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プロジェクトマネージャー以外の人のためのプロジェクト管理


首尾よく製品やサービスを提供するには、各種のステップ、スキル、トラブルシューティング手法が必要になります。

協力する

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、計画を策定してその計画に沿って実行することを意味します。しかし、なかなか言葉どおり簡単にはいきません。プロジェクト チームを率いて、進捗を追跡する必要があります。要求事項を管理する必要があります。回避可能な問題を予期しつつ、予期できなかった問題をトラブルシューティングする必要があります。

これを聞いて大変そうと思ったなら、ここへ来たのは正解です。ここでは、各フェーズに関するヒントやテクニックを学べるほか、便利なテンプレートをダウンロードできます。ちょっとした無料のプロジェクト管理トレーニングのようなものです。準備はいいですか? では始めましょう。


プロジェクト管理スキル

コミュニケーションは重要なプロジェクト管理スキルです。

コミュニケーション

コミュニケーションはどんなにしてもしすぎることはありません。チームメンバーは明確な指示を、関係者は現状報告を、スポンサーは結果を求めています。

時間管理は重要なプロジェクト管理スキルです。

時間管理

プロジェクトのスケジュールを管理するだけでなく、ミーティングを順調に進める必要もあります (さらには自分自身のスケジュールの管理も)。

問題解決は重要なプロジェクト管理スキルです。

問題の解決

普段の仕事の中でもたくさんの問題を解決されていることでしょう。そこから培った「独創的な考え方」を生かしてください。

組織的認識は重要なプロジェクト管理スキルです。

組織的な認識

これから必要になるであろうものと同じ人材やリソースを用いる必要がありそうな他のプロジェクトに詳しくなりましょう。

交渉術は重要なプロジェクト管理スキルです。

交渉術

スケジュールの混乱、衝突する優先順位、性格の不一致について、円満に交渉する準備をしましょう。

緑のチェックマーク

プロからのヒント: 最も重要なスキルは、通常の仕事をわきに置きながら、プロジェクトのマネージャーとしての役割を受け入れられる能力です。

プロジェクト管理のステップ

もし「たまたまプロジェクト マネージャーに選ばれた人」であるなら、あなたの手元にあるプロジェクトはすでに進行している可能性が高いでしょう。下のリンクから今取り組んでいるステップを確認して、次に取るべき行動を見極めます。同時に以前のステップも確認して、対処するべき事柄が残っていないかどうかをチェックするのを忘れないでください。

ステップ 1: 構想する

このフェーズを急いではいけません。正しい軌道上にいると確信できるまで、問題領域の理解と解決策の適用を繰り返します。

ビジネスケースの作成はプロジェクト管理の一部です。

ビジネスケースを作成する

解決しようとしている問題と、それを解決することで得られる価値を定義します。問題の範囲を完全に理解できるように、社内外のターゲットの顧客と対話します。プロジェクトのビジネス ケースを作成する際は、顧客にできるようになってもらいたい点に集中します。具体的な方法については、後でチームと解決策をブレーンストーミングするときに決定します。

推奨されるアクティビティ

 

 

ビジネスケースの作成はプロジェクト管理タスクです。
プロジェクトチームを形成する。

プロジェクトチームの形成

問題解決に必要なスキルを持つ人材を集めましょう。多様なバックグラウンドと問題解決スタイルを持つ多角的なチームを目指します。研究によると、多様性のあるチームがより良い結果を出しているそうです。たとえ数週間プロジェクトのスタートが遅れようとも、適切なチーム作りに時間をかける方が価値ある結果が得られる場合もあります。

推奨されるアクティビティ

  • 作業合意 – プロジェクト チームの社会契約を確立します。
  • ヘルス モニター – 強みとリスク領域をチームで自己評価します。

 

 

