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Execução do projeto mestre

Como mapear o plano para arrasar

Pessoas desenhando os projetos

O que é a execução do projeto? A execução do projeto é o estágio do projeto em que tudo o que a equipe planejou é colocado em ação.

A equipe faz tudo o que pode para começar os projetos com o pé direito. Você faz reuniões de lançamento para deixar todos os principais envolvidos alinhados, mapear cronogramas detalhados e colaborar com todos na definição do plano do projeto.

Tudo está no onde deveria estar. Até que algo saia do lugar.

Os prazos acabam sendo ampliados várias vezes. Esse plano de projeto é agora mais uma sugestão do que uma regra. Há confusão, frustração e todos sentem que desperdiçaram o tempo com preparações.

Qual é o problema? Bem, o planejamento do projeto é de primeira, mas a execução do projeto está com graves deficiências.

O que é a execução do projeto?

Engrenagens

A execução do projeto é o momento de botar a mão na massa e agir de acordo com tudo o que foi delineado no plano de projeto. Simplificando, é a execução dessas estratégias (foi literal o suficiente?) para fazer o projeto atravessar da linha de chegada.

Também é possível se referir a execução do projeto como implementação do projeto. Esse é outro nome chique que significa a mesma coisa.

A execução é a terceira etapa do típico ciclo de vida do projeto, que tem quatro estágios no total: iniciação, planejamento, execução e encerramento.

Você pode pensar que a fase de execução seria a parte fácil, ainda mais se já fez a parte complicada e estabeleceu as bases para um projeto bem-sucedido. Mas, na verdade, é na fase de execução que muitas equipes enfrentam dificuldades.

Pense nisso no contexto de sua vida pessoal: estabelecer o orçamento é a parte fácil. É seguir o orçamento que apresenta o desafio (em especial quando você só quer deitar e pedir pizza, sem importar o que a carteira diz).

A gente vai falar sobre falhas de execução

Falhas de execução parecem assustadoras, não é mesmo? Bem, elas meio que são.

Se estiver pensando em seu orçamento pessoal fracassado (ei, todo mundo já passou por essa situação) ou em algum projeto de equipe que não vai planejar, uma falha de execução (muitas vezes chamada de falha de estratégia) representa a desconexão entre a visão e a realidade.

Sabe todas essas estratégias e planos bem definidos que você mapeou para o projeto? Quando você não consegue manter esse planejamento e cumprir os objetivos, é sinal de que a falha de execução está aí.

É uma pena, mas essas desconexões são comuns. De acordo com a pesquisa Pulse of the Profession 2017 do Project Management Institute, os líderes executivos afirmaram que apenas 60% de suas iniciativas estratégicas alcançaram seus objetivos.

O que causa as falhas de execução?

Existem inúmeras causas em potencial para falhas de execução, como metas e cronogramas que são muito ambiciosos, pouca ou nenhuma clareza sobre a visão ou os objetivos do projeto e, até mesmo, falta de adesão dos principais envolvidos.

Os recursos do projeto estão entre as maiores causas. Recursos são os materiais necessários para terminar o projeto. Eles podem incluir departamentos ou membros da equipe específicos, tempo e materiais reais (coisas como softwares, salas de reuniões e muito mais).

Quando a gente está planejando projetos, a gente cai na armadilha de pensar neles em um vácuo, como se esse projeto fosse o único foco de todos enquanto estão trabalhando nele.

Nunca funciona assim na realidade. Esse projeto é espremido entre outras responsabilidades diárias e problemas. Os recursos ficaram muito mais amarrados do que a gente imaginou que estariam quando o projeto foi planejado com aquelas expectativas irreais.

Acaba sendo preciso competir ou priorizar os recursos que são necessários, e, às vezes, só resta ficar esperando por eles. Esses problemas minam o plano e o cronograma que foram mapeados no início.

Ou pior, eles destroem o projeto por completo. A pesquisa de 2018 do Project Management Institute descobriu que 21% dos projetos falham devido a recursos limitados ou tributados.

Estratégias de execução do projeto atravessam a linha de chegada

Blueprint

Esta é a pergunta de 1 milhão de dólares: como preencher as lacunas de uma vez por todas? Abaixo estão algumas estratégias diferentes que podem ser usadas para dar um impulso importante para a execução do projeto da equipe.

Deixe todos alinhados desde o início

É difícil executar algo se você não entende por que está acontecendo para começo de conversa. No entanto, apenas 55% das pessoas envolvidas em projetos sentem que os objetivos de negócios do projeto são claros para elas.

Você precisa deixar todos alinhados antes de iniciar o projeto. Comece com uma reunião de lançamento eficaz, onde é possível falar sobre as metas do projeto e o plano de como elas vão ser alcançadas. Reserve tempo suficiente para perguntas, para que seja possível tirar dúvidas ou abordar preocupações com proatividade.

