プロジェクト管理完全ガイド
より多くのプロジェクトを (より少ないストレスで) ゴール ラインを通過させる
トピック一覧
プロジェクト管理とは何でしょうか? プロジェクト管理とは、プロジェクトで目標を超える成果を提供できるように、プロセス、ツール、チーム メンバー、スキルを調整することです。
あなたとそのチームは、大規模なプロジェクトを成功させる準備を整えます。長い連鎖のドミノ倒しに似ています。成功すれば爽快ですが、たった 1 つのピースがわずかにずれていただけで失敗して、結果落胆する光景には見覚えがあるでしょう。
このようなタイプのプロジェクトは、非常に難しいと同時にエキサイティングでもあり、できるだけ早く着手したいという衝動に駆られるかもしれません。何もかも奇跡的にうまくいくように、幸運を祈りますか? ランプをこすったら願いをかなえてくれる、ランプの魔人ジーニーが出てくることを期待しますか?
もし効き目があったらどのようにしたかぜひ教えてください。しかし現実的には、怪物のようなプロジェクトが成功する秘訣は効果的なプロジェクト管理です。
プロジェクト チームの主要メンバー
すべてのプロジェクトは、役割と責任を特定することから始める必要があります。自分の役割を前もって知ることで、全員が成功に向けて準備を整え、プロジェクトの締め切りに間に合うように順調に進むことができます。プロジェクトの役割には次のようなものがあります。
- プロジェクト マネージャー: プロジェクト全体を監督して、プロジェクトの成功の責任を担います。
- プロジェクト スポンサー: プロジェクトを統括して、プロジェクト マネージャーと緊密に協力するシニア マネージャー。
- チーム メンバー: プロジェクトのタスクに実際に取り組みます。
- サプライヤー: プロジェクトに物品またはサービスを提供します。
- 関係者: プロジェクトに関心のある人。次のように分けられます。
- 主要な関係者: 実際に作業を行って、プロジェクトに積極的に関与する人。
- 二次的な関係者: ミーティングに出席して小さい役割を果たす可能性があるものの、プロジェクトの主要な意思決定者ではない人。
- 関心のある関係者: プロジェクトに関与しているが、積極的な役割を果たさないか大きい影響力を持たない人。
- クライアント: 最終的なプロジェクトを受け入れる人 (社内ではなく、クライアント向けプロジェクトの場合)。
プロジェクト管理ソフトウェアの評価時に確認すべきこと
適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するのは難しい場合があります。チームがプロジェクト管理ツールを最大限に活用するには、次の機能を提供するソリューションを探すことをお勧めします。
- 共有カレンダーを作成し、プロジェクトのマイルストーンと期限を追跡する
- ファイルやドキュメントを共有し、簡単にアクセスしてコラボレーションできる
- タスク リストを作成し、チーム メンバーにタスクを割り当てる
- プロジェクトの進捗を追跡し、レポートを生成する
- チーム メンバーと関係者間のコミュニケーションを促進し、合理化する
- プロジェクトの期間と予算を見積もる
- チーム メンバーがタスクにコメントしたり、フィードバックを提供したりできる
- 自動化されたリマインダーと通知を生成する
- プロジェクト テンプレートを設定して、プロジェクトの作成を合理化する
- リソースと作業負荷を管理する
- 課題とリスクを追跡する
- 変更リクエストを管理する
- 詳細なレポートを作成する
- プロジェクトのパフォーマンスを監視する
プロジェクト管理に Confluence を使用する理由
Confluence は、協調的ナレッジ ハブとして他とは一線を画し、何千ものテンプレート、プレイ、統合によって、プロジェクト管理を強化し、最大限の柔軟性と拡張性を実現できます。
ツールを統合して作業を一元化する
Confluence では、知識、タスク、プロジェクト管理をチーム コラボレーションと組み合わせることができます。Trello ボードを、Sprout Social などのカンバン形式のプロジェクト管理に埋め込みます。または、Confluence と Jira Work Management を統合して、Castlight Health のようにアジャイル型のプロジェクト管理アプローチを実現できます。Jira を使用するとプロジェクトの計画、追跡、管理が簡単になり、Confluence を使用すると透明性が向上してプロジェクト関連の会話やリソースを一箇所にまとめられます。
チームや会社の成長に合わせて拡張する
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
作業と知識を安全に保護する
チームメイトが会社を辞めるとどうなりますか? 彼らのしていた作業もなくなりますか? Confluence は、チームメイトが会社を辞めたとしても、プロジェクト作業が失われるのを防ぎます。権限を作成したり、コントロールを設定したり、管理者ロールを割り当てたりできます。
パフォーマンスを分析して最適化する
測定できないものは管理できませんよね? Jira Work Management と組み合わせると、進捗を追跡し、アクティビティを監視し、レポートを生成して、プロジェクトのプロセスとワークフローを最適化できます。
プロジェクト管理は、チームの生産性を高める原動力です。しかし、すべてのプロジェクト管理ソリューションが同じように作られているわけではありません。85,000 社を超える企業が Confluence を使用している理由をご覧ください。
プロジェクト管理テンプレート
ペルソナテンプレート
ペルソナ・テンプレートでは、マーケティングや製品開発のために、ペルソナ名、目標、課題、情報源を含めた、ターゲット顧客の詳細なプロファイルを作成できます。
カスタマー ジャーニー マッピング テンプレート
このテンプレートを使用して、お客様の感情や問題点など、製品に関するカスタマー・エクスペリエンスを把握します。
