Wat houdt de DACI-structuur voor besluitvorming in?
DACI is een afkorting voor een structuur die het besluitvormingsproces vereenvoudigt. Teams moeten hierbij de rollen en verantwoordelijkheden definiëren van de belangrijkste belanghebbenden die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Hier staat het acroniem DACI voor:
- D = Driver: de persoon die verantwoordelijk is voor het bijeenbrengen van belanghebbenden, het verzamelen van alle nodige informatie, het bepalen van de scope van de beslissing en de persoon die er ook voor zorgt dat er op de afgesproken datum een beslissing wordt gemaakt.
- A = Approver : dit is de enige persoon (ja, de enige) die de beslissing maakt. Deze persoon neemt een zeer actieve rol van 'besluitmaker' aan en zet niet alleen een stempel ter goedkeuring.
- C = Contributors: mensen die kennis hebben van het vakgebied en aanbevelingen kunnen doen. Dit betekent dat ze hun mening mogen geven, maar dat deze niet doorslaggevend is.
I = Informed: mensen wiens werk beïnvloed kan worden door de beslissing. Zij moeten op de hoogte worden gebracht zodra de beslissing is genomen. Dit betekent dat ze hun mening niet delen en dat deze geen rol speelt tijdens de besluitvorming.
Waarom zou je het DACI-besluitvormingsproces gebruiken?
Uit een onderzoek van McKinsey & Company is gebleken dat projecten waarvoor gebruik wordt gemaakt van de DACI-structuur een 25% hoger succespercentage hebben wat betreft het behalen van doelstellingen en tijdlijnen, vergeleken met projecten waarvoor er geen gebruikt wordt gemaakt van deze structuur.
Wanneer je een DACI-spel moet uitvoeren
Gebruik onze sjabloon om een DACI-spel uit te voeren wanneer je een nieuw project start of op een probleem stuit tijdens een lopend project. Hier volgen nog enkele situaties waarin de DACI-structuur nuttig kan zijn:
1. Complexe beslissingen: hierbij zijn meerdere belanghebbenden en afdelingen betrokken.
-
Voorbeeld: beslissen over een nieuwe strategie voor de lancering van producten.
2. Beslissingen waarbij veel op het spel staat: dit heeft aanzienlijke organisatorische gevolgen.
-
Voorbeeld: strategische beslissingen nemen over markttoegang.
3. Multifunctionele projecten: hierbij is samenwerking op verschillende gebieden vereist.
-
Voorbeeld: een softwarefunctie ontwikkelen.
4. Toewijzing van resources: beslissen over de toewijzing van budget, personeel en tijd.
-
Voorbeeld: een marketingbudget toewijzen.
5. Procesverbeteringen: processen verbeteren of implementeren.
-
Voorbeeld: een nieuwe tool voor projectmanagement introduceren.
5 voordelen van de DACI-structuur
- Verantwoording: in de DACI-structuur worden rollen en verantwoordelijkheden duidelijk beschreven, wat voor minder verwarring zorgt en de efficiëntie verhoogt.
- Verbeterde communicatie: via de DACI-structuur worden alle relevante belanghebbenden op de hoogte gehouden en wordt er vooraf beschreven in welke mate hun input wordt gebruikt.
- Kortere besluitvormingstijd: de DACI-structuur vereenvoudigt het besluitvormingsproces, wat leidt tot snellere oplossingen.
- Verbeterde samenwerking: de DACI-structuur bevordert de samenwerking met verschillende belanghebbenden en creëert een omgeving waarin teams werken aan een gemeenschappelijk doel.
- Beslissingen van hogere kwaliteit: de DACI-structuur verkleint de kans dat er zaken over het hoofd worden gezien en zorgt ervoor dat beslissingen goed geïnformeerd zijn.
Wat heb je nodig?
Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Zo gebruik je de DACI-structuur voor besluitvorming
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Definieer DACI-rollen en wijs deze toe
- Vul de DACI-sjabloon en de bijbehorende informatie in
- Vat de gemaakte beslissingen samen en deel ze
1. Bereid je DACI-document voor 5 MIN.
Bij het starten van een nieuw project is het belangrijk om een aangewezen gedeelde ruimte te hebben waar het team effectief kan samenwerken. Het gebruik van een samenwerkingsdocument zoals Confluence of een vergelijkbare tool is essentieel voor succes.
We hebben een kant-en-klare sjabloon in Confluence dat je kunt gebruiken om je project een vliegende start te geven met de DACI-structuur. Gebruik voor de titel van je document de opmaak ‘DACI: [De vraag die we proberen te beantwoorden]?’