プロジェクトチームの形成は、プロジェクト管理タスクです。
構想ステップ中に、プロジェクトにとっての成功を定義します。

「成功」を定義する

目指すべき測定可能な成果と、それらに向けた進捗状況を追跡するための指標について合意します。企業が追い求めている、より大きな目標にプロジェクトが貢献していることを確認します。そうでない場合、このプロジェクトは不適切である可能性があります (または適切なプロジェクトであっても、タイミングが悪い可能性があります)。

推奨されるアクティビティ

 

 

成功を定義することは、プロジェクト管理タスクです。
プロジェクトの問題の解決策をブレインストーミングすることは、問題解決です。

解決策をブレインストーミングする

問題解決スキルを発揮しましょう。今こそ特定のソリューションをどのように導入してどう顧客が最終製品と関わりあうかについて考えるときです。この段階では、チーム全体の関与を促して目標を高く掲げましょう。大胆なアイデアを後からシンプル化する方が、安全なアイデアを革新的なものに変えるよりも簡単です。

推奨されるアクティビティ

  • 創造的破壊 – 短時間で多くの優れたアイデアのリストを作り出します。
  • マインドマップ – 問題のさまざまな側面を調べて、解決に向けてアイデアを整理します。

 

 

プロジェクトチームと解決策をブレインストーミングすることは、プロジェクト管理タスクです。
プロジェクトのソリューションを試作することで、早めに試行錯誤します。

プロトタイプとテスト

プロジェクトの性質に応じて、プロトタイプは紙ナプキンの裏に書いたフローチャートでもにわか仕立ての (しかし動作する) コードでも何でも構いません。プロトタイプをターゲットの顧客に提示して、フィードバックを早めにもらいます。ここが試行錯誤する最適なタイミングです。

推奨されるアクティビティ

 

 

ユーザーから早めにフィードバックをもらうことは、プロジェクト管理タスクです。

構想ステップ中に分かる、プロジェクトがリスクにさらされている兆候

プロジェクトの価値が不明確である

正しい軌道に戻す方法

特定の顧客ペルソナ (社内または社外の顧客) を選択して、相手の気持ちを考えてみましょう。なぜ顧客がこれを希望するのかを想像して、それを会社の大きな目標に当てはめます。顧客価値とビジネス価値が強固に結ばれるまで、この作業を繰り返します。

推奨されるアクティビティ


プロジェクト管理に役立つエクスペリエンスキャンバスのテンプレートをダウンロードしてください。
エクスペリエンスキャンバスを試してみましょう。すぐに始められるテンプレートを入手できます。
 
目標と優先事項の衝突

正しい軌道に戻す方法

プロジェクトの方向性を示す 1 つの目標 (必ず 1 つ) について合意します。次に、その目標と衝突する優先事項を洗い出します。二律背反に直面した際は、目標にさらに近づくことを可能にする選択肢を優先します。

推奨されるアクティビティ

  • 目標、シグナル、指標 – プロジェクトの目標を常に意識して、成果がどのようなものかを認識できるようにします。
  • トレードオフ スライダー – スライドするスケールを作成して各指標の重要度を示し、優先するべき項目について合意を得ます。

優先事項の衝突はプロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
誰も担当者を把握していない

正しい軌道に戻す方法

最終的に誰が責任を取るかについて、プロジェクト チーム、関係者、スポンサー全体で共通認識を形成します。プロジェクト マネージャーとしてプロジェクトを期日および予算内でデリバリーする責任がありますが、プロジェクトの全体的な成功に対しては必ずしも責任を負うとは限りません。

推奨されるアクティビティ

  • 役割と責任 – プロジェクトにおけるそれぞれの役割、またチームが成功するためにそれぞれがするべきことを定義します。
  • プロジェクト キックオフ – プロジェクトの主な目標、スコープ、価値、タイミング、意思決定の責任者について、共通の理解を構築します。
  • DACI 意思決定フレームワーク – 特定の意思決定に対して説明責任を負うのは誰か、またチームの他のメンバーの役割は何かを理解します。

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DACI フレームワークを試してみましょう。すぐに始められるテンプレートを入手できます。
 
