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Gestione dei progetti per i non-project manager


Le fasi, le competenze e le tecniche di risoluzione dei problemi di cui hai bisogno per consegnare i tuoi progetti senza andare in tilt.

Collaborazione

Cos'è la gestione dei progetti?

Per gestione dei progetti si intende la capacità di ideare un piano e, in seguito, di eseguirlo. Ma le cose non sono così semplici nella pratica... Devi formare un team di progetto e monitorarne i progressi. Devi gestire le aspettative. Devi anticipare i problemi evitabili e risolvere quelli che ti sono sfuggiti.

Se ti senti soffocare, sei arrivato nel posto giusto. Qui troverai consigli e tecniche per ogni fase, nonché modelli scaricabili che ti semplificheranno un po' la vita. Considerali come un corso di formazione gratuito sulla gestione dei progetti. Sei pronto? Iniziamo.


Capacità di gestione dei progetti

La comunicazione è una competenza importante della gestione dei progetti.

Comunicazione

Esagerare con la comunicazione è difficile. I membri del team hanno bisogno di chiarimenti, le parti interessate hanno bisogno di aggiornamenti sullo stato e gli sponsor hanno bisogno di risultati.

La gestione del tempo è una competenza importante della gestione dei progetti.

Gestione del tempo

Oltre a gestire il programma del progetto, dovrai pianificare gli incontri (e anche gestire il tuo tempo).

La risoluzione dei problemi è una competenza importante della gestione dei progetti.

Risoluzione dei problemi

Probabilmente risolvi un sacco di problemi nel tuo ruolo normale, continua a pensare in maniera creativa!

La consapevolezza organizzativa è una competenza importante della gestione dei progetti.

Consapevolezza organizzativa

Familiarizza con altri progetti che potrebbero aver bisogno delle stesse persone e risorse nello stesso momento in cui ne avrai bisogno tu.

Diplomazia e negoziazione sono competenze importanti della gestione dei progetti.

Diplomazia

Preparati a negoziare con eleganza imprevisti nella programmazione, priorità in conflitto e scontri tra personalità diverse.

Segno di spunta verde

Consiglio Pro: la competenza più importante è la capacità di mettere da parte il tuo lavoro abituale e di immedesimarti nel tuo ruolo di responsabile del progetto.

Fasi della gestione dei progetti

Se sei un "project manager accidentale", è possibile che il progetto fosse già in corso quando è finito sulla tua scrivania. Vai alla fase in cui ti trovi usando i collegamenti seguenti per scoprire quale sarà la tua prossima mossa. E non dimenticare di dare un'occhiata alle fasi precedenti per capire se è il caso di fare un po' di pulizia.

Fase 1: ideazione

Non correre durante questa fase. Valuta la tua comprensione della portata del problema e le possibili soluzioni finché non sei certo di essere sulla strada giusta.

La creazione del caso aziendale è una parte della gestione dei progetti.

Crea il caso aziendale

Definisci il problema che stai cercando di risolvere, e il valore della sua risoluzione. Parla con i clienti, interni o esterni, in modo da comprendere appieno la portata del problema. Quando crei un caso aziendale per il tuo progetto, concentrati su ciò che vuoi che sia in grado di fare il tuo cliente. Lascia gli aspetti specifici sulle modalità al momento in cui analizzerai le soluzioni con il tuo team.

Attività consigliate:

 

 

La creazione del caso aziendale è un'attività della gestione dei progetti
Forma il tuo team di progetto.

Forma il team di progetto

Raduna le persone con le competenze di cui hai bisogno per risolvere il problema. Cerca di creare un team multidisciplinare caratterizzato da background e stili di problem-solving diversi. Una ricerca dimostra che team variegati offrono risultati migliori. Può valere la pena ritardare l'inizio del progetto di un paio di settimane per mettere insieme il team giusto.

Attività consigliate:

 

 

La formazione di un team di progetto è un'attività della gestione dei progetti.
Definisci il successo del tuo progetto durante la fase di ideazione.

