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Cómo usar Confluence y Jira Software para planificar y perfeccionar los sprints ágiles

Kelly Drozd De Kelly Drozd
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Ahora que tienes el vehículo (Confluence) y el combustible (Jira Software), es el momento de poner el motor en marcha y optimizar el ciclo de vida de la gestión ágil de proyectos de tu equipo. Estas dos plataformas ofrecen funciones sólidas, diseñadas para crecer y escalar con tu empresa. Tanto si tienes una extensa experiencia en metodología ágil como si acabas de empezar, las funciones y plantillas que se ofrecen en estas herramientas pueden ayudar a tu equipo a aprovechar el poder de lo ágil.

Confluence y Jira se integran a la perfección para ahorrar tiempo a tu equipo, mejorar el proceso de resolución de incidencias y transformar la forma en que el equipo colabora en los proyectos. Individualmente, proporcionan grandes ventajas de distinta forma. Juntos, dan como resultado una fuerza imparable que ayudará a tu equipo a llevar la visión ágil a la realidad.

Vamos a profundizar en cómo poner en acción las dos plataformas en cada etapa del sprint de tu equipo.

La definición de "listo" y "hecho"

El plan del sprint lo crean los miembros del equipo y es único para cada equipo. La planificación implica crear el backlog del producto y determinar el alcance de trabajo que es factible para todos los miembros del equipo durante el sprint. Confluence y Jira trabajan codo con codo para plasmar el objetivo del sprint y representar cómo empezará a trabajar tu equipo para lograrlo.

Planificación de sprints en Jira Software

Jira Software es compatible con cualquier metodología ágil, como scrum, kanban y metodologías mixtas. Jira es la única fuente de información para todo el trabajo que tu equipo necesita realizar durante un sprint. Jira Software te ayuda a preparar a tu equipo para el éxito con plantillas preconfiguradas que son totalmente personalizables y puramente ágiles.

Jira viene con flujos de trabajo integrados (por hacer, en curso y listo) que puedes utilizar sin necesidad de hacer cambios, o puedes empezar de cero y crear los tuyos propios. Para personalizar aún más tu flujo de trabajo, simplemente crea un estado adicional que refleje las necesidades de tu equipo. Por ejemplo, puedes añadir un estado "en revisión" que indique que es necesario hacer un control de calidad antes de que la tarea se pueda marcar como completada. Puedes hacer que Jira refleje cómo trabaja tu equipo tanto (¡o tan poco!) como quieras.

Antes de empezar con el proceso de planificación, lo mejor es acordar la definición de epics, historias y etiquetas dentro de tu equipo. Esto ayuda a organizar el plan del equipo y crea una hoja de ruta clara para empezar a usar las herramientas. El uso de checklists en Jira también añade una capa adicional de accesibilidad y visibilidad a las definiciones de tareas de tu equipo.

Captura de pantalla de checklist

La aplicación Issue Checklist for Jira puede añadir automáticamente checklists de definiciones a cada historia. Dividir las historias de Jira en elementos de tareas pendientes sencillos agilizará el proceso aún más, ya que se define el alcance de cada tarea de forma clara y sencilla. Ten en cuenta que las definiciones cambiarán con el tiempo a medida que tu equipo vaya aprendiendo, creciendo y mejorando.

Planificación de sprints en Confluence

Una vez que tu equipo haya creado prácticas recomendadas en Jira, es el momento de empezar a crear documentación para tus proyectos ágiles. La mejor manera de gestionar un proyecto es crear un espacio de proyecto para todos los conocimientos relevantes en Confluence. Un espacio de proyecto actúa como un único punto de contacto para consultar los detalles del proyecto, con el objetivo de que el equipo pueda acceder fácilmente a la información.

Es importante crear una jerarquía organizada y estructurada en Confluence. A continuación, se muestran dos formas en las que tu equipo puede organizar la documentación:

  • Crear un espacio para cada equipo funcional y páginas para cada iniciativa o proyecto importante.
  • Crear un espacio para cada proyecto y páginas para cada ciclo o lanzamiento de publicación.

Confluence ofrece más de 80 plantillas para ayudar a implementar las prácticas ágiles y mantener a todos los miembros del equipo al día. La plantilla de planificación de sprints es un plano estupendo para iniciar nuevos proyectos y definir objetivos de sprint.

