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Como o planejamento estratégico pode afrouxar seus grandes objetivos

Dê um passo trás para encontrar o seu foco

Pessoas movendo tickets do Jira

Imagine que você e sua equipe estão começando um novo trimestre — ou talvez um ano novo. Vocês estão ansiosos para botar a mão na massa e conseguir realizar algo grande juntos.

Primeiro, você tem que decidir o que deve começar de verdade.

A oportunidade parece divertida em teoria, mas não demora muito para que as coisas piorem. Todo mundo tem uma ideia diferente sobre o que você deve focar, e todos estão argumentando sobre por que sua ideia deveria ser colocada no topo da lista. Decidir está consumindo tanto tempo que a equipe está impedida de fazer algo de verdade.

É o que acontece quando sua empresa não tem um plano estratégico.

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico é o processo pelo qual uma empresa passa para definir sua direção, em geral realizado pelos líderes da empresa. Envolve o estabelecimento de prioridades e a decisão de como os recursos vão ser alocados para sustentar essa visão geral.

É fácil confundir planejamento estratégico com planejamento de projeto, mas os dois são bastante diferentes. O planejamento do projeto é importante para tarefas ou atribuições singulares que sua equipe está concluindo (como você vai conduzir o projeto desde o início até a conclusão).

O planejamento estratégico é mais amplo. Ele reúne todos os projetos individuais em uma estratégia coesa que sustenta o objetivo geral da empresa.

Portanto, se seu plano estratégico incluiu uma declaração de visão que dizia que sua empresa pretende "ser conhecida como a especialista mais confiável em gestão de recursos humanos", então cada projeto que sua empresa conclui deve de alguma forma estar relacionado a essa visão.

Em essência, pense no planejamento estratégico como a bússola para todas as decisões que a empresa e seus líderes tomam. Ele define o contexto geral, para que você não se perca nos detalhes do dia a dia.

Por que o planejamento estratégico vale o seu tempo?

1. Concentre seus esforços (e reduza seu estresse)

Ao tomar decisões para sua equipe, muitas vezes parece que você está jogando dardos? Você não está sozinho. Uma pesquisa da McKinsey descobriu que apenas 20% dos entrevistados dizem que suas organizações são excelentes na tomada de decisões.

Um plano estratégico vai ajudar. Entender para onde toda a sua empresa está indo ajuda você a tomar decisões mais ponderadas que sustentem seu objetivo final.

O planejamento estratégico também garante que cada projeto tenha um resultado claro e mensurável que permite demonstrar como projetos específicos contribuem para o plano geral.

2. Melhore sua comunicação

Imagine todos os fios que seriam cruzados e a confusão que aconteceria neste cenário: você deu instruções para ajudar um colega de trabalho a tirar as demonstrações financeiras trimestrais. No entanto, ele pensou que estava aprendendo a registrar os números dos cheques daquele mês.

Bem, essa foi uma perda de tempo confusa. Infelizmente, é uma situação comum no local de trabalho. Mais de 80% dos funcionários afirmam que a falha de comunicação ocorre no trabalho com muita frequência, com frequência ou ocasionalmente.

Felizmente, quando as pessoas têm uma compreensão maior do quadro geral (o que elas percebem quando revisam seu plano estratégico), a mensagem fica mais clara. Elas já têm o contexto e as informações básicas de que precisam para entender as direções, dar instruções e levar os projetos adiante com segurança.

Entender para onde toda a sua empresa está indo ajuda você a tomar decisões mais cuidadosas que sustentem seu objetivo final.

3. Aumentar o alinhamento

Esta é uma estatística assustadora: até 95% dos trabalhadores de uma empresa admitem que eles desconhecem ou não entendem a estratégia da empresa. Caramba.

Os funcionários não gostam de ficar no escuro ou não ter ideia de como seu dia a dia influencia o crescimento da empresa. Com um plano estratégico, todos em sua equipe – desde o alto escalão até seus novos funcionários – sabem no que estão trabalhando. Garanta que seu plano estratégico seja documentado e de fácil acesso para que qualquer pessoa possa usar para consulta em caso de dúvida.

Outro motivo vencedor para o planejamento estratégico: no geral é um processo colaborativo. A discussão aberta significa que todas as partes podem estar na mesma página desde o início.

Gabarite o planejamento estratégico com essas três atividades

Se você já é um gênio em planejamento de projetos, saiba que o planejamento estratégico tem muitas semelhanças, só que em uma escala maior e focada na empresa.

No entanto, existem algumas atividades exclusivas do planejamento estratégico que vão ajudar sua equipe de liderança a elaborar um plano que sustente mesmo sua visão.

1. Análise SWOT

Uma análise SWOT envolve a identificação dos pontos fortes, fracos e oportunidades da empresa, bem como quaisquer ameaças aos negócios. A abordagem mais simples é usar uma matriz dois por dois para ter a representação gráfica desses diferentes elementos (pegue um template útil aqui!).

Análise SWOT

Pontos fortes

Oportunidades

Pontos fracos

Ameaças

Análise SWOT

Pontos fortes

Oportunidades

Pontos fracos

Ameaças

Liste os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de seu produto ou empresa na tabela acima.

Por exemplo, talvez um dos seus pontos fortes seja que você tem uma tecnologia que nenhum de seus concorrentes usa, e você tem uma oportunidade para alcançar um mercado ainda mais amplo. Mas, um dos seus pontos fracos é a sua falta de recursos financeiros e uma ameaça é que mais e mais empresas similares estão entrando no mercado.

