O guia definitivo para fluxogramas
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Na gestão de projetos, o poder de visualizar o trabalho não pode ser enfatizado o bastante. Ferramentas visuais, como fluxogramas, desempenham um papel fundamental no sucesso do projeto. Mas antes de mergulhar nas complexidades dos fluxogramas, a gente vai primeiro explorar um conceito fundamental que sustenta a eficiência ágil: a "Definição de Concluído" (DoD).
A DoD oferece uma estrutura precisa para a conclusão de tarefas, promovendo o alinhamento da equipe e um trabalho consistente e de alta qualidade. Quando usada em conjunto com fluxogramas, as equipes ágeis podem alcançar uma sinergia poderosa que otimiza o fluxo de trabalho, aumenta a colaboração e garante que os projetos não só sejam concluídos com eficiência, mas também com foco em atender às expectativas dos clientes e das partes interessadas.
Venha com a gente analisar mais de perto os fluxogramas — uma ferramenta versátil e inestimável para visualizar o trabalho. Neste artigo, a gente vai explorar vários tipos de fluxogramas e vantagens e orientar você sobre como os criar nos quadros brancos do Confluence.
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é uma representação visual de um processo ou fluxo de trabalho. Ele usa símbolos e formas conectados por linhas para mostrar etapas individuais.
Os fluxogramas têm uma grande variedade de aplicações na gestão de projetos. Por exemplo, você pode usar os fluxogramas para mostrar como uma equipe lida com as solicitações de suporte ao cliente, desde o momento em que o cliente faz uma solicitação até o momento em que a equipe resolve o item. Alguns gerentes de projetos até combinam um fluxograma com um diagrama de Gantt para criar um plano de projeto mais abrangente.
Tipos de fluxogramas
Existem vários tipos de fluxogramas, cada um adequado a uma tarefa específica. Aqui estão alguns exemplos de fluxogramas:
Fluxograma do sistema
Os fluxogramas do sistema são como um roteiro de um sistema que mostra todas as paradas (etapas) ao longo do caminho. Eles ilustram com eficiência como cada parte do sistema interage entre si. Por exemplo, você pode usar um fluxograma do sistema para demonstrar como os pedidos chegam dos clientes para a equipe de entrega em uma pizzaria.
Diagrama do fluxo de trabalho
O diagrama de fluxo de trabalho é o fluxograma que exibe a ordem das etapas necessárias para concluir certas tarefas ou processos. Como em livros de receitas, o diagrama mostra cada etapa da preparação.
Diagrama de fluxo de dados
O diagrama de fluxo de dados (DFD) mostra como os dados se movem pelo sistema: sua origem, destino e método de armazenamento. Por exemplo, imagine que o DFD define como a empresa faz a gestão do processo de contratação de novos funcionários e armazenamento de informações. Esse diagrama é valioso para os gerentes de projeto, visto que ele coleta informações sobre o fluxo de dados no banco de dados da empresa. Isso ajuda a monitorar e aprimorar as práticas de tratamento de dados, bem como aumentar a eficiência do processo de gestão.
Fluxograma de decisão
Como o próprio nome sugere, o fluxograma de decisão ajuda a tomar decisões. Com estrutura semelhante a galhos em árvores, o fluxograma de decisão apresenta várias opções e as consequências de cada escolha. Essa estrutura ajuda na tomada de decisões, pois parte de uma pergunta inicial. Conforme você segue o fluxograma, cada resposta leva a novas perguntas, guiando você pelo processo de tomada de decisões até chegar a uma escolha.
Fluxograma de raia
O fluxograma de raia representa as funções e responsabilidades dentro do processo. O fluxograma é dividido por faixas (parecidas com as raias de piscinas), as quais são atribuídas a uma determinada pessoa ou grupo. Por exemplo, no contexto de negócios, essas raias podem ser “vendas”, “marketing” ou “jurídico”.
Fluxograma de documento
Os fluxogramas de documentos são semelhantes aos diagramas de fluxo de dados. Eles mostram como os documentos se movem por um sistema. Pense neles como mapas que retratam a jornada de uma carta, começando com a chegada ao escritório e traçando o caminho até chegar à pessoa certa.
Fluxograma de programa
O fluxograma de programa mostra como o programa de software funciona. Ele instrui o computador sobre quais tarefas fazer e em qual ordem. Por exemplo, fluxogramas de logins em programas mostram como o computador verifica se o nome de usuário e a senha estão corretos.
Fluxograma de processo
Os fluxogramas de processos são o tipo mais comum. Eles exibem todas as ações, desde o início até o fim do processo. Eles são úteis em campos como a manufatura, que descreve toda a jornada de produção do produto, desde a matéria-prima até o produto acabado.
Vantagens dos fluxogramas
Os fluxogramas oferecem diversas vantagens para a gestão do trabalho, gerentes de projetos e metodologias ágeis:
- Visualização de processos complicados: os diagramas facilitam a compreensão de tópicos complexos, dividindo-os em partes gerenciáveis.
- Padronização de processos e colocação por escrito: isso permite que as equipes concordem sobre como os processos devem funcionar e anotem para referência futura.
- Garantia de alinhamento da equipe: os fluxogramas garantem que todos na equipe entendam com clareza o processo e as respectivas responsabilidades dentro dele.