方向性に関してプロジェクトチームの意見がまとまらない

正しい軌道に戻す方法

まず、解決しようとしている問題やそれが顧客に与える影響に関して、チームがしっかり理解していることを確認します。また、ビジネスにとって何が優先されて何が優先されないかを明らかにするように、幹部に遠慮なく求めましょう。ガイダンスを求める際には「どうすればいいでしょうか?」と自由回答式で尋ねるのではなく、自分が検討している選択肢を必ず提示します。

推奨されるアクティビティ

  • 問題のフレーミング – 問題の範囲とそれが顧客に与える影響を探り出します。
  • 確信のデモ – 会社のリーダーたちがオープンな議論と率直なフィードバックを行える場を用意して、価値と方向性について全員が自信を持てるようにします。
方向性への意見の不一致はプロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
緑のチェックマーク

プロからのヒント: ヘルス モニター ワークショップをチームで実施します。プロジェクトの早い段階であるほど良い結果が得られます。健全でパフォーマンスの高いチームに共通する 8 つの要素に照らして自己評価を行う好機です。

ステップ 2: 計画する

計画プロセスは比較的短くする必要があります。計画には反復的なアプローチが推奨されますが、プロジェクトが実行モードに移行する前に行うべき上位タスクがいくつかあります。

プロジェクトのスコープを定義することは、プロジェクト管理の一部です。

プロジェクトのスコープを特定する

初期テストのフィードバックに基づいて、そして成功指標を念頭に置いて、プロジェクトに何を含めるべきか優先順位を付けます。想定されるトレードオフについて明らかにします。たとえば、使いやすさに向けて最適化すると、スケジュールが延びたり予算が増えたりする可能性があります。

推奨されるアクティビティ

  • トレードオフ スライダー – スライドするスケールを作成して各指標の重要度を示し、優先するべき項目について合意を得ます。
  • ジャーニー マッピング 既存のジャーニーについて理解して、より優れたエクスペリエンスをデザインできるようにします。

 

 

スコープを特定し、バックログを構築することは、プロジェクト管理タスクです。
依存関係の管理はプロジェクト管理タスクです。

依存関係を理解し、管理する

プロジェクトはコア プロジェクト チーム以外の作業、リソース、またはアセットに依存していますか? それらを洗い出して、それぞれの作業に対して責任を負うのは誰か、その各責任者はいつ作業を実施できるかを明らかにします。この段階でボトルネックを解消できない場合でも、それらを特定してプロジェクト計画プロセスの要素として織り込む必要があります。

推奨されるアクティビティ

  • 役割と責任 – プロジェクトにおけるそれぞれの役割と、それぞれがすべきことを定義します。

 

 

依存関係の管理はプロジェクト管理タスクです。
プロジェクト計画中にロードマップを構築します。

ロードマップとバックログを構築する

スコープが合意されて依存関係が理解できたら、プロジェクト計画を具体的な作業に分割して、それぞれに必要な時間と労力を見積もります。それらをもとに、どこで主要なマイルストーンに行き当たるかを計画して、目標完了日を設定できます。次にすべての作業をバックログに集めて、短い反復的なサイクルでの計画に使用できるようにします。

推奨されるアクティビティ

  • ロードマップ計画 – この演習は元来ソフトウェア業界で用いられているものですが、どのプロジェクトにも適用できます。

 

 

マイルストーンを含むプロジェクトロードマップの構築は、プロジェクト管理タスクです。
プロジェクトの早い段階で、できる限りリスクを解消しておきましょう。

リスクを予測し、低減する

今後の頭痛の種を減らすためにも、プロジェクトを失敗させる要因を熟慮して防止しましょう。また、まだ考えてもいない驚くような成功の可能性も特定しておきましょう。機会の逸失もある種のリスクです。

推奨されるアクティビティ

  • 事前分析 – 悪い方向に進む可能性を想定して、回避策を立てましょう。

 

 