Essas são todas as informações importantes de se ter ao elaborar seu plano, de forma que você possa criar uma estratégia que leve em consideração cada uma delas.

Uma análise SWOT pode ser realizada a qualquer momento – não apenas para o seu plano estratégico, mas também para novos projetos, recursos e muito mais. É uma estrutura flexível.

Quem precisa estar envolvido em uma análise SWOT? Bem, depende do que você está planejando. Mas, se for usar para um plano estratégico específico, a equipe de liderança deve com certeza ter um espaço garantido.

2. Iniciar, parar, continuar

A história é um grande professor. Você pode aprender muito com suas vitórias e decepções passadas.

Iniciar, parar e continuar é uma técnica retrospectiva durante a qual sua empresa vai fazer uma retrospectiva da experiência recente e vai decidir o que precisa ser mudado no futuro. Você vai reunir uma equipe para debater as atividades nas três categorias a seguir:

  • Iniciar: Atividades que ainda não foram implementadas, mas que teriam um impacto positivo na organização.
  • Parar: Atividades que você está fazendo no momento, mas têm um impacto negativo na organização.
  • Continuar: Atividades que foram experimentadas e foram bem-sucedidas, mas que ainda não se tornaram rotina.

Dê a todos algum tempo para criar o máximo de ideias possível para cada grupo. Em seguida, discuta em equipe, agrupe ideias semelhantes e decida quais são as mais urgentes.

Essa estrutura oferece um panorama valioso que você pode usar para moldar seu plano estratégico, em vez de seguir em frente com um otimismo cego ou informações limitadas sobre como as coisas têm funcionado até este ponto.

O planejamento estratégico reúne todos os projetos individuais em uma estratégia coesa que sustenta o objetivo geral da empresa.

3. Atualize seu plano

O plano estratégico é um recurso que vai guiar sua empresa por toda a sua vida. No entanto, não quer dizer que ele seja para sempre quando você terminar; ele deve evoluir como sua empresa.

Então, não defina e esqueça. Reserve um tempo de vez em quando (de preferência, por trimestre) para revisar o progresso do plano e fazer as alterações e atualizações necessárias. Mantendo o plano atualizado, ele vai permanecer um recurso útil — em vez de um documento desatualizado e irrelevante que apenas acumula poeira digital.

Como o software pode ajudar

Está pensando em abrir um documento estático e fazer anotações iniciais para o plano estratégico de sua empresa? Vamos com calma.

O uso de software colaborativo de documentos vai facilitar todo o processo de planejamento estratégico, ajudando você a:

  • Criar roteiros específicos
  • Atribuir tarefas a pessoas
  • Reunir e rastrear informações em um só lugar
  • Envolver outros membros da equipe no processo
  • Fazer atualizações sem problemas

Portanto, deixe de lado os documentos rigorosos e deixe a tecnologia aliviar um pouco o seu planejamento estratégico. Consulte o Confluence agora.

Reúna o seu plano estratégico

Os planos estratégicos variam de simples a complexos. Alguns são de uma única página, enquanto outros são documentos longos. Assim você tem a flexibilidade de montar algo que funcione para sua empresa.

Ao começar, seu plano estratégico deve incluir:

  • Breve descrição da sua empresa: Um resumo rápido do seu histórico e destaques de seus principais produtos e/ou serviços.
  • Declaração de missão: Descreve o propósito por trás do motivo pelo qual sua empresa existe
  • Declaração de visão: Descreve sua visão para o futuro. Em vez de onde você está agora, onde você pretende estar?

O resto do seu plano estratégico vai ser dedicado à estratégia (óbvio). Para que seja mais gerenciável, a gente sugere a divisão em três grupos:

  • Objetivos: São as metas grandes e mensuráveis que sua empresa quer alcançar.
  • Estratégias: são os passos mais curtos que você vai dar para criar em direção a esse objetivo.
  • Táticas: São os itens de ação individuais que se enquadram nas estratégias que você determinar.

Vamos ver um exemplo para que fique claro. Veja como pode acontecer dentro do seu plano estratégico:

Objetivo 1: Aumentar as vendas totais de US$ 850.000 para US$ 1 milhão até o final do primeiro trimestre.
Estratégia 1.1: Criar uma campanha de e-mail para converter usuários de avaliação gratuita em usuários pagos.
Tática 1.1.1: Segmentar a lista de e-mail em assinantes pagos e usuários gratuitos.
Tática 1.1.2: Criar uma oferta especial para usuários que convertem para níveis pagos.
Tática 1.1.3: Escrever uma série de três e-mails para inspirar a conversão.

Vê como vai de uma meta grande em fragmentos mais passíveis de execução? Você vai continuar repetindo o processo para cada plano estratégico. Cada objetivo deve ter várias estratégias de suporte e, em seguida, cada estratégia vai incluir várias táticas.

Agora, em vez de ter uma ideia vaga da estratégia de sua empresa, você tem um roteiro detalhado para se apoiar.

Comece a ganhar com um plano estratégico

Sem um plano estratégico, é fácil para sua equipe e toda a empresa se sentirem sem direção. A confusão vai se espalhar, as frustrações vão se agravar e você vai ficar andando em círculos em vez de realizar um trabalho importante.

É aqui que o planejamento estratégico pode salvar o dia. Ao investir em um plano estratégico, você pode concentrar melhor seus esforços, fazer escolhas mais informadas, agilizar a comunicação e progredir nas coisas que mais importam.

Vale a pena gastar seu tempo e energia? Pois é. Tudo o que falta fazer agora é começar. A gente promete, ainda mais quando você coloca essas estratégias para funcionar, que não é tão difícil quanto parece.

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