Además, la plantilla de retrospectiva del sprint hace que tu equipo se haga cargo de los cambios que se deben hacer en el siguiente sprint. Ya sea para la planificación estratégica, los requisitos de producto o las actualizaciones de estado, seguro que Confluence tiene una plantilla que se ajusta perfectamente a tu proyecto.

Uniendo fuerzas

Ahora que tu equipo ha configurado Jira y tiene lista la documentación de Confluence, puedes vincular las páginas de Confluence con los proyectos de Jira. De este modo, el equipo dispone de todo el contexto, la información y la trazabilidad que necesita para comenzar con éxito las tareas, sin la molestia de tener que cambiar de aplicación.

Unirse a Confluence y Jira

En Jira puedes añadir fácilmente páginas de Confluence directamente en el software, y en Confluence puedes conectar los espacios de tus proyectos directamente a Jira. De este modo, todas las páginas estarán vinculadas con la documentación relacionada.

Consejo de experto: Si ves que falta algún trabajo, puedes crear en un momento tareas directamente en Confluence. Solo tienes que resaltar el texto de la documentación y la integración lo añadirá a una incidencia de Jira.

Confluence y Jira prepararán a tu equipo para el éxito creando un proceso ágil accesible y optimizado. El software se encarga de que el equipo vaya por el camino correcto para que el ciclo de sprints ágiles sea óptimo, ya que elimina cualquier incidencia que surja (excepto las que creas).

La etapa de planificación de sprints

La etapa de planificación de sprints proporciona una base sólida para el proceso ágil de tu equipo. En esta etapa, el backlog del producto debería estar actualizado y perfeccionado para ofrecer claridad. Ten en cuenta que lo que hayas hecho en la etapa de perfeccionamiento determinará el éxito de la planificación de sprints. Es por ello que disponer de la mayor claridad inicial posible es crucial para ayudar a todos a obtener la transparencia que necesitan para comenzar a trabajar.

Captura de pantalla de planificación de sprints en Confluence

Como se mencionó anteriormente, usa la plantilla Reunión de planificación de sprints en Confluence para ayudar a tu equipo a optimizar el proceso de planificación. Estos son cuatro pasos para que vayas por el camino correcto:

  1. Comienza la reunión de planificación de sprints abordando cualquier cuestión sin resolver del sprint anterior, antes de pasar a los objetivos del sprint actual.
  2. Decidid en equipo qué vais a lograr en el transcurso del sprint. Usa la plantilla para que todo el equipo comparta la misma visión.
  3. Explica la velocidad del equipo para que todos conozcan las contribuciones de cada miembro y cuánto trabajo pueden completar durante el sprint.
  4. Planifica la capacidad del equipo y registra cualquier riesgo potencial. Tendrás todo lo que necesitas en un solo lugar para prepararte para el próximo sprint.

En Atlassian, dependemos en gran medida de la planificación de sprints para reconducir la ejecución, minimizar las sorpresas y obtener un código de mayor calidad general. Nuestros procesos paso a paso para impulsar proyectos de scrum con Jira y Confluence nos ayudan a priorizar y organizar nuestros ciclos de sprints ágiles.

La etapa de perfeccionamiento

El objetivo de la etapa de perfeccionamiento (también conocida como "limpieza del backlog") es definir expectativas claras con las partes interesadas y otros equipos. Durante esta etapa, el propietario y el equipo del producto revisarán los elementos del backlog del producto para asegurarse de que las historias tengan prioridad y estén listas para su entrega. Esta etapa es crucial para conseguir que el backlog se mantenga en buen estado y tenga elementos relevantes que se estimen adecuadamente con detalles y prioridad.

Las historias de usuario son una explicación informal de una función de software escrita desde la perspectiva de la persona que la quiere usar. Su propósito es articular cómo una función de software proporcionará valor al cliente. Las historias de usuario bien escritas ayudan al equipo a crear incrementos del producto basados en la finalización de esas historias de usuario.

Como práctica recomendada, sigue los criterios de INVEST al escribir historias de usuario. El uso de este marco de trabajo ayudará al equipo a dividir el trabajo en unidades de trabajo pequeñas y a mejorar la estimación y la planificación de sprints, lo que conduce a una previsión más precisa y a una mayor agilidad.

