Close

Como adotar reuniões colaborativas e evitar chamadas inúteis

Buscar tópicos
Área de transferência

O tempo é curto quando o calendário parece um jogo de Tetris, mas você ao menos espera que todo o tempo gasto em reuniões seja bem aproveitado. É triste, mas a pesquisa que a gente fez mostra que 50% das reuniões são consideradas uma perda de tempo.

Não é que todas as reuniões sejam ruins; apenas falta propósito para a maioria delas. É por esse motivo que as reuniões colaborativas são mais produtivas — elas exigem preparação. Reuniões colaborativas são discussões interativas que envolvem diversas pessoas trabalhando para alcançar o mesmo objetivo comum em tempo real. Ao iniciar a conversa antes de se reunir em equipe, os participantes chegam na reunião com ideias e objetivos melhor definidos. Essa preparação produz reuniões com mais propósito.

Veja como as equipes podem usar ferramentas e estratégias de colaboração para acabar com as reuniões infrutíferas e realizar o trabalho em equipe com mais eficácia.

Transforme as reuniões colaborativas de curta duração no padrão

cronômetro

Nas reuniões, a capacidade de concentração começa a diminuir depois de 15 a 20 minutos. Encerre a festa dos bocejos antes de começar, transformando as reuniões com duração de 15 a 30 minutos no padrão.

Antes de começar a praticar suas habilidades de falar rápido — pare, colabore e ouça. Você pode organizar reuniões mais curtas e produtivas trabalhando com a equipe antes de iniciar as chamadas. Ferramentas de colaboração, como as Páginas do Confluence, permitem que você realize discussões assíncronas sobre os principais pontos da reunião. Trabalhar com antecedência proporciona às pessoas a chance de compartilhar ideias, comentar sobre as contribuições umas das outras e editar itens da agenda em seu próprio ritmo, em vez de tentar falar correndo sobre eles em uma chamada ao vivo. Então, quando chega a hora de se reunir, os pensamentos de todos ficam mais organizados, o que significa menos tangentes e reuniões mais curtas.

Chamadas mais eficientes não são ótimas apenas para fins de produtividade; elas também são melhores para seus resultados financeiros. De acordo com a calculadora de custos de reunião da HBR, uma única reunião de uma hora com cinco pessoas que ganham US$ 60.000 cada custa à empresa US$ 210. O estudo que a gente fez mostra que as pessoas gastam uma média de 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Com um salário de US$ 60.000, isso é US$ 1.302 por mês por pessoa — tudo para chamadas inúteis.

Faça um brainstorming assíncrono para se preparar para reuniões colaborativas

Balões de diálogo

Reuniões convocadas para debater a "próxima grande ideia" são ineficazes porque são prejudicadas pelo medo da rejeição - oferecendo uma ideia "idiota". Além disso, o brainstorming em tempo real costuma levar a tangentes, então você não consegue muito. A colaboração assíncrona que ocorre antes das reuniões colaborativas permite que os participantes desenvolvam e organizem seus pensamentos com antecedência para que se sintam mais capacitados para compartilhar em tempo real.

A HBR relata que mais de 65% das reuniões são "realizadas para compartilhamento de informações, entrada em grupo ou discussão em grupo" o que é um modo elegante de dizer que a maioria das reuniões poderia ter sido apenas um e-mail. Porém, embora seja raro que reuniões de discussão em grupo sejam um bom uso do tempo de todos, o e-mail também não é a melhor solução.

Simplificando, o e-mail não é dimensionado para facilitar o brainstorming eficaz da equipe. Os tópicos se transformam rápido em um labirinto de anexos e respostas, deixando os participantes tentando decifrar as informações mais atuais e pertinentes, como o que precisa ser feito (e por quem). Em vez de se tornar uma plataforma de lançamento para uma reunião colaborativa produtiva, a agenda divide sua equipe e descarrila sua reunião antes mesmo de começar.

Uma ferramenta de colaboração em equipe pode melhorar o processo de brainstorming da sua equipe, facilitando o brainstorming assíncrono, o que dá às pessoas tempo para se sentar com o briefing de brainstorming e pensar de forma mais criativa.

