Atlassian utiliza Advanced Roadmaps para obtener información de todos los equipos

Descubre las formas en que la división Cloud Foundations de Atlassian utilizó Advanced Roadmaps en todos los equipos para planificar y supervisar de forma más eficaz

Chandler Harris De Chandler Harris
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Este caso práctico de Atlassian sobre Advanced Roadmaps se basa en nuestro seminario web Cómo utiliza Atlassian Advanced Roadmaps (en inglés).

En Atlassian nos esforzamos para ayudar a los equipos a trabajar mejor, y eso también se aplica a nuestros propios equipos. Por eso, cuando Ron Romain, director de programas del departamento Cloud Foundations de Atlassian, necesitaba visibilidad del trabajo de una división con cientos de ingenieros, recurrió a la función Advanced Roadmaps de Jira Software.

Advanced Roadmaps da la solución a un desafío clave para las organizaciones con equipos distribuidos: la capacidad de obtener información sobre los equipos para planificar y supervisar de manera más eficaz. Romain necesitaba organizar y planificar el trabajo de varios equipos, lo que incluía cómo, cuándo y qué se entregaría. Para hacerlo, necesitaba una visión estándar de los proyectos y las prioridades de su equipo.

El equipo de Romain tenía siete flujos de trabajo distintos con su propio plan, cada uno de ellos respaldado por de cuatro a seis equipos. Cada plan se había diseñado en torno a epics ágiles, que son conjuntos de trabajo divididos en tareas de historias de usuario específicas. Necesitaba visibilidad sobre estos epics para conocer las dependencias y si el trabajo iba por buen camino o tenía riesgos. También quería que sus equipos tuvieran flujos de trabajo coherentes en dichos planes, con transparencia y contexto, para que cualquier miembro del equipo pudiera identificar los trabajos en curso y los cuellos de botella.

Sin embargo, la información estaba almacenada en varios equipos y herramientas. Los equipos de Cloud Foundations trabajaban en decenas de proyectos de Jira Software, creaban páginas de Confluence para obtener contexto y usaban hojas de cálculo para crear informes. Romain podía entender los datos guardados en diferentes proyectos y herramientas, pero le costaba lograr una visión única y a grandes rasgos de muchos equipos diferentes que trabajaban en una gran cantidad de proyectos diversos. Esto hacía que fuera difícil llevar un control del estado y del progreso de los distintos equipos.

“De hecho, teníamos distintas fuentes de información que se habían incorporado en diferentes momentos y con cortes o instantáneas de trabajo ligeramente diferentes. Como no teníamos una única fuente de información, había una falta de visibilidad en el grupo general”, afirma Romain.

Romain recurrió a la función Advanced Roadmaps de Jira Software, que ayuda a los equipos a elaborar un plan, ver el panorama general, hacer un seguimiento del progreso y compartir datos fácilmente con las partes interesadas. Con Advanced Roadmaps, el equipo ahora tiene una jerarquía visual coherente que proporciona una “vista de pájaro” de todo el trabajo que se está llevando a cabo en los equipos. Detalla si el trabajo va por buen camino o si hay riesgos, así como las prioridades y dependencias futuras, entre muchas otras cosas.

Captura de pantalla de jerarquía coherente

Además, Advanced Roadmaps permite a los equipos de Cloud Foundations utilizar la clasificación para obtener más visibilidad y capacidad de seguimiento. Utilizan campos y etiquetas personalizados para clasificar por equipos, pilares estratégicos, plazos y otros criterios.

“Tener una visión coherente de los campos y etiquetas personalizados en todos los ámbitos proporciona una visión coherente de todos los equipos de Cloud Foundations”, afirma Romain.

