Projektmanagement für Nichtprofis
Hier erfährst du, welche Schritte, Kompetenzen und Fehlerbehebungstechniken dir auf dem Weg zur Lieferung helfen.
Auf dieser Seite:
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die Kunst, einen Plan zu entwickeln und diesen dann umzusetzen. Klingt einfach, ist es aber leider nicht immer. Du musst ein Projektteam zusammenstellen und seinen Fortschritt verfolgen. Du musst Erwartungen managen. Du musst vermeidbare Probleme vorhersehen und unerwartet auftretende Probleme lösen.
Wenn dir das sehr viel verlangt scheint, bist du hier richtig. Hier findest du Tipps und Techniken für die einzelnen Projektphasen sowie praktische Vorlagen als Download. Betrachte es als kostenloses Einstiegstraining zum Projektmanagement. Bereit? Fangen wir an.
Projektmanagementkompetenzen
Kommunikation
Du kannst kaum zu viel kommunizieren. Deine Teammitglieder benötigen Erklärungen, die Stakeholder müssen mit Statusupdates versorgt werden und die zuständigen Vertreter der Führungsetage erwarten Ergebnisse.
Zeitmanagement
Außer dem Projektzeitplan musst du auch bei Meetings die Zeit im Blick behalten und natürlich deine eigene Arbeitszeit managen.
Problemlösung
Wahrscheinlich löst du in deiner regulären Rolle viele Probleme. Diese Kreativität ist auch beim Projektmanagement gefragt.
Gesamtüberblick
Bringe in Erfahrung, welche anderen Projekte eventuell zeitgleich mit deinem dieselben Mitarbeiter und Ressourcen beanspruchen werden.
Diplomatie
Bereite dich darauf vor, Zeitprobleme, konkurrierende Prioritäten und unterschiedliche Persönlichkeiten elegant unter einen Hut zu bringen.
Profitipp: Die wichtigste Kompetenz ist die Fähigkeit, deine normalen Aufgaben hinter dir zu lassen und dich voll und ganz auf die Rolle des Projektmanagers einzulassen.
Projektmanagementschritte
Wenn du nur "zufällig" zum Projektmanager erklärt wurdest, lief das Projekt wahrscheinlich schon, als du dazugestoßen bist. Über die Links unten gelangst du zu hilfreichen Informationen über den aktuellen Schritt. Sieh dir auch die vorhergehenden Schritte an – möglicherweise ist eine Nachbereitung erforderlich.
Schritt 1: Entwickeln
Widme dieser Phase ausreichend Zeit. Iteriere anhand deines Verständnisses der Problemstellung und der potenziellen Lösungen, bis du dir sicher bist, auf dem richtigen Weg zu sein.
Entwickle den Business Case
Definiere das zu lösende Problem und den Nutzen der Lösung. Führe Gespräche mit deinen (internen oder externen) Zielkunden, um die Problemstellung ausführlich zu beleuchten. Konzentriere dich bei der Erstellung des Business Case für dein Projekt auf das, was du dem Kunden ermöglichen möchtest. Einzelheiten zur Umsetzung sind hier noch nicht gefragt – sie werden erst beim Team-Brainstorming zu möglichen Lösungen relevant.
Empfohlene Aktivitäten:
- Problemeingrenzung: Ihr untersucht eine Problemstellung und ihre Auswirkungen auf die Kunden.
- Kundeninterview: Dies ist die ultimative Empathiebrücke.
Stelle das Projektteam zusammen
Stelle dein Team aus Personen zusammen, die über die zur Problemlösung nötigen Kompetenzen verfügen. Dabei sollten verschiedene Disziplinen, Hintergründe und Problemlösungsstile vertreten sein. Studien haben ergeben, dass heterogene Teams bessere Ergebnisse erzielen. Es kann sich auszahlen, den Projektstart um einige Wochen zu verschieben, um genügend Zeit für das sorgfältige Auswählen der Teammitglieder zu haben.
Empfohlene Aktivitäten:
- Arbeitsvereinbarungen: Ihr legt die Prinzipien eures Teams fest.
