Tu guía paso a paso para lograr una gran gestión de proyectos
Consigue que más proyectos lleguen a meta (con menos estrés)
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¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es la coordinación de los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para que puedas entregar proyectos que superen tus objetivos.
Tu equipo y tú os estáis preparando para abordar un proyecto importante. Es como una cadena larga de fichas de dominó: cuando funciona, es genial, pero si una sola pieza se tambalea, la decepción puede ser muy grande.
Este tipo de proyectos puede ser abrumador y emocionante a partes iguales, y es posible que tengas la tentación de empezar cuanto antes. ¿Vas a cruzar los dedos y esperar que todo encaje mágicamente? ¿O prefieres frotar una lámpara y ver si llega el genio mágico para echarte una mano?
Todo eso estaría bien (de hecho, ¡avísanos si encuentras la manera de que funcione!). Pero, en realidad, el secreto del éxito de tus grandes y descabellados proyectos es una gestión eficaz de estos.
Prácticas recomendadas para la gestión de proyectos
Aunque se sigan todos los pasos anteriores, una gestión de proyectos eficaz no es una situación que se pueda fijar y olvidar. Hay otras prácticas recomendadas que querrás aplicar para que tu proyecto se desarrolle con la mayor fluidez posible.
Organiza una reunión de lanzamiento del proyecto
En la reunión de lanzamiento del proyecto se establecen los objetivos, se desglosa el calendario y, en general, se consigue que todo el mundo esté en sintonía en lo que respecta al proyecto.
Independientemente de las ganas que tenga tu equipo de ponerse a trabajar, no debes saltarte esta reunión. Podrás aclarar de forma proactiva las confusiones y movilizarás a tu equipo en torno a un objetivo común.
Ten en cuenta las dependencias de tareas y recursos
¿Recuerdas cuando hablamos de los proyectos que se asemejaban a una cadena de fichas de dominó tambaleándose? Esto es especialmente cierto en el caso de proyectos grandes y multifuncionales. Tal vez Daisy no pueda empezar a crear los gráficos hasta que Joel haya redactado el contenido (esa es una dependencia de tarea). O tal vez Choua no pueda usar un software mientras Derek esté usando la licencia compartida (esa es una dependencia de recursos).
Las tareas de tu proyecto no suceden unilateralmente, por lo que es importante que tengas en cuenta estas dependencias. La encuesta 2018 Pulse of the Profession del PMI mostró que las dependencias de recursos contribuyeron al 26 % de los fracasos de proyectos, mientras que las dependencias de tareas lo hicieron al 12 % de los fracasos.
Cuando todas las tareas y recursos están conectados, hay que entender cómo encajan entre sí, o se corre el riesgo de ver con horror cómo toda la fila de fichas de dominó se viene abajo.
Identifica el camino crítico
Identificar el camino crítico es una buena manera de evitar los retrasos en el calendario. Aunque pueda parecer algo sacado de una película de acción, el camino crítico no es más que la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto. Si te encuentras con un obstáculo o un retraso en ese camino, sabes que todo el proyecto corre el riesgo de llegar tarde.
Encontrar el camino crítico te permite saber dónde tienes un poco de margen de maniobra en tu planificación y dónde tienes que ceñirte al máximo al calendario.
Sé realista con tu calendario
¿Has oído hablar de la falacia de la planificación? Es un fenómeno que nos lleva a subestimar enormemente el tiempo que tardamos en completar las tareas, y puede afectar realmente al calendario de tu proyecto.
Mantén el control consultando los calendarios de proyectos anteriores. Consulta tu software de control de tiempo (si lo tienes) para ver cuánto se suele tardar con las tareas típicas, y pide a tu equipo que compruebe sus horarios.
Utiliza un software de gestión de proyectos
Si los miembros de tu equipo tienen que rebuscar en interminables hilos de correo electrónico o carpetas para encontrar lo que necesitan, tu proyecto se va a quedar atrás.
