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優れたプロジェクト管理のためのステップ バイ ステップ ガイド

より多くのプロジェクトを (より少ないストレスで) ゴール ラインを通過させる

トピック一覧

プロジェクト管理とは何でしょうか? プロジェクト管理とは、プロジェクトで目標を超える成果を提供できるように、プロセス、ツール、チーム メンバー、スキルを調整することです。

あなたとそのチームは、大規模なプロジェクトを成功させる準備を整えます。長い連鎖のドミノ倒しに似ています。成功すれば爽快ですが、たった 1 つのピースがわずかにずれていただけで失敗して、結果落胆する光景には見覚えがあるでしょう。

このようなタイプのプロジェクトは、非常に難しいと同時にエキサイティングでもあり、できるだけ早く着手したいという衝動に駆られるかもしれません。何もかも奇跡的にうまくいくように、幸運を祈りますか? ランプをこすったら願いをかなえてくれる、ランプの魔人ジーニーが出てくることを期待しますか?

もし効き目があったらどのようにしたかぜひ教えてください。しかし現実的には、怪物のようなプロジェクトが成功する秘訣は効果的なプロジェクト管理です。

場所のピン

プロジェクト マネージメントが重要である理由

プロジェクト管理とは、プロジェクトで目標を適えて要件を満たす成果を提供できるように、プロセス、ツール、チーム メンバー、スキルを調整する作業です。

無策のうちにプロジェクトが成功することはありません。実際、ほとんどの組織では、プロジェクトが当初の目標を満たさず、プロジェクトが失敗する率は 70% と見積もっています。

プロジェクト管理を導入することで、成功率が向上します。明確な目標に向かってチームを団結させて透明性と可視性を高め、コミュニケーションを合理化してプロジェクトのスコープを確立することで、プロジェクトを遂行する能力が強化されます。

これを利用しない理由はありません。PwC の調査で、97% の組織がプロジェクト管理が業績にとって重要であると確信していることが示されたことも、もっともなことです。

プロジェクト管理の手法

「玉子の料理法は 1 つではない」という古い格言を聞いたことがありますか?困難なプロジェクトを完了するための決まった戦略はありません。そこで、プロジェクト管理が重要になります。これは、一連のルール、原則、プロセスに従ってプロジェクトを管理する手法です。

簡単な例として、靴ひもを結ぶことを考えます。ループを 1 つ作るか 2 つ作るかなど、それぞれやり方があるでしょう。いずれにせよ靴ひもは結ばれますが、その最終結果に至るまでに選択できるさまざまなステップがあります。

プロジェクト管理の手法は、そのこととよく似ています。多くのチームや企業が、1 つだけに頼らず、組み合わせて使用していることに注意することが重要です。手法という表現は堅苦しく感じられるかもしれませんが、革新する余地はあります。

ウォーターフォール型プロジェクト管理

従来の順序の決まったプロジェクト管理といえば、ウォーターフォール型プロジェクト管理を思い浮かべるかと思います。この方法では、プロジェクトを異なるフェーズに分割します。1 つのフェーズが終了すると、次のフェーズが始まります。それらの間に重複はありません。

この方法を使用するのは、単一のタイムラインと非常に連続性の高い順序を必要とする長期プロジェクトの場合です。

一般的に使用される分野は、建設です。家や構造物を建設するには、連続した順序が必要です。たとえば、基礎が完成する前には屋根を置けません。

アジャイルプロジェクト管理

アジャイル プロジェクト管理は反復的なアプローチで、ウォーターフォール型プロジェクト管理よりもはるかに柔軟性があります。これは、プロジェクトを短期間 (スプリントと呼ばれる) に取り組むチャンクに分割する DevOps のベスト プラクティスです。各スプリントの後、チームで実行中の作業を再評価して必要な変更を加え、目標から逸脱しないようにします。

この方法を使用するのは、まだ明確に定義されておらず、多くの順応性を必要とするプロジェクトの場合です。

一般的に使用される分野は、ソフトウェア開発です。この分野はアジャイルのパイオニアです。このアプローチによって開発者は定期的にテストとレビューを実施できるため、高品質のソフトウェアを構築できます。

Scrum

Scrum project management is one of the most popular Agile methodologies used by project managers. Like Agile, it is centered around continuous improvement. You can use a framework like scrum to help you start thinking in a more Agile way and practice building Agile principles into your everyday communication and work.