破壊的ブレーンストーミング テンプレート
この Confluence テンプレートは、チームが斬新なアイデアを生み出すのに役立ちます。
DACI テンプレート
DACI テンプレートを使用すれば、意思決定プロセスにおける各自の役割を明確にし、迅速かつ適切に判断することができます。
プロジェクトポスターのテンプレート
プロジェクト概要とプロジェクト計画書が適切でないと思われる場合は、プロジェクト・ポスターにこのテンプレートを試してください。
プロジェクト管理の主なメリット
1. コラボレーションを改善する
目標達成のために他の人との連携が必要なことは分かりますが、ほとんどの人にとって効果的なコラボレーションは簡単ではありません。コミュニケーションの方法や組織へアプローチする方法はさまざまなため、コラボレーションが困難になる要因は他にも多数あります。
プロジェクト管理ソフトウェアは、同僚が取り組んでいるものは何か、何の締め切りが設定されているか、個々のタスクがプロジェクト全体のプロセスにどう適合しているかなどの可視性を高めます。このすべてが、プロジェクト管理ソフトウェアの最大のメリットとなって、プロジェクトでのコラボレーションを向上させて容易にするのです。
2. コミュニケーションの一元化
整理されていないメール スレッド、ダイレクト インスタント メッセージ送信、コメントなどがあちこちに散らかっている状態で、コミュニケーションが難しくなっています。
これはプロジェクトにとっては良いものではなく、時間の浪費につながります。チーム メンバーが情報をチェックしなければならない場所が多すぎると、連絡が錯綜して締め切りが破られ、タスクが忘れられてさまざまな混乱が生じます。
タイムラインやステータスの更新から、フィードバックや質問まで。プロジェクト管理ソフトウェアなら、すべてのコミュニケーションを 1 か所にまとめて誰でも簡単にアクセスできます。これによってサイロが解消されるため、全員が知識を共有するだけでなく、その共有方法や共有場所を効率的に管理できます。
3. タスク管理を合理化する
プロジェクトを成功させるには、チーム メンバーがそれぞれ担当しているタスクやそれを完了する期限を把握している必要があります。
不明瞭な責任範囲やマネージャからの指示がその大半を占めており、多すぎるアプリやツールの使用もわずかではあるもののその原因となっています。
あるツールでチーム メンバーにタスクが割り当てられても普段使用しているプラットフォームが別のものであれば、重要な通知が見落とされるでしょう。1 つのソフトウェアでプロジェクトを管理すれば、そのような穴を塞いで、取り組んでいる最大のプロジェクトを詳細なステップやアクション アイテムに細分化できます。
そこから、タスクを適切なチーム メンバーに締め切りと併せて割り当てられるため、タスクが 1 か所に集約されて新しいタスク割り当てがメンバーに通知されるようになります。
4. 信頼できる唯一の情報源を作成する
プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト関連の情報のリポジトリになるものです。ドキュメント、アセット、アップデート、タイムライン、会議メモ、あらゆるものがソフトウェアに保存される必要があります (進捗を把握できる会議メモの簡単なテンプレートをご覧ください)。これによって、情報はアクセスしやすく整理され、検索可能になるため、チーム メンバーが膨大な時間を無駄にせずに必要とする正しい情報を見つけられるようになります。
5. 効率を向上する
上記のすべてのメリットをまとめて、最高のメリットを最大限に活用しましょう。そうすることによって、チームは業務を円滑かつ非常に迅速に進められます。
プロジェクト管理ソフトウェアの導入によって、チームのコミュケーションが円滑になります。何が期待されているのかを、次に何を始めればよいかを理解して、必要な情報も簡単に見つけられます。
十分に手入れされた機械のような優れた連携によって、無駄な時間が大幅に削減されます。Jira Work Management のプロジェクト管理テンプレートなら、チームが新しいプロジェクトを作成するたびに、一から始めるのではなく、試行錯誤を重ねたワークフローで迅速に始めることができます。
今、チームには必要なリソースが揃っていて質の高い成果を速いペースで出していけるため、業務がずれ込むことはなくなりました。
6. 進捗を追跡する
プロジェクトは実行できればよいというものではありません。予算内に収めてタイムラインに従い、本来の目標を達成するプロジェクトを実行する必要があります。
プロジェクト内の作業だけに注目していると、このような重要な要素を簡単に見失います。そして、これはよく起こるものです。このような制限や想定に注意していないと、プロジェクトを再び軌道に乗せるためにチーム メンバーの再作業が必要になり、スケジュールの遅れや予算超過、無駄な労力が生じることがあります。
プロジェクト管理ソフトウェアなら作業が整理されるため、経費や締め切りなどの追跡が簡単になります。また、レポートを生成して進行に応じて進捗状況を監視して、後から手遅れになったことに気付くような事態を避けられます。
Jira Software をプロジェクト管理に使用する理由
Jira Software は、チームが専用の Jira 用プロジェクト管理アプリでサポートされる最高品質の製品を計画、追跡、提供するのに役立ちます。
レポートの一元化
Jira では、すべてのプロジェクト・データをまとめ、タスクの完了を簡単に追跡し、ボトルネックを特定し、信頼できる意思決定を行えます。
リアルタイムのアップデート
Jira の即時更新によって常に全員が情報を共有し、迅速な対応と一貫したプロジェクトの調整を実現します。
コード不要の自動化
Jira ではコード不要のシンプルな自動化によって手間を省き、繰り返しタスクにかかる時間を短縮して、チームが重要なことに集中できるようにします。
信頼できるプロジェクト管理
Jira Software であらゆる規模のチームを成功へと導き、確実に目標を達成します。