recorrentes. O processo é uma ferramenta poderosa e eficaz para abordar e resolver desafios complexos.

Este artigo define o processo 8D e discute o uso em vários setores. Em seguida, descreve as oito disciplinas do processo 8D, resume alguns benefícios e oferece estratégias e melhores práticas para o sucesso.  Por fim, ele examina como as empresas podem implementar e gerenciar com eficácia o processo 8D com o Confluence para melhorar suas capacidades de resolução de problemas.

O que é o processo de solução de problemas 8D?

O processo 8D é um processo de tomada de decisão projetado só para ajudar as equipes a identificar, corrigir e evitar problemas recorrentes. Ele se concentra na análise da causa raiz, na resolução e na prevenção de problemas que podem degradar a qualidade, a eficiência e a satisfação de clientes. 

A Ford Motor Company desenvolveu o processo 8D na década de 1980 em resposta a uma série de problemas de qualidade na fabricação de veículos. Apesar de ter origem na indústria automotiva, o processo 8D agora é bastante utilizado em vários setores, incluindo saúde, manufatura e tecnologia. Junto do Six Sigma e do gerenciamento da qualidade total, é uma metodologia comprovada e eficaz para melhoria da qualidade.

As 8 disciplinas explicadas

O processo 8D se concentra em oito elementos chamados "disciplinas", cada um com uma contribuição crucial para a solução eficaz de problemas.

D1: Defina a equipe

O primeiro passo para o sucesso com o processo 8D é selecionar a equipe certa. Lembre que, quando a equipe usa a colaboração e o processo 8D para resolver um problema, ela deve ter as habilidades e a alavancagem para implementar a solução. Monte uma equipe multifuncional que possa trabalhar com tomadores de decisão em toda a empresa. Descreva as funções e responsabilidades dos membros da equipe, mantendo as informações atualizadas e acessíveis.

D2: Descreva o problema

Sua equipe precisa de uma descrição clara, concisa e focada do problema. Considere usar o método 5W2H para uma abordagem estruturada para desenvolver e fazer perguntas práticas:

• Quem são as pessoas envolvidas ou afetadas?

• Qual é o problema específico a ser resolvido?

• Quando o problema surgiu ou vai surgir?

• Onde o problema está acontecendo ou afetando a empresa?

• Por que a empresa precisa resolver o problema?

• Como aconteceu ou de que forma a equipe vai resolver o problema?

• Quanto a solução do problema vai custar em termos de dinheiro e outros recursos?

Outro método muito usado para desenvolver definições de problema concisas é o diagrama de espinha de peixe. Essa é uma ferramenta visual que as equipes usam para identificar a causa de um problema. O diagrama lembra o esqueleto de um peixe, com a cabeça representando o problema e cada um dos ossos uma possível causa. Em geral, as causas se enquadram em uma das cinco categorias:

• Mão de obra se refere a problemas relacionados a pessoas, como experiência ou treinamento.

• Máquina se refere a problemas relacionados a equipamentos ou máquinas.

• Método se refere a problemas que envolvem procedimentos e processos.

• Material se refere a problemas que afetam componentes, matérias-primas ou suprimentos.

• Medição se refere a problemas que dizem respeito à avaliação, inspeção ou medição, incluindo o alinhamento com os objetivos e resultados-chave (ORCs) em questão.

D3: desenvolver ações de contenção provisórias

Depois de definir o problema, sua equipe precisa implementar correções temporárias eficazes para isolar e limitar os efeitos de forma rápida e segura. Ao mesmo tempo, ela deve desenvolver uma solução de longo prazo. Essas correções temporárias são as ações de contenção provisórias (ICAS). 

Para criar ICAs eficazes, identifique o problema, avalie os riscos e colabore no desenvolvimento de opções de contenção. Elas incluem isolamento, mitigação, correção e prevenção. Considere o quanto cada opção é viável e eficaz. Em seguida, implemente as ICAs que são possíveis de executar e têm maior chance de sucesso. Monitore o desempenho e ajuste conforme a necessidade.

D4: determinar as causas raiz

Esta disciplina do processo 8D é fundamental para evitar que os problemas se repitam. Para ter sucesso, sua equipe precisa diferenciar as causas raiz dos sintomas, já que os confundir pode fazer com que o foco seja desviado.

Uma das várias técnicas populares de análise de causas raiz é conhecida como cinco "por quês?" Repetir essa pergunta cinco vezes ajuda a se aprofundar nas verdadeiras causas raiz. 

Outra técnica muito usada é a análise da árvore de falhas. É uma ferramenta visual que se assemelha ao diagrama de espinha de peixe, mas usando a metáfora de uma árvore. A raiz da árvore representa o problema e os galhos são as causas.

