優れたプロジェクト管理のためのステップ バイ ステップ ガイド

プロジェクト マネージメントが重要である理由

プロジェクト管理とは、プロジェクトで目標を適えて要件を満たす成果を提供できるように、プロセス、ツール、チーム メンバー、スキルを調整する作業です。

無策のうちにプロジェクトが成功することはありません。実際、ほとんどの組織では、プロジェクトが当初の目標を満たさず、プロジェクトが失敗する率は 70% と見積もっています。

プロジェクト管理を導入することで、成功率が向上します。明確な目標に向かってチームを団結させて透明性と可視性を高め、コミュニケーションを合理化してプロジェクトのスコープを確立することで、プロジェクトを遂行する能力が強化されます。

これを利用しない理由はありません。PwC の調査で、97% の組織がプロジェクト管理が業績にとって重要であると確信していることが示されたことも、もっともなことです。

利点: プロジェクト管理のメリット

しかし、プロジェクト管理のどこに時間と労力を費やす価値があるのでしょうか? この戦略的かつ体系的な方法で作業に取り組むことには、次のような多くの利点があります。

1. 混乱の排除

事前の会話や計画なしでいきなりプロジェクトに着手すると、すぐに混乱が発生します。メンバーは誰が何をするかが分からず、プロジェクトのタイムラインに関するコミュニケーションが行き違い、プロジェクトの目標が誰にもはっきり分かりません。

身に覚えがある方は少なくないと思われます。Geneca が実施した調査では、プロジェクトのビジネス目標が明確であると考えているのは回答者の 55% に留まりました。

この状況はフラストレーションだけでなく、多くのリソースの浪費につながります。より多くの情報が得られるか理解が深まった後で、タスクの見直しや手戻りが発生した経験は誰にでもあるはずです。

プロジェクト管理によって、作業を完了するための明確な目標と洗練されたシステムがチームにもたらされます。これにより、何度も見直しを繰り返す必要なしに、全員が認識を合わせて緊密にコラボレーションできるようになります。

2. スコープと予算の管理

プロジェクトの予算超過は、恐るべき率で発生しています。McKinsey による調査では、IT 業界だけで、大規模な IT プロジェクトが予算を 45% オーバーし、時間を 7% オーバーしたことが示されました。

残念なことです。このようなタイプの超過によって、予算と処理能力が限界まで引き伸ばされます。これに対して効果的なプロジェクト管理は、ある程度の柔軟性の実現に役立ちます。

プロジェクト管理プロセスの最初のステップ (立ち上げと計画) では、実際にプロジェクト タスクを開始する前に、現実的な予算、タイムライン、スコープを詳細に策定する必要があります。このことは、現実的なプロジェクト計画の立案に役立ちます。

困難な点: プロジェクト管理の課題

しかし、プロジェクト管理のどこに時間と労力を費やす価値があるのでしょうか?この戦略的かつ体系的な方法で作業に取り組むことには、次のような多くの利点があります。

1. 時間の投資

チームには熱意があり、いきなり作業に着手することに慣れています。プロジェクト管理によって追加される作業で、より多くの時間がかかるようになります。

これは、プロジェクト管理プロセスには多数のステージがあり (この後すぐに説明します)、そのうちのいくつかはチームが実際の作業に取り掛かる前に発生します。

走りながら考えることに慣れているチームにとって、そのようなやり方が受け入れられにくい場合があります。

2. より堅実な期待

効果的にプロジェクトを管理するには、目標、タイムライン、役割などを明確に定義する必要があります。

このことによって説明責任が強化されることは、最終的にメリットをもたらします (特に、従業員の 94% が同僚に責任を負わせることに困難を感じていると思われる場合)。

しかし、このように期待が確立されていることで、堅苦しい束縛感を与えることがあります。特に、クリエイティブ チームはこのような制約の範囲内での作業に慣れていないため、抵抗感がある場合があります。

ウォーターフォール型プロジェクト管理

従来の順序の決まったプロジェクト管理といえば、ウォーターフォール型プロジェクト管理を思い浮かべるかと思います。この方法では、プロジェクトを異なるフェーズに分割します。1 つのフェーズが終了すると、次のフェーズが始まります。それらの間に重複はありません。

この方法を使用するのは、単一のタイムラインと非常に連続性の高い順序を必要とする長期プロジェクトの場合です。

一般的に使用される分野は、建設です。家や構造物を建設するには、連続した順序が必要です。たとえば、基礎が完成する前には屋根を置けません。

アジャイルプロジェクト管理

アジャイル プロジェクト管理は反復的なアプローチで、ウォーターフォール型プロジェクト管理よりもはるかに柔軟性があります。この方法では、短期間 (スプリントと呼ばれる) に取り組むチャンクにプロジェクトを分割します。各スプリントの後、チームで実行中の作業を再評価して必要な変更を加え、目標から逸脱しないようにします。

