Armazenamento e rastreamento de documentos com o Confluence

A equipe multifuncional lida com vários documentos de projetos dentro do fluxo de trabalho. De contratos a propostas, resumos e estratégias criativas, a equipe acessa diversas informações importantes e confidenciais todos os dias. Você precisa controlar quem pode armazenar, visualizar e editar esses documentos. E com o Confluence, você pode fazer isso.

Ao usar restrições e permissões de página, você pode controlar quem tem acesso aos espaços e páginas do Confluence, bem como a quaisquer arquivos integrados ou documentos anexados. Mas as restrições de página são diferentes das permissões.

• Restrições de página: por padrão, as páginas do Confluence estão abertas para visualização e edição. Mas, se precisar, você pode restringir a visualização, a edição ou ambas. Os administradores podem alterar as restrições em uma página de nível pai ou filho, sendo que as páginas filho herdam essas restrições.

• Permissões: as permissões acontecem em nível global ou de espaços. Os administradores do Confluence atribuem permissões globais em todo o site. As permissões incluem coisas como a permissão de colegas de equipe para criar espaços ou até mesmo fazer login. As permissões de espaço determinam as configurações de acesso para diferentes grupos e usuários individuais. Elas abrangem coisas como permissões para visualizar, adicionar, alterar e excluir conteúdo em um espaço.

Pense nos espaços do Confluence como uma casa. Você pode dar a qualquer pessoa a chave da porta de entrada (permissões), mas isso não quer dizer que a pessoa tem acesso a todos os cômodos da casa (restrições de página).

Usando o Confluence como sistema de rastreamento de documentos, você pode restringir muitas páginas para usuários diferentes. Talvez seja necessário bloquear e proteger a documentação para garantir a conformidade com a HIPAA ou proteger documentos como orçamentos ou avaliações de funcionários. Se você estiver definindo várias restrições diferentes para usuários de páginas diferentes no sistema de gerenciamento de documentos, você pode criar um novo espaço específico para esses arquivos confidenciais. Depois de criar um novo espaço restrito, você pode conceder permissões apenas às partes interessadas que precisam de acesso, em vez de restringir um usuário por vez.

Com o histórico da página e as visualizações de comparação de páginas no Confluence, você obtém o melhor do rastreamento de documentos junto com uma trilha de auditoria das alterações da página. O sistema também envia notificações de acompanhamento para qualquer pessoa que esteja vendo a página.

O histórico da página do Confluence permite que você acompanhe e compare alterações e revisões entre diferentes versões da página e permite restaurar versões anteriores da página, se necessário. Esse nível de controle de versão não só permite que você visualize e faça alterações com facilidade, mas também oferece um nível de transparência para todos que têm acesso à página.

Quando você estiver visualizando uma versão específica de uma página do Confluence, as seguintes funções vão estar disponíveis:

• Versão atual: veja a versão mais recente da página.
• Comparar com a atual: compare as diferenças entre a versão mais recente da página e a página que você está visualizando.
• Restaurar esta versão: recupere o conteúdo de uma versão anterior da página.
• Exibir histórico da página: veja a lista de revisões e versões da página.

• Anterior e seguinte: veja as versões anteriores ou futuras das páginas.

Embora não seja possível ver alterações individuais feitas por cada pessoa permitida em uma página específica, você pode ver os nomes das pessoas que contribuíram para uma versão específica de uma página.

Os funcionários gastam (ver também: desperdício) 20% do dia pesquisando e coletando informações, conforme McKinsey. Tempo que eles poderiam gastar fazendo qualquer coisa mais produtiva.

Uma das principais funções do Confluence é a de pesquisa integrada desenvolvida pela Atlassian Intelligence (AI). A pesquisa com a AI no Confluence faz mais do que permitir que os usuários encontrem documentação relevante. Ela aprende com a organização. Nomes ou acrônimos exclusivos de projetos se tornam parte do banco de dados pesquisável. E, graças à habilitação abrangente de permissões, isso tudo pode ficar acessível ou não, conforme você quiser.

Quando os usuários pesquisam no Confluence, a plataforma procura conteúdo em todas as áreas de trabalho (incluindo espaços pessoais), descrições de espaços, perfis pessoais, e-mails e páginas. Os recursos de pesquisa e rastreamento também digitalizam o conteúdo de alguns arquivos anexados, como PDFs, documentos do Microsoft Word, apresentações do PowerPoint e planilhas do Excel. Os resultados que os usuários veem são baseados nas permissões individuais do Confluence, então eles só veem o conteúdo permitido.

Os usuários podem refinar a pesquisa com filtros interativos. Eles podem pesquisar dentro de um espaço ou usando os seguintes parâmetros:

• Dentro de um espaço: o espaço em que o membro da equipe está no momento permanece na parte superior por padrão, mas os usuários podem encontrar conteúdo em outro espaço ou lista de espaços.
• Por pessoas específicas: o filtro “colaborador” permite que os usuários encontrem conteúdo modificado — criado, comentado ou atualizado — por pessoas específicas. Quando os usuários começarem a digitar um nome de usuário, o Confluence vai mostrar possíveis resultados em tempo real.
• Por tipo de conteúdo: o filtro “tipo” vai exibir apenas resultados que sejam tipos de conteúdo específicos, como páginas, comentários, perfis de usuário ou postagens em blog.
• Dentro de um período de tempo definido: o filtro de “data” vai exibir apenas o conteúdo que foi modificado— criado, comentado ou atualizado — pela última vez dentro de um período de tempo especificado.
• Com uma etiqueta específica: o filtro “etiqueta” vai exibir apenas o conteúdo que tenha uma etiqueta específica. Para usar essa função de rastreamento de arquivos, os membros da equipe devem começar a digitar o nome da etiqueta e selecionar algum da lista de possíveis correspondências.

• Dentro de uma categoria de espaço: os administradores do espaço podem organizar os espaços em categorias de locais de colegas de equipe, assuntos e departamentos. Os usuários podem procurar categorias possíveis no diretório de espaço ou começar a digitar o nome de uma categoria para encontrar documentos em um grupo de espaços relacionados.

Você também pode usar as opções de pesquisa avançada do Confluence para adicionar mais filtros, como intervalo de datas, criador, título ou página ancestral. Se você está procurando uma solução de software de rastreamento de documentos fácil de usar, a função de pesquisa do Confluence é um ótimo lugar para começar.

A empresa está lidando com muitas partes móveis — indivíduos, grupos, projetos e arquivos — e você precisa de uma área de trabalho em equipe que possa acompanhar o ritmo. Com o Confluence, você tem mais do que uma plataforma de conhecimento e colaboração; você também tem uma ferramenta holística de rastreamento e armazenamento de documentos.

Teste o Confluence hoje e descubra como a escolha de um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar você a proteger os dados vulneráveis da organização, economizar o valioso tempo da equipe e melhorar os resultados financeiros da empresa.