Tu guía paso a paso para lograr una gran gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos y por qué es importante?

La gestión de proyectos es la práctica de coordinar los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para entregar proyectos que cumplan los objetivos y satisfagan los requisitos.

Los proyectos exitosos no caen del cielo. De hecho, se calcula que la mayoría de las organizaciones tienen una tasa de fracaso de proyectos del 70 %, lo que significa que estos no cumplen sus objetivos originales.

La gestión de proyectos aumenta tu tasa de éxito. Además, capacita a tu equipo para completar proyectos reuniéndolos en torno a objetivos claros, aumentando la transparencia y la visibilidad, agilizando la comunicación y estableciendo el alcance del proyecto.

Cosas bastante poderosas, ¿verdad? No es de extrañar que un estudio de PwC descubriera que el 97 % de las organizaciones cree que la gestión de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial.

Lo bueno: los beneficios de la gestión de proyectos

Pero ¿qué hace que la gestión de proyectos valga la pena el tiempo y el esfuerzo adicional? Abordar el trabajo de esta manera estratégica y metódica tiene muchas ventajas, entre ellas:

1. Acaba con la confusión

Cuando te lanzas a tu proyecto sin una conversación o planificación previas, las cosas se desmoronan rápidamente. El equipo no está seguro de quién hace qué, hay malentendidos sobre el calendario del proyecto y todo el mundo parece estar confundido sobre el objetivo del proyecto.

Si esto te resulta familiar, no estás solo. Una encuesta realizada por Geneca reveló que solo el 55 % de los encuestados pensaba que tenían claros los objetivos empresariales de su proyecto.

Eso inspira frustración y desperdicia muchos recursos. Todos nos hemos visto alguna vez en situaciones en las que hemos necesitado revisar o rehacer nuestro trabajo después de haber recibido más información o haber logrado una mejor comprensión.

Afortunadamente, la gestión de proyectos dota a tu equipo de objetivos claramente definidos y de sistemas perfeccionados para completar el trabajo. Esto hace que sea mucho más fácil para todo el mundo mantener la sintonía y colaborar con mayor coherencia sin tener que revisar el trabajo una y otra vez.

2. Gestiona el alcance y el presupuesto

Los sobrecostes de los proyectos son alarmantemente frecuentes. Solo en el sector de TI, McKinsey descubrió que, de media, los grandes proyectos de TI superan su presupuesto en un 45 % y el tiempo empleado en ellos en un 7 %.

En fin... Este tipo de excesos estiran tu presupuesto y tu capacidad hasta el límite. Afortunadamente, una gestión eficaz de los proyectos ayuda a introducir cierta flexibilidad.

Los primeros pasos del proceso de gestión de proyectos (inicio y planificación) exigen que se tracen presupuestos, calendarios y un alcance realistas antes de empezar cualquier tarea del proyecto. Esto te ayuda a generar un plan de proyecto basado en la realidad.

Lo difícil: los retos de la gestión de proyectos

Pero ¿qué hace que la gestión de proyectos valga la pena el tiempo y el esfuerzo adicional? Abordar el trabajo de esta manera estratégica y metódica tiene muchas ventajas, entre ellas:

1. Mayor inversión de tiempo

Tu equipo está ansioso, y está acostumbrado a intervenir de inmediato y ponerse manos a la obra. La gestión de proyectos añade una capa que va a ocupar más tiempo.

Esto se debe a que el proceso de gestión de proyectos consta de numerosas etapas (de las que hablaremos pronto), algunas de las cuales tienen lugar antes de que el equipo se ponga a trabajar.

Esto podría suponer un simple ajuste para un equipo que está acostumbrado a resolver las cosas sobre la marcha.

2. Expectativas más rígidas

Una gestión eficaz del proyecto significa que tendrás objetivos, calendarios y funciones claramente definidos, entre otras cosas.

Esto aumenta la responsabilidad, lo que en última instancia es algo positivo (sobre todo si se tiene en cuenta que el 94 % de los empleados afirma que logran responsabilizar a sus compañeros).

Sin embargo, tener este tipo de expectativas establecidas también puede resultar algo limitante y rígido. Especialmente los equipos creativos no están acostumbrados a trabajar con este tipo de limitaciones y pueden tener dificultades para adaptarse.

Gestión de proyectos en cascada

Cuando piensas en la gestión de proyectos tradicional y secuencial, lo que te imaginas es la gestión de proyectos en cascada. Con este método, se divide el proyecto en diferentes fases. Cuando una fase termina, comienza la siguiente, es decir, no hay solapamiento entre ellas.

Cuándo utilizar este método: en proyectos largos que requieran un calendario único y un orden muy secuencial.

Utilizado comúnmente en: la construcción. La construcción de una casa o de una estructura requiere un orden sucesivo. Por ejemplo, no se puede poner el tejado antes de haber echado los cimientos.

Gestión ágil de proyectos

La gestión de proyectos ágil es un enfoque iterativo y mucho más flexible que la gestión de proyectos en cascada. Es una práctica recomendada de DevOps que consiste en dividir los proyectos en fragmentos de trabajo que se abordan en periodos cortos, llamados sprints. Después de cada sprint, el equipo reevalúa el trabajo que se está realizando para aplicar los cambios oportunos y asegurarse de que se está cumpliendo el objetivo.

Cuándo utilizar este método: en proyectos que aún no están bien definidos y que requieren mucha adaptabilidad.

Utilizado comúnmente en: el desarrollo de software. Esta profesión fue pionera en la metodología ágil, y este enfoque permite a los desarrolladores crear un software de mayor calidad porque pueden probarlo y revisarlo con cierta frecuencia.

Gestión de proyectos lean

Si has oído hablar de la producción lean, esos mismos principios se aplican a la gestión de proyectos lean. El objetivo de esta metodología es aumentar la producción y el valor al tiempo que se reducen los residuos. Para utilizarla, tendrá que trazar un flujo de valor, que es la secuencia de actividades del proyecto. A continuación, analizas ese flujo con detalle para identificar y eliminar el trabajo que no aporta valor. Esto significa que el proceso de tu proyecto será lo más ágil, optimizado y eficiente posible.

Cuándo utilizar este método: en proyectos que deben entregarse rápidamente.

Utilizado comúnmente en: la producción. Cuando se producen bienes físicos, se quiere que haya la menor cantidad de desperdicio posible para minimizar el gasto y maximizar el beneficio. Por eso este enfoque es popular en la producción, especialmente en el sector del automóvil.

Etapas de la gestión de proyectos

Imagina que empiezas un proyecto desde el principio. La gestión de proyectos no entra en juego cuando empiezas a desmarcar tareas, sino que primero hay que sentar las bases.

Teniendo esto en cuenta, el Project Management Institute (PMI) estableció cinco etapas de la gestión de proyectos distintas.

Etapa 1: Inicio

¿Crees que el primer paso del proceso de gestión de proyectos es la planificación? No precisamente. Antes de poder trazar una estrategia para tu proyecto, debes comprenderlo a un nivel más general. En esta etapa, debes responder a preguntas como las siguientes:

• ¿Cuál es el plan de negocio del proyecto?
• ¿Es factible este proyecto?
• ¿Debemos seguir con este proyecto?

En pocas palabras, en esta etapa hay que decidir si merece la pena abordar el proyecto antes de invertir demasiado en él.

Etapa 2: Planificación

Si decides seguir adelante, pasarás a la fase de planificación. Aquí entrarás en materia y desarrollarás un plan de proyecto detallado que todo tu equipo seguirá. Las preguntas a las que debes responder en esta etapa son:

• ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
• ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
• ¿Cuál es el alcance?
• ¿Cuál es el presupuesto?
• ¿Cuáles son los riesgos?
• ¿Qué miembros del equipo participan?
• ¿Qué tareas conlleva?
• ¿Qué hitos hay que cumplir?

Este paso sirve para asegurarse de que, antes de empezar, tu equipo y tú compartís las mismas expectativas. Si crees que te estás liando demasiado con nimiedades, no es así. Profundizar tanto merece la pena, ya que mejora la alineación de tu equipo.

Etapa 3: Ejecución

Coge tu café y tu cargador, porque es hora de ponerse en marcha. Aquí es donde tu equipo y tú os pondréis manos a la obra y comenzaréis a superar tareas con tu plan de proyecto como guía. En esta etapa, tendrás que:

• Asignar los recursos necesarios
• Garantizar que las personas asignadas realicen sus tareas
• Organizar reuniones de estado
• Establecer sistemas de seguimiento

La mayor parte del trabajo se lleva a cabo en esta fase, y es también el momento en el que se empieza a ver cómo se desarrolla el proyecto. ¿Ves? Toda esa planificación ha merecido la pena.

Etapa 4: Supervisión

El hecho de tener un plan de proyecto no significa que las cosas vayan a ir bien por sí solas. Es como establecer un presupuesto para uno mismo: tener el presupuesto no sirve de nada si no se vigila de cerca cómo se gestiona el dinero.

Por eso hay que supervisar el progreso del proyecto para asegurarse de que las cosas siguen su curso. Debes evaluar tu proyecto en función de los KPI que estableciste en la etapa de planificación.

¿Qué debes hacer si sientes que tu proyecto se ha desviado del camino o ha sido presa de la corrupción del alcance? Tómate un momento para reevaluar. Puedes decidir si necesitas reajustar las cosas o si tu plan original debe cambiar. Eso es lo bueno de la supervisión: tienes puntos de control frecuentes para corregir el rumbo.

Etapa 5: Cierre

La etapa de cierre consiste en atar los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:

• Organizar un análisis retrospectivo o retrospectiva para evaluar el proyecto
• Preparar un informe final del proyecto
• Recoger y almacenar la documentación necesaria del proyecto en algún lugar seguro (por cierto, un espacio de documentación colaborativa como Confluence es genial para esto).

Esto no solo da a tu equipo la oportunidad de dar por concluido oficialmente el proyecto, sino que también hace más fácil volver a él cuando sea necesario.

Prácticas recomendadas para la gestión de proyectos

Aunque se sigan todos los pasos anteriores, una gestión de proyectos eficaz no es una situación que se pueda fijar y olvidar. Hay otras prácticas recomendadas que querrás aplicar para que tu proyecto se desarrolle con la mayor fluidez posible.

Organiza una reunión de lanzamiento del proyecto

En la reunión de lanzamiento del proyecto se establecen los objetivos, se desglosa el calendario y, en general, se consigue que todo el mundo esté en sintonía en lo que respecta al proyecto.

Independientemente de las ganas que tenga tu equipo de ponerse a trabajar, no debes saltarte esta reunión. Podrás aclarar de forma proactiva las confusiones y movilizarás a tu equipo en torno a un objetivo común.

Ten en cuenta las dependencias de tareas y recursos

¿Recuerdas cuando hablamos de los proyectos que se asemejaban a una cadena de fichas de dominó tambaleándose? Esto es especialmente cierto en el caso de proyectos grandes y multifuncionales. Tal vez Daisy no pueda empezar a crear los gráficos hasta que Joel haya redactado el contenido (esa es una dependencia de tarea). O tal vez Choua no pueda usar un software mientras Derek esté usando la licencia compartida (esa es una dependencia de recursos).

Las tareas de tu proyecto no suceden unilateralmente, por lo que es importante que tengas en cuenta estas dependencias. La encuesta 2018 Pulse of the Profession del PMI mostró que las dependencias de recursos contribuyeron al 26 % de los fracasos de proyectos, mientras que las dependencias de tareas lo hicieron al 12 % de los fracasos.

Cuando todas las tareas y recursos están conectados, hay que entender cómo encajan entre sí, o se corre el riesgo de ver con horror cómo toda la fila de fichas de dominó se viene abajo.

Identifica el camino crítico

Identificar el camino crítico es una buena manera de evitar los retrasos en el calendario. Aunque pueda parecer algo sacado de una película de acción, el camino crítico no es más que la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto. Si te encuentras con un obstáculo o un retraso en ese camino, sabes que todo el proyecto corre el riesgo de llegar tarde.

Encontrar el camino crítico te permite saber dónde tienes un poco de margen de maniobra en tu planificación y dónde tienes que ceñirte al máximo al calendario.

Sé realista con tu calendario

¿Has oído hablar de la falacia de la planificación? Es un fenómeno que nos lleva a subestimar enormemente el tiempo que tardamos en completar las tareas, y puede afectar realmente al calendario de tu proyecto.

Mantén el control consultando los calendarios de proyectos anteriores. Consulta tu software de control de tiempo (si lo tienes) para ver cuánto se suele tardar con las tareas típicas, y pide a tu equipo que compruebe sus horarios.

Utiliza un software de gestión de proyectos

Si los miembros de tu equipo tienen que rebuscar en interminables hilos de correo electrónico o carpetas para encontrar lo que necesitan, tu proyecto se va a quedar atrás.

Por eso es útil utilizar un software de gestión de proyectos (como Jira) para almacenar la documentación y organizar el proyecto en un software de gestión del conocimiento (como Confluence). Aumenta la visibilidad de todos los pasos y tareas del proyecto, centraliza la comunicación y ofrece al equipo del proyecto una única fuente de información.

Establece funciones y responsabilidades claras

Una investigación de Gallup reveló que solo la mitad de los empleados están muy de acuerdo en que saben lo que se espera de ellos en el trabajo.

Para obtener el mejor rendimiento de tu equipo, las personas deben saber exactamente por qué están involucradas. ¿Cuál es su función y qué se espera que aporten?

Esto no solo infunde un sentido de propósito y responsabilidad en los miembros del equipo del proyecto, sino que también evita que se pisen unos a otros y permite aprovechar los puntos fuertes de cada uno.

Haz que sea un proceso de colaboración

Gestionar un proyecto puede ser estresante, pero no tienes por qué hacerlo todo solo. Tu equipo tendrá una gran visión de tu plan de proyecto, incluido si tu calendario es realista o si te estás olvidando de las dependencias. Y recuerda, los has traído a este proyecto porque sabes que son brillantes y confías en su experiencia.

No planifiques los proyectos de forma aislada. Involucra a tu equipo para elaborar un plan más razonable y aumentar su sentido de propiedad sobre el proyecto.