Definisci "successo"

Definisci dei risultati misurabili da raggiungere e dei parametri attraverso cui monitorare i tuoi progressi verso l'obiettivo. Assicurati che il progetto contribuisca agli obiettivi più ampi che l'azienda sta perseguendo. Se così non fosse, questo potrebbe essere il progetto sbagliato (o potrebbe essere il progetto giusto, ma al momento sbagliato).

Attività consigliata:

 

 

La definizione di successo è un'attività della gestione dei progetti.
Analizza le soluzioni al problema che il tuo progetto si prefigge di risolvere.

Trova soluzioni

Metti in pratica le tue capacità di problem solving. Ora è il momento di pensare a soluzioni specifiche, a come attuarle e a come il cliente interagirà con il prodotto finale. Coinvolgi il tuo team e non aver paura di essere ambizioso in questa fase. È più facile ridimensionare un'idea audace che trasformare un'idea ordinaria in qualcosa di innovativo.

Attività consigliate:

  • Disrupt: crea un lungo elenco di fantastiche idee in tempi brevi.
  • Mappa mentale: esplora le varie sfaccettature di un problema e organizza le tue idee in modo da trovare delle soluzioni.

 

 

La generazione di soluzioni con il team di progetto è un'attività della gestione dei progetti.
Sbaglia e correggi anticipando i tempi attraverso la creazione di prototipi della soluzione del tuo progetto.

Prototipo e test

A seconda della natura del tuo progetto, un prototipo può essere qualsiasi cosa, da diagrammi di flusso sul retro di un tovagliolino a codici sbrigativi (ma funzionanti). Mettilo di fronte ai tuoi clienti e alle tue parti interessate per un feedback iniziale. Questo è il momento giusto per sbagliare e rimediare!

Attività consigliate:

  • Demo end-to-end: visualizza il tuo concetto per semplificare la fornitura di feedback.
  • Canvas di esperienza: assicurati che il tuo concetto sia orientato all'utente, realizzabile e utile sia per il cliente sia per l'azienda.

 

 

La ricezione dei primi feedback degli utenti è un'attività della gestione dei progetti.

Segni che il tuo progetto è a rischio durante la fase di ideazione

IL VALORE DEL PROGETTO NON È CHIARO

Come tornare in pista

Scegli un cliente specifico (interno o esterno) e metti in circolo la tua empatia. Pensa al motivo per cui vorrebbe questo e crea dei collegamenti con gli obiettivi più ampi dell'azienda. Continua fino a quando avrai trovato il valore per il cliente con forti legami con il valore per l'azienda.

Attività consigliate:

  • 5 "perché": spiega in maniera approfondita al tuo team il problema e il suo impatto sul cliente.
  • Colloquio con il cliente: capisci le esigenze dei clienti e i contesti in cui usano il tuo prodotto o servizio.
  • Canvas di esperienza: assicurati che il tuo progetto sia orientato al cliente e abbia un senso per l'azienda.

Per ricevere aiuto con la gestione dei progetti scarica un modello di canvas di esperienza.
Sei pronto a provare il canvas di esperienza? Ecco un modello per aiutarti a iniziare.
 
Conflitto tra obiettivi e priorità

Come tornare in pista

Scegli un obiettivo (esatto, uno solo) che sia la Stella Polare del tuo progetto. Quindi risolvi le priorità in conflitto tenendolo a mente. Quando incontri dei trade-off, dai priorità all'opzione che ti avvicina di più alla Stella Polare.

Attività consigliate:


Le priorità in conflitto sono un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
Nessuno sa chi è il responsabile

Come tornare in pista

Fai in modo che il team di progetto, le parti interessate e gli sponsor siano consapevoli di chi sia il vero responsabile. Come project manager, hai la responsabilità di consegnare il progetto nel rispetto di tempi e budget, ma non dovrai assumerti la responsabilità per il successo generale del progetto.

Attività consigliate:

  • Ruoli e responsabilità: definisci il ruolo di ogni persona nel progetto e cosa deve offrire per il successo del team.
  • Inizio del progetto: crea una comprensione condivisa dell'obiettivo principale del progetto, dell'ambito, del valore, delle tempistiche e della responsabilità delle decisioni.
  • Framework decisionale DACI: definisci chi è responsabile per le decisioni specifiche e il ruolo degli altri membri del team.

