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Tu guía paso a paso para lograr una gran gestión de proyectos

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¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es la coordinación de los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para que puedas entregar proyectos que superen tus objetivos.

Tu equipo y tú os estáis preparando para abordar un proyecto importante. Es como una cadena larga de fichas de dominó: cuando funciona, es genial, pero si una sola pieza se tambalea, la decepción puede ser muy grande.

Este tipo de proyectos puede ser abrumador y emocionante a partes iguales, y es posible que tengas la tentación de empezar cuanto antes. ¿Vas a cruzar los dedos y esperar que todo encaje mágicamente? ¿O prefieres frotar una lámpara y ver si llega el genio mágico para echarte una mano?

Todo eso estaría bien (de hecho, ¡avísanos si encuentras la manera de que funcione!). Pero, en realidad, el secreto del éxito de tus grandes y descabellados proyectos es una gestión eficaz de estos.

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¿Qué es la gestión de proyectos y por qué es importante?

La gestión de proyectos es la práctica de coordinar los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para entregar proyectos que cumplan los objetivos y satisfagan los requisitos.

Los proyectos exitosos no caen del cielo. De hecho, se calcula que la mayoría de las organizaciones tienen una tasa de fracaso de proyectos del 70 %, lo que significa que estos no cumplen sus objetivos originales.

La gestión de proyectos aumenta tu tasa de éxito. Además, capacita a tu equipo para completar proyectos reuniéndolos en torno a objetivos claros, aumentando la transparencia y la visibilidad, agilizando la comunicación y estableciendo el alcance del proyecto.

Cosas bastante poderosas, ¿verdad? No es de extrañar que un estudio de PwC descubriera que el 97 % de las organizaciones cree que la gestión de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial.

Metodologías de gestión de proyectos

¿Alguna vez has oído el viejo dicho “Cada maestrillo tiene su librillo”? Significa que no hay una única estrategia para completar un proyecto de éxito. Y ahí es donde entra en juego la metodología de gestión de proyectos: un conjunto de reglas, principios y procesos para gestionar un proyecto.

Piensa, por ejemplo, en cómo te atas los zapatos. Tal vez eres de los que utilizan el método de la lazada simple o, quizás, de los que prefieren el truco de las orejas de conejo. Sea como sea, acabas con los zapatos atados; si bien hay diferentes pasos que puedes dar para conseguir ese resultado final.

Las metodologías de gestión de proyectos se asemejan en algo a eso. Es importante señalar que muchos equipos y empresas utilizan una combinación de varias metodologías, en lugar de depender exclusivamente de una. Las metodologías pueden parecer formales, pero aquí tienes espacio para innovar.

Gestión de proyectos en cascada

Cuando piensas en la gestión de proyectos tradicional y secuencial, lo que te imaginas es la gestión de proyectos en cascada. Con este método, se divide el proyecto en diferentes fases. Cuando una fase termina, comienza la siguiente, es decir, no hay solapamiento entre ellas.

Cuándo utilizar este método: en proyectos largos que requieran un calendario único y un orden muy secuencial.

Utilizado comúnmente en: la construcción. La construcción de una casa o de una estructura requiere un orden sucesivo. Por ejemplo, no se puede poner el tejado antes de haber echado los cimientos.

Gestión ágil de proyectos

La gestión de proyectos ágil es un enfoque iterativo y mucho más flexible que la gestión de proyectos en cascada. Es una práctica recomendada de DevOps que consiste en dividir los proyectos en fragmentos de trabajo que se abordan en periodos cortos, llamados sprints. Después de cada sprint, el equipo reevalúa el trabajo que se está realizando para aplicar los cambios oportunos y asegurarse de que se está cumpliendo el objetivo.

Cuándo utilizar este método: en proyectos que aún no están bien definidos y que requieren mucha adaptabilidad.

Utilizado comúnmente en: el desarrollo de software. Esta profesión fue pionera en la metodología ágil, y este enfoque permite a los desarrolladores crear un software de mayor calidad porque pueden probarlo y revisarlo con cierta frecuencia.