When to use: For projects that aren’t yet well-defined and require a lot of adaptability. 

Commonly used in: Software development. This profession pioneered agile, and this approach allows developers to build higher-quality software because they’re able to test and review at regular intervals.

リーン プロジェクト管理

リーン生産方式について聞いたことがあるなら、それと同じ原則がリーン プロジェクト管理にも当てはまります。この手法の目的は、無駄を削減しながら生産と価値を増大させることです。使用するには、プロジェクト アクティビティの流れであるバリュー ストリームを策定する必要があります。次にそのストリームを精査して、価値を付加しない作業を特定して排除します。これにより、プロジェクト プロセスをできるだけ合理化、最適化、効率化します。

これを使用するのは、迅速に遂行する必要があるプロジェクトの場合です。

一般的に使用される分野は、製造業です。物品の生産においては、支出を最小化して利益を最大化するために、できるだけ無駄を減らすことを目指します。このアプローチが、製造、特に自動車産業でよく採用されているのはそのためです。

Kanban

Kanban is a specific implementation of Lean project management. Project tasks are represented visually on a Kanban board, allowing team members to see the state of every piece of work at any time.

When to use: For projects that need to be delivered quickly. 

Commonly used in: Manufacturing. When you’re producing physical goods, you want as little waste as possible to minimize spend and maximize profit. That’s why this approach is popular in manufacturing, especially in the automotive industry.

プロジェクト管理のステージ

プロジェクトをゼロから開始するとします。プロジェクト管理は、単にタスクの列挙を開始したときには関与しません。まず基礎を築く必要があります。

PMI (プロジェクト マネージメント協会) はそれを念頭に置いて、プロジェクト管理の 5 つのステージを確立しました。

ステージ #1: 立ち上げ

プロジェクト管理プロセスの最初のステップは計画だとお考えですか? そうではありませんね。プロジェクトの戦略を詳細に策定する前に、より広いレベルで理解する必要があります。このステージでは次のような問いに答えます。

  • このプロジェクトのビジネス ケースはどのようなものか?
  • このプロジェクトは実現可能か?
  • このプロジェクトを実施すべきか?

簡単に言えば、このステージでは、過度に労力を費やす前に、このプロジェクトに取り組む価値があるかどうかを判断することを試みます。

ステージ #2: 計画

実施することを決断したら、次の計画ステージに進みます。ここでは詳細を検討して、チーム全体が従う詳細なプロジェクト計画を作成します。このステージでは次のような問いに答えます。

  • このプロジェクトの目標は何か?
  • KPI (主要業績評価指標) は何か?
  • スコープは何か?
  • どれだけの予算か?
  • どのようなリスクがあるか?
  • どのチーム メンバーが関与するか?
  • どのようなタスクが関与するか?
  • どのようなマイルストーンを満たす必要があるか?

このステップでは、着手前に、あなたとそのチームの全員が期待を共有できるようにします。詳細に囚われすぎていると思われるなら、それには当たりません。深く掘り下げることでチームの連携が促進されるため、このことには大きな価値があります。

ステージ 3: 実行

コーヒーを用意してコンピューターの前に座り、行動開始です。プロジェクト計画に従い、チーム一丸となってプロジェクト タスクを成功させる作業に取り組むときが来ました。このステージでは、次のことが必要になります。

  • 必要なリソースを割り当てます。
  • 担当者がタスクを実行できるようにします。
  • これはステータス ミーティングを開催します。
  • 追跡システムを設定します。

作業の大部分はこのステージで発生します。また、プロジェクトが実際に形になる様子が見え始めます。お分かりいただけましたか? 計画にはその価値があるでしょう。

ステージ #4: 監視

プロジェクト計画があるからといって、物事がひとりでに円滑に進むわけではありません。これは予算の設定に似ています。お金の管理に注意を払わなければ、予算があっても意味がありません。