Per ricevere aiuto con la gestione dei progetti scarica un modello di canvas di esperienza.
Sei pronto a provare il framework DACI? Ecco un modello per aiutarti a iniziare.
 
Il team di progetto non riesce ad accordarsi su una direzione

Come tornare in pista

Innanzitutto, assicurati che il tuo team abbia realmente capito il problema che stai cercando di risolvere e il suo impatto sul cliente. Non aver paura di chiedere alla dirigenza di chiarire cos'è una priorità per l'azienda e cosa non lo è. Quando richiedi assistenza, assicurati di illustrare le opzioni che stai prendendo in considerazione, invece di un semplice "cosa dobbiamo fare?".

Attività consigliate:

  • Inquadramento del problema: esplora la portata del problema e il suo impatto sui clienti.
  • Fiducia dimostrativa: crea uno spazio per la discussione aperta e il feedback dei leader aziendali in modo che tutti abbiano fiducia nel valore e nella direzione.
Il disaccordo sulla direzione da prendere è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
Segno di spunta verde

Suggerimento Pro: organizza un workshop su Controllo salute con il tuo team: prima lo fai, meglio è. Ti offre l'opportunità di valutare in autonomia gli otto attributi che accomunano i team sani e ad alte prestazioni.

Fase 2: pianificalo

Il processo di pianificazione deve essere piuttosto breve. Sebbene consigliamo un approccio iterativo alla pianificazione, prima di passare alla modalità di esecuzione del progetto è necessario portare a termine alcune attività importanti.

La definizione dell'ambito del progetto è una parte della gestione dei progetti.

Definisci l'ambito del progetto

Dai la priorità agli elementi da includere nel progetto sulla base dei feedback dei test iniziali e tenendo a mente i tuoi parametri di successo. Sii chiaro sui trade-off che stai effettuando. Ad esempio, l'ottimizzazione per una maggiore facilità d'uso potrebbe comportare il mancato rispetto della programmazione o l'aumento del budget.

Attività consigliate:

  • Cursori di trade-off : crea scale progressive per mostrare l'importanza di ogni parametro e trovare un accordo su ciò a cui è necessario dare la priorità.
  • Mappatura del percorso : capisci il percorso esistente per progettare un'esperienza migliore.

 

 

La definizione dell'ambito e la creazione di un backlog sono attività della gestione dei progetti
La gestione delle dipendenze è un'attività della gestione dei progetti.

Comprendi e gestisci le dipendenze

Il tuo progetto dipende da lavoro, risorse o asset esterni al team di progetto principale? Mappali, annotando chi e quando si occuperà di ogni parte del lavoro. Anche se in questa fase non puoi risolvere i colli di bottiglia, devi identificarli e tenerli in considerazione durante il processo di pianificazione del progetto.

Attività consigliate:

 

 

La gestione delle dipendenze è un'attività della gestione dei progetti.
Crea la tua roadmap durante la fase di pianificazione del progetto.

Crea una roadmap e un backlog

Una volta che l'ambito è stato concordato e che le dipendenze sono state comprese, suddividi il piano del progetto in porzioni più piccole e crea una stima del tempo e dell'impegno richiesti per ognuna. Da lì, puoi prevedere quando raggiungerai i traguardi principali e fissare una data di completamento. Quindi raccogli tutte le porzioni in un backlog che puoi usare per pianificare in cicli iterativi brevi.

Attività consigliata:

 

 

La creazione di una roadmap del progetto è un'attività della gestione dei progetti.
Mitiga più rischi possibili nelle fasi iniziali del progetto.

Anticipa e mitiga i rischi

Previeni i problemi lungo il percorso, cercando di individuare in anticipo i modi in cui il progetto può fallire ed escogitando sistemi per prevenirli. Non dimenticare di identificare le incredibili possibilità di successo che non hai ancora considerato: anche le opportunità mancate sono una forma di rischio.

Attività consigliate:

  • Pre-mortem : immagina cosa potrebbe andare storto e fai dei piani per prevenirlo.

 

 

La mitigazione dei rischi è un'attività della gestione dei progetti.
Crea un piano delle comunicazioni come parte del piano generale del progetto.