Talvez passe pela sua cabeça: "Sempre é feito o mapeamento detalhado da carta do projeto para que as pessoas possam usar ela como referência". Pergunte a si mesmo: quando foi a última vez que você leu todo um longo documento apenas para achar alguma resposta ou instrução simples? Não tão frequente, certo?

É melhor criar o pôster do projeto, o documento colaborativo que descreve o problema que o projeto está resolvendo, junto com o escopo e eventuais lacunas de conhecimento. O cartaz do projeto é um documento vivo, ele pode evoluir de acordo com a evolução do projeto.

Afinal, a execução bem-sucedida do projeto não significa que o plano não pode mudar conforme você avança e aprende. Ainda vão aparecer situações, e é preciso ser flexível.

Plano para entrega de projeto

Ao planejar projetos multifuncionais, é fácil trabalhar com a suposição de que a transferência do projeto entre as equipes vai ser descomplicada. Você imagina a passagem perfeita do bastão nas corridas de revezamento (talvez até alguma música como “Eye of the Tiger” ou “Chariots of Fire” esteja tocando na sua cabeça).

É triste, mas a realidade é muito mais complicada do que se imagina. Quando chega a hora de entregar o projeto para outra equipe, às vezes há muitos tropeços, começos e interrupções.

É o que ocorre quando outras equipes não são capazes de entrar e participar dos projetos em um piscar de olhos. Tendo esse aspecto em mente, é inteligente reservar tempo extra para entregas ao planejar o cronograma. Assim a equipe que chegou tem algum tempo para entrar no ritmo.

Mantenha todas as outras equipes informadas sobre atualizações de status do projeto, alterações e muito mais para que elas não fiquem às cegas quando for a vez de elas assumirem o controle. Assim elas podem ter alguma compreensão de como as coisas vêm progredindo.

Não esqueça o efeito dominó

Lembra quando a gente falou sobre a armadilha de planejar o projeto no vácuo? É preciso ficar atento de que o projeto vai depender e competir por recursos limitados.

É por esse motivo que é preciso identificar qualquer tarefa ou dependências de recursos durante os estágios de planejamento para que seja possível contabilizar elas no processo e cronograma de imediato.

Por exemplo, existem etapas do projeto que não podem ser concluídas até que outras tarefas anteriores tenham sido realizadas? É a dependência de tarefa. O analista de dados da empresa tem disponibilidade de agenda muito limitada e você está à mercê da carga de trabalho dele? É preciso considerar essa importante dependência de recursos.

Planejar essas coisas com proatividade pode ajudar a executar o projeto com muito mais continuidade, em especial quando é considerado que algumas causas comuns de falha do projeto incluem:

  • Previsão inadequada de recursos (23%)
  • Recursos limitados (20%)
  • Dependência da tarefa (11%)

Também é possível usar o método de caminho crítico (CPM) para garantir que está sendo realista sobre a linha do tempo. Parece uma tarefa pesada, mas na prática é simples.

O fundamental é identificar a linha mais longa de tarefas dependentes no projeto. Pense nisso como uma fileira de dominós. Se algum atraso acontecer ao longo deste caminho crítico, ele vai atrasar todo o projeto. Assim fica mais fácil saber onde existe algum espaço para respirar e onde é necessário ficar o mais próximo possível do cronograma.

Verifique o progresso com frequência

Gráfico de linhas no calendário

O plano de projeto foi mapeado, compartilhado com a equipe e agora já é possível considerar que tudo vai dar certo. Até porque é tudo o que é preciso para os projetos correrem sem problemas.

Não é bem assim. Para arrasar nos projetos, é preciso monitorar com frequência o progresso e corrigir o curso quando necessário. Você não precisa apenas de uma reunião de lançamento e de encerramento do projeto no calendário; você precisa agendar algumas reuniões regulares também.

Durante essas reuniões, é possível resolver problemas, esclarecer qualquer confusão e continuar empurrando projeto na direção certa. É possível também pedir à equipe por feedback sobre como o projeto vai garantir que todos se sintam ouvidos e valorizados como colaboradores.

Se foi estabelecido sinais e métricas no início do projeto (o que é muito recomendável), essas reuniões também são a chance de avaliar com detalhes o progresso.

Dê o sinal para a dança de comemoração do projeto

Ninguém quer ter o sentimento de afundar que acontece quando todo o planejamento do projeto cuidadoso foi desperdiçado.

A boa notícia é que existe algo a se fazer. Usando as estratégias de execução do projeto, que foram delineadas, vai ajudar a evitar que seja investido energia no planejamento que, apesar das melhores intenções, está cheio de armadilhas em que a equipe pode cair.

Mesmo depois de aplicar essas novas dicas, tenha em mente que é um processo de aprendizagem. O próximo projeto pode não sair perfeito e não tem problema! Você vai continuar melhorando a cada novo projeto. E, em pouco tempo, você e a equipe vão ser máquinas simplificadas e otimizadas de execução de projetos.

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