Scrum

Scrum project management is one of the most popular Agile methodologies used by project managers. Like Agile, it is centered around continuous improvement. You can use a framework like scrum to help you start thinking in a more Agile way and practice building Agile principles into your everyday communication and work.

When to use: For projects that aren’t yet well-defined and require a lot of adaptability. 

Commonly used in: Software development. This profession pioneered agile, and this approach allows developers to build higher-quality software because they’re able to test and review at regular intervals.

Gestión de proyectos lean

Si has oído hablar de la producción lean, esos mismos principios se aplican a la gestión de proyectos lean. El objetivo de esta metodología es aumentar la producción y el valor al tiempo que se reducen los residuos. Para utilizarla, tendrá que trazar un flujo de valor, que es la secuencia de actividades del proyecto. A continuación, analizas ese flujo con detalle para identificar y eliminar el trabajo que no aporta valor. Esto significa que el proceso de tu proyecto será lo más ágil, optimizado y eficiente posible.

Cuándo utilizar este método: en proyectos que deben entregarse rápidamente.

Utilizado comúnmente en: la producción. Cuando se producen bienes físicos, se quiere que haya la menor cantidad de desperdicio posible para minimizar el gasto y maximizar el beneficio. Por eso este enfoque es popular en la producción, especialmente en el sector del automóvil.

Kanban

Kanban is a specific implementation of Lean project management. Project tasks are represented visually on a Kanban board, allowing team members to see the state of every piece of work at any time.

When to use: For projects that need to be delivered quickly. 

Commonly used in: Manufacturing. When you’re producing physical goods, you want as little waste as possible to minimize spend and maximize profit. That’s why this approach is popular in manufacturing, especially in the automotive industry.

Etapas de la gestión de proyectos

Imagina que empiezas un proyecto desde el principio. La gestión de proyectos no entra en juego cuando empiezas a desmarcar tareas, sino que primero hay que sentar las bases.

Teniendo esto en cuenta, el Project Management Institute (PMI) estableció cinco etapas de la gestión de proyectos distintas.

Etapa 1: Inicio

¿Crees que el primer paso del proceso de gestión de proyectos es la planificación? No precisamente. Antes de poder trazar una estrategia para tu proyecto, debes comprenderlo a un nivel más general. En esta etapa, debes responder a preguntas como las siguientes:

  • ¿Cuál es el plan de negocio del proyecto?
  • ¿Es factible este proyecto?
  • ¿Debemos seguir con este proyecto?

En pocas palabras, en esta etapa hay que decidir si merece la pena abordar el proyecto antes de invertir demasiado en él.

Etapa 2: Planificación

Si decides seguir adelante, pasarás a la fase de planificación. Aquí entrarás en materia y desarrollarás un plan de proyecto detallado que todo tu equipo seguirá. Las preguntas a las que debes responder en esta etapa son:

  • ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
  • ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
  • ¿Cuál es el alcance?
  • ¿Cuál es el presupuesto?
  • ¿Cuáles son los riesgos?
  • ¿Qué miembros del equipo participan?
  • ¿Qué tareas conlleva?
  • ¿Qué hitos hay que cumplir?

Este paso sirve para asegurarse de que, antes de empezar, tu equipo y tú compartís las mismas expectativas. Si crees que te estás liando demasiado con nimiedades, no es así. Profundizar tanto merece la pena, ya que mejora la alineación de tu equipo.

Etapa 3: Ejecución

Coge tu café y tu cargador, porque es hora de ponerse en marcha. Aquí es donde tu equipo y tú os pondréis manos a la obra y comenzaréis a superar tareas con tu plan de proyecto como guía. En esta etapa, tendrás que:

  • Asignar los recursos necesarios
  • Garantizar que las personas asignadas realicen sus tareas
  • Organizar reuniones de estado
  • Establecer sistemas de seguimiento

La mayor parte del trabajo se lleva a cabo en esta fase, y es también el momento en el que se empieza a ver cómo se desarrolla el proyecto. ¿Ves? Toda esa planificación ha merecido la pena.