リスクの低減はプロジェクト管理タスクです。
プロジェクトの全体的な計画の一環としてコミュニケーション計画を作成します。

コミュニケーション計画の作成

チームのミーティングの頻度を確立して関係者に最新情報を報告し、周囲にシェアしましょう (ミーティングの回数は最小限に抑えると尚よしです)。繰り返し発生するミーティングをスケジュールに組み込んでカレンダーにリマインダーを設定し、プロジェクトの計画やダッシュボード (または社内ホームページ) を定期的に更新します。

推奨されるアクティビティ

  • スタンドアップ – チームが毎日進捗状況を共有してブロッカーについて話し合う機会です。

  • プロジェクト ポスター – 目標、ステータス、スケジュールを共有するための簡単な方法です。定期的に更新すれば、ステータス レポートとして機能します (しかも労力はずっと少なく済みます)。

 

 

コミュケーション計画の作成は、プロジェクト管理タスクです。

あなたのプロジェクトが計画ステップ中にリスクにさらされている兆候

計画モードから抜け出せない

正しい軌道に戻す方法

分析ばかりに気を取られず、前に進みましょう! アジャイル アプローチ (心底お勧めです) を採用している場合は、進行中に進捗状況と軌道修正を示す機会があることをプロジェクト チームに意識させましょう。

推奨されるアクティビティ

  • プロジェクト キックオフ – プロジェクトの主な目標、スコープ、価値、タイミング、意思決定の責任者について、共通の理解を構築します。
  • 事前分析 – プロジェクトのリスクと機会を視覚化して、両方をいかに回避 (または対処) するかの対策を立てます。
分析ばかりで動けない状態は、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
他の人たちがプロジェクトの内容を理解していない

正しい軌道に戻す方法

コミュニケーション スキルを発揮して、わかりやすい小さな更新を頻繁に行います。大量の「改行のない長文」はおそらく読んでもらえません。適切な情報を適切な詳細レベルで適切な人々と共有してください。

推奨されるアクティビティ

  • エレベーター ピッチ – プロジェクトとそれが顧客にもたらす価値について、簡単な説明を作成します。
  • プロジェクト ポスター – アイデアを具体的にまとめて共有して成功がどのようなものかを明確に示し、関係者と共通理解を築きます。

プロジェクト管理に役立つプロジェクトポスターのテンプレートをダウンロードしてください。
プロジェクトポスターを試してみる準備はできましたか? すぐに始められるテンプレートを入手できます。
 
プロジェクトチームに重要なスキルが欠けている

正しい軌道に戻す方法

手持ちのリソースで前に進めるようにコンセプトを作り変えます (問題解決スキルが絶対に必要!)。両手を上げて「もうお手上げだ」と口にするのは、チームに対する関係者やスポンサーの信頼を失わせるだけです。

推奨されるアクティビティ

  • トレードオフ スライダー – 基本的なトレードオフ スライダーを実施すれば、プロジェクトのどの側面が交渉可能か (そしてどの側面が交渉不能か) が明らかになります。ただし、一工夫できます。「X」ができないのなら、プロジェクトの他のどの側面を動かせばスキル ギャップに対処できるでしょうか?
重要なスキルや人材の欠如は、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
プロジェクトチームと計画を大局的に話し合いましょう。これは、現実に関する意識を調べ、依存関係とリスクを可視化するのに役立ちます。 – Sarah Goff-Dupont, accidental project manager

ステップ 3: 実行

いよいよ最後です、とにかく完遂するときです。1、2 週間のイテレーションと関係者に対するデモ、各サイクルの最後にチームでふりかえりを実施します。

イテレーションサイクルで作業することは、プロジェクト管理のベストプラクティスです。

イテレーティブに作業する

アジャイル手法はソフトウェア開発の世界で生まれたものですが、IT、マーケティング、人事など、どんなプロジェクトにも役立ちます。「ほどほどの」計画で各サイクルを開始して、作業を片付けましょう。各イテレーションの最後に簡単なふりかえりを実施するようにします。ふりかえりは、うまくいったこと (そしてうまくいかなかったこと) を共有して、次のイテレーションをさらに良いものにする機会となります。

