プロジェクトポスター


誰も読まないプロジェクト文書の代わりにプロジェクトポスターを作成して、問題に対処し、プロジェクトの範囲を定め、作業を導く適切な方法を見つけましょう。

このプレイの目的

解決すべき課題と、それがビジネスと顧客にとって重要な理由を理解します。

思考を導く助けとなるプロジェクトスポンサーやその他の人たちと情報を共有します。

ヘルスモニターで、共通認識の改善に取り組んでいる場合は、このプレイを実行すると役立つでしょう。

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なぜこれが必要なのか

中規模から大規模のプロジェクトの運営はかなり大変です。解決すべき問題とその解決方法についてチーム全員の合意を形成することは非常に困難であり、ましてや関係者に常に最新情報を伝えることはもっと難しくなります。調査結果やアイデアが膨大な数の Confluence ページに分散している場合、そのすべてに対して関係者がコメントや質問を投稿すると、チームがメインの作業に集中できなくなります。プロジェクトポスターは、そのような悩みを解決してくれます。

新しいプロジェクトについて検討を開始したら、すぐこのプレイを実行し、アイデアを収集して伝達してください。ただしこれは、詳細な要件のドキュメントではありません。これから行うこと、その理由、成功の測定方法、実行/中止の意思決定について、伝えるべき最小限の情報に留めてください。

すでにプロジェクトを実行中ですか? 問題ありません。プロジェクトポスターは、プロジェクトがすでに進行中でも作成することができ、チームは主な問題の解決に集中できます。

誰に参加してもらうべきか

プロジェクトの主な参加者は、フルタイムの所有者、プロジェクトマネージャー、プロダクトマネージャー、開発者、設計者、アナリストなどです。

ユーザーのチーム
スタッフ

4 ~ 8 人

鉛筆のアイコン
準備時間

60 分

時計
所要時間

60 分

難易度: 中
難易度

難易度: 低
ダウンロード

プレイの実施

プロジェクトポスターはプロジェクト計画書とは異なり、常に更新されるドキュメントです。問題点の調査、仮説への反論、ソリューションの検証、フィードバックの収集、次に進む前の軌道修正などに応じて、プロジェクトポスターを更新してください。

資料

ノート PC

大型スクリーンまたはプロジェクター

プロジェクトポスターのテンプレート (Confluence Server 用、Confluence Cloud 用、または PDF 形式)

準備

プロジェクトポスターは、チームでいくつかセッションを重ねながら埋めていくため、一気に完成させなければという心配は無用です。最初のセッションでは、問題点の定義に集中します。次に、その内容をできるだけ早くプロジェクトスポンサーと共有し、フィードバックを得て、プロジェクトの進展に応じて今後のセッションに取り入れます。

ポスターはこの進化に対応できるように、次の 3 つのパートに分かれています。

問題点 – この問題を解決することが顧客およびビジネスにとってなぜ重要なのかを説明します。目標と考えられる解決策を明確にします。

想定の検証 – 知識のギャップやリスクを特定します。そのために知っていることは何ですか? また、何を明らかにする必要がありますか?

実行の準備 – 解決策を可視化し、プロジェクトのスコープを見積もります。

各セッションの実施方法

チームメンバーと 60 分間の時間を確保します。関連する情報をあらかじめ収集して共有しておきます (例: ユーザーテスト、分析、顧客フィードバック、市場調査などのメモ)。

プロジェクトポスターのテンプレートと指示を共有して、最初のセッションを開始します。今後のセッションは (簡潔に!) このポスターの変更点を確認することから開始できます。

質問をしながら進行し、次に進む前に各質問について基本的な合意を形成します。行き詰まったり、チームメンバーの考えがまったく異なっていたりする場合、時間を割いて話し合い、合意形成に努めます。合意に至らなかった場合、チームの誰かがフォローアップタスクを担当し、さらに詳しい情報を集めて共有します。最終的には、プロジェクトのフルタイムオーナー (プロジェクトマネージャーなど) またはエグゼクティブスポンサーが登場してただ進むべき方向を示し、意見の相違を解決しなければならない場合があります。