- Gesundheitscheck: Das Team beurteilt sich selbst im Hinblick auf Stärken und Risikobereiche.
Definiere den Erfolg
Vereinbart messbare Ergebnisse und Metriken zum Verfolgen eures Fortschritts auf dem Weg zu diesen Ergebnissen. Überprüft, ob euer Projekt zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens passt. Ist dies nicht der Fall, habt ihr euch vielleicht das falsche Projekt vorgenommen oder der Zeitpunkt ist gerade ungeeignet.
Empfohlene Aktivität:
- Ziele, Signale und Maßstäbe: Ihr setzt euch als Team Ziele und vereinbart, wie ihr den Fortschritt messt.
Suche per Brainstorming nach Lösungen
Jetzt ist eure Problemlösungskompetenz gefragt. An diesem Punkt macht ihr euch Gedanken über konkrete Lösungen, deren Implementierung und die Interaktion des Kunden mit dem Endprodukt. Das ganze Team sollte dazu beitragen – und gebt euch nicht zu früh zufrieden. Es ist leichter, eine gewagte Idee "abzuspecken", als eine konservative Idee in eine Innovation zu verwandeln.
Empfohlene Aktivitäten:
- Unterbrechung: Ihr entwickelt in kurzer Zeit zahlreiche gute Ideen.
- Mind-Mapping: Du beleuchtest unterschiedliche Aspekte eines Problems und organisierst deine Lösungsideen.
Erstelle einen Prototyp und führe Tests durch
Je nach Art eures Projekts kann es sich bei einem Prototyp um alles Mögliche handeln, sei es ein Flussdiagramm auf einer Papierserviette oder ein grober (aber funktionierender) Code. Präsentiert diesen Prototyp euren Zielkunden und Stakeholdern, um schon früh Feedback einzuholen. Dies ist der ideale Zeitpunkt, um zu scheitern und das Projekt anzupassen!
Empfohlene Aktivitäten:
- Visualisierung des Endprodukts: Ihr visualisiert euer Konzept, um das Einholen von Feedback zu vereinfachen.
- Erfahrungsleinwand: Ihr vergewissert euch, dass euer Konzept benutzerorientiert, machbar und für den Kunden und das Unternehmen nützlich ist.
An diesen Anzeichen erkennst du im Entwicklungsschritt eine Gefährdung des Projekts
UNKLARER PROJEKTNUTZEN
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Wählt einen bestimmten Kundentyp (je nach Projekt ein interner oder ein externer Kunde) aus und aktiviert eure Empathie. Stellt euch vor, weshalb der Kunde eine solche Lösung begrüßen würde. Stimmt dies dann auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens ab. Iteriert so lange, bis ihr zu einem Kundennutzen mit enger Verbindung zum Nutzen für das Unternehmen gelangt.
Empfohlene Aktivitäten:
- 5 Warum-Fragen: Dein Team entwickelt ein umfassendes Verständnis des Problems und seiner Auswirkungen auf den Kunden.
- Kundeninterview: Ihr zeichnet die Anforderungen eurer Kunden und die Verwendungskontexte eures Produkts oder eures Service nach.
- Erfahrungsleinwand: Ihr vergewissert euch, dass euer Projekt benutzerorientiert und für das Unternehmen sinnvoll ist.
Kollidierende Ziele oder Prioritäten
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Einigt euch auf ein einziges Ziel (ja, nur eines!), das ihr zum übergeordneten Ziel des Projekts erklärt. Löst dann den Prioritätenkonflikt mit Blick auf dieses Ziel. Wenn Kompromisse nötig sind, priorisiert die Option, die euch dem übergeordneten Ziel am nächsten bringt.
Empfohlene Aktivitäten:
- Ziele, Signale und Maßstäbe: Ihr sorgt dafür, dass ihr den Projektschwerpunkt im Auge behaltet und klare Anhaltspunkte für den Erfolg habt.
- Kompromissschieberegler: Ihr erstellt Schieberegler, um die Bedeutung der einzelnen Metriken zu verdeutlichen und euch auf Prioritäten zu einigen.