推奨されるアクティビティ

  • スプリント計画 – 次の 1、2 週間の作業を優先順位の高いものから順に計画します。
  • ふりかえり – チームが今後の改善に向けて、うまくいっていること (そしてうまくいっていないこと) をふりかえって共有できる安全な場所を提供します。

 

 

短いサイクルで作業することは、プロジェクト管理のベストプラクティスです。
進捗追跡は、プロジェクト管理タスクです。

進捗状況を追跡する

これには、完了した作業、残りの予算、目標納期に間に合うかどうかが含まれます。全員がステータスを簡単に確認できるように、Google ドキュメント、TrelloJira などのデジタル ツールを活用しましょう。想定よりも早く予算や時間が枯渇してきている場合は、手に負えない状況になる前に軌道修正できるように、すぐにその旨をスポンサーやチームに知らせてください。

推奨されるアクティビティ

 

 

進捗追跡は、プロジェクト管理タスクです。
プロジェクトの実行ステップ中にテストとフィードバックの取り込みを継続的に行います。

テストを実施してフィードバックを取り込む

各イテレーション サイクルの最後に、完了した作業が反映されるようにエンドツーエンドのデモを更新して、それを関係者に (できれば顧客にも) 見せます。関係者や顧客からのフィードバックを取得して、次のイテレーションを計画する際に反映できるようにします。Y に移る前に X の再作業を行うことをお勧めします。

推奨されるアクティビティ

  • エンドツーエンドのデモ – コンセプトを視覚化して、フィードバックを簡単に得られるようにします。
  • スパーリング – 自分のアイデアに対する反対意見を他者に述べてもらい、新しいアイデアの着想を得ます。

 

 

フィードバックを確実に取り込むことは、プロジェクト管理タスクです。

あなたのプロジェクトが実行ステップ中にリスクにさらされている兆候。

他の人の領域を侵している

正しい軌道に戻す方法

プロセスのボトルネックを取り除いて防止します。お互いの邪魔になったり同じタスクを複数のメンバーで担当したりしないように、プロジェクトに関与する各人の役割や責任範囲を明確にします。

推奨されるアクティビティ

  • スタンドアップ – 作業内容と担当者、昨日完了した作業、各自が次に取り組むタスクなど、最新情報を確認して 1 日をスタートします。
  • 役割と責任 – チーム全員の役割を理解して、成功を収めるためにチームメイトがお互いに必要とすることを確認します。

お互いの領域に踏み込むことは、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
時間を浪費しているだけのように感じる

正しい軌道に戻す方法

チームが成し遂げようとしているすべてのことに目を向けましょう。プロジェクト内の作業だけに注目していると、細部にとらわれて全体が見えなくなってしまいます (実際に進捗していない場合、次の行動はその理由を把握することです)。

推奨されるアクティビティ

  • エンドツーエンドのデモ – デモを繰り返すことで、段階的な成果を評価します。図からプロトタイプ、MVP へと進化するにつれて、チームの進捗がより具体的に感じられるようになります。
  • スタンドアップ – 昨日達成したことを強調して (または何も達成「できなかった」という厳しい真実を明らかにして) 機運を高めます。
進捗しているように感じられないことは、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
要件の変更!