- Melhora na comunicação: os fluxogramas usam imagens para garantir que todos estejam na mesma página, reduzindo mal-entendidos.
Quando você deve usar o fluxograma?
Os fluxogramas são úteis para simplificar trabalhos complexos e mostrar as etapas necessárias para atingir as metas. Eles podem ajudar na gestão de projetos, na modelagem de processos de negócios, na programação de computadores e nas tarefas diárias.
Os fluxogramas são ferramentas inestimáveis para certas situações, como nas etapas de: integração e treinamento, melhoria de processos, planejamento, comunicação e colaboração, bem como a documentação.
Como criar o fluxograma com os quadros brancos do Confluence
Criar o fluxograma com quadros brancos do Confluence é rápido e simples, exigindo apenas cinco etapas.
- Primeiro, no entanto, você deve ativar os quadros brancos no Confluence usando estas etapas:
- Registro no Confluence.
- Selecione a engrenagem de configurações no canto superior direito da navegação do Confluence.
- Acesse as funções Beta na barra lateral esquerda.
Leia "O que você deve saber", clique em Concordo e ative se você concordar.
Pode levar alguns minutos para que os quadros brancos se espalhem por todos os espaços. Depois de habilitados, siga estas etapas para criar o fluxograma:
- Acesse o Espaço em que você quer adicionar o quadro branco.
- Clique no botão Criar na barra de ferramentas na parte superior da página. (Você também pode criar o quadro branco clicando no botão Conteúdo na barra lateral esquerda.)
- Depois de clicar, a página do quadro branco é aberta. Diversos templates vão aparecer na tela para você escolher o seu favorito.
- Crie o fluxograma com as ferramentas de desenho disponíveis, como formas, linhas e conectores. Você pode arrastar e soltar, redimensionar e conectar as formas na tela usando setas ou linhas.
Depois de criar o fluxograma, confira aqui algumas opções entre as quais escolher:
- Personalize o fluxograma: personalize o fluxograma adicionando texto, cores e formatação às formas. Você também pode usar formas diferentes para representar pontos de decisão, loops ou conectores para representar o fluxo do processo.
- Colabore e edite: convide os membros da equipe a colaborar na sessão do quadro branco. Eles podem entrar no fluxograma e contribuir em tempo real. Você também pode editar o fluxograma em conjunto, fazendo alterações e atualizações conforme necessário.
- Salve e incorpore: depois de concluir a criação do fluxograma, clique no botão " Salvar" para salvar a sessão do quadro branco. Em seguida, você pode optar por incorporar o fluxograma direto na página do Confluence selecionando a opção "Incorporar".
- Compartilhe e colabore: compartilhe a página do Confluence com os membros da equipe, permitindo que eles visualizem e colaborem no fluxograma. Eles podem dar feedback, fazer sugestões ou fazer edições, se necessário.
Dicas para criar fluxogramas eficazes
Para criar o fluxograma ideal, siga estas dicas essenciais:
- Identifique o fluxograma certo para a equipe. Processos diferentes podem se beneficiar de diferentes tipos de fluxogramas.
- Seja consistente. Use símbolos e cores com consistência para melhorar a compreensão.
- Entenda o objetivo. Entenda por que você está criando o fluxograma e quais metas ele deve alcançar. Essa compreensão vai definir como o fluxograma deve ser estruturado.
Visualize os fluxos de trabalho com fluxogramas
Os fluxogramas são muito valiosos quando se trata de aprimorar os processos de trabalho. Os quadros brancos do Confluence podem facilitar a criação deles. No Confluence, você faz o brainstorm, visualiza todo o processo do trabalho e transforma as ideias em ações, tudo em um só lugar. Com funções específicas, projetadas para metodologias como a estrutura Scrum e a estrutura Kanban, o Confluence é a ferramenta completa para criar fluxogramas.
Fluxogramas: perguntas frequentes
Não importa qual for o modelo escolhido, as equipes podem trabalhar em conjunto para criar e documentar a estrutura de tomada de decisão no Confluence. A gente tem templates para DACI, análises SWOT, decisão de design, mesa de votação e muito mais
Quais são os melhores tipos de fluxogramas para usar?
O fluxograma mais eficaz depende do processo específico e de qual resultado você quer. Por exemplo, o fluxograma do sistema é útil para exibir como as diferentes partes do sistema se interconectam.
Por outro lado, o diagrama de fluxo de dados é fundamental para mostrar como os dados se movem pelo sistema. Para escolher o melhor fluxograma, entenda o objetivo do diagrama e decida qual tipo se alinha melhor a essa finalidade.
Quais ferramentas devo usar para criar o fluxograma?
Os quadros brancos do Confluence da Atlassian são uma forma confiável de criar fluxogramas abrangentes e fáceis de entender. Eles facilitam a visualização das conversas e as transformam em tarefas do Jira para começar a trabalhar.
Quais são os casos de uso comuns para fluxogramas?
Os fluxogramas têm muitas aplicações, incluindo a criação de software, a gestão de projetos, a correção de itens e a melhoria de processos. No desenvolvimento de software, os programadores usam fluxogramas para planejar e simplificar métodos complexos.
Os gerentes de projeto usam os fluxogramas na metodologia ágil para ver como o plano, as dependências e as funções do projeto se encaixam. As empresas também usam fluxogramas para explicar procedimentos e treinar funcionários.