Ungeklärte Zuständigkeiten
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Einige dich mit dem Projektteam, den Stakeholdern und den zuständigen Vertretern der Führungsetage auf einen Hauptverantwortlichen. Als Projektmanager bist du dafür verantwortlich, das Projekt frist- und budgetgerecht abzuschließen, aber vielleicht liegt die Verantwortung für den Gesamterfolg des Projekts nicht bei dir.
Empfohlene Aktivitäten:
- Rollen und Zuständigkeiten: Ihr definiert die Rolle jedes Teammitglieds im Projekt und legt fest, wie die Person zum Erfolg des Teams beitragen soll.
- Meeting zum Projektstart: Ihr erarbeitet euch ein gemeinsames Verständnis über das Hauptziel, den Umfang, den Nutzen und die Zeitplanung des Projekts sowie die Zuständigkeit für Entscheidungen.
- DACI-Framework zur Entscheidungsfindung: Ihr legt fest, wer für welche Entscheidungen zuständig ist und welche Rolle das übrige Team spielt.
Uneinigkeit im Projektteam über die Richtung
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Vergewissere dich zunächst, dass dein Team das zu lösende Problem und dessen Auswirkungen auf den Kunden tatsächlich verstanden hat. Scheue dich auch nicht, das Management um eine Klärung der Prioritäten des Unternehmens zu bitten. Wenn du um Rat bittest, biete immer mögliche Optionen an, statt offene Fragen ("Was sollen wir tun?") zu stellen.
Empfohlene Aktivitäten:
- Problemeingrenzung: Ihr untersucht die Problemstellung und ihre Auswirkungen auf die Kunden.
- Demo Trust: Du schaffst Raum für offene Diskussionen und Feedback seitens der Unternehmensführung, damit alle Beteiligten den Nutzen und die Richtung des Projekts genau kennen.
Profitipp: Führe mit deinem Team einen Gesundheitscheck-Workshop durch – je früher im Projekt, desto besser. Ihr habt dabei die Chance, euch selbst im Hinblick auf acht für erfolgreiche Teams typische Merkmale zu beurteilen.
Schritt 2: Planen
Der Planungsprozess sollte relativ kurz gehalten werden. Wir empfehlen einen iterativen Planungsansatz, aber vor der Projektumsetzung sind einige übergeordnete Aufgaben zu erfüllen.
Lege den Projektumfang fest
Priorisiert anhand von Feedback aus früheren Tests und unter Berücksichtigung eurer Erfolgskriterien, was vom Projekt abgedeckt werden soll. Werdet euch über die einzugehenden Kompromisse klar. Wenn ihr beispielsweise eine Optimierung zugunsten der Benutzerfreundlichkeit vornehmt, benötigt ihr möglicherweise mehr Zeit oder ein höheres Budget.
Empfohlene Aktivitäten:
- Kompromissschieberegler: Ihr erstellt Schieberegler, um die Bedeutung der einzelnen Metriken zu verdeutlichen und euch auf Prioritäten zu einigen.
- Erstellung von Karten zur User Journey: Ihr erarbeitet euch ein Verständnis der bestehenden User Journey, um das Benutzererlebnis zu verbessern.
Ermittle und verwalte Abhängigkeiten
Seid ihr bei eurem Projekt auf Arbeiten, Ressourcen oder Mittel außerhalb des Kernprojektteams angewiesen? Haltet diese Abhängigkeiten fest und notiert, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wann derjenige sie erledigen kann. Ihr könnt zwar an diesem Punkt noch keine Engpässe beheben, müsst sie aber ermitteln und bei der Projektplanung berücksichtigen.
Empfohlene Aktivitäten:
- Rollen und Zuständigkeiten: Ihr definiert die Rolle jedes Teammitglieds im Projekt und legt fest, welchen Beitrag die Person leisten soll.
Erstelle eine Roadmap und ein Backlog
Analysiere und mindere mögliche Risiken
Erspart euch künftige Probleme. Überlegt, auf welche Art das Projekt scheitern könnte, und versucht dies zu verhindern. Berücksichtigt auch Möglichkeiten für herausragende Erfolge, an die ihr bisher nicht gedacht habt, denn verpasste Chancen sind ebenfalls ein Risiko.