正しい軌道に戻す方法

状況によって異なります。スケジュールや予算に柔軟性がある場合は、プロジェクトのスコープを広げてもよいでしょう。そうでない場合は、追加のアイデアを拒んだり、それを受け入れるためにトレードオフを行ったりする必要があります。提供する仕事の質は妥協しないでください。ほとんどのプロジェクトでは、最初の「最低限の機能を持った製品」(MVP) をデリバリーした後で、継続的に改良できることを忘れないでください。

推奨されるアクティビティ

  • トレードオフ スライダー – 優先するプロジェクトの要素を判断して、新しいアイデアを導入する際に優先事項を守るために行うトレードオフについて検討します。
  • DACI 意思決定フレームワーク – スコープに関する個別の決定に関して、またはプロジェクト全体に関して、重要な決断を下す人と提案に貢献する人について合意します。

プロジェクト管理に役立つ DACI テンプレートをダウンロードしてください。
DACI フレームワークを意思決定に試してみる準備できましたか? すぐに始められるテンプレートを入手できます。
 
コミュニケーションがバラバラ

正しい軌道に戻す方法

チーム メンバー間や関係者との信頼を築いて、彼らが再度の話し合いに気楽に応じられるようにします。人々が駆け引きのために情報を出し渋っている場合は、中立的な立場の人 (人事など) の関与が必要になることがあります。

推奨されるアクティビティ

  • スタンドアップ – コミュニケーションの実践と信頼の構築: タスクに関する簡単な更新を共有して、進行を妨げている問題を提起します。
  • スパーリング – チーム メンバーがお互いをクリエイティブな方法で後押しできていない場合は、デザイン分野のこの手法によって同僚から誠実かつ体系的なフィードバックを取得します。
  • ヘルス モニター – チームが連携方法 (長所も短所もすべて) について話し合うための安全な場所を提供します。
  • 作業合意 – チーム メンバーがお互いに期待する行動、結果、振る舞いがもたらすチームの価値を体系化しましょう。

バラバラのコミュニケーションは、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
見積もりが的外れだった

正しい軌道に戻す方法

マイルストーンに到達するために必要な実際の仕事量の情報に基づいて、予測タイムラインを再調整します。関係者がそれぞれの期待事項とそれ以降の計画を調整できるように、このことをオープンにしてください。

推奨されるアクティビティ

  • ふりかえり – 各ふりかえりでイテレーションの見積もりと実際に必要な作業を比較する時間を確保して、継続的に調整できるようにします。
  • なぜなぜ分析 – まず誤った見積もりを 1 つ取り上げて、間違っていた理由を分析して問いかけます。その後、根本原因が明らかになるまで、問いかけを続けます。
的外れな見積もりは、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
緑のチェックマーク

プロからのヒント: 設定した測定可能な目標を覚えていますか? 目標への進捗を測定するために必要な分析またはインフラストラクチャを必ず構築してください。

ステップ 4: デリバリー

すべての作業を完了しました。これですべて終わりでしょうか? 実はそうではありません。プロジェクトを締めくくるには、繰り返し予定されているミーティングをキャンセルする他にもやることがあります (ただし、これ楽しい部分です)。

「最低限の機能を持った製品」(MVP) をデリバリーし、それを繰り返すことは、プロジェクト管理のベストプラクティスです。

「最低限の機能を持った製品」(MVP) をデリバリーする

いよいよ、大事な瞬間です。成果物がようやく公に (または社内で) 利用できるようになります。顧客が社内にいるか、直接やり取りするクライアントである場合は、プロジェクトが完了したことを承認してもらってください。道のりがどれだけ順調だったか、または険しかったかに応じて、書面で了承してもらうことをお勧めします。その後、チームとちょっとしたお祝いをしましょう。

推奨されるアクティビティ

  • お祝いしよう! – 「チーム ランチ」を企画してもいいでしょう。

 

 

「最低限の機能を持った製品」(MVP) を素早くデリバリーすることは、プロジェクト管理のベストプラクティスです。
予算を締めるのは、プロジェクト管理タスクです。

予算を締める

未払いのベンダー請求を支払います。あなたが外部のクライアントに雇用されていた場合は、そのクライアントから報酬を受け取ります。プロジェクトを通して追跡していた予算データを使用し、プロジェクトのスポンサーに渡すレポートを作成します。将来のプロジェクトでどこにより予算をかければよいか (またはどこで節約するか) に関する分析を含めます。

 

