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意思決定テンプレート

著者: アトラシアン

他のチームがフォロー可能なパンくずリストで達成方法を把握する

テンプレートを使用する
意思決定テンプレート

選択肢の検討でチームが無限ループに行き詰まり、最終決定が達成不可能な夢のように感じたことはありませんか。意思決定テンプレートを使用してそのサイクルを断ち切りましょう。無駄な議論を繰り返す代わりに、チームが検討したそれぞれの方向性、良い点や悪い点を記録して、今後の参考としましょう。また、意思決定の実行担当者を置くとともに、最終的に判断を下す 1 人の承認者を割り当てることで、分析ばかりで決定できない状況を回避します。テンプレートにはまた、意思決定のステータスをレポートするスペースも用意されています。これによりキープレイヤー全員が、意思決定のどの段階にいるのかを確認でき、同じ立場から検討できるようになります。

意思決定 テンプレートの使用方法

ステップ 1. 事実をリスト化する

ご覧のとおり、テンプレートは、意思決定の状況、影響、関係者、期限、成果などの大まかな情報を記入する表から始まります。このような項目はとても簡単なことのように思えるかもしれませんが、関係者、特に推進者、承認者、貢献者と呼ぶ人たちと、これらのすべての項目を確認する時間を割くようにしてください。そうした関係者がプロジェクトの意思決定で果たす責任や役割のレベルを認識する必要があります。さもないと、間違いなくその結果は曖昧なものになります。プロジェクトが与える影響についても、同一の担当者と確認することで、リソースの優先順位と投資の観点で同じ認識を持てるようになります。

ステップ 2. コンテキストを入力する

[背景] セクションでは、検討事項は何か、どのような意思決定が必要かを 1 - 2 行で説明してください。意思決定の重要性とその影響を簡単に説明します。

Confluence を使用すると、自分とチームの意思決定に影響を与える可能性のある関連データ ポイントを示すチャートやグラフを埋め込めます。先に進んで、Google シートまたは Excel ドキュメントを 1 か所にまとめて表示し、決定のすべての要素を 1 か所にまとめられます。

 

ステップ 3. 選択肢を書き出す

テンプレートの要素はすべて重要ですが、「検討オプション」のセクションは、中心となる問題に実際に取り組む場所になります。プロジェクトに対して少なくとも 3 つの選択肢を選び出してから、このセクションを開始します。ブレーンストーミングを行い、メモを取り、最終的な文書化のためにこのテンプレートにたどり着いたところかもしれませんし、別の Confluence のページや Slack で仮想ディスカッションを実施した人もいるでしょう。または、議論をリードする立場にあり、独自に考えついた選択肢をより大人数のグループに提示するところかもしれません(意思決定の詳細については、Confluences の Team Central を参照)。どのようにこの地点に到達しようとも、ここが、これらすべてのアイデアを形にする場所になります。

それぞれについて良い点と悪い点を検討して、書き込みます。コストを見積もるときは、資金だけでなく、各人が必要となるリソース (チーム メンバー、時間、外部ベンダー、材料など) も考慮します。テンプレートには、高、中、低の費用を表す簡単なカラーコードがあり、さらに詳細なカテゴリーが必要な場合は、テンプレートが使用できます。自分の用途に合わせて、カスタマイズできます。

ステップ 3. 選択肢を書き出す

ステップ 4. アクションアイテムを追加する

先に進むには他に何が必要ですか? [アクション アイテム] セクションで、このプロジェクトの一部を完了する前に、あなたやチームが追加で知っておくべきこと、実行、回答する必要があることの詳細を記述します。各アクション アイテムを担当するチームの担当者の名前に @ メンションするのを忘れないようにしてください。

ステップ 5. 結果

Confluence のページは常に変化します。つまり、プロジェクトの進行に従い、必要に応じ何度でも編集できます。最後のセクションには、最終の意思決定が何だったかを追加します。最初に、アクションアイテム領域にあるすべてに対応し、後で結果に戻る必要があります。あるいは、ライブのミーティングを開催し、意思決定について議論する場合は、その場ですぐに結果を判断するかもしれません。どちらにしろ、それを書き込んで保存し、会社の誰もが、チームがどのようにその結論に到達したのかを把握できるようにします。


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