Realizza un piano delle comunicazioni

Stabilisci una cadenza per riunioni del team e aggiornamenti delle parti interessate e condividila. Se riesci a limitare al massimo il numero di riunioni è tutto di guadagnato, quindi programma eventuali riunioni ricorrenti e crea dei promemoria sul tuo calendario per aggiornare con regolarità il piano e la dashboard del progetto (o la pagina iniziale interna).

Attività consigliate:

  • Standup: l'opportunità quotidiana per il tuo team di condividere lo stato del lavoro in corso e di parlare di eventuali ostacoli

  • Poster del progetto : un modo semplice per condividere obiettivi, stato e programma. Se viene aggiornato regolarmente, il poster serve come report di stato (ed è molto meno doloroso).

 

 

La realizzazione di una piano delle comunicazioni è un'attività della gestione dei progetti.

Segni che il tuo progetto è a rischio durante la fase di pianificazione

SEI BLOCCATO NELLA MODALITÀ DI PIANIFICAZIONE

Come tornare in pista

Scrollati di dosso quella "paralisi delle analisi" e vai avanti! Se stai adottando un approccio agile (e ti consigliamo di farlo), ricorda al team di progetto che avrete la possibilità di dimostrare i progressi realizzati e, se necessario, correggere la rotta.

Attività consigliate:

  • Inizio del progetto: crea una comprensione condivisa dell'obiettivo principale del progetto, dell'ambito, del valore, delle tempistiche e della responsabilità delle decisioni.
  • Pre-mortem: valuta i rischi e le opportunità del progetto e trova il modo per evitarli o approfittarne.
La paralisi delle analisi è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
GLI ALTRI NON CAPISCONO IL SENSO DEL TUO PROGETTO

Come tornare in pista

Fai appello a queste capacità di comunicazione e condividi aggiornamenti piccoli, frequenti e facili da metabolizzare; messaggi lunghissimi non verrebbero probabilmente letti. Assicurati di condividere le informazioni giuste nella maniera giusta con le persone giuste.

Attività consigliate:

  • Elevator pitch: crea una semplice spiegazione del tuo progetto e del valore che offre ai clienti.
  • Poster del progetto: modella e condividi le tue idee, spiega cos'è per te il successo e crea una comprensione condivisa con le parti interessate.

Per ricevere aiuto con la gestione dei progetti scarica un modello di poster del progetto.
Sei pronto a provare il poster del progetto? Ecco un modello per aiutarti a iniziare.
 
Il tuo team di progetto non ha competenze fondamentali

Come tornare in pista

Rimodella il tuo concetto per portare avanti il lavoro con le risorse disponibili. (Le capacità di problem-solving sono fondamentali!) Alzare bandiera bianca e dire "Siamo bloccati" servirà solo a ridurre la fiducia che le parti interessate e gli sponsor ripongono nel tuo team.

Attività consigliate:

  • Cursori di trade-off: l'esercizio di base dei cursori di trade-off chiarifica quali aspetti di un progetto sono negoziabili (e quali non lo sono), anche se puoi apportare qualche modifica. Se non puoi fare "X", quali altri aspetti del progetto possono adattarsi per aiutarti a superare il divario delle competenze?
La mancanza di competenze o persone fondamentali è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
Confrontati con il tuo team di progetto sul piano di alto livello. Ti aiuta a capire cosa è realistico, nonché a visualizzare le dipendenze e i rischi. – Sarah Goff-Dupont, accidental project manager

Fase 3: esecuzione

È arrivato il momento di iniziare! Lavora a iterazioni di 1 o 2 settimane, con una demo per gli stakeholder e una retrospettiva del team alla fine di ogni ciclo.

Lavorare in cicli di iterazione è una best practice della gestione dei progetti.

Lavora in modo iterativo

Le metodologie agili possono appartenere al mondo dello sviluppo di software, ma sono utili per qualsiasi progetto: IT, marketing, HR... proprio tutti. Inizia ogni ciclo con la giusta quantità di pianificazione e mettiti subito al lavoro. Assicurati di conservare una breve retrospettiva al termine di ogni iterazione: è la tua possibilità di condividere i successi (e gli insuccessi) in modo che la prossima iterazione sia ancora migliore.

