O guia completo para gestão de projetos

O que é gestão de projeto e por que é importante?

A gestão de projetos é a prática de coordenar processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que atendam às metas e aos requisitos.

Ela capacita a equipe a concluir os projetos, unindo todos na busca de objetivos claros, aumentando a transparência e a visibilidade, simplificando a comunicação e estabelecendo o escopo do projeto. Ainda não foi convencido? Considere que os excedentes de projetos são muito comuns. Apenas no setor de TI, a McKinsey descobriu que, em média, grandes projetos de TI trabalham 45% acima do orçamento e 7% acima do prazo.

1. Gestão de projetos em cascata

Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.

Quando usar este método: para projetos longos que exigem um único cronograma e uma ordem muito sequencial.

Costuma ser usado em: construção. Construir casas ou estruturas exige uma ordem sucessiva. Você não pode colocar o telhado antes de ter feito o alicerce, por exemplo.

2. Gestão ágil de projetos

A gestão ágil de projetos é uma abordagem interativa e é muito mais flexível do que a gestão de projeto em cascata. É uma prática recomendada de DevOps que divide os projetos em partes que são tratadas em períodos curtos (chamados sprints). Depois de cada sprint, a equipe reavalia o trabalho feito para realizar as alterações necessárias e garantir que está no caminho certo.

Scrum

A gestão de projetos Scrum é uma das metodologias ágeis mais populares usadas pelos gerentes de projeto. Assim como o método ágil, o Scrum está centrado na melhoria contínua. Você pode usar estruturas como o Scrum como ajuda para começar a ter um pensamento mais ágil e como forma de praticar o desenvolvimento dos princípios de agilidade na comunicação e no trabalho cotidianos.

Quando usar este método: para projetos que ainda não estão bem definidos e exigem muita adaptabilidade.

Costuma ser usado em: desenvolvimento de software. Essa profissão foi pioneira no método ágil e essa abordagem permite que os desenvolvedores criem software de alta qualidade porque podem testar e revisar em intervalos regulares.

3. Saiba mais sobre gestão de projeto

Caso tenha ouvido falar de fabricação enxuta, os mesmos princípios são aplicados à gestão de projeto enxuto. O objetivo desta metodologia é aumentar a produção e o valor, reduzindo o desperdício. Para usar essa metodologia é necessário mapear o fluxo de valores, que é a sequência de atividades do projeto. Depois, analise em detalhes esse fluxo para identificar e eliminar as tarefas que não agregam valor. Assim, o processo do projeto é o mais simplificado, otimizado e eficiente possível.

kanban

O Kanban é uma implementação específica para uma gestão de projetos enxuta. As tarefas do projeto ganham representação visual em um quadro Kanban, permitindo que os membros da equipe vejam o estado de cada parte do trabalho a qualquer momento.

Quando usar: para projetos que precisam ser entregues com rapidez.

É comum ser usado em: fabricação. Ao produzir produtos físicos, o ideal é ter o mínimo de desperdício possível para reduzir gastos e aumentar o lucro. É por esse motivo que essa abordagem é popular na fabricação, em especial na indústria automotiva.

As cinco etapas do processo de gestão de projetos

Imagine que você está começando um projeto desde o início. A gestão de projetos não entra em jogo apenas quando você de fato começa a riscar as tarefas — você precisa primeiro estabelecer as bases.

Pensando nisso, o Project Management Institute (PMI) estabeleceu cinco etapas diferentes de gestão de projetos.

Etapa #1: iniciação

Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter o envolvimento das partes interessadas. É aqui que entra uma carta de projeto para delinear o objetivo comercial do projeto para aprovação. Em vez disso, recomendamos usar um pôster de projeto, como um formato mais fácil de entender, mais rápido e fácil de ler. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

• Qual é o caso de negócios para esse projeto? O template de plano estratégico pode ajudar!
• Este projeto é viável?
• A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Uma ótima maneira de ajudar a facilitar essa discussão é um pré-mortem, um exercício mental no qual você imagina o que poderia dar errado e decide como evitar a situação.

Etapa #2: planejamento

Se decidir seguir em frente, vai avançar para a fase de planejamento. É aqui que você vai desenvolver um plano de projeto detalhado que toda a equipe vai seguir e vai ser grata por isso! O planejamento é essencial para evitar mudanças constantes no escopo do projeto. O template de lista de tarefas pode ajudar! As perguntas a responder nesta etapa incluem:

• Qual é a meta desse projeto?
• O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
• O que é o escopo?
• Qual é o orçamento?
• Quais são os riscos?
• Quais membros da equipe estão envolvidos?
• Quais tarefas estão envolvidas?
• Quais marcos precisam ser alcançados?

Esta etapa é para garantir que você e a equipe tenham as expectativas compartilhadas antes de começar. Se você acha que está ficando muito preso em detalhes, não está. E as estruturas de planejamento estratégico podem ajudar!

Etapa #3: execução

Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Na fase de execução, vai ser necessário:

• Atribuir os recursos necessários
• Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
• Conduzir reuniões de status
• Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

Etapa #4: monitoramento

Só porque o plano de projeto foi criado não significa que tudo vai funcionar sem problemas por conta própria. É como definir um orçamento para si mesmo — ter o orçamento não quer dizer nada, se você não ficar de olho em está gerenciando o dinheiro.