Empfohlene Aktivitäten:
- Horrorszenarien: Ihr stellt euch vor, was schiefgehen könnte, und entwickelt Pläne zur Fehlervermeidung.
Erstelle einen Kommunikationsplan
Legt einen Zeitplan für Teammeetings und Stakeholder-Updates fest und gebt ihn weiter. (Es sollten so wenige Meetings wie möglich stattfinden.) Plant dann alle wiederkehrenden Meetings und setzt euch im Kalender Erinnerungen zur regelmäßigen Aktualisierung des Projektplans und des Dashboards (oder der internen Startseite).
Empfohlene Aktivitäten:
-
Stand-up-Meetings: In einem täglichen kurzen Meeting bringt ihr euch über den Status laufender Aufgaben auf den neuesten Stand und besprecht Blocker.
-
Projektposter: Dies ist eine einfache Möglichkeit, eure Ziele, den Status und den Zeitplan zu teilen. Bei regelmäßiger Aktualisierung kann das Poster auch als (relativ unaufwendiger) Statusbericht dienen.
An diesen Anzeichen erkennst du im Planungsschritt eine Gefährdung des Projekts
FESTHÄNGEN IM PLANUNGSMODUS
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Schüttelt die "Analyselähmung" ab und legt los! Wenn ihr einen Agile-Ansatz verfolgt (was sehr zu empfehlen ist), erinnere das Projektteam daran, dass ihr fortlaufend die Möglichkeit habt, eure Fortschritte zu demonstrieren und den Kurs zu korrigieren.
Empfohlene Aktivitäten:
- Meeting zum Projektstart: Ihr erarbeitet euch ein gemeinsames Verständnis über das Hauptziel, den Umfang, den Nutzen und die Zeitplanung des Projekts sowie die Zuständigkeit für Entscheidungen.
- Horrorszenarien: Ihr visualisiert Risiken und Chancen zum Projekt und ermittelt Möglichkeiten zur Problemumgehung bzw. Chancennutzung.
MANGELNDES EXTERNES VERSTÄNDNIS FÜR EUER PROJEKT
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Nutze deine Kommunikationskompetenz für häufige kurze Updates in übersichtlicher Form. Lange Texte werden wahrscheinlich gar nicht erst gelesen. Achte darauf, die richtigen Informationen mit dem passenden Maß an Details an die richtigen Personen weiterzugeben.
Empfohlene Aktivitäten:
- Kurzpräsentation: Du erstellst eine einfache Erläuterung des Projekts und seines Nutzens für die Kunden.
- Projektposter: Ihr formuliert und teilt eure Ideen, haltet Erfolgskriterien fest und entwickelt ein gemeinsames Verständnis mit den Stakeholdern.
Fehlen entscheidender Kompetenzen im Projektteam
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Ändere das Konzept so, dass ihr mit den vorhandenen Ressourcen weiterarbeiten könnt. (Hier ist wieder deine Problemlösungskompetenz gefragt.) Wenn ihr mit Verweis auf den Blocker einfach die Arbeit einstellt, leidet das Vertrauen der Stakeholder und der zuständigen Vertreter der Führungsetage in euer Team.
Empfohlene Aktivitäten:
- Kompromissschieberegler: In der grundlegenden Übung mit den Kompromissschiebereglern klärt ihr, welche Aspekte des Projekts verhandelbar sind und welche nicht. Du kannst sie ein wenig abwandeln: Welche anderen Aspekte des Projekts könnt ihr verändern, um die Kompetenzlücke zu schließen, wenn "X" nicht möglich ist?
Führe mit deinem Projektteam ein Sparring zum grundlegenden Plan durch. So könnt ihr ermitteln, ob der Plan realistisch ist, und zusätzlich Abhängigkeiten und Risiken visualisieren.
Schritt 3: Umsetzen
Jetzt ist es endlich soweit: Es geht an die eigentliche Arbeit. Gestaltet eure Arbeit in Iterationen von jeweils ein bis zwei Wochen. Am Ende jedes Zyklus sollten eine Demo für die Stakeholder und eine Teamretrospektive erfolgen.