Attività consigliate:

  • Pianificazione degli sprint: pianifica il lavoro delle prossime 1 o 2 settimane sulla base delle massime priorità.
  • Retrospettive: metti a disposizione uno spazio sicuro in cui il team può riflettere e discutere di ciò che sta (e non sta) funzionando in modo da poter migliorare.

 

 

Lavorare in cicli brevi è una best practice della gestione dei progetti
Il monitoraggio del progresso è un'attività della gestione dei progetti.

Monitora l'avanzamento

Sono incluse le porzioni del lavoro che sono state completate, la parte rimanente del budget e la possibilità di rispettare la data di consegna prevista. Usa strumenti digitali come Google Docs, Trello o Jira per permettere a tutti di vedere il tuo stato con facilità. Se inizi a rimanere a corto di budget o tempo più velocemente di quanto previsto, solleva immediatamente la questione con il tuo sponsor e il tuo team affinché tu possa correggere le cose prima che ti sfuggano di mano.

Attività consigliate:

 

 

Il monitoraggio del progresso è un'attività della gestione dei progetti.
Continua a effettuare test e a integrare i feedback durante la fase di esecuzione del progetto.

Effettua test e integra i feedback

Al termine di ogni ciclo di iterazione, aggiorna la demo end-to-end in modo che rifletta il lavoro completato e mostrala agli stakeholder (e, idealmente, ai clienti). Prendi nota del loro feedback per poterlo sfruttare quando pianificherai l'iterazione successiva. Potrebbe essere utile lavorare di nuovo su X prima di passare a Y.

Attività consigliata:

  • Demo end-to-end: visualizza il tuo concetto per semplificare la fornitura di feedback.
  • Sparring: lascia che gli altri contestino le tue idee e ne ispirino di nuove

 

 

Garantire l'integrazione del feedback è un'attività della gestione dei progetti.

Segni che il tuo progetto è a rischio durante la fase di esecuzione

VI STATE CALPESTANDO I PIEDI A VICENDA

Come tornare in pista

Rimuovi e previeni la formazione di colli di bottiglia nel tuo processo. Chiarisci il ruolo o l'area di responsabilità di ogni persona che si occupa del progetto in modo che i membri del team non si intralcino a vicenda o non facciano lo stesso lavoro due volte.

Attività consigliate:

  • Standup: inizia la giornata con aggiornamenti su chi sta facendo cosa, cosa è stato fatto ieri e quali sono i compiti che dovranno essere svolti da ogni persona.
  • Ruoli e responsabilità: capire il ruolo di ogni membro del team e ciò che ognuno deve ricevere dagli altri compagni di squadra per avere successo.

Calpestarsi i piedi a vicenda è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
HAI LA SENSAZIONE DI STARE SOLO SPRECANDO TEMPO

Come tornare in pista

Fai luce su tutto quello che il tuo team sta realizzando. Quando sei completamente assorbito dal lavoro, è facile perdere di vista il quadro generale. (E se non stai veramente facendo progressi, la tua prossima mossa sarà capire perché.)

Attività consigliate:

  • Demo end-to-end: celebra le vittorie incrementali eseguendo iterazioni su una demo. L'evoluzione da diagrammi a un prototipo e a un MVP, renderà più tangibile il progresso del tuo team.
  • Standup: crea un clima di entusiasmo mettendo in evidenza ciò che è stato fatto il giorno precedente (e/o esponi la cruda verità affermando che l'elenco di cose fatte non è cresciuto).
Avere la sensazione di non stare facendo progressi è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
L'AMBITO CRESCE A VISTA D'OCCHIO!

Come tornare in pista

Dipende. Se il tuo programma e/o il tuo budget sono flessibili, potresti optare per l'espansione dell'ambito del progetto. In caso contrario, dovrai rinunciare a idee aggiuntive o scendere a compromessi per inserirle. L'importante è non economizzare sulla qualità del lavoro che si consegna. Ricorda: per la maggior parte dei progetti, puoi continuare ad apportare miglioramenti dopo la consegna del "prodotto minimo funzionante" (MVP) iniziale.