予算を締めるのは、プロジェクト管理タスクです。
次回改善できるようにプロジェクトのふりかえりを実施します。

プロジェクトのふりかえりを行う

うまくいったこと、恐ろしく悪い方向に進んだこと、学んだことなどを、プロジェクト チームとの議論で取り上げます。教訓を集めて同僚と共有し、彼らがそれらの教訓を活かせるようにしましょう。完成したばかりの成果物について、改善するにはどうすればよいかについて話し合うのを忘れないでください。

推奨されるアクティビティ

  • ふりかえり – 今後の改善のために、うまくいっていること (そしてうまくいっていないこと) をふりかえって話し合います。失敗は、そこから学べるのであれば問題ありません。

 

 

プロジェクトのふりかえりを実施することは、プロジェクト管理タスクです。
プロジェクトが完了したことを発表します。

自慢する

成果物に満足していますか? そう願いましょう。プロジェクトに関する短い会社発表をまとめ、チームにお礼を言います。プロジェクトが外部向けである場合は、メールやブログ投稿で顧客にそのニュースを伝えるとよいでしょう。

 

 

プロジェクトが完了したことを発表するのは、プロジェクト管理タスクです。

プロジェクトがデリバリーステップ中にリスクにさらされている兆候。

プロジェクトが「完了」として承認されない

正しい軌道に戻す方法

ここで外交手腕を発揮しましょう。まず、スポンサー (またはクライアント、チームほか、不満を感じている人たち) に話しかけて、どこに食い違いがあるかを確認します。この会話の目的は「完了」の定義について合意を得ることです (全員が後で簡単に参照できるように文書化することをお勧めします)。そこから、現状と「完了」のギャップを埋めるタスクのリストを作成して、チームがそれに取り組めるようにします。

推奨されるアクティビティ

  • 確信のデモ –「完了」と次のステップについて管理職チームと話し合うためのフォーラムとして使用します。
「完了」の定義に関する意見の相違は、プロジェクトがリスクにさらされている兆候です。
デリバリーしたものは何であれ存在し続けるため、ローンチ後の計画を用意しておきます。デリバリーしたものをサポートまたは保守するのは誰ですか?プロジェクトの成功を測定するために必要な指標またはレポートは何ですか? – Aumarie Benpayo, Atlassian program manager

ステップ 5: 改善

ほとんどの「たまたまプロジェクトマネージャーに選ばれた人」は、MVP のデリバリーが済んだら、通常スケジュールの本業に戻ることを望んでいます。その場合でも、以下の質問について少し考えてみてください。

  1. プロジェクトの「成功」を定義できましたか?
  2. MVP のスコープからもれたアイデアはありますか?
いずれかの質問に対する答えが「はい」または「いいえ」である場合は、このまま読み進めてください。

厳密に言うと、デリバリーしたものの改善は本質的に継続的なプロセスであり「ステップ」ではありません。しかし、それが何であれ、その重要性は変わりません。

まず、スコープについてお話ししましょう。重要/すばらしい事柄が MVP のスコープからもれていた場合は、改善のチャンスです。プロジェクト チーム全体をまとめて、全部または大部分の時間をこれに費やすとよいでしょう。それができない場合は、全員の時間の一部をプロジェクトに割り当てて、To Do リストを徐々に減らせます。いずれにせよ、「計画する」ステップに戻ることになります。

では、成功基準についてはどうでしょうか? おそらく、MVP のデリバリーを済ませて成果物がしばらく実用された後でないと、成功基準を満たしたかどうかわからないでしょう。あなたはすでにプロジェクトの目標への進捗を測定し始めている (そうですよね?) ため、今すぐ実行するべき作業はそれを監視することだけです。

念のため、目標をより迅速に達成してそれに関する簡単なテストを考案するのに役立つものを考えてみてください。プロジェクトによっては、定量的データ (使用率やコスト削減など)、定性的データ (アンケートや有用性テストなど)、またはその両方を少しずつ収集する必要がある場合があります。