Arbeite iterativ
Agile-Methoden sind zwar ursprünglich im Kontext der Softwareentwicklung entstanden, können jedoch bei Projekten aller Art hilfreich sein: IT, Marketing, Personalwesen usw. Beginnt jeden Zyklus mit "gerade genügend" Planung und widmet euch dann der Arbeit. Haltet am Ende jeder Iteration eine kurze Retrospektive ab. Dabei könnt ihr euch über Erfolge und Misserfolge austauschen und diese als Anhaltspunkt für die nächste Iteration nutzen.
Empfohlene Aktivitäten:
- Sprint-Planung: Ihr plant anhand eurer Prioritäten die Aufgaben für die nächsten ein bis zwei Wochen.
- Retrospektiven: Du schaffst einen sicheren Rahmen, in dem dein Team überlegen und besprechen kann, was gut funktioniert und was nicht. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für Verbesserungen.
Verfolge den Fortschritt
Hier geht es darum, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind, welchen Stand das Budget hat und ob ihr mit Blick auf den Zeitplan euer Zieldatum für die Lieferung einhalten könnt. Verwende eine digitale Lösung wie Google Docs, Trello oder Jira, damit alle Beteiligten problemlos Einblick in den Status erhalten können. Wenn euch die Geldmittel auszugehen oder die Zeit davonzulaufen droht, wende dich sofort an den zuständigen Vertreter der Führungsetage und an dein Team, damit ihr den Kurs noch rechtzeitig korrigieren könnt.
Empfohlene Aktivitäten:
- Einrichtung eines Trello-Boards: Ihr organisiert und priorisiert euer Projekt auf unterhaltsame und flexible Weise.
- Einrichtung eines Jira-Dashboards: Hier erhalten dein Team und die Stakeholder alle benötigten Informationen in einem angepassten Layout.
Teste und berücksichtige Feedback
Aktualisiert eure Visualisierung des Endprodukts am Ende jedes Iterationszyklus mit den abgeschlossenen Aufgaben und zeigt sie den Stakeholdern (und idealerweise auch den Kunden). Erfasst deren Feedback, damit ihr es bei der Planung der nächsten Iteration berücksichtigen könnt. Vielleicht müsst ihr X überarbeiten, bevor ihr euch Y widmen könnt.
Empfohlene Aktivität:
- Visualisierung des Endprodukts: Ihr visualisiert euer Konzept, um das Einholen von Feedback zu vereinfachen.
- Sparring: Du lässt deine Ideen von anderen auf den Prüfstand stellen und regst zu neuen Ideen an.
An diesen Anzeichen erkennst du im Umsetzungsschritt eine Gefährdung des Projekts
GEGENSEITIGES "AUF DIE FÜSSE TRETEN"
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Beseitigt und verhindert Engpässe im Prozess. Klärt die Rollen oder Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder des Projektteams, damit ihr euch nicht gegenseitig blockiert oder Aufgaben doppelt erledigt.
Empfohlene Aktivitäten:
- Stand-up-Meetings: Ihr beginnt den Tag mit Updates zu euren aktuellen Aufgaben, am vorherigen Tag erledigten Aufgaben und der weiteren Planung der einzelnen Teammitglieder.
- Rollen und Zuständigkeiten: Ihr lernt die Rollen der einzelnen Teammitglieder kennen und erfahrt, wie ihr euren Teamkollegen zum Erfolg verhelfen könnt.
SCHEINBAR KEIN FORTSCHRITT
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Führt euch vor Augen, was euer Team schon erreicht hat. Wer bis zum Hals in der Projektarbeit steckt, sieht oft den Wald vor lauter Bäumen nicht. (Wenn ihr tatsächlich keine Fortschritte macht, solltet ihr als Nächstes die Gründe dafür ermitteln.)
Empfohlene Aktivitäten:
- Visualisierung des Endprodukts: Ihr feiert Teilerfolge durch das Iterieren einer Demo. Wenn ihr die Entwicklung von den ersten Diagrammen über einen Prototyp bis hin zum MVP verfolgt, wird euer Fortschritt deutlicher.