Etapa 4: Supervisión

El hecho de tener un plan de proyecto no significa que las cosas vayan a ir bien por sí solas. Es como establecer un presupuesto para uno mismo: tener el presupuesto no sirve de nada si no se vigila de cerca cómo se gestiona el dinero.

Por eso hay que supervisar el progreso del proyecto para asegurarse de que las cosas siguen su curso. Debes evaluar tu proyecto en función de los KPI que estableciste en la etapa de planificación.

¿Qué debes hacer si sientes que tu proyecto se ha desviado del camino o ha sido presa de la corrupción del alcance? Tómate un momento para reevaluar. Puedes decidir si necesitas reajustar las cosas o si tu plan original debe cambiar. Eso es lo bueno de la supervisión: tienes puntos de control frecuentes para corregir el rumbo.

Etapa 5: Cierre

La etapa de cierre consiste en atar los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:

  • Organizar un análisis retrospectivo o retrospectiva para evaluar el proyecto
  • Preparar un informe final del proyecto
  • Recoger y almacenar la documentación necesaria del proyecto en algún lugar seguro (por cierto, un espacio de documentación colaborativa como Confluence es genial para esto).

Esto no solo da a tu equipo la oportunidad de dar por concluido oficialmente el proyecto, sino que también hace más fácil volver a él cuando sea necesario.

Prácticas recomendadas para la gestión de proyectos

Aunque se sigan todos los pasos anteriores, una gestión de proyectos eficaz no es una situación que se pueda fijar y olvidar. Hay otras prácticas recomendadas que querrás aplicar para que tu proyecto se desarrolle con la mayor fluidez posible.

Organiza una reunión de lanzamiento del proyecto

En la reunión de lanzamiento del proyecto se establecen los objetivos, se desglosa el calendario y, en general, se consigue que todo el mundo esté en sintonía en lo que respecta al proyecto.

Independientemente de las ganas que tenga tu equipo de ponerse a trabajar, no debes saltarte esta reunión. Podrás aclarar de forma proactiva las confusiones y movilizarás a tu equipo en torno a un objetivo común.

Ten en cuenta las dependencias de tareas y recursos

¿Recuerdas cuando hablamos de los proyectos que se asemejaban a una cadena de fichas de dominó tambaleándose? Esto es especialmente cierto en el caso de proyectos grandes y multifuncionales. Tal vez Daisy no pueda empezar a crear los gráficos hasta que Joel haya redactado el contenido (esa es una dependencia de tarea). O tal vez Choua no pueda usar un software mientras Derek esté usando la licencia compartida (esa es una dependencia de recursos).

Las tareas de tu proyecto no suceden unilateralmente, por lo que es importante que tengas en cuenta estas dependencias. La encuesta 2018 Pulse of the Profession del PMI mostró que las dependencias de recursos contribuyeron al 26 % de los fracasos de proyectos, mientras que las dependencias de tareas lo hicieron al 12 % de los fracasos.

Cuando todas las tareas y recursos están conectados, hay que entender cómo encajan entre sí, o se corre el riesgo de ver con horror cómo toda la fila de fichas de dominó se viene abajo.

Identifica el camino crítico

Identificar el camino crítico es una buena manera de evitar los retrasos en el calendario. Aunque pueda parecer algo sacado de una película de acción, el camino crítico no es más que la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto. Si te encuentras con un obstáculo o un retraso en ese camino, sabes que todo el proyecto corre el riesgo de llegar tarde.

Encontrar el camino crítico te permite saber dónde tienes un poco de margen de maniobra en tu planificación y dónde tienes que ceñirte al máximo al calendario.

Reloj de arena

Sé realista con tu calendario

¿Has oído hablar de la falacia de la planificación? Es un fenómeno que nos lleva a subestimar enormemente el tiempo que tardamos en completar las tareas, y puede afectar realmente al calendario de tu proyecto.

Mantén el control consultando los calendarios de proyectos anteriores. Consulta tu software de control de tiempo (si lo tienes) para ver cuánto se suele tardar con las tareas típicas, y pide a tu equipo que compruebe sus horarios.

