プロジェクト ポスターの事例
前提条件
リモート
パソコン
ビデオ会議ツール
対面
パソコン
大型スクリーンまたはプロジェクター
オプションのテンプレート
アトラシアンテンプレート
プロジェクト ポスターとは?
プロジェクト ポスターは、解決しようとする問題を通して、考えられる解決策、プロジェクトの理想的な最終結果とは何かをチームで考えるためのプロジェクト計画ツールです。プロジェクト ポスターは、一気に完成させるものではありません。プロジェクト概要となるドキュメントで、進捗に応じてアップデートしていくものです。「プロジェクト ポスター」という名前を文字どおりに取らないでください。壁に掛ける必要はありません。しかし、実際のポスターのように、視認性が高く、すぐに参照できるものでなければなりません。
プレイの実施
プロジェクト ポスターはプロジェクト計画書とは異なり、常に更新されるドキュメントです。問題点の調査、仮説への反論、ソリューションの検証、フィードバックの収集、次に進む前の軌道修正などに応じて、プロジェクトポスターを更新してください。
このプレイを実行するための手順説明
1. 準備 15 分
ポスターは 3 つのパートに分かれており、プロジェクトの進化をサポートします。
問題の範囲 – この問題を解決することが顧客およびビジネスにとってなぜ重要なのかを説明します。プロジェクトの目標と考えられる解決策を明確にします。
前提条件の検証: 知識のギャップとリスクを特定します。知っていることは何ですか? また、何を明らかにする必要がありますか?
実行の準備：解決策を可視化し、プロジェクト計画を実行に移します。
プロジェクト ポスターは、チームでいくつかセッションを重ねながら埋めていくため、一気に完成させなければという心配は無用です。最初のセッションでは、問題の定義とプロジェクトの目標設定に焦点を当てます。次に、その内容をできるだけ早くプロジェクト スポンサーと共有し、フィードバックを得て、プロジェクトの進展に応じて今後のセッションに取り入れます。
各セッションの実施方法
チームメンバーと 60 分間の時間を確保します。関連する情報をあらかじめ収集および共有しておきます (例：ユーザーテスト、分析、顧客フィードバック、市場調査などのメモ)。
プロジェクトポスターのテンプレートと指示を共有して、最初のセッションを開始します。今後のセッションは (簡潔に!) このポスターの変更点を確認することから開始できます。
質問をしながら進行し、次に進む前に各質問について基本的な合意を形成します。行き詰まったり、チーム メンバーの考えがまったく異なっていたりする場合は、時間を割いて話し合い、合意形成に努めます。合意に至らなかった場合、チームの誰かがフォローアップ タスクを担当し、さらに詳しい情報を集め、チーム全体で共有する必要があります。
最終的には、プロジェクトのフルタイム オーナー (つまり、プロジェクト マネージャー) またはエグゼクティブ スポンサーが単純に進むべき方向を示し、意見の相違を解決しなければならない場合があります。
大規模チームとリモート ワークをしている場合は、ブレークアウト ルームを作ったり、小規模グループでキックオフ ミーティングを何度も開いたりして、全員が貢献し、自分の意見を述べる機会を持てるようにすることを検討してください。
各セクションの作業を進めると、今後実行する可能性のあるその他のプレイでも使用する、プロジェクトのその他のアーティファクト (DACI、エクスペリエンス キャンバス、トレードオフなど) につながっていきます。
プロからのヒント:
プロジェクトポスターは、複雑な問題を解決するときや、不明点の多い機会を把握するために最適です。小さなプロジェクトでは、わざわざポスターを作成する必要はありません。
2. 問題の範囲 5 分
「問題の範囲」セクションでは、プロジェクトの存在理由を把握します。このセクションは、チーム外の人が、なぜこの事業を検討しているのか、プロジェクトの目標は何なのかを理解できる程度に詳細に記述する必要があります。
このセクションは「問題の範囲」と呼ばれていますが、その問題に対する解決策の候補もここに記述したいでしょう。
実行に移る前に、何度か問題の範囲の再確認が必要になるかもしれません。スポンサーや関係者からのフィードバックが寄せられると、チームは適切な質問をしていないことや、顧客のニーズを満たしていないことに気付くことがよくあります。また、仮説が的外れだったことが判明するかもしれません。