Attività consigliate:

  • Cursori di trade-off: decidi a quali aspetti del progetto darai la priorità e rifletti sui trade-off che effettuerai in loro difesa quando verranno introdotte nuove idee.
  • Framework decisionale DACI: trova un accordo su chi prende le decisioni e chi offre consigli, sia per decisioni individuali sull'ambito sia per il progetto nel suo complesso.

Per ricevere aiuto con la gestione dei progetti scarica un modello DACI.
Sei pronto a provare il framework DACI per il processo decisionale? Ecco un modello per aiutarti a iniziare.
 
LA COMUNICAZIONE È STATA INTERROTTA

Come tornare in pista

Crea fiducia tra i membri del team e con le parti interessate in modo che si sentano a loro agio nel momento in cui ricominceranno a parlare. Se qualcuno sta volutamente trattenendo delle informazioni a proprio vantaggio, potrebbe essere utile coinvolgere una parte neutra (ad esempio le risorse umane) per mediare.

Attività consigliate:

  • Standup: pratica la comunicazione e crea un clima di fiducia: condividi rapidi aggiornamenti sulle attività e solleva le questioni che bloccano il progresso.
  • Sparring: se i membri del team non si stanno incoraggiando in maniera creativa l'uno con l'altro, usa questa tecnica del mondo del design per ottenere un feedback dei colleghi onesto e strutturato.
  • Controllo salute: metti a disposizione uno spazio sicuro in cui il team può discutere sul modo in cui sta collaborando (punti di forza, punti di debolezza, pregi e difetti).
  • Accordo di cooperazione: codifica i valori del team, cioè le pratiche, i risultati e il comportamento che ci si aspetta dagli altri.

L'interruzione della comunicazione è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
LE STIME NON SONO ANDATE A SEGNO

Come tornare in pista

Ricalibra la tua tabella di marcia sulla base delle informazioni di cui disponi sull'impegno effettivo necessario per raggiungere i traguardi che hai fissato. Sii onesto su questo aspetto per permettere alle parti interessate di poter regolare aspettative ed eventuali piani di down-stream.

Attività consigliate:

  • Retrospettiva: riserva del tempo in ogni retrospettiva per confrontare le stime dell'iterazione con l'impegno effettivo necessario per poter effettuare ricalibrazioni continue.
  • 5 "perché": inizia analizzando una stima sbagliata e chiediti perché non è andata a segno, quindi continua a chiederti "perché" fino a quando avrai scoperto la causa principale.
Le stime sbagliate sono un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
Segno di spunta verde

Consiglio Pro: ricordi gli obiettivi misurabili che hai fissato? Assicurati di includere l'analisi o l'infrastruttura necessarie per misurare l'avanzamento rispetto a quegli obiettivi.

Fase 4: consegna

Hai completato tutto il lavoro. Ora è tutto a posto, giusto? Non proprio. La chiusura di un progetto richiede molto di più del semplice annullamento delle riunioni ricorrenti (anche se questa parte è indubbiamente divertente).

Consegnare l'MVP ed eseguire iterazioni su di esso è una best practice della gestione dei progetti.

Consegna il tuo "prodotto minimo funzionante" (MVP)

È arrivato il grande momento! Il tuo lavoro è finalmente pronto per il consumo pubblico (o interno). Se i tuoi clienti sono interni, o clienti con cui comunichi direttamente, assicurati che accettino il progetto come completato. A seconda del grado di difficoltà degli ostacoli che hai dovuto affrontare durante il percorso, potrebbe essere utile un'accettazione scritta da parte loro. Successivamente, fai una piccola festa con il tuo team.

Attività consigliate:

  • Festeggia!: qualcuno ha detto "pranzo del team"?...

 

 

La consegna del prodotto minimo funzionante è una best practice della gestione dei progetti.
La chiusura del budget è un'attività della gestione dei progetti.

Chiudi il budget

Paga tutte le fatture insolute dei vendor, e se sei stato ingaggiato da un cliente esterno, fatti pagare. Usa i dati sul budget che hai monitorato per tutta la durata del progetto per creare un report per lo sponsor del tuo progetto. Includi un'analisi in cui spieghi per quali punti spenderesti (o risparmieresti) di più per progetti simili in futuro.