プロジェクトの進捗状況を監視して、軌道から外れないようにする必要があるのはこのためです。計画ステージで確立した KPI に対してプロジェクトを評価する必要があります。

プロジェクトが目標を見失っている、またはスコープからの逸脱に陥っていると感じたときは、どうしたらいいでしょうか? 立ち止まって再評価します。これにより、再調整の必要があるかどうか、または元の計画を変更する必要があるかどうかを判断できます。これが監視の利点です。定期的にチェックポイントがあり、軌道修正できます。

ステージ #5: クローズ

クローズ ステージでは、未処理事項を片付けます。これには、次が含まれます。

  • 事後分析または振り返りを開催して、プロジェクトを評価します。
  • 最終プロジェクト レポートを準備します。
  • 必要なプロジェクト文書を、安全な場所に収集して保管します (Confluence のようなコラボレーティブなドキュメント スペースが最適です)。

これにより、チームが正式にプロジェクトから離脱する準備を整えるだけでなく、必要になったときに簡単に参照できるようにします。

プロジェクト管理のベスト プラクティス

ここまでに説明したすべてのステップに従っておけば、後は自動的に効果的なプロジェクト管理が実現する。そんなわけではありません。プロジェクトをできるだけ円滑に実行するために役立つ、いくつかのおすすめベスト プラクティスがあります。

プロジェクト キックオフ ミーティングの開催

プロジェクト キックオフ ミーティングでは、目標を確立してタイムラインを分解し、プロジェクトの全体像に関して全員の認識を合わせます。

チームが実作業に着手することにどれだけ意気込んでいても、この会合を割愛しないでください。これにより混乱を予防して、共有された目標に向けてチームを団結させます。

タスクとリソースの依存関係の考慮

先ほど、プロジェクトを不安定なドミノに例えて説明しました。このことは、特に、大規模な部門横断型のプロジェクトに当てはまります。ジョエルがコンテンツの草案を作成するまで、デイジーはグラフィックの作成を開始できないかもしれません (タスクの依存関係)。または、デレクが共有ライセンスを使用している間、チュアがソフトウェアを使用できないかもしれません (リソースの依存関係)。

プロジェクト タスクが前提条件なしに発生することはないため、これらの依存関係を考慮することが重要です。PMI の 2018 年の Pulse of a Profession では、リソースの依存関係がプロジェクトの失敗の 26% に貢献し、タスクの依存関係がプロジェクトの失敗の 12% に貢献していることが示されました。

すべてのタスクとリソースにはつながりがあるため、それらが互いにどのような関係にあるかを理解する必要があります。それなしには、並べたドミノが倒れる様子を恐怖の中で見守ることになります。

クリティカル パスの特定

クリティカル パスを特定することは、スケジュールに対する遅延を防止するための優れた方法です。聞きなれないと感じる方もあるかもしれませんが、要するにクリティカル パスとは、依存関係のあるプロジェクト アクティビティの連鎖のうち最も長いものです。そのパスで障害や遅延が発生すると、プロジェクト全体が遅延するリスクがあることが分かります。

クリティカル パスを見つけることで、スケジュールのどの部分に余裕があってどの部分はタイムラインにできるだけ沿って進行する必要があるかを把握できます。

砂時計

現実的なタイムラインの設定

計画錯誤という言葉を聞いたことがありますか? これは、タスクを完了するのにかかる時間を大幅に過小評価する現象です。この現象が、プロジェクトのタイムラインをゆがめる可能性があります。

以前のプロジェクトのタイムラインを参照して確かめるように心がけてください。タイム トラッキング ソフトウェアがある場合はそれを活用して、一般的なタスクにかかる時間を確認してチームにスケジュールをチェックするように依頼します。

プロジェクト管理ソフトウェアの使用

チーム メンバーが必要なものを見つけるために果てしないメール スレッドやフォルダを探索する必要があるという状況は、プロジェクトの進行の妨げとなります。

プロジェクト管理ソフトウェア (Jira など) を使用してドキュメントを保存し、ナレッジ マネージメント ソフトウェア (Confluence など) でプロジェクトを整理することが役立つのはこのためです。すべてのプロジェクト ステップとタスクの可視性を高めてコミュニケーションを一箇所にまとめ、プロジェクト チームに信頼できる唯一の情報源を提供します。

明確な役割と責任の確立

Gallup の調査で、職場で自分に期待されている役割が分かっていることに強く同意するのは従業員の半数のみに留まることが示されました。

チームから最良のアウトプットを得るには、自分が関与している理由をメンバーが正確に知る必要があります。メンバーはどのような役割を担い、どのような貢献を期待されていますか?

