プロジェクト管理完全ガイド

プロジェクト チームの主要メンバー

すべてのプロジェクトは、役割と責任を特定することから始める必要があります。自分の役割を前もって知ることで、全員が成功に向けて準備を整え、プロジェクトの締め切りに間に合うように順調に進むことができます。プロジェクトの役割には次のようなものがあります。

• プロジェクト マネージャー: プロジェクト全体を監督して、プロジェクトの成功の責任を担います。
• プロジェクト スポンサー: プロジェクトを統括して、プロジェクト マネージャーと緊密に協力するシニア マネージャー。
• チーム メンバー: プロジェクトのタスクに実際に取り組みます。
• サプライヤー: プロジェクトに物品またはサービスを提供します。
• 関係者: プロジェクトに関心のある人。次のように分けられます。
  • 主要な関係者: 実際に作業を行って、プロジェクトに積極的に関与する人。
  • 二次的な関係者: ミーティングに出席して小さい役割を果たす可能性があるものの、プロジェクトの主要な意思決定者ではない人。
• 関心のある関係者: プロジェクトに関与しているが、積極的な役割を果たさないか大きい影響力を持たない人。
• クライアント: 最終的なプロジェクトを受け入れる人 (社内ではなく、クライアント向けプロジェクトの場合)。

プロジェクト管理ソフトウェアの評価時に確認すべきこと

適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するのは難しい場合があります。チームがプロジェクト管理ツールを最大限に活用するには、次の機能を提供するソリューションを探すことをお勧めします。

• 共有カレンダーを作成し、プロジェクトのマイルストーンと期限を追跡する
• ファイルやドキュメントを共有し、簡単にアクセスしてコラボレーションできる
• タスク リストを作成し、チーム メンバーにタスクを割り当てる
• プロジェクトの進捗を追跡し、レポートを生成する
• チーム メンバーと関係者間のコミュニケーションを促進し、合理化する
• プロジェクトの期間と予算を見積もる
• チーム メンバーがタスクにコメントしたり、フィードバックを提供したりできる
• 自動化されたリマインダーと通知を生成する
• プロジェクト テンプレートを設定して、プロジェクトの作成を合理化する
• リソースと作業負荷を管理する
• 課題とリスクを追跡する
• 変更リクエストを管理する
• 詳細なレポートを作成する
• プロジェクトのパフォーマンスを監視する

プロジェクト管理に Confluence を使用する理由

Confluence は、協調的ナレッジ ハブとして他とは一線を画し、何千ものテンプレート、プレイ、統合によって、プロジェクト管理を強化し、最大限の柔軟性と拡張性を実現できます。

Confluence では、知識、タスク、プロジェクト管理をチーム コラボレーションと組み合わせることができます。Trello ボードを、Sprout Social などのカンバン形式のプロジェクト管理に埋め込みます。または、Confluence と Jira Work Management を統合して、Castlight Health のようにアジャイル型のプロジェクト管理アプローチを実現できます。Jira を使用するとプロジェクトの計画、追跡、管理が簡単になり、Confluence を使用すると透明性が向上してプロジェクト関連の会話やリソースを一箇所にまとめられます。

チームや会社の成長に合わせて拡張する

Confluence は、技術チームやビジネス チームだけでなく、中小企業、リモート チーム、エンタープライズ規模の企業のプロジェクト管理を可能にするように設計されています。インスタンスを無制限に拡張して組織の自律性を提供したり、セキュリティ上の理由からデータを分離したり、環境をカスタマイズしたりします。Confluence は、SLA の稼働時間の保証、米国、EU、オーストラリア、ドイツでのデータ レジデンシー、GDPR、SOC 2 などによる認定など、企業をサポートするために必要なセキュリティ、コンプライアンス、パフォーマンス、信頼性も備えています。

チームメイトが会社を辞めるとどうなりますか? 彼らのしていた作業もなくなりますか? Confluence は、チームメイトが会社を辞めたとしても、プロジェクト作業が失われるのを防ぎます。権限を作成したり、コントロールを設定したり、管理者ロールを割り当てたりできます。

測定できないものは管理できませんよね? Jira Work Management と組み合わせると、進捗を追跡し、アクティビティを監視し、レポートを生成して、プロジェクトのプロセスとワークフローを最適化できます。

