Projectposter
Wanneer heb je voor het laatst een projectplan of charter gelezen? Gebruik in plaats daarvan een projectposter om de juiste manier om een probleem aan te pakken, de projectscope en de manier om je doelen te bereiken, te definiëren.
Voorbereidingstijd
20 m
LOOPTIJD
90 m
Personen
3-10
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Maak duidelijk welk probleem je aan het oplossen bent en wat de mogelijke oplossingen zijn.
- Valideer wat je al weet en wat je moet weten voordat je verder gaat.
- Begin met het opstellen van een projectplan dat mensen daadwerkelijk gaan gebruiken en in de loop van de tijd gaan bijwerken.
WAT JE NODIG HEBT
- Vergaderruimte of videoconferentie waarbij je je scherm kunt delen.
- Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen).
Middelen voor spellen
Hoe maak je een projectposter?
Vervang saaie projectplannen en charters door een leuk alternatief.
Wat is een projectposter?
Een projectposter is een tool voor projectplanning waarmee je team kan vaststellen wat het probleem is dat je probeert op te lossen, wat de mogelijke oplossingen zijn en wat het ideale eindresultaat van je project is.
Neem de naam niet te letterlijk. Je hoeft je projectposter niet aan de muur te hangen, maar hij moet wel gemakkelijk te zien zijn, zoals een echte poster.
Wanneer moet je een projectposter maken?
In tegenstelling tot projectcharters zijn projectposters actieve documenten die je team tijdens verschillende gesprekken invult. Maak een concept aan het begin van het project en werk dat bij wanneer je je probleemspace verkent, aannames betwist, oplossingen valideert en feedback verzamelt.
Zijn projectposters nodig voor elk project?
Nee. Projectposters zijn vooral geschikt wanneer je complexe problemen wilt oplossen of wanneer je een kans met veel onzekerheden wilt aangrijpen.
Waarom is het belangrijk om projectposters te maken?
Onderzoek toont aan dat het helpt om de stappen voor het maken van een projectposter te doorlopen:
- Zorg ervoor dat je het juiste probleem oplost
Het verkeerde probleem oplossen of een symptoom aanpakken in plaats van de hoofdoorzaak kan voor verspilling van tijd, moeite en resources zorgen. Uit dit onderzoek is gebleken dat het correct identificeren en formuleren van het probleem vaak belangrijker is dan het oplossingsproces. - Aannames valideren
Onbekende en niet-gevalideerde aannames kunnen aanzienlijk bijdragen aan het mislukken van projecten. Het duidelijk definiëren en valideren van aannames als onderdeel van dit spel kan helpen om de besluitvorming te verbeteren, de communicatie te verbeteren en risico's te minimaliseren. - Betrokkenheid van belanghebbenden vergroten
In dit onderzoek was de betrokkenheid van belanghebbenden sterk gecorreleerd met een hogere tevredenheid van belanghebbenden en sponsoren. Betrokkenheid vormde ook een belangrijke voorspeller van het vermogen van een project om binnen het budget te blijven en op tijd af te leveren.
1. Bereid het spel voor
Geschatte tijd: 10 MIN.
Projectposters zijn opgedeeld in drie delen ter ondersteuning van de ontwikkeling van je project:
- Probleemspace: leg uit waarom het oplossen van dit probleem relevant is voor je klanten en voor het bedrijf. Krijg een duidelijk beeld van de doelen van je project en mogelijke oplossingen.
- Validaties: breng risico's en eventueel gebrek aan kennis in kaart. Wat weet je al en wat moet je nog onderzoeken?
-
Klaar voor de uitvoering: visualiseer de oplossing en stel een projectplan op.
Je hoeft niet de hele poster in één keer af te maken. Terwijl je elk onderdeel doorneemt, leg je een link naar andere projectmaterialen, of noteer je andere spellen die je misschien gaat uitvoeren, zoals DACI, Ervaringsoverzicht, Afwegingen enz.
Plan 60 minuten met je team in voor de eerste sessie om je te concentreren op het definiëren van het probleem en het stellen van je projectdoelen. Verzamel en deel vooraf relevante informatie, zoals notities van gebruikerstesten, analyses, feedback van klanten, marktonderzoek enz.
Tip: GEBRUIK BREAK-OUTRUIMTES
Als je werkt met een groot team, overweeg dan om break-outruimtes aan te maken of meerdere sessies te organiseren met kleinere groepen, zodat iedereen de kans krijgt om bij te dragen en hun stem te laten horen.
2. Definieer de probleemspace
Geschatte tijd: 20 MIN.
Begin de eerste sessie door het sjabloon te delen van de projectposter met de instructies.
Leid je team door de vragen in de sjabloon, te beginnen met de probleemspace: de reden waarom het project bestaat. De probleemspace moet net genoeg details bevatten om ervoor te zorgen dat iemand buiten je team kan begrijpen waarom je dit initiatief uit wilt voeren en wat de doelen van je project zijn.
Probeer over elk onderdeel tot een consensus te komen voordat je naar het volgende gaat. Als je een patstelling bereikt of als teamleden sterk uiteenlopende ideeën hebben, moet je even de tijd nemen om deze zaken te bespreken. Als je het niet eens kunt worden, moet iemand van het team een vervolgopdracht op zich nemen om meer informatie te verzamelen en deze informatie met het hele team te delen.
Het kan uiteindelijk zo zijn dat de voltijdse projecteigenaar (d.w.z. de projectmanager) of de uitvoerende sponsor de meningsverschillen moet oplossen door simpelweg te beslissen welke weg moet worden ingeslagen.