- Stand-up-Meetings: Ihr fördert die Dynamik, indem ihr die am vorherigen Tag erledigten Aufgaben aufzählt – oder euch bewusst macht, dass gerade gar nichts passiert.
"SCOPE CREEP"
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Wenn der Zeitplan und/oder das Budget flexibel sind, könnt ihr möglicherweise den Projektumfang erweitern. Anderenfalls müsst ihr auf zusätzliche Ideen verzichten oder Kompromisse eingehen, um sie berücksichtigen zu können. Spart aber auf keinen Fall an der Qualität eurer Arbeit. Denkt immer daran: Bei den meisten Projekten nehmt ihr nach der Lieferung des anfänglichen MVP (Minimum Viable Product) noch weitere Verbesserungen vor.
Empfohlene Aktivitäten:
- Kompromissschieberegler: Ihr entscheidet über die zu priorisierenden Aspekte des Projekts und überlegt, welche Kompromisse ihr ihnen zuliebe bei neuen Ideen eingehen könnt.
- DACI-Framework zur Entscheidungsfindung: Ihr vereinbart, wer Entscheidungen trifft und wer dazu beiträgt – bezogen auf Einzelentscheidungen zum Umfang oder auf das Projekt als Ganzes.
Keine Kommunikation mehr
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Stärke das Vertrauen der Teammitglieder untereinander und zu den Stakeholdern, damit sie wieder miteinander kommunizieren. Wenn einzelne Personen aus politischer Motivation absichtlich Informationen zurückhalten, musst du möglicherweise einen neutralen Vermittler (z. B. die Personalabteilung) einschalten.
Empfohlene Aktivitäten:
- Stand-up-Meetings: Ihr übt die Kommunikation ein und baut Vertrauen auf, indem ihr den anderen kurze Updates zu euren Aufgaben gebt und auf Blocker hinweist.
- Sparring: Wenn die Teammitglieder sich nicht gegenseitig kreativ herausfordern, kannst du mit dieser Technik aus dem Designbereich für ehrliches, strukturiertes Peer-Feedback sorgen.
- Gesundheitscheck: Du schaffst einen sicheren Raum, in dem das Team die Zusammenarbeit diskutieren kann (einschließlich Stärken, Schwächen und aller eventuellen Probleme).
- Arbeitsvereinbarung: Ihr haltet die Teamwerte, d. h. die Praktiken, Ergebnisse und Verhaltensweisen, die ihr voneinander erwartet, offiziell fest.
VÖLLIG FALSCHE SCHÄTZUNGEN
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Passe den voraussichtlichen Zeitrahmen anhand der Informationen über den tatsächlichen Aufwand zum Erreichen der Meilensteine an. Teile dies den Stakeholdern offen mit, damit sie ihre Erwartungen und mögliche nachgelagerte Pläne korrigieren können.
Empfohlene Aktivitäten:
- Retrospektive: Nehmt euch bei jeder Retrospektive Zeit, die Schätzungen aus der Iteration mit dem tatsächlich benötigten Aufwand zu vergleichen. So könnt ihr die Werte immer wieder kalibrieren.
- 5 Warum-Fragen: Ihr nehmt euch zunächst eine Schätzung vor, die sich als falsch erwiesen hat, und analysiert diese. Dann fragt ihr so lange nach dem "Warum", bis ihr die Ursache gefunden habt.
Profitipp: Erinnerst du dich noch an die festgelegten messbaren Ziele? Berücksichtige unbedingt die Analysen oder Infrastrukturkomponenten, die du zum Messen des Fortschritts im Hinblick auf diese Ziele benötigst.
Schritt 4: Liefern
Alle Aufgaben sind abgeschlossen. Das war's, oder? Nicht ganz. Zum Abschließen eines Projekts ist mehr nötig als nur die Terminserien für die Meetings zu beenden (obwohl dieser Schritt wirklich Spaß macht).
