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Entscheidungsvorlage

von Atlassian

Richtschnur, der andere Teams folgen können, um zu erfahren, wie ihr es geschafft habt

Vorlage verwenden
Entscheidungsvorlage

Hatten wir als Team nicht alle schon einmal schier endlos viele Möglichkeiten vor uns, die es zu untersuchen galt, sodass die letztendliche Entscheidung erschien wie ein unerreichbarer Traum? Sorge mithilfe der Entscheidungsvorlage für einen Ausweg aus dieser aussichtslosen Lage. Verhindere, dass sich die Diskussion ständig im Kreis dreht und notiere die Richtung, die jedes Team eingeschlagen hat sowie die Vor- und Nachteile für eine spätere Nutzung der Ergebnisse. Eine Analyselähmung kannst du zudem dadurch verhindern, dass du jemandem die Verantwortung dafür überträgst, dass die Entscheidung wirklich getroffen wird, und einen einzelnen Entscheidungsträger benennst, der das Schlusswort hat. Die Vorlage bietet dir darüber hinaus Raum, über den Entscheidungsstatus zu berichten, damit alle Beteiligten wissen, welchen Meilenstein du als nächstes erreichen wirst, und darauf basierend weiterarbeiten können.

So verwendest du die Vorlage Entscheidung

Schritt 1: Nur die Fakten

Wie du sehen wirst beginnt die Vorlage mit einer Tabelle, in der die übergeordneten Informationen wie Entscheidungsstatus, Auswirkung, betroffene Parteien, Fälligkeit und das Ergebnis eingetragen werden können. Diese Punkte erscheinen sehr einfach, aber nimm dir etwas Zeit, diese Dinge mit den Stakeholdern zu prüfen, besonders mit denjenigen, die als Driver, Approver und Contributor bestimmt wurden. Jeder sollte sich über seinen Verantwortungsbereich und seine Rolle in der Entscheidungsfindung für das Projekt bewusst sein, damit du nicht leere Blicke erntest. Mit genau diesen Personen solltest du auch die Auswirkungen des Projekts besprechen, damit sich alle über Prioritäten und Ressourcenverteilung einig sind.

Schritt 2: Stelle Kontext bereit

Gib im Abschnitt zum Hintergrund in ein bis zwei Sätzen eine Erklärung dazu ab, welche Überlegungen angestellt wurden und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Gehe kurz auf die Bedeutung der Entscheidung und ihre Auswirkungen ein.

Mit Confluence kannst du zur Illustration relevanter Datenaspekte, die die Entscheidungsfindung beeinflussen könnten, Diagramme und Schaubilder einbetten. Präsentiere direkt auf der Seite deine Google Tabelle oder Excel-Dokument, damit sich alle für deine Entscheidung wichtigen Faktoren an einem Ort befinden.

 

Schritt 3: Liste deine Optionen auf

Alle Elemente der Vorlage sind wichtig, aber im Abschnitt zu den in Erwägung gezogenen Optionen geht es ans Eingemachte. Widme dich diesem Abschnitt, nachdem du mindestens drei Möglichkeiten für dein Projekt ermittelt hast. Vielleicht hast du dir in einem Brainstorming Notizen gemacht und nutzt diese Vorlage für deine finale Dokumentation. Vielleicht hast du aber auch eine virtuelle Diskussion auf einer anderen Confluence-Seite oder in Slack geführt. Oder du hast die Führung übernommen und dir selbst ein paar Optionen überlegt, die du nun der Gruppe präsentieren möchtest. (Weitere Informationen zur Entscheidungsfindung erhältst du unter Team Central in Confluence.) Unabhängig davon, wie du diesen Punkt erreicht hast – hier ist der Ort, an dem du alle deine Ideen festhalten kannst.

Denke über die Vor- und Nachteile jeder Idee nach und notiere diese ebenfalls. Wenn du die Kosten kalkulierst, denke sowohl an die Finanzen als auch an die Ressourcen (Teammitglieder, Zeit, externe Anbieter, Material etc.), die jeweils benötigt werden. Die Vorlage bietet ein einfaches Farbschema für hohe, mittlere und niedrige Kosten. Solltest du noch mehr Kategorien benötigen, kannst du diese nach Belieben hinzufügen. Dies ist schließlich nur eine Vorlage.

Schritt 3: Liste deine Optionen auf

Schritt 4: Aufgaben

Was fehlt dir sonst noch, um voranzukommen? Im Abschnitt zu den Aufgaben notierst du, was du und deine Teammitglieder wissen oder herausfinden müsst, bevor dieser Teil des Projekts abgeschlossen werden kann. Vergiss nicht, die Namen der Teammitglieder, die für die jeweiligen Aufgaben verantwortlich sind, per @mention zu erwähnen.

Schritt 5: Ergebnis

Confluence-Seiten sind lebendig. Das heißt, du kannst sie während der Weiterentwicklung deines Projekts so oft bearbeiten, wie du möchtest. Im letzten Abschnitt trägst du deine finale Entscheidung ein. Möglicherweise musst du dich zuerst um alles aus dem Aufgaben-Abschnitt kümmern und kannst dich erst später dem Abschnitt zu den Ergebnissen widmen. Wenn du ein Live-Meeting zur Besprechung dieser Entscheidung durchgeführt hast, kannst du vielleicht das Ergebnis schon jetzt abschätzen. Notiere es in jedem Fall, damit jeder in deinem Unternehmen sehen kann, wie dein Team zu seinen Schlussfolgerungen gekommen ist.


Atlassian ist ein Enterprise-Software-Unternehmen, das Produkte für Softwareentwickler, Projektmanager und das Content Management herstellt.

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