Opmerking:
Je gaat je probleemspace waarschijnlijk meerdere keren opnieuw herzien voordat je klaar bent voor de uitvoering. Naarmate feedback door sponsors en belanghebbenden wordt gegeven, ontdekken teams vaak dat ze niet de juiste vragen hebben gesteld of niet aan de behoeften van de klant hebben voldaan. Ze kunnen zich ook realiseren dat de aannames niet helemaal klopten. Dat is niet erg.
Hoe meer feedback je kunt krijgen over je probleemspace, hoe beter. Vraag belanghebbenden, leidinggevenden en iedereen die volgens jou goede inzichten heeft om rechtstreeks in je samenwerkingsdocument, zoals je Confluence-pagina, opmerkingen achter te laten. Op deze manier verzamel je al hun ideeën op één plek en heb je een schriftelijk verslag dat je kunt raadplegen naarmate je voortgang maakt.
TIP: VROEG FEEDBACK KRIJGEN
Deel je eerste poster zo snel mogelijk met je projectsponsors om van hen feedback te krijgen. Deze verwerk je in toekomstige sessies naarmate het project zich ontwikkelt.
3. Validatie
Geschatte tijd: 20 MIN.
De probleemspace definiëren dwingt je om je aannames te bevestigen. Zo krijgen je team en sponsors vertrouwen in de oplossing.
De antwoorden op de 'validatievragen' op de poster lijken in eerste instantie misschien een takenlijst. Naarmate het project vordert en je je bevindingen erin vastlegt, biedt de poster een overzicht van al je inspanningen en informatie die je hebt verzameld.
Met behulp van je onderzoek bevestig (of ontkracht) je de mogelijke oplossing en het relatieve belang ervan voordat je verder gaat. Als dat niet lukt, dan moet je misschien de probleemspace opnieuw bekijken of meer mogelijke oplossingen bedenken.
Raak niet ontmoedigd! Bij gigantische projecten duurt het soms weken of zelfs maanden om dit voor elkaar te krijgen. Werk dit onderdeel in de loop van je onderzoek bij door gevonden samenvattingen en links naar ondersteunde documentatie op te slaan.
TIP: SHARING IS CARING
Deel na de sessie de geleerde lessen met je team en anderen en vraag of zij ook recente leerervaringen hebben opgedaan.
4. Klaar voor de uitvoering
Geschatte tijd: 20 MIN.
Wanneer je de projectposter voor het eerst maakt, dan is dit onderdeel leeg. Je moet het zelf invullen wanneer je besluit welke oplossingen je wilt gebruiken, welk ideaalbeeld je wilt nastreven en wat je nodig hebt om het te kunnen leveren.
In dit onderdeel concentreer je je op je projectplan. Door meerdere teamleden met verschillende vaardigheden te betrekken bij het beantwoorden van de 'Klaar voor de uitvoering'-vragen, zorg je ervoor dat je alle aspecten van wat je gaat leveren vastlegt, waardoor er een gedeeld inzicht ontstaat.
Dit document is de leidraad voor je project, dus zorg ervoor dat iedereen het kan bekijken als ze aan het werk gaan!
Opvolgen
Share out
Het kan zijn dat je niet de volledige projectposter in één sessie kunt voltooien. Om eraan te blijven werken, moet je vervolgsessies plannen met je team. In toekomstige sessies moet je beginnen met een korte bespreking van de voortgang en/of wat er is veranderd sinds de laatste vergadering.
Kom ook samen met je team nadat je belangrijke feedback van belanghebbenden hebt ontvangen. Afhankelijk van de omvang van je project, het aantal projectdoelen dat je hebt opgesteld en het aantal belanghebbenden dat feedback moet geven, moet je mogelijk meerdere vervolgsessies inplannen. Dat is prima. Het is belangrijker om goed te werk te gaan dan om alles snel af te ronden.
Variaties
Managementteams
Als je een leider bent, werk je aan het oplossen van bredere problemen met grotere projectdoelen en langere tijdshorizonnen. Als je eenmaal een aanpak hebt vastgesteld, zijn er daarnaast meer mensen betrokken bij de uitvoering.
Leiders kunnen projectposters aanmaken die strategisch of visionair zijn in plaats van meer tactisch. Concentreer je op het grote geheel en laat je niet meeslepen door de details.
Leiders kunnen dit spel ook organiseren als onderdeel van de jaarlijkse planning of op een andere locatie. Houd in dat geval rekening met 1,5-2 uur en doe van tevoren een deel van het onderzoek, zodat je tijdens de sessie meer van je projectposter kunt maken. Je kunt je poster, als strategiedocument voor twaalf maanden, met de hele organisatie delen.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Doelen stellen
OKR's
Definieer welke doelstellingen je moet bereiken en houd de voortgang bij met meetbare belangrijke resultaten.
Besluitvorming
DACI-framework voor besluitvorming
Wijs duidelijke rollen toe om te zorgen voor effectieve samenwerking en verantwoording tijdens het besluitvormingsproces.
Besluitvorming
Afwegingen
Definieer en prioriteer je projectvariabelen.
Doelen stellen
Modellering van strategische aandachtsgebieden
Ontwikkel en stem af op de strategische aandachtsgebieden van je organisatie.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
De sectie 'Probleemspace' invullen voor een herontwerpproject voor het Dashboard
De sectie 'Validatie' invullen
Een conceptversie van de projectposter afronden door de sectie 'Klaar voor de uitvoering' in te vullen