Captura de pantalla de utilizar la clasificación

A grandes rasgos, Advanced Roadmaps ofrece a Romain y su equipo las siguientes ventajas:

Los equipos dedican más tiempo a trabajar y menos a crear informes

Los filtros y las vistas guardadas proporcionan diferentes instantáneas basadas en datos en tiempo real de Jira Software. Antes de usar Advanced Roadmaps, el departamento Cloud Foundations tenía que extraer datos de numerosas fuentes. Ahora, cuando los equipos de Romain reciben una solicitud de las partes interesadas pidiendo diferentes resúmenes, pueden extraerlos fácilmente de Advanced Roadmaps.

Planificación dinámica

Cuando Cloud Foundations se sometió a una reorganización, Romain tardó poco más de una hora en hacer la transición de sus datos de planificación antiguos a sus nuevos planes. Solo tuvo que modificar los filtros de Advanced Roadmaps. “No hizo falta cambiar un montón de páginas, informes u hojas de ruta de Confluence. Simplemente cambié los filtros de JQL en los que se basaba mi Advanced Roadmaps”, afirma Romain.

Advanced Roadmaps ahora permite a Romain crear una hoja de ruta basada en el trabajo de varios tableros, proyectos y filtros de Jira. Se pueden crear niveles jerárquicos adicionales por encima del nivel de epic, lo que le permite conectar a una sola función varios epics de diferentes equipos o proyectos de Jira. Además, Advanced Roadmaps ofrece la posibilidad de generar versiones distintas de un plan.

Visualizaciones y audiencias variables para los informes

El etiquetado y los campos personalizados de Advanced Roadmaps ayudan a Romain a organizar fácilmente los datos de diferentes maneras. “Cuando recibo una pregunta diferente de alguno de mis principales interesados, puedo consultar los datos que tenemos y proporcionarles esa información sin interrumpir a mis equipos”, dijo. La imagen de abajo es un ejemplo de un informe de Advanced Roadmaps que Romain puede crear utilizando pilares estratégicos de distintos equipos para saber cuánto tiempo se dedica a un objetivo y resultado clave específico.

Distribución del esfuerzo

Consejos para usar Advanced Roadmaps igual que Atlassian

Romain compartió con nosotros algunos consejos fundamentales fruto de su experiencia con Advanced Roadmaps:

Empieza con algo sencillo y añade complejidad más adelante

Para obtener valor lo más rápido posible, Romain colaboró con sus equipos para crear la hoja de ruta de la iniciativa “big rock” de ese año. Esto les permitió comunicar el trabajo en curso asignado a objetivos específicos (a través de etiquetas). A principios del trimestre siguiente, los equipos convirtieron sus iniciativas planificadas en epics y ajustaron el plan según era necesario. Gracias a ello, pudieron crear un mapa claro del trabajo de cada equipo y los plazos para su finalización.

Después de establecer la coordinación, los equipos añadieron dependencias en Advanced Roadmaps que indicaban los riesgos de entrega, la complejidad del trabajo y la capacidad del equipo. De esta forma, se podía saber si los equipos estaban desbordados o infrautilizados y consultar lo que se estaba priorizando.

Incorpora rituales de equipo

Para asentar Advanced Roadmaps en todo el departamento Cloud Foundations, era importante utilizarlo en los rituales de equipo. Esto animó a los miembros del equipo a llevar a cabo actualizaciones frecuentes. Cuando los equipos se reunían para las reuniones de planificación de sprints y necesitaban comunicar prioridades y dependencias, recurrían a su plan de Advanced Roadmaps.

Haz que Advanced Roadmaps sea la única fuente de información

Romain se aseguró de que Advanced Roadmaps se utilizara como la única fuente de información para cualquier comunicación o notificación a las partes interesadas. Utilizó complementos como el de Hojas de cálculo de Google para Jira para extraer los datos de Advanced Roadmaps y Jira Software y mostrarlos en los formatos/informes que solicitaran las partes interesadas. De este modo, se redujo significativamente el tiempo dedicado a crear informes y se determinó una única fuente para todo lo relacionado con la planificación.

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