Então é necessário monitorar o progresso do projeto para garantir que tudo fique no caminho certo. É preciso avaliar o projeto em relação aos KPIs estabelecidos na fase de planejamento.

O que fazer se o projeto parece ter desviado do caminho ou foi vítima do aumento do escopo? Reserve algum tempo para reavaliar. É possível decidir se precisa realinhar as coisas ou se o plano original precisa mudar. Essa é a principal vantagem do monitoramento — ter pontos de controle frequentes para fazer a correção do curso.

Etapa #5: encerramento

A etapa de encerramento trata de resolver as pendências. Ou seja:

• Conduzir o post-mortem ou retrospectiva para avaliar o projeto
• Preparando o relatório do projeto final
• Coletar e armazenar a documentação necessária do projeto em algum lugar seguro. A propósito, um espaço de documentação colaborativa como o Confluence é ótimo para isso.

Essas atividades não apenas oferecem à equipe a oportunidade ficar livre do projeto, mas também facilitam o retorno a ele quando necessário.

Sete dicas para uma gestão de projetos bem-sucedida

Mesmo se você seguir todas as etapas acima, a gestão de projeto eficaz não é um cenário em que basta configurar tudo e esquecer. Existem algumas outras práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar o projeto a avançar com a maior tranquilidade possível.

Conduza a reunião de lançamento do projeto

A reunião de lançamento do projeto é o momento de estabelecer metas, analisar o cronograma e, em geral, fazer os devidos alinhamentos da equipe com o projeto. O template de pauta de reunião de equipe pode ajudar!

Não importa se a equipe está empolgada para começar a trabalhar, não pule esta reunião. Você vai esclarecer quaisquer confusões com proatividade e vai unir a equipe na busca por um objetivo compartilhado.

Fique atento às dependências das tarefas e dos recursos

Lembra quando a gente falou sobre projetos que parecem vários dominós em cadeia? É ainda mais verdadeiro para projetos grandes e multifuncionais. Talvez Daisy não possa começar a criar os gráficos até que Joel tenha elaborado o conteúdo (o que se chama de dependência de tarefa). Ou talvez Choua não possa usar um software enquanto Derek está usando a licença compartilhada (o que se chama de dependência de recursos).

As tarefas do projeto não são propostas do nada, então é importante levar essas dependências em conta ao usar um template de gráfico Gantt.

Quando todas as tarefas e recursos estão conectados, é preciso entender como eles se ajustam ou você corre o risco de assistir horrorizado como toda a fila de dominós está caindo.

Identifique os caminhos críticos

A identificação do caminho crítico é excelente para evitar que atrasos ocorram nos cronogramas. Embora soe como algo vindo de filmes de ação, o caminho crítico é apenas a maior cadeia de atividades dependentes do projeto. Se algum obstáculo ou atraso surgir nesse caminho, todo o projeto corre o risco de atrasar.

Encontrar o caminho crítico permite saber quando há algum espaço na agenda e quando é preciso seguir o cronograma da forma mais rigorosa possível.

Seja realista com o cronograma

É comum subestimar muito o tempo que a gente leva para concluir as tarefas e isso pode acarretar prejuízo real para o cronograma do projeto.

Mantenha o controle consultando os cronogramas dos projetos anteriores. Consulte o software de rastreamento de tempo (se você tiver) para ver quanto tempo as tarefas típicas levam e peça à equipe para verificar os cronogramas.

Use o software de gestão de projeto

Se os membros da equipe precisarem atravessar intermináveis conversas ou pastas de e-mail para encontrar o que precisam, o projeto acaba ficando para trás.

Para evitar situações assim, é útil usar um software de gestão de projetos (como o Jira) para armazenar a documentação e organizar o projeto em algum software de gestão do conhecimento (como o Confluence). Eles aumentam a visibilidade de todas as etapas e tarefas do projeto, centralizam a comunicação e proporcionam à equipe de projeto uma fonte única de informações.

Defina funções e responsabilidades claras

Para ter o melhor resultado da equipe, as pessoas precisam saber com exatidão por que estão envolvidas. Qual é a função delas e que contribuição se espera que elas façam?

Essa definição não apenas cria um senso de propósito e responsabilidade nos membros da equipe de projetos, mas também impede que eles façam o trabalho de outros e permite que você aproveite os pontos fortes de todos. Uma estrutura RACI é uma forma popular de atribuir funções e responsabilidades. A sigla RACI significa responsável, confiável, consultado e informado. O Confluence ajusta um pouco essa estrutura, chamando-a de DACI, com “D” significando “driver”.

Faça o processo ser colaborativo

Gerenciar projetos pode ser estressante e não é necessário fazer tudo sozinho. A equipe pode oferecer ótimos insights sobre o plano de projeto, incluindo a viabilidade do cronograma ou se as dependências estão sendo esquecidas. O brainstorming em equipe é uma ótima maneira de compartilhar e discutir ideias. Aqui estão algumas dicas para realizar uma sessão de brainstorming eficaz.

Mesmo que você faça parte de uma equipe híbrida ou remota, resista à tentação de planejar projetos de forma isolada. Envolva a equipe para criar um plano mais razoável e aumentar o sentimento de responsabilidade com relação ao projeto. O template de brainstorming pode ajudar!