問題の範囲に対するフィードバックは、多ければ多いほど良いです。関係者、上層部など、良いインサイトを持っていると思われる人には、プロジェクト ポスターの Confluence ドキュメントに直接コメントを残してもらいます。こうすることで、彼らの考えすべてを一箇所にまとめ、進捗を確認するための書面による記録を残すことができます。
気に病むことはありません。プロジェクト ポスターの問題セクションを頻繁に更新したり、変更したりするのはよくあることです。プロジェクト ポスターのこのセクションに戻って、もう一度質問を問いかけてみましょう。(必要なら、これを何度も繰り返します。)同様に、中心的な問題をワークショップすることで、チームが考えられる解決策の候補も変わってくるでしょう。
3. 検証 20 分
問題の範囲を定義したら、チームとスポンサーがソリューションに確信を持てるように、仮説を立てて検証する必要があります。当初、ポスターのこのセクションは To Do リストのようになります。プロジェクトが進行するにつれて明らかになったことを記録していくと、検証作業と収集した情報の概要が得られます。
調査によって、解決策の候補とその相対的な優先度を確認 (または反証) してから、次に進みます。これができないと、問題の範囲の再確認や、検討すべき解決策についてのブレーンストーミングが必要になる場合があります。ご安心ください。大規模なプロジェクトの場合、完了するまでに数週間、あるいは数か月かかることもあります。
調査が進むにつれて、このセクションを更新して、見つかったものの概要とサポート ドキュメントへのリンクを表示します。
4. 開始準備 15 分
プロジェクト ポスターを初めて作成する時点では、このセクションは空欄になります。これから目指すソリューション、提供する理想的なビジョン、提供するために必要なことについて結論が出たら、このセクションに記入してください。
このセクションでは、プロジェクト計画に焦点を当てます。「準備」段階で多様なスキルセットを持つ複数のチーム メンバーに参加してもらうと、期待される成果についてあらゆる側面から把握でき、きわめて重要な共通認識を構築するために役立ちます。
完成した (または半完成した) プロジェクト ポスターは一元管理し、作業に取り掛かるときにチームの誰もが簡単にアクセスできるようにしてください。このドキュメントはプロジェクトの指針となるため、全員が見られるようにしてください!
ヒント
このセッション後、できる限り多くの仲間、同僚、友人と学んだことを共有しましょう。彼らにも、何を学んだか尋ねましょう。学びを別の人へとつなげることができます。
サンプル
Confluence チームが作成したプロジェクトポスターをご覧ください。
フォローアップ
セッションが終了するまでにプロジェクト ポスターが完成しなかった場合は、チームとフォローアップ セッションのスケジュールを組んで、作業を続けてください。また、関係者から重要なフィードバックが得られたら、必ずチームで再度集まってください。プロジェクトの規模、プロジェクト目標の数、またはチームにフィードバックを提供する必要がある関係者の数によっては、数回のフォローアップ セッションを予定しなければならない場合もあります。それでまったく問題ありません。物事を早く終わらせることよりも、正しく終わらせることの方が重要です。
その他のパターン
リーダーシップチーム 10 分
より大きなプロジェクト目標やより長い時間軸で、より幅広い問題を解決しようとしています。一度アプローチが決まると、より多くの人が実行に携わるようになります。どの問題解決を優先するかを決める必要があるため、プロジェクト チームが作成する戦術的なものと比較して、リーダーシップ チームのプロジェクト ポスターは戦略とビジョンが示されたものとなります。ここでは、茂みにはまらないように、より「大局的」な視点で物事を考えることを目指します。
このプレイは、年次計画のサイクルの一環として、またはオフサイトで、1.5 ～ 2 時間かけて実行します。セッションでより充実したプロジェクト ポスターを作成できるように、あらかじめ個人的に調査を行ってください。12 か月間の戦略資料として、ポスターを組織全体で共有しましょう。
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