O que é um fluxograma? Símbolos, benefícios e como criar um

A visualização de processos pode ajudar você a entender melhor as etapas individuais. Ao mapear um processo do início ao fim, é fácil revisar cada etapa para maximizar a eficiência e tomar decisões mais inteligentes. Os fluxogramas são uma maneira simples de mapear os principais processos, ajudando a simplificar o planejamento e a tomada de decisão. Seja para processos básicos ou complexos, os fluxogramas são uma ótima ferramenta para empresas. Saiba mais sobre fluxogramas, seus símbolos e significados e confira exemplos para ajudar você a criar o seu.

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. Ele usa símbolos e formas conectados por linhas para mostrar etapas individuais. Os fluxogramas têm uma grande variedade de aplicações na gestão de projetos. Por exemplo, eles podem demonstrar como uma equipe lida com as solicitações de suporte ao cliente, desde o momento em que o cliente faz uma solicitação até quando o problema é resolvido. Alguns gerentes de projeto combinam fluxogramas com diagramas de Gantt para criar um plano de projeto mais abrangente.

História dos fluxogramas

Os fluxogramas têm uma longa história no mundo dos negócios, mas o conceito não foi introduzido até 1921. Frank e Lillian Gilbreth, dois engenheiros industriais, desenvolveram o conceito de fluxograma e o apresentaram à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). A princípio, o casal Gilbreth e outros engenheiros usavam os fluxogramas para mapear processos e determinar a maneira mais eficiente de trabalhar. Porém, não demorou muito para que diferentes indústrias adotassem o conceito. Com o passar dos anos, os fluxogramas se tornaram uma ferramenta padrão em quase todos os setores. Hoje, esses gráficos são usados com outras ferramentas de brainstorming, como diagramas de causa e efeito ou diagramas de Ishikawa, para ajudar todos, de inventores a engenheiros de software, a trabalhar com mais eficiência.

Símbolos do fluxograma e o que eles significam

Os fluxogramas usam vários símbolos. Cada forma ou símbolo tem um significado específico e um papel distinto em facilitar a leitura rápida dos fluxogramas. Veja um resumo rápido de alguns dos diferentes símbolos e como eles são usados no mapeamento de processos:

• Setas: mostram o fluxo de uma etapa para a próxima. Ao ler um fluxograma, siga estas setas para garantir que você está vendo o processo na ordem correta.

• Elipses: representam o início ou o fim de um processo, então você sabe por onde começar assim que dá uma olhada em um fluxograma.

• Retângulos: representam uma única etapa ou processo dentro do fluxograma.

• Losangos: são usados para indicar um ponto de decisão. Quando você vir um losango, deve tomar uma decisão de sim ou não nesse momento.

• Paralelogramos: são usados para denotar dados em fluxogramas.

Quando usar um fluxograma

Os fluxogramas analisam tarefas complexas e ilustram as etapas necessárias para atingir uma meta. Eles podem ajudar na gestão de projetos, na modelagem de processos de negócios, na programação de computadores e nas tarefas diárias. Existem vários casos em que seria útil usar um fluxograma, incluindo:

• Gestão de projetos: os gerentes de projeto utilizam fluxogramas para otimizar seus esforços de gestão de projetos, aumentar a eficiência e promover a colaboração entre as equipes. Fluxogramas garantem que as equipes sigam processos eficientes para obter a máxima eficiência.

• Atendimento ao cliente: fluxogramas podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente, estabelecendo um conjunto padrão de etapas a serem seguidas ao abordar as dúvidas dos clientes. Essa medida ajuda a aumentar a satisfação do cliente e a eliminar consultas não resolvidas.

• Desenvolvimento de software: no desenvolvimento de software, fluxogramas podem ser usados para projetar algoritmos e depurar software.

Outras situações em que os fluxogramas são ferramentas inestimáveis incluem integração e treinamento, melhoria de processos, planejamento estratégico, comunicação e colaboração da equipe e documentação.

Tipos de fluxogramas e para que são usados

Existem vários tipos de fluxogramas, cada um adequado a uma tarefa específica. Aqui estão alguns exemplos e para que eles são usados:

Fluxograma de processo

Os fluxogramas de processos são o tipo mais comum. Eles exibem todas as ações, desde o início até o fim do processo. São úteis em campos como manufatura, que descreve toda a jornada de fabricação de um produto, desde a matéria-prima até o produto acabado.

Fluxograma de raia

O fluxograma de raia representa as funções e responsabilidades dentro do processo. O fluxograma é dividido por faixas (parecidas com as raias de piscinas) que são atribuídas a uma determinada pessoa ou grupo. Por exemplo, no contexto de negócios, essas raias podem ser "vendas", "marketing" ou "jurídico".

Fluxograma de documento

Os fluxogramas de documentos são semelhantes aos diagramas de fluxo de dados. Eles mostram como os documentos se movem por um sistema. Pense neles como mapas que retratam a jornada de uma carta, começando com a chegada ao escritório e traçando o caminho até chegar ao destinatário pretendido.