この方法を使用するのは、まだ明確に定義されておらず、多くの順応性を必要とするプロジェクトの場合です。

一般的に使用される分野は、ソフトウェア開発です。この分野はアジャイルのパイオニアです。このアプローチによって開発者は定期的にテストとレビューを実施できるため、高品質のソフトウェアを構築できます。

リーン プロジェクト管理

リーン生産方式について聞いたことがあるなら、それと同じ原則がリーン プロジェクト管理にも当てはまります。この手法の目的は、無駄を削減しながら生産と価値を増大させることです。使用するには、プロジェクト アクティビティの流れであるバリュー ストリームを策定する必要があります。次にそのストリームを精査して、価値を付加しない作業を特定して排除します。これにより、プロジェクト プロセスをできるだけ合理化、最適化、効率化します。

これを使用するのは、迅速に遂行する必要があるプロジェクトの場合です。

一般的に使用される分野は、製造業です。物品の生産においては、支出を最小化して利益を最大化するために、できるだけ無駄を減らすことを目指します。このアプローチが、製造、特に自動車産業でよく採用されているのはそのためです。

プロジェクト管理のステージ

プロジェクトをゼロから開始するとします。プロジェクト管理は、単にタスクの列挙を開始したときには関与しません。まず基礎を築く必要があります。

PMI (プロジェクト マネージメント協会) はそれを念頭に置いて、プロジェクト管理の 5 つのステージを確立しました。

ステージ #1: 立ち上げ

プロジェクト管理プロセスの最初のステップは計画だとお考えですか? そうではありませんね。プロジェクトの戦略を詳細に策定する前に、より広いレベルで理解する必要があります。このステージでは次のような問いに答えます。

• このプロジェクトのビジネス ケースはどのようなものか?
• このプロジェクトは実現可能か?
• このプロジェクトを実施すべきか?

簡単に言えば、このステージでは、過度に労力を費やす前に、このプロジェクトに取り組む価値があるかどうかを判断することを試みます。

ステージ #2: 計画

実施することを決断したら、次の計画ステージに進みます。ここでは詳細を検討して、チーム全体が従う詳細なプロジェクト計画を作成します。このステージでは次のような問いに答えます。

• このプロジェクトの目標は何か?
• KPI (主要業績評価指標) は何か?
• スコープは何か?
• どれだけの予算か?
• どのようなリスクがあるか?
• どのチーム メンバーが関与するか?
• どのようなタスクが関与するか?
• どのようなマイルストーンを満たす必要があるか?

このステップでは、着手前に、あなたとそのチームの全員が期待を共有できるようにします。詳細に囚われすぎていると思われるなら、それには当たりません。深く掘り下げることでチームの連携が促進されるため、このことには大きな価値があります。

ステージ 3: 実行

コーヒーを用意してコンピューターの前に座り、行動開始です。プロジェクト計画に従い、チーム一丸となってプロジェクト タスクを成功させる作業に取り組むときが来ました。このステージでは、次のことが必要になります。

• 必要なリソースを割り当てます。
• 担当者がタスクを実行できるようにします。
• これはステータス ミーティングを開催します。
• 追跡システムを設定します。

作業の大部分はこのステージで発生します。また、プロジェクトが実際に形になる様子が見え始めます。お分かりいただけましたか? 計画にはその価値があるでしょう。

ステージ #4: 監視

プロジェクト計画があるからといって、物事がひとりでに円滑に進むわけではありません。これは予算の設定に似ています。お金の管理に注意を払わなければ、予算があっても意味がありません。

プロジェクトの進捗状況を監視して、軌道から外れないようにする必要があるのはこのためです。計画ステージで確立した KPI に対してプロジェクトを評価する必要があります。

プロジェクトが目標を見失っている、またはスコープからの逸脱に陥っていると感じたときは、どうしたらいいでしょうか? 立ち止まって再評価します。これにより、再調整の必要があるかどうか、または元の計画を変更する必要があるかどうかを判断できます。これが監視の利点です。定期的にチェックポイントがあり、軌道修正できます。

ステージ #5: クローズ

クローズ ステージでは、未処理事項を片付けます。これには、次が含まれます。

• 事後分析または振り返りを開催して、プロジェクトを評価します。
• 最終プロジェクト レポートを準備します。
• 必要なプロジェクト文書を、安全な場所に収集して保管します (Confluence のようなコラボレーティブなドキュメント スペースが最適です)。

