Simplifique as aprovações multifuncionais com o Confluence

Você está lidando com muitos arquivos e documentos diferentes e precisa garantir que os membros da equipe multidisciplinar certos estejam envolvidos no processo de aprovação. Uma maneira de fazer isso é configurar cadeias de aprovação — como aprovação de orçamento, aprovação de conteúdo ou aprovação de mudança de política — com base nas necessidades específicas do projeto e nas solicitações de aprovação necessárias.

No Confluence, você pode transformar esse processo de aprovação em regras ou fluxos de trabalho automatizados criados usando a fórmula “Se isso, então aquilo”. Cada regra é criada combinando diferentes componentes:

• Acionadores: o catalisador que aciona a regra (por exemplo, “Quando o marketing recebe uma solicitação de campanha”).
• Condições: aspectos opcionais que devem ser atendidos para que a regra continue em execução (por exemplo, a regra só funciona “Quando o gerente de marketing (condição do usuário) assina a solicitação de campanha”).
• Ramificações: componentes opcionais (“para cada” mais um tipo de objeto) que podem ramificar uma regra linear em vários caminhos de roteamento, com a possibilidade de fazer ações diferentes (por exemplo, “Para cada estratégia de campanha enviada pela equipe de criação (remetentes) na data de entrega, envie um e-mail para o gerente de marketing para aprovação”).
• Ações: o que você quer que aconteça se a regra for executada com sucesso, nesse caso, aprovações automatizadas (por exemplo, "Publique uma nova página para a campanha de marketing selecionada").

Como o exemplo acima, isso quer dizer que, embora toda a equipe do produto tenha acesso ao espaço, só o gerente de marketing e a equipe de criação específicos vão estar envolvidos no processo de aprovação da estratégia.

Você pode usar um template de regra da Biblioteca de Automação do Confluence se quiser um ponto de partida com componentes de regra adequados pré-selecionados e organizados. Ou você pode usar o criador de regras da página de automação para criar uma nova regra do zero.

Para manter a visibilidade alta e o processo de aprovação multifuncional em andamento sem problemas, sempre mantenha todo mundo atualizado, mesmo que sejam de outras equipes ou departamentos. As menções individuais e em equipe no Confluence mantêm as pessoas certas informadas e o processo de aprovação em funcionamento.

Crie um perfil da equipe para organizar todas as pessoas envolvidas em um processo multifuncional, mesmo que elas representem outros departamentos. Esses perfis oferecem uma perspectiva central dos colaboradores individuais e até mesmo da documentação da equipe. Você pode @mencionar a equipe na página do Confluence ou fazer um comentário em linha para avisar com quem está a bola na cadeia de aprovação.

Ou então, você pode @mencionar usuários individuais se quiser chamar a atenção de uma só pessoa para uma página, comentário ou tarefa específica que tenha sido atribuída a ela. Depois de mencionar um membro da equipe na página, o usuário vai receber um e-mail de notificação do Confluence, mas só na primeira menção. Os usuários vão ser notificados em tempo real sempre que forem mencionados nos comentários. Então, se você quiser manter a comunicação e a aprovação em andamento, mencione os usuários em linha na página de comentários.

Agora que você usa menções para manter todo mundo atualizado, ofereça feedback e sugestões para desenvolver essas menções. O feedback é o condutor e os comentários são o veículo. E, assim como existem diferentes tipos de veículos, existem diferentes tipos de comentários do Confluence e motivos para serem usados:

• Comentário em linha: ideal para conversas sobre seções específicas de conteúdo. Com os comentários em linha, você pode destacar itens não resolvidos ou oferecer correções para seções de conteúdo da página. Sempre @mencione membros específicos da equipe para que eles possam executar a ação do feedback.

• Comentário da página: ideal para conversas mais abrangentes sobre o conteúdo na íntegra. Os comentários da página se aplicam a toda a página, em vez de seções específicas. Tenha em mente que seus colegas de equipe só vão ser notificados na primeira vez que forem @mencionados em comentários da página, então se você precisar de mais feedback depois do primeiro comentário, não deixe de fazer novas marcações nos comentários subsequentes.

Algumas regras gerais devem ser seguidas ao oferecer feedback e sugestões para manter o processo de aprovação em andamento e evitar que a entrada se torne uma completa bagunça.

Você quer que o destinatário resolva o comentário, então não se esqueça de ser o mais específico possível e de não responder perguntas com outra pergunta. Com frequência, no caso de pequenos erros de edição ou formatação de cópias, as equipes podem concordar em assumir a responsabilidade de fazer as devidas correções e resolver os itens sem entradas adicionais do criador da página.

Os comentários da página ajudam as pessoas que acabaram de chegar à página a terem uma ideia sobre o que já foi conversado, perguntado, respondido e decidido. Os comentários da página vão ficar lá enquanto a página do Confluence existir, então mantenha tudo sempre limpo e organizado. Os colegas de equipe devem usar respostas diretas ao responder aos comentários da página para manter os tópicos úteis e relevantes para os outros usuários.

Embora o feedback e as sugestões sejam necessários para o processo de aprovação, é importante que os membros da equipe reflitam se devem mesmo comentar e, se sim, qual é a melhor forma de fazer isso. Os comentários podem se acumular, ainda mais com equipes grandes, então, se os seus colegas de equipe começarem a fazer muitos comentários, talvez seja um bom momento para agendar reuniões individuais ou ter uma conversa mais informativa.

E se os usuários gostarem de um comentário, diga a eles para deixarem uma curtida! Curtir costuma ser uma função subestimada no Confluence, mas é bom para reconhecer ótimos trabalhos ou concordar com sugestões específicas.

Em alguns casos, você vai ter que ser capaz de oferecer gestão de fluxo de trabalho e revisão de capacidades adicionais no processo. No Confluence, você pode usar as integrações para ajudar a obter aprovações em projetos multifuncionais.

Algumas integrações do Confluence podem ajudar a equipe na gestão da aprovação:

• Comala Document Management: revise e aprove as entradas da equipe, crie tarefas, rastreie atribuições e publique conteúdo.
• Page Approval for Confluence: mantenha o alinhamento das equipes e das partes interessadas sobre os processos e decisões.
• Cenote Lockpoint e Scroll Documents for Confluence: bloqueie e desbloqueie a documentação e os anexos do Confluence para fazer aprovações manuais, alterações e controlar as edições.
• Approvals for Confluence: revise e aprove documentos e páginas.
• Approval Path for Confluence: crie um caminho de fluxo de trabalho, adicione etapas de aprovação e adicione níveis de usuários e de permissão. Adicione e-mails de chamada à ação para notificar os usuários.
• Adobe PDF: integre arquivos de PDF às páginas do Confluence para facilitar a revisão.

• Contract Signatures for Confluence: mantenha os contratos e processos dentro do Confluence, sem precisar exportar, imprimir ou usar ferramentas de assinatura externas.

Confira os outros aplicativos do Confluence para encontrar as integrações que funcionam melhor para o processo de aprovação da sua equipe.