Diagrama de fluxo de dados

O diagrama de fluxo de dados (DFD) mostra como os dados fluem por um sistema, de onde se originam, como são processados e onde são armazenados. Por exemplo, imagine que o DFD define como a empresa faz a gestão do processo de contratação de novos funcionários e armazenamento de informações. Esse diagrama é uma ferramenta valiosa para gerentes de projeto. Com essa ferramenta, é possível obter insights sobre o fluxo de dados no banco de dados da empresa. Essa medida ajuda a monitorar e aprimorar as práticas de tratamento de dados, bem como aumentar a eficiência do processo de gestão.

Diagrama do fluxo de trabalho

O diagrama de fluxo de trabalho é o fluxograma que exibe a ordem das etapas necessárias para concluir certas tarefas ou processos. Como em livros de receitas, o diagrama mostra cada etapa da preparação.

Benefícios de usar fluxogramas

Os fluxogramas oferecem diversas vantagens para a gestão do trabalho, gerentes de projetos e metodologias ágeis:

• Visualização de processos complicados: os diagramas visuais facilitam a compreensão de tópicos complexos, que são divididos em partes gerenciáveis.

• Padronização e documentação de processos: fluxogramas ajudam as equipes a concordarem sobre como os processos devem funcionar e a documentarem para referência futura.

• Garantia de alinhamento da equipe: os fluxogramas garantem que todos na equipe entendam com clareza o processo e as respectivas responsabilidades dentro dele.

• Melhora na comunicação: os fluxogramas usam imagens e representações visuais para garantir que todos estejam alinhados, reduzindo mal-entendidos.

5 passos simples para fazer um fluxograma

O processo de criação de um fluxograma é bem simples. Veja as cinco etapas que você deve seguir para criar um fluxograma eficaz para sua empresa.

1. Identifique o processo que você quer mapear

A primeira coisa que você precisa fazer é descobrir o que está tentando mapear. Pode ser um processo que você está tentando tornar mais eficiente ou algo específico para o projeto em que você está trabalhando no momento. Cada fluxograma deve mapear um único processo.

2. Divida o processo em etapas

Agora é hora de dividir o processo em etapas individuais para que seja mais fácil de seguir. Garanta que todas as etapas envolvidas no processo sejam incluídas. Suponha que você esteja explicando como lidar com tickets de atendimento ao cliente. Você não quer deixar de fora nenhuma etapa, em especial se essa etapa envolver escalar o ticket ou atribuir a uma equipe específica. Pense em cada etapa do processo que você está mapeando.

3. Escolha os símbolos do fluxograma a serem utilizados

Os diferentes símbolos de fluxograma já mencionados desempenham um papel essencial no mapeamento de processos. Escolha símbolos para representar ações, decisões e resultados antes de começar a mapear qualquer coisa. Ao criar seu fluxograma, mantenha a consistência dos símbolos e use setas para indicar o fluxo do processo.

4. Desenhe o gráfico

Agora que você sabe tudo, pode começar a fazer seu fluxograma. Não esqueça de manter seus símbolos consistentes em todo o fluxograma e não se preocupe se não estiverem perfeitos na primeira vez. A colaboração em projetos é essencial no mapeamento de processos, permitindo que as equipes identifiquem lacunas, refinem as etapas e garantam que o fluxograma reflita com precisão como o trabalho é feito.

5. Revise e aprimore o gráfico com base no feedback

Quando seu fluxograma estiver completo, revise e compartilhe com outras pessoas para obter feedback. Os fluxogramas têm como base o compartilhamento de conhecimento, então compartilhar com várias equipes e fazer mudanças com base em comentários é essencial.

Templates de fluxograma para visualizar seus fluxos de trabalho

O Confluence tem uma variedade de templates de mapas mentais e fluxogramas prontos para ajudar você a economizar tempo e criar fluxogramas mais eficazes.

• Template de fluxograma: divida com facilidade os processos em etapas individuais para que você possa visualizar cada etapa e descobrir como trabalhar com mais eficiência.

• Template de fluxo de trabalho: mapeie e otimize fluxos de trabalho para aumentar a eficiência e manter a consistência.

• Template de raia: use esse template para mapear diferentes funções, departamentos ou membros da equipe envolvidos em um processo.

• Template de mapa conceitual: crie mapas com informações para organizar o conhecimento, usando quantos nós você precisar.

Crie fluxogramas com facilidade usando o Confluence

A eficiência é essencial no local de trabalho, e os fluxogramas são uma forma eficaz e direta de mapear processos e descobrir oportunidades de melhoria. Com o Confluence, você pode economizar tempo com templates prontos e aprimorar a colaboração com quadros brancos on-line. O Confluence não facilita apenas a criação de fluxogramas e outros mapas visuais. Graças aos quadros brancos do Confluence, você pode colaborar em fluxogramas e compartilhar conhecimento em tempo real. Os quadros brancos do Confluence até se integram a outras ferramentas da Atlassian para ajudar você a aumentar a produtividade. Os fluxogramas são um ótimo ponto de partida se você quiser agilizar os processos para economizar tempo e dinheiro. Saiba como os quadros brancos do Confluence tornam a criação e a colaboração em fluxogramas mais fáceis do que nunca.