各セクションの作業を進めると、今後実行する可能性のあるその他のプレイでも使用する、プロジェクトのその他のアーティファクト (DACIエクスペリエンスキャンバストレードオフスライダーなど) につながっていきます。

ヒント
ヒント

プロジェクトポスターは、複雑な問題を解決するときや、不明点の多い機会を把握するときに最適です。小さなプロジェクトでは、わざわざポスターを作成する必要はありません。

ステップ 1

問題点

「問題点」セクションでは、プロジェクトの存在理由を把握します。このセクションでは、プロジェクトとその目標について検討する理由をチーム以外の人でも理解できるように、詳細情報を含めます。

実行に移る前に、何度か問題点の再確認が必要になるかもしれません。スポンサーや関係者からのフィードバックが寄せられると、チームは適切な質問をしていないことや、顧客のニーズを満たしていないことに気付くことがよくあります。また、仮説が的外れだったことが判明するかもしれません。

気に病むことはありません。これはいたって普通です。プロジェクトポスターのこのセクションに戻って、もう一度質問を問いかけてみましょう (必要なら、これを何度も繰り返します)。

ステップ 2

検証

問題点を定義したら、チームとスポンサーがソリューションに確信を持てるように、仮説を立てて検証する必要があります。初期段階では、ポスターのこのセクションは ToDo リストのようになります。プロジェクトが進行するにつれて明らかになったことを記録していくと、検証作業と収集した情報の概要が得られます。

調査では先走らずに、解決策とその相対的な優先度を確認 (または反証) してから進みます。これができないと、問題点の再確認や、検討すべき解決策についてのブレインストーミングが必要になる場合があります。大規模なプロジェクトでは、完了するまでに数週間、数か月かかる場合もあります。

調査の進行に合わせて、発見したことや補足資料へのリンクを追記してこのセクションを更新します。

ステップ 3

開始準備

プロジェクトポスターを初めて作成する時点では、このセクションは空欄になります。これから目指すソリューション、提供する理想的なビジョン、提供するために必要なことについて結論が出たら、このセクションに記入してください。

「準備」段階で多様なスキルセットを持つ複数のチームメンバーに参加してもらうと、期待される成果についてあらゆる側面から把握でき、きわめて重要な共通認識の構築に役立ちます。

ヒント
ヒント

このセッション後、できる限り多くの仲間、同僚、友人に学んだことを共有します。「学習内容」をできる限り多くの仲間、同僚、友人に伝えます。彼らにも、何を学んだか尋ねましょう。学びを別の人へとつなげることができます。

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サンプル

Confluence チームが作成したプロジェクトポスターをご覧ください。

成果の確認

チームでヘルスモニターセッションをすべて通しで、またはチェックポイントを実施して、改善しているかどうかを確認してみましょう。

その他のパターン

リーダーシップチーム

リーダーシップチームは、より大きな目標に基づいた、長期にわたる幅広い問題を解決しようとしています。アプローチが決まったら、さらに多くの人がその実行に関与します。優先して解決すべき問題を検討しているため、プロジェクトチームが作成する戦術的なものと比較した場合、リーダーシップチームのプロジェクトポスターは戦略とビジョンが示されたものとなります。

このプレイは、年次計画のサイクルの一環として、またはオフサイトで、1.5 ~ 2 時間かけて実行します。セッションにおいてより充実したプロジェクトポスターを作成できるように、あらかじめ個人的に調査を行ってください。12 か月間の戦略資料として、ポスターを組織全体で共有しましょう。

フォローアップ

セッションが終了するまでにプロジェクトポスターが完成しなかった場合は、チームとフォローアップセッションのスケジュールを組んで、作業を続けてください。また、関係者から重要なフィードバックが得られたら、必ずチームで再度集まってください。

プロジェクトポスターを印刷し、チームのエリア付近またはキッチンなどの共有スペースに掲示します。同僚がフィードバックを書き込めるように、ポスターの横にペンと付箋を用意しておきましょう。

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