これにより、チームが正式にプロジェクトから離脱する準備を整えるだけでなく、必要になったときに簡単に参照できるようにします。

プロジェクト管理のベスト プラクティス

ここまでに説明したすべてのステップに従っておけば、後は自動的に効果的なプロジェクト管理が実現する。そんなわけではありません。プロジェクトをできるだけ円滑に実行するために役立つ、いくつかのおすすめベスト プラクティスがあります。

プロジェクト キックオフ ミーティングの開催

プロジェクト キックオフ ミーティングでは、目標を確立してタイムラインを分解し、プロジェクトの全体像に関して全員の認識を合わせます。

チームが実作業に着手することにどれだけ意気込んでいても、この会合を割愛しないでください。これにより混乱を予防して、共有された目標に向けてチームを団結させます。

タスクとリソースの依存関係の考慮

先ほど、プロジェクトを不安定なドミノに例えて説明しました。このことは、特に、大規模な部門横断型のプロジェクトに当てはまります。ジョエルがコンテンツの草案を作成するまで、デイジーはグラフィックの作成を開始できないかもしれません (タスクの依存関係)。または、デレクが共有ライセンスを使用している間、チュアがソフトウェアを使用できないかもしれません (リソースの依存関係)。

プロジェクト タスクが前提条件なしに発生することはないため、これらの依存関係を考慮することが重要です。PMI の 2018 年の Pulse of a Profession では、リソースの依存関係がプロジェクトの失敗の 26% に貢献し、タスクの依存関係がプロジェクトの失敗の 12% に貢献していることが示されました。

すべてのタスクとリソースにはつながりがあるため、それらが互いにどのような関係にあるかを理解する必要があります。それなしには、並べたドミノが倒れる様子を恐怖の中で見守ることになります。

クリティカル パスの特定

クリティカル パスを特定することは、スケジュールに対する遅延を防止するための優れた方法です。聞きなれないと感じる方もあるかもしれませんが、要するにクリティカル パスとは、依存関係のあるプロジェクト アクティビティの連鎖のうち最も長いものです。そのパスで障害や遅延が発生すると、プロジェクト全体が遅延するリスクがあることが分かります。

クリティカル パスを見つけることで、スケジュールのどの部分に余裕があってどの部分はタイムラインにできるだけ沿って進行する必要があるかを把握できます。

現実的なタイムラインの設定

計画錯誤という言葉を聞いたことがありますか? これは、タスクを完了するのにかかる時間を大幅に過小評価する現象です。この現象が、プロジェクトのタイムラインをゆがめる可能性があります。

以前のプロジェクトのタイムラインを参照して確かめるように心がけてください。タイム トラッキング ソフトウェアがある場合はそれを活用して、一般的なタスクにかかる時間を確認してチームにスケジュールをチェックするように依頼します。

プロジェクト管理ソフトウェアの使用

チーム メンバーが必要なものを見つけるために果てしないメール スレッドやフォルダを探索する必要があるという状況は、プロジェクトの進行の妨げとなります。

プロジェクト管理ソフトウェア (Jira など) を使用してドキュメントを保存し、ナレッジ マネージメント ソフトウェア (Confluence など) でプロジェクトを整理することが役立つのはこのためです。すべてのプロジェクト ステップとタスクの可視性を高めてコミュニケーションを一箇所にまとめ、プロジェクト チームに信頼できる唯一の情報源を提供します。

明確な役割と責任の確立

Gallup の調査で、職場で自分に期待されている役割が分かっていることに強く同意するのは従業員の半数のみに留まることが示されました。

チームから最良のアウトプットを得るには、自分が関与している理由をメンバーが正確に知る必要があります。メンバーはどのような役割を担い、どのような貢献を期待されていますか?

これにより、プロジェクト チーム メンバーに目的意識と説明責任が浸透するだけでなく、担当領域の重複を防いで全員の強みを活かせます。

コラボレーティブなプロセス

プロジェクトの管理には、多くのストレスが伴うことがあります。ただ、すべてを 1 人で行う必要はありません。タイムラインが現実的であるかどうか、考慮されていない依存関係があるかどうかなど、プロジェクト計画についての多くの優れたインサイトをチームが持っていることがあります。各メンバーをプロジェクトに入れたのは、その優秀さと専門知識を信頼しているためだということを忘れないでください。

孤立してプロジェクトを計画しないでください。チームを巻き込むことでより合理的な計画を策定し、プロジェクトに対するメンバーの当事者意識を高められます。