  • El acrónimo INVEST define una buena historia de usuario de la siguiente manera:
  • Independent (independiente)
  • Negotiable (negociable)
  • Valuable (valiosa)
  • Estimable (estimable)
  • Small (pequeña)
  • Testable (que se pueda probar)

Recuerda que el backlog del producto también sirve como base para la planificación de iteraciones. Las historias de usuario son solo uno de los elementos de trabajo incluidos, junto con los errores, cambios de diseño, solicitudes de clientes, elementos de acción, etc. De esta manera, tu equipo puede asegurarse de que los elementos de trabajo de todos se incluyan en la discusión general de cada iteración.

Algunos errores que suelen producirse durante esta etapa son: no ajustar el feedback del backlog, limitar los elementos del backlog solo a aquellos que están orientados a los clientes y tratar el backlog como un documento de almacenamiento en lugar de como un medio para proporcionar actualizaciones. Para evitar que ocurran estas situaciones, puedes crear un tablero de refinamiento en el proyecto de Jira de tu equipo para visualizar todo el proceso de refinamiento y ayudar a tu equipo a mantenerse al tanto del progreso del trabajo. La elaboración de una hoja de ruta también es una iniciativa estupenda para crear un plan de acción que evolucione con el tiempo.

Hojas de ruta de Jira Software

En Jira Software, todo el trabajo del equipo, incluidos los elementos del backlog del producto, se puede consultar en la hoja de ruta. Este nivel de transparencia facilita que el equipo tome decisiones sobre el trabajo actual o futuro. La hoja de ruta de Jira también ayuda a los equipos a gestionar las dependencias y a hacer un seguimiento del progreso general en tiempo real. Ten en cuenta que la metodología ágil no consiste en crear limitaciones con planes rígidos, sino en mantenerse flexible en cuanto al camino que se toma para crear un ciclo de sprints exitoso y ofrecer valor al cliente.

Conseguir que la información del proyecto esté actualizada sin tener que asignar trabajo adicional al equipo puede ser todo un reto. Por suerte, con la automatización de Jira resulta más fácil. En el creador de reglas sin código, los equipos pueden automatizar sus procesos con unos pocos clics. Además, la automatización de Jira es totalmente personalizable y permite a tu equipo configurar reglas que se adapten a sus necesidades específicas para ahorrar tiempo y mantener Jira actualizado.

Estos son algunos ejemplos de reglas:

  • Cuando se cierra la última subtarea, cierra la incidencia principal.
  • Cuando se lanza una corrección de errores, cierra todas las incidencias y notifica a los clientes.
  • Cuando un cliente abre una incidencia, crea una incidencia clonada y la asigna a un ingeniero.

Para ayudar a tu equipo a empezar de forma rápida y sin complicaciones, Jira Software incluye plantillas de reglas de automatización de muestra creadas en torno a casos prácticos habituales.

Si bien Jira Software se esfuerza por ayudar a tu equipo a colaborar mejor, es importante compartir el progreso, los resultados y las decisiones con los miembros del equipo y las partes interesadas. Para aprovechar al máximo Confluence, debes hacer que sea el lugar donde se integran el conocimiento y la colaboración. Empieza creando una página de Confluence mediante la plantilla Informe de Jira. Selecciona el proyecto sobre el que quieres generar el informe y la plantilla creará automáticamente una página preconfigurada de informe de estado. El informe mostrará de forma automática gráficos circulares basados en campos del proyecto de Jira como la prioridad, el tipo de incidencia, etcétera.

Captura de pantalla de página de Confluence

Como puedes ver, hay infinitas formas en las que Jira y Confluence se complementan entre sí, especialmente durante la etapa de perfeccionamiento. Confluence recoge las ideas, los planes, los informes y los conocimientos de tu equipo, mientras que Jira hace un seguimiento de las incidencias y del flujo de trabajo. Tu equipo puede tener la confianza de saber que las dos aplicaciones funcionarán en tándem para ayudar a completar el trabajo.

A medida que tu equipo vaya implementando procesos y herramientas ágiles, la personalización irá adaptándose a las necesidades de tu equipo. Esperamos que tu equipo disfrute de las increíbles ventajas de usar Confluence y Jira para gestionar proyectos ágiles con flujos de trabajo organizados, seguimiento de tareas y gestión de documentos integrada.

¿Todo listo para ir de sprint a sprint y alcanzar todo el potencial del equipo? Empieza a usar Confluence y Jira Software.