目標を達成する軌道に乗っていないことが明らかになったら、腰を据えてデリバリーを繰り返すときです。テストや指標から生データを手に入れたら、次の作業はその情報を実用的なインサイトに変えることです。テストしたアイデアが「実際に」導入する価値があると判明する場合もあれば、テスト データの分析によって追加テストが必要だとわかる場合もあります。

どのような改善を行えばよいかわかったら、各改善それ自体がミニ プロジェクトになります。または、いくつかの改善を単一の包括的なプロジェクトにまとめられます。各更新に関与する人々の顔ぶれがほぼ同じ場合に、このアプローチが役立ちます。その人たちのスケジュールを 1 つにまとめた方が簡単であるためです。いずれにせよ、本質的には「構想する」ステップに戻ることになります。

プロジェクトが目標を達成できないリスクにさらされている兆候。

MVP が使用されておらず、その理由が分からない

正しい軌道に戻す方法

定性的研究を実施するときです。対象の顧客と話し合って、彼らがプロジェクトを使用しない理由を突き止めます。適切な場合は、プロジェクトで (ライブ、またはオンライン サービスを使用した) ユーザー テストをセットアップします。これによって、成果物を顧客が使用するときの顧客の行動を観察できます。

推奨されるアクティビティ

  • 顧客インタビュー – 顧客と直接会って、何が問題かを尋ねます。
  • 共感マッピング – 定量的データと顧客に関する知識を組み合わせて、プロジェクトについての顧客の考え方と感じ方を理解します。

プロジェクト管理に役立つ共感マップのテンプレートをダウンロードしてください。
共感マッピングを試してみる準備はできましたか? すぐに始められるテンプレートを入手できます。
 
インクリメンタルな変更が目立った変化をもたらしていない

正しい軌道に戻す方法

大胆になりましょう。これは大きな方向転換やプロジェクトの全面的な見直しを意味します。ここで落胆しないでください。成功への途上で大きな変更を加えても、打率は 5 割というまずまずの数字に保たれます (ベーブ・ルースですら 3 割 4 分 2 厘に過ぎなかったことを思い出してください)。

推奨されるアクティビティ

  • なぜなぜ分析 – この分析手法によって問題の本質を明らかにして、将来の変更で対処する必要があることを確認します。
  • 創造的破壊 – 既成概念を破壊して、斬新なアイデアを生み出します。
プロジェクト管理に役立つ「中断」カードセットをダウンロードしてください。
中断ワークショップを試してみる準備はできましたか? このカードセットを入手し、左側にあるリンクをクリックして完全な手順を確認してください。
 

プロジェクト管理テンプレート

このページで紹介したすべてのテンプレートを 1 か所に集めました。

エクスペリエンスキャンバスのテンプレートをダウンロードし、プロジェクトでお使いください。
エクスペリエンスキャンバスのテンプレートは、問題、解決策、顧客像を明らかにするのに役立ちます。

 

ダウンロード
共感マップのテンプレートをダウンロードし、プロジェクトでお使いください。
共感マップのテンプレートは、顧客の頭の中を知り、顧客の視点から物事を見るのに役立ちます。

 

ダウンロード
中断テンプレートをダウンロードし、プロジェクトでお使いください。
「中断」カードセットは、神経経路を活性化し、新鮮なアイデアを生み出せるようにします。

 

ダウンロード
DACI テンプレートをダウンロードし、プロジェクトでお使いください。
DACI テンプレートを使用すると、意思決定における各人の役割を明確にし、重要な決断を迅速に下すことができます。

 

ダウンロード
プロジェクト ポスターのテンプレートをダウンロードし、プロジェクトでお使いください。
プロジェクト概要説明書やプロジェクト計画書を使用したくない場合は、代わりにこのプロジェクト ポスターのテンプレートをお試しください。

 

ダウンロード

プロジェクト管理ソフトウェア

こうしたことから、アトラシアンはプロジェクト管理を容易にするソフトウェアを開発しました。

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