Por eso es útil utilizar un software de gestión de proyectos (como Jira) para almacenar la documentación y organizar el proyecto en un software de gestión del conocimiento (como Confluence). Aumenta la visibilidad de todos los pasos y tareas del proyecto, centraliza la comunicación y ofrece al equipo del proyecto una única fuente de información.
Establece funciones y responsabilidades claras
Una investigación de Gallup reveló que solo la mitad de los empleados están muy de acuerdo en que saben lo que se espera de ellos en el trabajo.
Para obtener el mejor rendimiento de tu equipo, las personas deben saber exactamente por qué están involucradas. ¿Cuál es su función y qué se espera que aporten?
Esto no solo infunde un sentido de propósito y responsabilidad en los miembros del equipo del proyecto, sino que también evita que se pisen unos a otros y permite aprovechar los puntos fuertes de cada uno.
Haz que sea un proceso de colaboración
Gestionar un proyecto puede ser estresante, pero no tienes por qué hacerlo todo solo. Tu equipo tendrá una gran visión de tu plan de proyecto, incluido si tu calendario es realista o si te estás olvidando de las dependencias. Y recuerda, los has traído a este proyecto porque sabes que son brillantes y confías en su experiencia.
No planifiques los proyectos de forma aislada. Involucra a tu equipo para elaborar un plan más razonable y aumentar su sentido de propiedad sobre el proyecto.
Funciones y responsabilidades de la gestión de proyectos
Las posibles funciones del proyecto incluyen:
- Gestor del proyecto: persona que supervisa todo el proyecto y es responsable de su éxito.
- Patrocinador del proyecto: gerente sénior que intermedia en el proyecto y trabaja en estrecha colaboración con el gestor del proyecto.
- Miembro del equipo: personas que trabajan activamente en las tareas del proyecto.
- Proveedor: personas que proporcionan bienes o servicios para un proyecto.
- Parte interesada: personas que tienen interés en el proyecto. Se pueden dividir en:
- Parte interesada principal: las personas que realmente hacen el trabajo y participan de forma activa en el proyecto.
- Parte interesada secundaria: personas que pueden acudir a las reuniones y desempeñar un pequeño papel, pero que no son los principales responsables del proyecto.
- Parte interesada afectada: personas que están al tanto del proyecto, pero que no tienen un papel activo ni mucha influencia.
- Cliente: persona que recibe el proyecto final, si se trata de un proyecto enfocado al cliente en lugar de uno interno.
Cómo puede ayudar el software de gestión de proyectos
Como siempre, la tecnología está de tu lado. Según una encuesta, el 77 % de los proyectos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos. Pero, a pesar de esta impresionante estadística, la adopción de este tipo de software sigue siendo baja (solo el 22 % de las organizaciones lo utilizan).
¿Cómo ayuda el software de gestión de proyectos? Perfecciona el proceso de las siguientes maneras:
- Permitiendo una mayor visibilidad: al eliminar los grupos aislados, los miembros del equipo pueden tener una visión de conjunto de todo el proyecto, de quién está trabajando en qué, de cuándo hay que entregar partes, etc.
- Agilizando la comunicación: no pierdas tiempo buscando lo que necesitas. El software de gestión de proyectos centraliza toda la comunicación y los recursos del proyecto en un solo lugar.
- Reduciendo errores e ineficiencias: disponer de una única fuente de información significa que habrá menos errores de comunicación en el equipo del proyecto.
- Produciendo actualizaciones en tiempo real: al disponer de este software de fácil consulta, todo el mundo tiene siempre la información más actualizada sobre el proyecto y su progreso.
Why use Confluence for project management
Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.
Consolidate tools and centralize work
With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources.
Scale with team and company growth
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
Secure and protect work and knowledge
What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.
Analyze and optimize performance
You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.
Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.
Key benefits of project management
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
5. Boost efficiency
Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster.
With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.
Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project.
Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.
6. Track progress
You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.
Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.
Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.
