El marco de toma de decisiones DACI en acción
El equipo de marketing de una marca de protectores solares utiliza Trello para reunir información y plantear opciones antes de su reunión inicial de la estrategia Marco de toma de decisiones DACI.
Este equipo del producto utiliza la estrategia Marco de toma de decisiones DACI y Confluence para decidir cómo finalizar los requisitos.
Los miembros de un equipo de una agencia publicitaria emplean un documento de Google que han creado para llevar a cabo la estrategia Marco de toma de decisiones DACI.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Proyector de pantalla grande
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 15 min
En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración, como un tablero de Trello o una página de Confluence. Para ello, puedes utilizar las plantillas que te proporcionamos o crear las tuyas propias. Ponle el título a tu documento siguiendo este formato: “DACI: ¿[pregunta a la que estás intentando responder]?”.
Si se trata de un equipo presencial, crea un documento de colaboración que puedas proyectar en una pantalla durante la sesión.
Envía el documento a los asistentes por adelantado para que dispongan de la mayor cantidad de información posible antes de la sesión.
CONSEJO: CUÁNDO USAR EL DACI
Utiliza un DACI para tomar decisiones como:
¿Cuánto deberíamos cobrar por nuestro producto?
¿Cómo podemos optimizar mejor nuestro sitio web con las técnicas de SEO?
2. Sentar las bases 5 min
Al principio de la reunión:
- Recapitula la decisión que se debe tomar y el impacto que esta tendrá en los clientes.
- Informa al equipo de que la sesión tiene por objetivo trazar un plan para reunir toda la información necesaria para tomar la decisión adecuada.
3. Impulsor 5 min
En primer lugar, el equipo debe elegir de forma consensuada a un impulsor de la decisión, que será la única persona encargada de hacer llegar al equipo a una decisión. Su responsabilidad es asegurarse de que todas las partes interesadas estén al tanto de lo que está ocurriendo, para lo que recopilará información, se encargará de que se respondan todas las preguntas y completará los elementos de acción.
Cuanto se haya designado un impulsor entre todos, anótalo en el documento de colaboración.
CONSEJO: FUNCIÓN DEL IMPULSOR
Los impulsores, al igual que los gestores de programas u otros miembros del equipo, se aseguran de que se tome una decisión, pero no tienen por qué influir en dicha decisión.
4. Aprobador 5 min
A continuación, el equipo debe escoger un aprobador de la decisión, que tendrá la última palabra en la aprobación de la decisión.
CONSEJO: AUTORIZACIÓN
Los aprobadores suelen ser gerentes u otros miembros del equipo de liderazgo de la empresa con autoridad para tomar decisiones.
5. Contribuidores 5 min
También debes nombrar a los contribuidores del proyecto, que poseerán los conocimientos adecuados para fundamentar el proceso de toma de decisiones.
CONSEJO: EXPERTOS EN LA MATERIA
Elige a varios miembros del equipo que tengan experiencia en el asunto que se va a tratar para que puedan aportar información útil que ayude a tomar la decisión.
6. Destinatarios de la información 5 min
Como destinatarios, opta por las personas a las que afecte la decisión, pero que no estén involucradas de forma directa en la toma de esta. Se trata de las personas o los equipos que puedan tener que cambiar su forma de trabajar como consecuencia de la decisión tomada y que, por tanto, deben conocer su resultado.
CONSEJO: ¿QUIÉNES DEBEN SABERLO?
Piensa en todas las personas y equipos cuyo trabajo pueda verse afectado por la decisión (como los equipos de marketing, asuntos legales, ventas o asistencia).
7. Elaboración de un plan 30 min
Ten en cuenta toda la información que tendrás que recopilar para tomar la decisión. No hay por qué responder a las preguntas en esta sesión, el objetivo es hacer que el equipo piense. A continuación, te indicamos algunas cuestiones que deberías tener en mente:
- Fecha límite: plazo máximo para tomar la decisión.
- Contexto: motivo o motivos por los que hay que tomar esta decisión.
- Datos de apoyo: métricas que contribuyen a fundamentar la decisión.
- Opciones planteadas: explicación breve de cada opción propuesta para la decisión, incluida la información procedente de una amplia variedad de fuentes clasificadas por temas o una puntuación basada en factores importantes para el proyecto, como el alcance, el coste y el tiempo.
8. Cierre 5 min
Responde a las preguntas pendientes que pueda haber y asigna los elementos de acción y los plazos a los propietarios antes de terminar la reunión.
Seguimiento
Documentación de la decisión
Cuando se tome la decisión, regístrala en el documento de colaboración para que los futuros equipos puedan tener contexto sobre cómo y por qué se toma esta decisión.
EJEMPLO: SOPESAR LOS PROS Y LOS CONTRAS
Este equipo clasificó los pros y los contras en categorías ponderadas para finalmente seleccionar la Opción 1.
Variantes
RACI
El marco RACI es muy parecido al DACI, aunque con un ligero cambio en el desglose de la sigla: responsable (Responsible), aprobador (Accountable), consultor (Consulted) y destinatarios de la información (Informed). El responsable es la persona encargada de realizar el trabajo y el aprobador se encarga de aceptar finalmente el trabajo; mientras que el consultor y los destinatarios de la información tienen funciones similares.
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EJEMPLO: TABLA DE RACI
Descubre cómo utiliza este equipo la tabla de RACI.
Análisis del campo de fuerzas
Determina las fuerzas impulsoras y represoras de tu decisión, lo que va a favor y en contra de esta. Puntúa estos elementos en función de su fuerza para determinar qué opciones hay disponibles y la relación coste-beneficio de cada una de ellas.
EJEMPLO: ANÁLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS
Obtén más información sobre el uso de esta técnica para tomar decisiones.
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