 

La chiusura del budget è un'attività della gestione dei progetti.
Tieni una retrospettiva del progetto per poter migliorare la prossima volta.

Realizza una retrospettiva del progetto

Che cosa è andato bene? Che cosa è andato terribilmente male? Cosa abbiamo imparato? Rispondi a queste domande con il tuo team di progetto, assicurandoti di sottolineare le lezioni apprese e di condividerle con i tuoi colleghi affinché possano trarne vantaggio. E non dimenticare di parlare di come potreste migliorare ciò che avete appena consegnato.

Attività consigliata:

  • Retrospettiva : rifletti e discuti di ciò che funziona bene (e non) in modo da poter migliorare. Anche gli errori sono utili se servono per imparare.

 

 

La realizzazione di una retrospettiva del progetto è un'attività della gestione dei progetti.
Annuncia il completamento del tuo progetto.

Inizia a vantarti

Sei entusiasta di ciò che hai appena consegnato? Speriamo di sì! Scrivi un breve annuncio aziendale per descrivere il progetto e ringraziare il team. Se il progetto è destinato all'esterno, potrebbe essere utile condividere la notizia con i clienti tramite un'e-mail o un post sul blog.

 

 

L'annuncio del completamento del progetto è un'attività della gestione dei progetti.

Segni che il tuo progetto è a rischio durante la fase di consegna

IL PROGETTO NON È STATO ACCETTATO COME "COMPLETATO".

Come tornare in pista

È il momento di tirare fuori quelle capacità diplomatiche. Per prima cosa, parla con il tuo sponsor (o cliente, o team, o chiunque non sia soddisfatto) e scopri il punto in cui si trova la discrepanza. Il tuo obiettivo durante questa conversazione è trovare un accordo sulla definizione di "completato", qualcosa che dovresti mettere per iscritto in modo che sia facile per tutti riscontrarlo in un secondo momento. Da lì, redigi un elenco delle attività che colmeranno il divario tra questo momento e quello in cui il progetto sarà considerato "completato" e chiedi al tuo team di occuparsene.

Attività consigliate:

  • Fiducia dimostrativa: usala come forum di discussione sul "completato" e sulle fasi successive con il team dirigenziale.
Il disaccordo sulla definizione di "completato" è un chiaro segno che il tuo progetto è a rischio.
Qualsiasi cosa tu abbia consegnato avrà bisogno di te, quindi devi avere un piano post-lancio a disposizione. Chi fornirà il supporto o la manutenzione? Di quali parametri o strumenti di reporting avrai bisogno per misurare il suo successo? – Aumarie Benpayo, Atlassian program manager

Fase 5: miglioramento

La maggior parte dei "project manager accidentali" è ansiosa di tornare al proprio lavoro dalla giornata ben scandita dopo la consegna dell'MVP. Vale comunque la pena prendersi qualche minuto per riflettere su queste domande:

  1. Hai trovato la tua definizione di "successo" per il progetto?
  2. Ci sono idee che sono state eliminate dall'MVP?
Se la risposta alle domande è "sì" o "no", continua a leggere.

Tecnicamente, migliorare ciò che si è appena fornito è un processo costante, non una "fase". Comunque sia, è importantissimo.

Parliamo dell'ambito. Se delle parti importanti e/o interessanti sono state escluse dall'ambito dell'MVP, ora hai l'occasione di occupartene. Puoi provare a tenere insieme l'intero team di progetto e dedicare tutto o gran parte del tuo tempo a questo progetto. Oppure, se questo non è possibile, puoi far sì che ogni persona dedichi una parte del proprio tempo al progetto e spuntare mano a mano le voci dell'elenco di cose da fare. In entrambi i casi, stai tornando alla fase di  "pianificazione".  

E i tuoi parametri di successo? Probabilmente non saprai se li hai soddisfatti fino alla consegna dell'MVP e lascerai il tuo lavoro nel limbo per un po' di tempo. Hai già misurato i progressi verso l'obiettivo del progetto (giusto?), quindi il tuo compito per il momento si limita a monitorarli.