これにより、プロジェクト チーム メンバーに目的意識と説明責任が浸透するだけでなく、担当領域の重複を防いで全員の強みを活かせます。

コラボレーティブなプロセス

プロジェクトの管理には、多くのストレスが伴うことがあります。ただ、すべてを 1 人で行う必要はありません。タイムラインが現実的であるかどうか、考慮されていない依存関係があるかどうかなど、プロジェクト計画についての多くの優れたインサイトをチームが持っていることがあります。各メンバーをプロジェクトに入れたのは、その優秀さと専門知識を信頼しているためだということを忘れないでください。

孤立してプロジェクトを計画しないでください。チームを巻き込むことでより合理的な計画を策定し、プロジェクトに対するメンバーの当事者意識を高められます。

プロジェクト管理の役割と責任

プロジェクトの役割には次のようなものがあります。

  • プロジェクト マネージャー: プロジェクト全体を監督して、プロジェクトの成功の責任を担います。
  • プロジェクト スポンサー: プロジェクトを統括して、プロジェクト マネージャーと緊密に協力するシニア マネージャー。
  • チーム メンバー: プロジェクトのタスクに実際に取り組みます。
  • サプライヤー: プロジェクトに物品またはサービスを提供します。
  • 関係者: プロジェクトに関心のある人。次のように分けられます。
    • 主要な関係者: 実際に作業を行って、プロジェクトに積極的に関与する人。
    • 二次的な関係者: ミーティングに出席して小さい役割を果たす可能性があるものの、プロジェクトの主要な意思決定者ではない人。
  • 関心のある関係者: プロジェクトに関与しているが、積極的な役割を果たさないか大きい影響力を持たない人。
  • クライアント: 最終的なプロジェクトを受け入れる人 (社内ではなく、クライアント向けプロジェクトの場合)。

プロジェクト管理ソフトウェアの活用

テクノロジーはいつもあなたの味方です。ある調査で、高い成果を出しているプロジェクトの 77% はプロジェクト管理ソフトウェアを使用していることが示されています。しかし、このように印象的な統計にもかかわらず、この種のソフトウェアの適用率は低い (使用している組織のわずか 22%) ままです。

プロジェクト管理ソフトウェアによるプロセスの改善

  • 可視性の向上: サイロを打破することで、チーム メンバーはプロジェクトの全体像、各作業の担当者、作業の期限などについて俯瞰的に把握できます。
  • コミュニケーションの合理化: 必要なものがすぐに見つかるようにします。プロジェクト管理ソフトウェアによって、すべてのプロジェクト コミュニケーションとリソースが一箇所にまとめられます。
  • エラーと非効率の軽減: 信頼できる唯一の情報源があることで、プロジェクト チームでのコミュニケーションの行き違いやエラーが少なくなります。
  • リアルタイムでのアップデートの提供: 参照しやすいソフトウェアを使用することで、常に全員がプロジェクトと進捗状況に関する最新の情報を得られます。

Why use Confluence for project management

Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.

Consolidate tools and centralize work

With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources. 

Scale with team and company growth

Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.

Secure and protect work and knowledge

What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.

Analyze and optimize performance

You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.


Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.

Key benefits of project management

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging. 

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle. 

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds. 

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it. 

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem. 

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items. 

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

A dartboard with darts stuck in the bullseye.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth. 

5. Boost efficiency

Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster. 

With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.

Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project. 

Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.

6. Track progress

You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.

Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.

Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.

以下も参照してください

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プロジェクトチームと利害関係者の連携を維持する、1 ページのコラボレーション資料です

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