Liefere dein MVP (Minimum Viable Product)
Jetzt ist er da, der große Moment: Euer Werk ist endlich bereit für den öffentlichen (oder internen) Einsatz. Wenn es sich bei euren Kunden um interne Parteien handelt oder um Kunden, mit denen du im direkten Kontakt stehst, vergewissere dich, dass sie mit dem Abschließen des Projekts einverstanden sind. Je nachdem, wie reibungslos der Projektverlauf war, solltest du dir dieses Einverständnis möglicherweise schriftlich bestätigen lassen. Danach ist eine gute Gelegenheit, mit deinem Team ein wenig zu feiern.
Empfohlene Aktivitäten:
- Genießt euren Erfolg! Wie wäre es mit einem Mittagessen im Team?
Schließe das Budget ab
Begleiche alle offenen Anbieterrechnungen und fordere ggf. die Bezahlung von deinem externen Auftraggeber ein. Erstelle anhand der im Projektverlauf verfolgten Budgetdaten einen Bericht für den zuständigen Vertreter der Führungsetage. Erkläre darin auch, an welcher Stelle du bei ähnlichen Projekten künftig mehr (oder weniger) ausgeben würdest.
Halte eine Retrospektive zum Projekt ab
Was ist gut gelaufen? Was ist völlig schiefgegangen? Was haben wir gelernt? Bitte dein Projektteam, über diese Fragen zu diskutieren. Denke daran, eure Erkenntnisse festzuhalten und an Peers weiterzugeben, die ebenfalls davon profitieren könnten. Sprecht auch darüber, wie ihr euer gerade geliefertes Ergebnis weiter verbessern könntet.
Empfohlene Aktivität:
- Retrospektive: Ihr überlegt und diskutiert, was gut funktioniert und was nicht. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für Verbesserungen. Fehler sind akzeptabel, wenn ihr daraus lernt.
Teile euren Erfolg mit
Bist du stolz auf euer Endergebnis? Wir hoffen es! Verfasse eine kurze unternehmensinterne Mitteilung, in der du das Projekt beschreibst und dich bei deinem Team bedankst. Wenn es sich um ein nach außen gerichtetes Projekt gehandelt hat, kannst du die Kunden in einer E-Mail oder einem Blogpost darüber informieren.
An diesen Anzeichen erkennst du im Lieferschritt eine Gefährdung des Projekts
KEIN EINVERSTÄNDNIS MIT DEM PROJEKTABSCHLUSS
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Jetzt ist Diplomatie gefragt. Sprich zuerst mit dem zuständigen Vertreter der Führungsetage (oder dem Kunden oder dem Team – wer auch immer unzufrieden ist) und versuche herauszufinden, worauf die Uneinigkeit beruht. Mit diesem Gespräch solltest du eine Definition des Begriffs "abgeschlossen" in Bezug auf dieses Projekt erreichen. Halte sie zu Referenzzwecken schriftlich fest. Erstelle auf dieser Grundlage eine Liste mit Aufgaben, die bis zum Abschluss noch fehlen, und setze dein Team darauf an.
Empfohlene Aktivitäten:
- Demo Trust: Hier kannst du die Kriterien für den Projektabschluss und die nächsten Schritte mit dem Managementteam besprechen.
Euer geliefertes Ergebnis bleibt weiter bestehen, daher solltet ihr einen Plan für die Zeit nach dem Launch haben. Wer übernimmt den Support oder die Wartung? Mit welchen Metriken oder Berichten wird der Erfolg des Ergebnisses gemessen?
Schritt 5: Optimieren
Die meisten "zufälligen" Projektmanager können es kaum erwarten, nach der Lieferung des MVP zu ihrer regulären Arbeit zurückzukehren. Nimm dir dennoch etwas Zeit für diese Fragen:
- Seid ihr eurer Definition von "Erfolg" bei diesem Projekt gerecht geworden?
- Gibt es Ideen, die aus dem Umfang des MVP gestrichen wurden?
Wenn du die erste Frage mit "Nein" und/oder die zweite mit "Ja" beantwortet hast, lies hier weiter.
Genau genommen ist die Optimierung des gelieferten Ergebnisses kein einzelner "Schritt", sondern ein fortlaufender Prozess. Wie auch immer – sie ist jedenfalls wichtig.
