Kategorie

Dokumentacja decyzyjna DACI

autor: Atlassian

Nawigacja okruszkowa, dzięki której inne zespoły mogą prześledzić Twoje kroki

Użyj szablonu
Dokumentacja decyzyjna DACI

Zdarzyło Ci się kiedyś utknąć w niekończącej się pętli analizowania różnych opcji ze swoim zespołem, tak że ostateczna decyzja wydawała się nieosiągalna? Przerwij to koło, wdrażając szablon decyzji. Unikaj wielokrotnego omawiania różnych opcji, odnotowując zamiast tego każdy kierunek rozważany przez zespół wraz ze wszystkimi plusami i minusami, aby mieć do nich dostęp w przyszłości. Zatoru analitycznego pozwoli uniknąć również wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za faktyczne podjęcie decyzji oraz przypisanie jednej osoby ostatecznie zatwierdzającej. Szablon oferuje również przestrzeń do zamieszczania raportów o stanie decyzji, aby wszyscy kluczowi gracze wiedzieli, do jakiego kamienia milowego się zbliżasz, i pracowali w oparciu o tę samą podstawę.

Co oznacza DACI? DACI to skrót od pierwszych liter angielskich słów Driver, Approver, Contributors i Informed, oznaczających odpowiednio osobę kierującą, osobę zatwierdzającą, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Ułatwia to nakreślenie wyraźnych wytycznych i oczekiwań względem każdego członka zespołu.

Jak korzystać z szablonu Dokumentacja decyzyjna DACI

Krok 1. Czyste fakty

Zobaczysz, że szablon rozpoczyna się tabelą, w której można wypełnić informacje o wysokim stopniu ogólności, takie jak stan decyzji, skutki, osoby zaangażowane, termin realizacji oraz rezultat. Może się wydawać, że elementy te nie wymagają szczególnego zastanowienia, ale poświęć chwilę na przyjrzenie się im wraz z innymi uczestnikami procesu, a w szczególności z osobami, które wyznaczysz jako realizatorów, zatwierdzających oraz współpracowników. Powinni być oni świadomi poziomu swojej odpowiedzialności oraz własnej roli w podjęciu decyzji w ramach projektu. W przeciwnym razie będą zdezorientowani. Z tymi samymi osobami będziesz również sprawdzać skutki projektu, abyście reprezentowali jednakowe stanowisko w kwestii priorytetów i inwestowania zasobów.

Krok 2. Przedstawienie kontekstu

W sekcji Podstawowe informacje dodaj składające się z 1–2 zdań objaśnienie dotyczące rozważań oraz decyzji, jaką należy podjąć. Omów krótko, dlaczego decyzja jest ważna i na jakie obszary wpłynie.

Korzystając z Confluence, możesz osadzać wykresy i schematy ilustrujące odpowiednie punkty danych, jakie mogą wpłynąć na decyzję podejmowaną przez Ciebie i Twój zespół. Nie wahaj się i zaprezentuj arkusz Google lub dokument programu Excel bezpośrednio na stronie, aby przechowywać informacje o wszystkich czynnikach związanych z decyzją w jednym miejscu.

Krok 3. Utworzenie listy opcji

Wszystkie elementy szablonu są ważne, ale to w sekcji Uwzględnione opcje zawiera się sama istota rzeczy. Do tej sekcji należy przejść po wyodrębnieniu co najmniej trzech możliwości dla swojego projektu. Możesz przejść do tego szablonu po uprzedniej burzy mózgów i sporządzeniu notatek w celu ostatecznego udokumentowania decyzji lub po odbyciu wirtualnej dyskusji na innej stronie Confluence lub na platformie Slack. Możesz również przejąć inicjatywę i wypracować kilka opcji na własną rękę, aby przedstawić je większej grupie. (Więcej informacji na temat podejmowania decyzji można znaleźć w serwisie Team Central rozwiązania Confluence). Niezależnie od tego, w jaki sposób znajdziesz się w tym miejscu, to właśnie tutaj zebrane zostaną wszystkie te pomysły.

Zastanów się nad zaletami oraz wadami każdego z pomysłów i je również zanotuj. Szacując koszty, uwzględnij nie tylko wartość czysto pieniężną, ale także zasoby (członków zespołu, czas, zewnętrznych dostawców, materiały itp.), jakie będą potrzebne. Szablon zawiera proste oznaczenia kolorystyczne dla wysokich, średnich i niskich kosztów, ale jeśli potrzebujesz więcej kategorii... no cóż: w końcu to szablon! Dostosuj go według własnego uznania.

Krok 3. Utworzenie listy opcji

Krok 4: Czynności do wykonania

Co jeszcze musisz zrobić, aby posuwać się naprzód? W sekcji Czynności do wykonania opisz szczegółowo, co jeszcze wraz z zespołem musicie wiedzieć, zrobić lub na jakie pytania musicie uzyskać odpowiedź, aby zamknąć tę część projektu. Pamiętaj o użyciu wzmianek @ z nazwiskami członków zespołu odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych czynności.

Krok 5. Rezultat

Strony Confluence są dynamiczne. Oznacza to, że w miarę postępów projektu można je edytować dowolną liczbę razy. W ostatniej sekcji dodaj waszą ostateczną decyzję. Może się zdarzyć, że najpierw konieczne będzie uporanie się ze wszystkimi elementami w obszarze czynności do wykonania, zanim powróci się do rezultatów. Możesz też zorganizować spotkanie na żywo w celu omówienia decyzji i określić rezultat w trakcie jego trwania. Niezależnie od sposobu wypracowania rezultatu, zapisz go na potrzeby każdego pracownika firmy, który zechce się dowiedzieć, jak Twój zespół doszedł do takich, a nie innych wniosków.


Atlassian to producent oprogramowania dla przedsiębiorstw oferujący produkty dla deweloperów, menedżerów projektów oraz do zarządzania zawartością.

  • 1-on-1 meeting template

    Meetical

    Spotkanie w cztery oczy

    Organizuj spotkania w cztery oczy i utrzymuj produktywne relacje zawodowe.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • 4Ls retrospective template

    Atlassian

    Retrospektywa 4L

    Użyj tego szablonu do przeprowadzenia z zespołem retrospektywy 4L.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • 5 whys analysis template

    Atlassian

    Analiza „5 × dlaczego”

    Wykorzystaj ten szablon do przeprowadzania analizy „5 × dlaczego” i odkrywania źródeł problemów zespołu.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej