La guía completa para la gestión de proyectos
Consigue que más proyectos lleguen a meta (con menos estrés)
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¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es la coordinación de los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para que puedas entregar proyectos que superen tus objetivos.
Tu equipo y tú os estáis preparando para abordar un proyecto importante. Es como una cadena larga de fichas de dominó: cuando funciona, es genial, pero si una sola pieza se tambalea, la decepción puede ser muy grande.
Este tipo de proyectos puede ser abrumador y emocionante a partes iguales, y es posible que tengas la tentación de empezar cuanto antes. ¿Vas a cruzar los dedos y esperar que todo encaje mágicamente? ¿O prefieres frotar una lámpara y ver si llega el genio mágico para echarte una mano?
Todo eso estaría bien (de hecho, ¡avísanos si encuentras la manera de que funcione!). Pero, en realidad, el secreto del éxito de tus grandes y descabellados proyectos es una gestión eficaz de estos.
7 consejos para una gestión de proyectos eficaz
Aunque se sigan todos los pasos anteriores, una gestión de proyectos eficaz no es una situación que se pueda fijar y olvidar. Hay otras prácticas recomendadas que querrás aplicar para que tu proyecto se desarrolle con la mayor fluidez posible.
Organiza una reunión de lanzamiento del proyecto
En la reunión de lanzamiento del proyecto se establecen los objetivos, se desglosa el cronograma y, en general, se consigue que todo el mundo esté en sintonía en lo que respecta al proyecto. Nuestra plantilla de orden del día de las reuniones del equipo puede ayudarte.
Independientemente de las ganas que tenga tu equipo de ponerse a trabajar, no debes saltarte esta reunión. Podrás aclarar de forma proactiva las confusiones y movilizarás a tu equipo en torno a un objetivo común.
Ten en cuenta las dependencias de tareas y recursos
¿Recuerdas cuando hablamos de los proyectos que se asemejaban a una cadena de fichas de dominó tambaleándose? Esto es especialmente cierto en el caso de proyectos grandes y multifuncionales. Tal vez Daisy no pueda empezar a crear los gráficos hasta que Joel haya redactado el contenido (esa es una dependencia de tarea). O tal vez Choua no pueda usar un software mientras Derek esté usando la licencia compartida (esa es una dependencia de recursos).
Las tareas de tu proyecto no suceden unilateralmente, por lo que es importante que tengas en cuenta estas dependencias.
Cuando todas las tareas y recursos están conectados, hay que entender cómo encajan entre sí, o se corre el riesgo de ver con horror cómo toda la fila de fichas de dominó se viene abajo.
Identifica el camino crítico
Identificar el camino crítico es una buena manera de evitar los retrasos en el calendario. Aunque pueda parecer algo sacado de una película de acción, el camino crítico no es más que la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto. Si te encuentras con un obstáculo o un retraso en ese camino, sabes que todo el proyecto corre el riesgo de llegar tarde.
Encontrar el camino crítico te permite saber dónde tienes un poco de margen de maniobra en tu planificación y dónde tienes que ceñirte al máximo al cronograma.
Sé realista con tu calendario
Es habitual subestimar el tiempo que tardamos en completar las tareas, y puede afectar realmente al cronograma de tu proyecto.
Mantén el control consultando los calendarios de proyectos anteriores. Consulta tu software de control de tiempo (si lo tienes) para ver cuánto se suele tardar con las tareas típicas, y pide a tu equipo que compruebe sus horarios.
Utiliza un software de gestión de proyectos
Si los miembros de tu equipo tienen que rebuscar en interminables hilos de correo electrónico o carpetas para encontrar lo que necesitan, tu proyecto se va a quedar atrás.
Por eso es útil utilizar un software de gestión de proyectos (como Jira) para almacenar la documentación y organizar el proyecto en un software de gestión del conocimiento (como Confluence). Aumenta la visibilidad de todos los pasos y tareas del proyecto, centraliza la comunicación y ofrece al equipo del proyecto una única fuente de información.
Establece funciones y responsabilidades claras
Para obtener el mejor rendimiento de tu equipo, las personas deben saber exactamente por qué están involucradas. ¿Cuál es su función y qué se espera que aporten?
Esto no solo infunde un sentido de propósito y responsabilidad en los miembros del equipo del proyecto, sino que también evita que se pisen unos a otros y permite aprovechar los puntos fuertes de cada uno. Un marco RACI es una forma popular de asignar funciones y responsabilidades. Las siglas RACI significan responsable (Responsible), aprobador (Accountable), consultor (Consulted) y destinatarios de la información (Informed). Confluence modifica ligeramente este marco y lo llama DACI, cuya "D" significa impulsor (Driver).
Haz que sea un proceso de colaboración
Gestionar un proyecto puede ser estresante, pero no tienes por qué hacerlo todo solo. Tu equipo tendrá una gran visión de tu plan de proyecto, incluido si tu cronograma es realista o si te estás olvidando de las dependencias. La lluvia de ideas en equipo es una buena manera de compartir y analizar ideas. Aquí tienes algunos consejos para organizar una sesión de lluvia de ideas eficaz.
Incluso si formas parte de un equipo híbrido o remoto, resiste la tentación de planificar los proyectos de forma aislada. Involucra a tu equipo para elaborar un plan más razonable y aumentar su sentido de propiedad sobre el proyecto. Nuestra plantilla de lluvia de ideas puede ayudarte.
Miembros clave de un equipo de proyecto
Cada proyecto debe empezar por la identificación de las funciones y responsabilidades. Conocer tu función desde el principio prepara a todos para el éxito a la hora de cumplir con los plazos del proyecto. Las posibles funciones del proyecto incluyen:
- Gestor del proyecto: persona que supervisa todo el proyecto y es responsable de su éxito.
- Patrocinador del proyecto: gerente sénior que intermedia en el proyecto y trabaja en estrecha colaboración con el gestor del proyecto.
- Miembro del equipo: personas que trabajan activamente en las tareas del proyecto.
- Proveedor: personas que proporcionan bienes o servicios para un proyecto.
- Parte interesada: personas que tienen interés en el proyecto. Se pueden dividir en:
- Parte interesada principal: las personas que realmente hacen el trabajo y participan de forma activa en el proyecto.
- Parte interesada secundaria: personas que pueden acudir a las reuniones y desempeñar un pequeño papel, pero que no son los principales responsables del proyecto.
- Parte interesada afectada: personas que están al tanto del proyecto, pero que no tienen un papel activo ni mucha influencia.
- Cliente: persona que recibe el proyecto final, si se trata de un proyecto enfocado al cliente en lugar de uno interno.
Qué tener en cuenta al evaluar el software de gestión de proyectos
Elegir el software de gestión de proyectos adecuado puede resultar complicado. Para garantizar que tu equipo aproveche al máximo su herramienta de gestión de proyectos, te recomendamos que busques una solución que ofrezca las siguientes funciones:
- Crear un calendario compartido para hacer un seguimiento de los hitos y plazos del proyecto
- Compartir archivos y documentos para facilitar el acceso y la colaboración
- Crear listas de tareas y asignar tareas a los miembros del equipo
- Hacer un seguimiento del progreso del proyecto y generar informes
- Facilitar y agilizar la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas
- Estimar la duración y el presupuesto del proyecto
- Permitir a los miembros del equipo comentar las tareas y proporcionar feedback
- Generar recordatorios y notificaciones automáticos
- Configurar plantillas de proyectos para agilizar la creación de proyectos
- Gestionar los recursos y las cargas de trabajo
- Hacer un seguimiento de las incidencias y los riesgos
- Gestionar las solicitudes de cambios
- Crear informes detallados
- Supervisar el rendimiento del proyecto
Por qué utilizar Confluence para la gestión de proyectos
Confluence destaca como centro de conocimiento colaborativo a la hora de potenciar la gestión de proyectos con miles de plantillas, estrategias e integraciones para lograr la máxima flexibilidad y escalabilidad.
Consolida las herramientas y centraliza el trabajo
Con Confluence, combinas la gestión de proyectos, conocimientos y tareas con la colaboración en equipo. Inserta un tablero de Trello para una gestión de proyectos al estilo kanban, como Sprout Social. O integra Confluence con Jira Work Management para lograr un enfoque de la gestión de proyectos basado en la metodología ágil, como Castlight Health. Jira facilita la planificación, la supervisión y la gestión de tus proyectos, mientras que Confluence aumenta la transparencia y centraliza las conversaciones y los recursos relacionados con ellos.
Adáptate al crecimiento del equipo y la empresa
Confluence está diseñado para permitir la gestión de proyectos para los equipos técnicos y los equipos empresariales, así como para las pequeñas empresas, los equipos remotos y los negocios de escala empresarial. Escala con un número ilimitado de instancias para proporcionar autonomía organizativa, segregar los datos por motivos de seguridad o personalizar los entornos. Confluence también cuenta con la seguridad, la conformidad, el rendimiento y la fiabilidad necesarios para apoyar a las empresas, incluidos los SLA con tiempos de actividad garantizados, la residencia de datos en EE. UU., la UE, Australia o Alemania y las certificaciones RGPD, SOC2, entre otras.
Seguridad y protección del trabajo y del conocimiento
¿Qué pasa cuando un compañero de equipo deja la empresa? ¿También se va el trabajo que ha hecho? Confluence evita que se pierda el trabajo de los proyectos, aun en el caso de que un compañero de equipo deje la empresa. Puedes crear permisos, establecer controles y asignar funciones de administrador.
Analiza y optimiza el rendimiento
No puedes gestionar lo que no puedes medir, ¿verdad? En combinación con Jira Work Management, puedes hacer un seguimiento del progreso, supervisar las actividades y generar informes para ayudar a optimizar los procesos y flujos de trabajo de los proyectos.
La gestión de proyectos impulsa la productividad del equipo. Pero no todas las soluciones de gestión de proyectos son iguales. Descubre por qué más de 85 000 empresas confían en Confluence.
Project management templates
Persona template
The Persona template helps you create detailed profiles of target customers for marketing and product development, complete with persona names, goals, challenges, and information sources.
Customer journey mapping template
Use this template to understand your customer’s experience with your product, including their emotions and pain points.
Disruptive brainstorming template
This Confluence template will help your teeam generate fresh ideas.
DACI template
Use this DACI template to define each person's role in the decision-making process and make the right call sooner.
Project poster template
If project briefs and project charters aren’t your cup of tea, try this template for a project poster instead.
Ventajas clave de la gestión de proyectos
1. Mejora la colaboración
Sabemos que necesitamos colaborar para alcanzar nuestros objetivos, pero a la mayoría no nos resulta fácil hacerlo de forma eficaz. Hay estilos de comunicación distintos, diferentes estrategias de organización y muchos otros factores que hacen que la colaboración sea todo un reto.
Con el software de gestión de proyectos, los equipos pueden saber en qué trabajan sus compañeros, qué plazos se han marcado o qué papel tienen las tareas en el ámbito global del proyecto, entre muchas cosas más. Todo esto contribuye a la principal ventaja del software de gestión de proyectos: mejorar y facilitar la colaboración en los proyectos.
2. Centraliza la comunicación
A veces, los equipos tienen dificultades para comunicarse con hilos de correo electrónico desorganizados, pings de mensajes instantáneos directos y comentarios que quedan perdidos en el olvido.
Cuando esto sucede, es una mala noticia (y una gran pérdida de tiempo) para cualquier proyecto. Cuando los miembros del equipo tienen que consultar información en muchos lugares, surgen errores, se incumplen plazos, se olvidan tareas y se genera confusión.
El software de gestión de proyectos mantiene toda la información, desde plazos y actualizaciones de estado a feedback y preguntas, en un solo lugar al que todo el mundo puede acceder. De este modo, se conectan unidades aisladas de información para que todo el mundo pueda compartir conocimientos, así como controlar cómo y dónde lo hace.
3. Optimiza las tareas de gestión
Para que tus proyectos salgan bien, los miembros del equipo necesitan saber qué tareas tienen que realizar y cuándo tienen que terminarlas.
En gran parte, esto viene causado por responsabilidades mal definidas e instrucciones imprecisas de los gerentes. Además, el hecho de tener que trabajar con una gran cantidad de aplicaciones y herramientas no hace más que empeorarlo.
Si a un miembro del equipo se le asigna una tarea en una herramienta, pero pasa la mayor parte del tiempo en otra, puede que no se dé cuenta de que ha recibido esa notificación. Si gestionas tus proyectos con un solo programa de software, evitarás esos inconvenientes y podrás dividir los proyectos más grandes y abrumadores en pasos y acciones individuales.
Luego, puedes asignar esas tareas a los miembros del equipo adecuados con una fecha de entrega. Así, todas las tareas están reunidas en un mismo lugar y los usuarios recibirán notificaciones cuando tengan nuevas tareas pendientes.
4. Crea una única fuente de información
El software de gestión de proyectos que utilices será tu repositorio de información sobre proyectos. En él puedes guardar documentos, activos, actualizaciones, cronogramas, notas de reuniones y cualquier otra cosa que necesites (por cierto, echa un vistazo a esta plantilla si quieres llevar un control de las notas de reuniones). De esta forma, todo el material estará accesible, organizado, y apto para búsquedas. Los miembros del equipo podrán encontrar lo que necesitan sin tener que perder tiempo buscando información.
5. Aumenta la eficiencia
Si sumas todas las ventajas anteriores, obtienes la mejor de todas: el equipo podrá avanzar el trabajo más rápido… muchísimo más rápido.
Con el software de gestión de proyectos operativo, la comunicación del equipo es buena: saben lo que se espera de ellos y lo que deben hacer a continuación, y pueden localizar fácilmente la información que necesitan.
Si trabajáis coordinados, ahorraréis tiempo. La plantilla de gestión de proyectos de Jira Work Management ayuda a los equipos a empezar más rápido con flujos de trabajo de eficacia demostrada, en lugar de empezar desde cero cada vez que crean un nuevo proyecto.
El trabajo ya no se eterniza, porque el equipo cuenta con los recursos que necesita para obtener resultados de calidad a un ritmo impresionante.
6. Supervisa el progreso de tus proyectos
No se trata de entregar un proyecto sin más. Se trata de entregar un proyecto que entre dentro del presupuesto y de los plazos, y de cumplir los objetivos que se han fijado.
Es fácil perder de vista esos elementos importantes cuando se está hasta arriba de trabajo, y, además, tiene un efecto dominó. Si no vigiláis de cerca esas limitaciones y expectativas, tendréis problemas con los plazos, os saldréis del presupuesto y tendréis que volver a hacer el trabajo para que el proyecto vuelva a su cauce.
El software de gestión de proyectos organiza el trabajo para que aspectos como los gastos y los plazos sean más fáciles de supervisar. Además, puedes generar informes para monitorizar el progreso a medida que avanzas; de este modo, si algo va mal, te darás cuenta a tiempo.
Key benefits of project management
Jira Software helps teams successfully plan, track, and deliver top-quality products supported by specialized project management apps for Jira.
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
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