Per qualche credito in più, pensa a ciò che potrebbe aiutarti a raggiungerlo più velocemente, ed elabora un semplice test in merito. A seconda del progetto, potresti aver bisogno di raccogliere dati quantitativi (ad es. tasso di utilizzo, risparmio sui costi), dati qualitativi (ad es. sondaggi, test di usabilità) o un po' di entrambi.

Se è chiaro che non sei sulla strada giusta per raggiungere il tuo obiettivo, è arrivato il momento di rimboccarti le maniche e di iterare su ciò che hai consegnato. Il tuo compito ora è quello di trasformare i dati grezzi forniti da test e parametri in dati utilizzabili. Potresti scoprire che vale la pena implementare "realmente" l'idea che hai testato. Oppure, l'analisi dei dati dei test potrebbe semplicemente offrire spunti per ulteriori test.

Una volta che avrai capito quali miglioramenti apportare, ognuno di essi diventerà a sua volta un mini progetto. In alternativa, puoi scegliere di includere alcuni miglioramenti in un unico progetto "ombrello". Si tratta di un approccio utile se ogni singolo aggiornamento coinvolge all'incirca lo stesso gruppo di persone, poiché potrebbe essere più semplice programmare il loro tempo in un unico blocco più ampio. In entrambi i casi, stai essenzialmente tornando alla fase di "ideazione"

Segni che il tuo progetto è a rischio di non raggiungere i suoi obiettivi

IL TUO MVP NON È UTILIZZATO E NON CAPISCI PERCHÉ

Come tornare in pista

È arrivato il momento di fare qualche ricerca qualitativa. Parla con i tuoi clienti per scoprire che cosa sta impedendo loro di utilizzare il tuo progetto. Se è appropriato per il tuo progetto, configura un test dell'utente (in tempo reale o usando un servizio online) per avere la possibilità di osservare il loro comportamento mentre interagiscono con ciò che hai consegnato.

Attività consigliate:


Per ricevere aiuto con la gestione dei progetti scarica un modello di mappa dell'empatia.
Sei pronto a provare la mappatura dell'empatia? Ecco un modello per aiutarti a iniziare.
 
LE MODIFICHE INCREMENTALI NON STANNO FACENDO PROGRESSI

Come tornare in pista

Sii audace. Questo potrebbe significare dover cambiare rotta o stravolgere completamente il progetto. Non farti scoraggiare. Una modifica importante sulla strada verso il successo non è affatto una sconfitta!

Attività consigliate:

  • 5 "perché": usa questa tecnica di analisi per scoprire la causa del problema per capire di quali modifiche future devi occuparti.
  • Disrupt: sblocca i tuoi percorsi neurali e genera idee nuove.
Per ricevere aiuto con la gestione dei progetti scarica una serie di schede di "disrupt".
Sei pronto a provare un workshop di disrupt? Approfitta di questa serie di schede e fai clic sul link a sinistra per le istruzioni complete.
 

Modelli di gestione dei progetti

Per tua comodità, abbiamo raccolto tutti i modelli consigliati in questa pagina in un'unica posizione.

Scarica il modello di canvas di esperienza per il tuo progetto.
Il modello del canvas di esperienza ti aiuta a chiarirti le idee sul problema, sulla soluzione e sul tipo di cliente.

 

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Scarica il modello di mappa dell'empatia per il tuo progetto.
Le mappe dell'empatia ti aiutano a entrare nella testa del cliente e a vedere le cose con i suoi occhi .

 

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Scarica il modello di disrupt per il tuo progetto.
Questa serie di schede "disrupt" bloccherà i tuoi percorsi neurali e ti aiuterà a generare nuove idee.

 

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Scarica il modello DACI per il tuo progetto.
Usa questo modello DACI per chiarire il ruolo di ogni persona nel processo decisionale e prendere la decisione giusta più velocemente.

 

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Scarica il modello di poster del progetto per il tuo progetto.
Se odi i brief di progetto e detesti i charter di progetto, prova questo modello per un poster del progetto completo.

 

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Software di gestione dei progetti

Guarda caso noi creiamo software che semplificano la gestione dei progetti.

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