Utiliza un software de gestión de proyectos

Si los miembros de tu equipo tienen que rebuscar en interminables hilos de correo electrónico o carpetas para encontrar lo que necesitan, tu proyecto se va a quedar atrás.

Por eso es útil utilizar un software de gestión de proyectos (como Jira) para almacenar la documentación y organizar el proyecto en un software de gestión del conocimiento (como Confluence). Aumenta la visibilidad de todos los pasos y tareas del proyecto, centraliza la comunicación y ofrece al equipo del proyecto una única fuente de información.

Establece funciones y responsabilidades claras

Una investigación de Gallup reveló que solo la mitad de los empleados están muy de acuerdo en que saben lo que se espera de ellos en el trabajo.

Para obtener el mejor rendimiento de tu equipo, las personas deben saber exactamente por qué están involucradas. ¿Cuál es su función y qué se espera que aporten?

Esto no solo infunde un sentido de propósito y responsabilidad en los miembros del equipo del proyecto, sino que también evita que se pisen unos a otros y permite aprovechar los puntos fuertes de cada uno.

Haz que sea un proceso de colaboración

Gestionar un proyecto puede ser estresante, pero no tienes por qué hacerlo todo solo. Tu equipo tendrá una gran visión de tu plan de proyecto, incluido si tu calendario es realista o si te estás olvidando de las dependencias. Y recuerda, los has traído a este proyecto porque sabes que son brillantes y confías en su experiencia.

No planifiques los proyectos de forma aislada. Involucra a tu equipo para elaborar un plan más razonable y aumentar su sentido de propiedad sobre el proyecto.

Funciones y responsabilidades de la gestión de proyectos

Las posibles funciones del proyecto incluyen:

  • Gestor del proyecto: persona que supervisa todo el proyecto y es responsable de su éxito.
  • Patrocinador del proyecto: gerente sénior que intermedia en el proyecto y trabaja en estrecha colaboración con el gestor del proyecto.
  • Miembro del equipo: personas que trabajan activamente en las tareas del proyecto.
  • Proveedor: personas que proporcionan bienes o servicios para un proyecto.
  • Parte interesada: personas que tienen interés en el proyecto. Se pueden dividir en:
    • Parte interesada principal: las personas que realmente hacen el trabajo y participan de forma activa en el proyecto.
    • Parte interesada secundaria: personas que pueden acudir a las reuniones y desempeñar un pequeño papel, pero que no son los principales responsables del proyecto.
  • Parte interesada afectada: personas que están al tanto del proyecto, pero que no tienen un papel activo ni mucha influencia.
  • Cliente: persona que recibe el proyecto final, si se trata de un proyecto enfocado al cliente en lugar de uno interno.

Cómo puede ayudar el software de gestión de proyectos

Como siempre, la tecnología está de tu lado. Según una encuesta, el 77 % de los proyectos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos. Pero, a pesar de esta impresionante estadística, la adopción de este tipo de software sigue siendo baja (solo el 22 % de las organizaciones lo utilizan).

¿Cómo ayuda el software de gestión de proyectos? Perfecciona el proceso de las siguientes maneras:

  • Permitiendo una mayor visibilidad: al eliminar los grupos aislados, los miembros del equipo pueden tener una visión de conjunto de todo el proyecto, de quién está trabajando en qué, de cuándo hay que entregar partes, etc.
  • Agilizando la comunicación: no pierdas tiempo buscando lo que necesitas. El software de gestión de proyectos centraliza toda la comunicación y los recursos del proyecto en un solo lugar.
  • Reduciendo errores e ineficiencias: disponer de una única fuente de información significa que habrá menos errores de comunicación en el equipo del proyecto.
  • Produciendo actualizaciones en tiempo real: al disponer de este software de fácil consulta, todo el mundo tiene siempre la información más actualizada sobre el proyecto y su progreso.

Why use Confluence for project management

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Key benefits of project management

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging. 

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle. 

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds. 

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it. 

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem. 

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items. 

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

A dartboard with darts stuck in the bullseye.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth. 

5. Boost efficiency

Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster. 

With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.

Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project. 

Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.

6. Track progress

You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.

Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.

Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.

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