D5: desenvolver ações corretivas permanentes

Depois de identificar a causa raiz e definir as ICAs, mude seu foco para as ações corretivas permanentes (PCAs). Aproveite os esforços da equipe usados na criação das ICAs e avalie os efeitos dessas ações para elaborar as PCAs. É essencial que sejam feitos testes e validação cuidadosos e abrangentes dessas ações. Uma PCA com falhas pode atrapalhar ou até mesmo interromper operações empresariais críticas. Evite implantar as PCAs até concluir testes rigorosos para comprovar que elas funcionam.

D6: implementar as PCAs

Crie um plano de implementação após desenvolver, testar e garantir a segurança e a eficácia de uma PCA. Mantenha uma comunicação clara e frequente com as partes interessadas sobre os efeitos previstos e possíveis no trabalho dessas pessoas. Monitore cada PCA de perto durante a operação em tempo real. Valide o desempenho das PCAs com testes regulares e após incidentes significativos.

D7: prevenir a recorrência

Faça a integração total das PCAs com políticas, procedimentos e processos da sua empresa para garantir o máximo de proteção. Para alcançar essa meta, se comunique de forma concisa e confiável com todas as partes interessadas e pessoas envolvidas nas decisões antes, durante e após cada etapa importante. Monitore e atualize todos os procedimentos e treinamentos relacionados às ações conforme ocorram alterações no ambiente ou nas condições. Assim, as ações corretivas não vão perder a eficácia.

D8: parabenizar a equipe

Para resolver e evitar a recorrência de problemas, é necessário esforço significativo e constante de cada membro da equipe. Apoie e incentive cada pessoa da equipe durante o trabalho e comemore quando tiverem sucesso. Aproveite todas as ferramentas e recursos disponíveis para reunir, documentar e conceder acesso ao conhecimento adquirido e às lições aprendidas. Dê os devidos créditos pelas conquistas nos relatórios disponibilizados à sua equipe, às partes interessadas e aos responsáveis pelas decisões.

Estratégias usadas no processo 8D

Para facilitar e acelerar o sucesso na sua estratégia usando o processo 8D, é essencial aproveitar ferramentas e técnicas. Explore ferramentas e técnicas que seus colegas já usam para coletar e analisar dados, colaborar, documentar, gerenciar a qualidade e realizar outras funções. Incorporar esses elementos na sua jornada do processo 8D ajuda a reduzir a quantidade de treinamento, o esforço e o tempo para alcançar o sucesso.

Aproveitar as ferramentas, técnicas e conhecimento vigentes é uma das várias práticas recomendadas para o sucesso do processo 8D. Outras delas incluem formar e capacitar uma equipe multifuncional, promover e viabilizar uma comunicação clara e constante e elaborar definições claras sobre os problemas. 

Direcione o foco para a análise das causas raiz e para o desenvolvimento, monitoramento e teste de todas as ações corretivas antes, durante e após a implantação. Também é uma boa ideia realizar reuniões rápidas ou outros encontros com regularidade, principalmente se sua empresa incentiva e registra as discussões entre os membros da equipe.

Para simplificar ainda mais o processo 8D, use o Confluence como um local central de colaboração, documentação e comunicação. A integração total do Confluence com outras ferramentas ajuda a aumentar a produtividade da equipe, garantir a transparência e manter todo mundo alinhado em cada estágio do processo.

Benefícios do processo 8D para a solução de problemas

O processo 8D oferece vários benefícios a equipes que precisam resolver problemas recorrentes. O foco nas causas raiz ajuda a lidar com os problemas subjacentes, e não apenas tratar os sintomas. A inclusão de medidas preventivas é uma maneira de evitar que os problemas ressurjam. O trabalho em equipe e a colaboração maximizam as experiências, perspectivas e habilidades coletivas de todos os membros da equipe.

O processo 8D ajuda as empresas a reduzir defeitos e erros na produção, melhorar a qualidade dos produtos e serviços e aumentar a satisfação do cliente. E ao melhorar a colaboração e a resolução de problemas, as empresas se tornam mais eficientes e ágeis.

Use o Confluence para solucionar problemas com um processo 8D eficaz

O processo 8D para solucionar problemas ajuda a tornar a empresa mais eficiente, ágil e resistente a desafios recorrentes que causam interrupções. É provável que sua empresa já tenha implementado vários procedimentos, processos, técnicas e ferramentas. Aproveite essas ferramentas para facilitar os esforços segundo o processo 8D.

O Confluence ajuda sua equipe e empresa a otimizar, documentar, institucionalizar e estimular os esforços no processo 8D. O Confluence é uma plataforma avançada, flexível e de fácil navegação para que as equipes criem, organizem e compartilhem o conhecimento. Ele aceita vários tipos de conteúdo e métodos de acesso, facilita a inclusão de comentários e discussões e oferece templates para executar tarefas com mais rapidez e consistência. 

O Confluence melhora a colaboração, a transparência e a eficiência para você correr atrás do sucesso. Encontre rápido toda a documentação da empresa usando a pesquisa com tecnologia de IA. E quando chegar a hora, compartilhe o documento do processo 8D com as partes interessadas.