2. Wijs een 'driver' aan 5 MIN.
Eerst moet het team het eens worden over wie de driver wordt, aangezien dit de persoon is die de beslissingen maakt. Deze persoon:
- Zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte worden gesteld
- Verzamelt de nodige informatie
- Beantwoordt vragen en voltooit actie-items
De driver verzorgt ook de DACI-vergaderingen. De driver moet allereerst het team herinneren aan welke beslissingen er moeten worden gemaakt. Ook benadrukt de driver dat het doel is om een plan te ontwikkelen voor het verzamelen van alle nodige informatie, zodat de juiste beslissing kan worden gemaakt.
3. Wijs zowel 'approvers' als 'contributors' aan 5 MIN.
Wijs vervolgens een approver aan voor de beslissing. Deze persoon heeft het laatste woord en is doorgaans een manager of leider die beslissingen mag nemen.
Nadat je de approver hebt geselecteerd, kies je de contributors. Deze teamleden beschikken over de expertise die nodig is om de beslissing te onderbouwen. Kies een paar goed geïnformeerde personen om ondersteunende informatie te verstrekken.
De driver beslist hoe de contributors erbij worden betrokken, ofwel door ze uit te nodigen voor een groepsbijeenkomst, ofwel door één-op-één contact met ze op te nemen om hun input te verzamelen.
4. Wijs toe wie geïnformeerd moet worden (informed) 5 MIN.
Vermeld onder Geïnformeerden iedereen die door de beslissing wordt beïnvloed, maar die niet rechtstreeks betrokken is bij de besluitvorming. Dit zijn mensen en teams die mogelijk hun werk moeten veranderen als gevolg van de genomen beslissing en die op de hoogte gesteld moeten worden van het resultaat. Voorbeelden zijn marketing-, juridische, sales- of supportmedewerkers of -teams.
5. Ontwikkel een actieplan 10 MIN.
Nu is het tijd om de toon te zetten en context te bieden. Vul de volledige DACI-teamsjabloon van Confluence in, met uitzondering van de secties Actie-items en Uitkomsten, die respectievelijk tijdens en na het proces moeten worden ingevuld.
De driver biedt de informatie die moet worden verzameld om een beslissing te nemen, zoals:
- Details: Dit moet de huidige status, de impact, alle betrokken personen, de vervaldatum en de uitkomst omvatten zodra een beslissing is genomen.
- Achtergrond: Schrijf met een paar zinnetjes een korte uitleg over wat de overwegingen zijn en welke beslissing genomen moeten worden. Bespreek kort hoe belangrijk de beslissing is en waar deze invloed op zal hebben.
- Relevante gegevens: Neem alle relevante onderzoeken, gegevens of feedback op die van invloed kunnen zijn op het bedrijf en waarmee rekening moet worden gehouden bij het nemen van de beslissing.
- Beslissingsfactoren: Neem de factoren op waarmee je rekening moet houden bij de evaluatie van elke optie, zoals kosten, tijd en schaalbaarheid.
Overwogen opties: Gebruik een tabelindeling om elke optie weer te geven, inclusief omschrijving, voor- en nadelen en geschatte middelen en financiële kosten.
6. Verzamel input en neem beslissingen 10 MIN.
Deel je DACI met het team en vraag ze om hun mening te geven. Samenwerken, ideeën delen en misschien een beetje gezond sparren kan helpen om je opties grondig te verkennen.
7. Orden actie-items 10 MIN.
Wat heb je nog meer nodig om verder te gaan? Vermeld in de sectie Actie-items de informatie, taken of vragen die moeten worden beantwoord voordat dit deel van het project wordt voltooid. Wijs teamleden toe aan elk actie-item door hun naam te @-vermelden.
8. Deel de uitkomst 10 MIN.
Nadat het team hun inbreng heeft gegeven, is het tijd om je goedkeurder te laten beslissen. Als dat klaar is, moet je het resultaat samenvatten en delen, zodat het team het weet.
Variaties
RACI
Het RACI-framework lijkt op DACI, met een kleine wijziging in de afkorting: Responsible (verantwoordelijk), Accountable (toerekenbaar), Consulted (geraadpleegd) en Informed (geïnformeerd). Verantwoordelijk duidt degenen aan die het werk zullen voltooien. Toerekenbaar duidt degene aan die de uiteindelijke goedkeurder van het werk is. Geraadpleegd en Geïnformeerd zijn hetzelfde.
.jpg?cdnVersion=2301)
Krachtveldanalyse
Stel met een krachtveldanalyse vast wat je beslissing bevoordeelt en benadeelt. Beoordeel deze items op basis van sterkte om te bepalen welke opties beschikbaar zijn en wat de kosten ten opzichte van de voordelen van elke optie zijn.
Opvolgen
Decide
Zodra je tot een beslissing bent gekomen, leg je deze uiteindelijke beslissing vast in je samenwerkingsdocument. Hierdoor kunnen toekomstige teams namelijk de context bekijken over hoe en waarom de beslissing werd genomen.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.