Sehen wir uns zunächst den Umfang an. Wenn wichtige und/oder interessante Punkte aus dem Umfang des MVP gestrichen wurden, kannst du dich jetzt darum kümmern. Ihr könnt das gesamte Projektteam aufrechterhalten und eure Arbeitszeit ganz oder hauptsächlich in diese Aufgabe investieren. Wenn dies nicht möglich ist, kann jedes Teammitglied zumindest einen Teil seiner Arbeitszeit für das Projekt aufwenden, sodass ihr eure To-do-Liste nach und nach abarbeitet. Beide Fälle führen dich zurück zum Schritt "Planen".
Wie sieht es mit den Erfolgskriterien aus? Ob ihr diese erfüllt habt, weißt du wahrscheinlich erst, nachdem ihr euer MVP geliefert und es einige Zeit in der Praxis beobachtet habt. Du misst bereits den Fortschritt im Hinblick auf das Projektziel (richtig?). Führe dies einfach fort.
Wenn du noch mehr tun möchtest, überlege, wie das Ziel schneller zu erreichen wäre, und entwickle einen kleinen Test dazu. Je nach Projekt benötigst du quantitative Daten (z. B. Nutzungsquote, Kosteneinsparungen), qualitative Daten (z. B. Umfragen, Tests zur Benutzerfreundlichkeit) oder beides.
Wenn deutlich wird, dass das Ziel noch in weiter Ferne liegt, ist es Zeit für eine Iteration des gelieferten Ergebnisses. Du musst die Rohdaten aus den Tests und Metriken in aussagekräftige Erkenntnisse übersetzen. Vielleicht stellst du dabei fest, dass eine deiner getesteten Ideen auch in der Praxis implementiert werden sollte. Oder du gelangst durch die Analyse der Testdaten einfach zu Ideen für weitere Tests.
Wenn du dir über die vorzunehmenden Optimierungen klar geworden bist, wird jede davon zu einem eigenen Mini-Projekt. Alternativ kannst du mehrere Optimierungen zu einem Projekt zusammenfassen. Dies ist sinnvoll, wenn für alle nötigen Aktualisierungen mehr oder weniger die gleichen Personen zuständig sind, da es ihnen die Zeitplanung erleichtert. Beide Fälle führen dich zurück zum Schritt "Entwickeln".
Anzeichen für das Risiko, dass ihr eure Projektziele verfehlt
KEINE VERWENDUNG DES MVP, GRUND UNKLAR
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Führe qualitative Marktforschung durch. Frage deine Zielkunden, was sie von der Nutzung des Projekts abhält. Gegebenenfalls kannst du einen Benutzertest (live oder über einen Online-Service) einrichten, um die Interaktion der Kunden mit eurem gelieferten Ergebnis zu beobachten.
Empfohlene Aktivitäten:
- Kundeninterview: Ihr fragt direkt an der Quelle, wo das Problem liegt.
- Empathiekartierung: Ihr kombiniert quantitative Daten mit eurem Wissen über die Kunden, um deren Einstellung zu eurem Projekt nachzuvollziehen.
KEIN FORTSCHRITT DURCH INKREMENTELLE ÄNDERUNGEN
So bringst du das Projekt wieder auf Kurs
Sei mutig. Hier ist eine größere Änderung nötig. Vielleicht musst du das Projekt auch komplett neu aufsetzen. Aber nicht verzagen: Eine einzige größere Änderung wird euren Erfolg nicht schmälern und eurer Statistik nicht schaden.
Empfohlene Aktivitäten:
- 5 Warum-Fragen: Mit dieser Analysetechnik ermittelt ihr die Ursache des Problems als Anhaltspunkt für nötige künftige Änderungen.
- Unterbrechung: Ihr nehmt vorübergehend Abschied vom gewohnten Denken und generiert neue Ideen.
Projektmanagementvorlagen
Hier haben wir alle auf dieser Seite empfohlenen Vorlagen noch einmal übersichtlich zusammengestellt.
Projektmanagementsoftware
Richtig geraten: Wir entwickeln Software, die das Projektmanagement erleichtert.