プロジェクト管理は、チームの生産性を高める原動力です。しかし、すべてのプロジェクト管理ソリューションが同じように作られているわけではありません。85,000 社を超える企業が Confluence を使用している理由をご覧ください。

目標達成のために他の人との連携が必要なことは分かりますが、ほとんどの人にとって効果的なコラボレーションは簡単ではありません。コミュニケーションの方法や組織へアプローチする方法はさまざまなため、コラボレーションが困難になる要因は他にも多数あります。

プロジェクト管理ソフトウェアは、同僚が取り組んでいるものは何か、何の締め切りが設定されているか、個々のタスクがプロジェクト全体のプロセスにどう適合しているかなどの可視性を高めます。このすべてが、プロジェクト管理ソフトウェアの最大のメリットとなって、プロジェクトのコラボレーションを向上させて容易にするのです。

整理されていないメール スレッド、ダイレクト インスタント メッセージ送信、コメントなどがあちこちに散らかっている状態で、コミュニケーションが難しくなっています。

これはプロジェクトにとっては良いものではなく、時間の浪費につながります。チーム メンバーが情報をチェックしなければならない場所が多すぎると、連絡が錯綜して締め切りが破られ、タスクが忘れられてさまざまな混乱が生じます。

タイムラインやステータスの更新から、フィードバックや質問まで。プロジェクト管理ソフトウェアなら、すべてのコミュニケーションを 1 か所にまとめて誰でも簡単にアクセスできます。これによってサイロが解消されるため、全員が知識を共有するだけでなく、その共有方法や共有場所を効率的に管理できます。

プロジェクトを成功させるには、チーム メンバーがそれぞれ担当しているタスクやそれを完了する期限を把握している必要があります。

不明瞭な責任範囲やマネージャからの指示がその大半を占めており、多すぎるアプリやツールの使用もわずかではあるもののその原因となっています。

あるツールでチーム メンバーにタスクが割り当てられても普段使用しているプラットフォームが別のものであれば、重要な通知が見落とされるでしょう。1 つのソフトウェアでプロジェクトを管理すれば、そのような穴を塞いで、取り組んでいる最大のプロジェクトを詳細なステップやアクション アイテムに細分化できます。

そこから、タスクを適切なチーム メンバーに締め切りと併せて割り当てられるため、タスクが 1 か所に集約されて新しいタスク割り当てがメンバーに通知されるようになります。

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト関連の情報のリポジトリになるものです。ドキュメント、アセット、アップデート、タイムライン、会議メモ、あらゆるものがソフトウェアに保存される必要があります (進捗を把握できる会議メモの簡単なテンプレートをご覧ください)。これによって、情報はアクセスしやすく整理され、検索可能になるため、チーム メンバーが膨大な時間を無駄にせずに必要とする正しい情報を見つけられるようになります。

上記のすべてのメリットをまとめて、最高のメリットを最大限に活用しましょう。そうすることによって、チームは業務を円滑かつ非常に迅速に進められます。

プロジェクト管理ソフトウェアの導入によって、チームのコミュケーションが円滑になります。何が期待されているのかを、次に何を始めればよいかを理解して、必要な情報も簡単に見つけられます。

十分に手入れされた機械のような優れた連携によって、無駄な時間が大幅に削減されます。Jira Work Management のプロジェクト管理テンプレートなら、チームが新しいプロジェクトを作成するたびに、一から始めるのではなく、試行錯誤を重ねたワークフローで迅速に始めることができます。

今、チームには必要なリソースが揃っていて質の高い成果を速いペースで出していけるため、業務がずれ込むことはなくなりました。

プロジェクトは実行できればよいというものではありません。予算内に収めてタイムラインに従い、本来の目標を達成するプロジェクトを実行する必要があります。

プロジェクト内の作業だけに注目していると、このような重要な要素を簡単に見失います。そして、これはよく起こるものです。このような制限や想定に注意していないと、プロジェクトを再び軌道に乗せるためにチーム メンバーの再作業が必要になり、スケジュールの遅れや予算超過、無駄な労力が生じることがあります。

プロジェクト管理ソフトウェアなら作業が整理されるため、経費や締め切りなどの追跡が簡単になります。また、レポートを生成して進行に応じて進捗状況を監視して、後から手遅れになったことに気付くような事態を避けられます。

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.