Esse processo de um período prolongado de brainstorming com comunicação intermitente às vezes é chamado de comunicação em rajadas. Envolve "comunicações rápidas, com períodos mais longos de silêncio no meio". Pense em como sua mente se sente mais clara quando você tem longos períodos de tempo para trabalhar, pensar e considerar desafios em vez de tentar enfrentar problemas à medida que eles surgem como um ciclo sem fim. O primeiro não parece mais produtivo e menos estressante?

Certifique-se de que sua equipe tenha tempo suficiente para debater — dois dias ou mais — sobretudo se você trabalha em fusos horários diferentes. Em seguida, você pode usar notas de brainstorming como ponto de partida para a agenda da sua reunião.

Crie agendas claras e compartilhe-as com os participantes

Área de transferência

Setenta e três por cento das pessoas fazem outros trabalhos durante as reuniões. Agendas claras não apenas mantêm as reuniões no caminho certo, elas promovem um maior engajamento ao permitir que os participantes saibam o propósito da reunião e seu papel nela. No entanto, as agendas são eficazes apenas se todas as pessoas tiverem acesso a elas — reuniões colaborativas exigem ferramentas colaborativas. Utilize o modo de edição colaborativa do Confluence para tornar a agenda um documento vivo onde as pessoas possam trabalhar juntas antes, durante e depois da reunião.

Cada agenda deve ter:

  • O objetivo da reunião
  • O assunto resumido da reunião
  • A duração da reunião
  • Informações básicas e recursos relevantes para contexto

Se você está lutando para marcar todas essas caixas, não está pronto para realizar uma reunião produtiva. Volte ao seu documento de colaboração para conversar com sua equipe sobre por que essa reunião precisa acontecer e o que você espera alcançar. Você pode ser capaz de trabalhar com isso direto no documento e eliminar toda a necessidade de realizar a reunião. Caso contrário, você e os membros da equipe vão ter a chance de organizar os pensamentos do grupo. De qualquer forma, você vai poupar muito tempo e frustração pensando de modo mais estratégico antes de se encontrar em tempo real.

Separe tempo para agendar itens de ação

Até mesmo as reuniões colaborativas mais produtivas fracassam quando não há responsabilidade ou acompanhamento das decisões e tarefas criadas durante a reunião.

Sempre reserve os cinco minutos finais de reuniões para criar um plano de ação. Lembre-se de que sua agenda é um documento vivo, então consulte as anotações da reunião para descobrir as próximas etapas. Com as Tarefas do Confluence, você pode atribuir responsabilidades aos participantes direto da agenda. Você pode até criar templates para simplificar o processo de atribuição de tarefas.

Fluxo de trabalho

Não há necessidade de vasculhar e-mails, anotações e documentos para descobrir quem deve estar trabalhando em quê e quando — está tudo lá em um local central e acessível a todos.

Acabe com as reuniões desnecessárias

As empresas dos EUA gastam US$ 37 bilhões a cada ano em reuniões desnecessárias. Pare de desperdiçar dinheiro em chamadas improdutivas e comece a pensar com mais intencionalidade sobre como e por que você se reúne com a equipe. Colabore desde o início e com frequência para que seu calendário não se pareça mais com um jogo ruim de Tetris. Embora seja provável que não seja possível eliminar as reuniões por completo, dá para deixar as reuniões mais eficazes e intencionais e liberar mais tempo ao se reunir menos.

Com o Confluence, você pode gerenciar com facilidade todos os aspectos de uma reunião colaborativa, desde o brainstorming até a conclusão de tarefas. Comece com o plano Free!

Você também pode gostar de

Use isto
Logo do Confluence

O Confluence é um espaço de trabalho da equipe onde as organizações documentam e compartilham a visão, os planos e os objetivos para unificar o trabalho em equipe.

Templates do Confluence

De requisitos do produto até planos de marketing, crie tudo no Confluence

Veja como o Confluence pode transformar
a maneira como sua equipe trabalha.

a seguir
Planejamento estratégico